如何將數碼簽署與 Kintone 或 Garoon 整合？

將電子簽名整合到協作平台中

在當今快節奏的商業環境中，將電子簽名（e-signatures）與工作流工具（如 Kintone 和 Garoon）無縫整合，可以簡化審批流程、減少文書工作，並提升合規性。這些在亞太地區廣受歡迎的平台，使團隊能夠高效管理文件，但添加電子簽名功能需要仔細選擇提供商和整合方法。從商業角度來看，此類整合不僅能降低成本，還能確保跨轄區的法律有效性。

Kintone 和 Garoon 概述

Kintone 由 Cybozu 開發，是一款基於雲的平台，可無需編碼即可建構自訂資料庫、應用和工作流。它透過表單、報告和自動化支援團隊協作，非常適合專案管理和資料共享。Garoon 同樣來自 Cybozu，專注於企業級群件，提供日曆、訊息和公告板等功能，以促進內部溝通和排程。

這兩款工具在日本和亞太市場廣泛使用，那裡的企業優先考慮安全、合規的數位流程。將電子簽名整合後，用戶可以將具有法律約束力的簽名附加到 Kintone 應用中的記錄或 Garoon 文件中，從而自動化合約、人力資源表單或審批的簽署工作流。

日本電子簽名的法律框架

日本採用電子簽名受《電子簽名法》（Electronic Signature Act）管轄，該法於 2001 年頒布，並與《聯合國國際貿易法委員會電子商務示範法》（UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce）保持一致。該法律承認，如果電子簽名符合可靠性標準（如唯一識別簽署者和資料完整性），則其等同於手寫簽名。

關鍵要求包括：

• 認證：簽署者必須可驗證，通常透過憑證或多因素方法。
• 不可否認性：簽名必須防止否認簽署意圖。
• 合規性變體：對於合格電子簽名（QES），需要來自認可機構的數碼簽署，例如日本總務省（Ministry of Internal Affairs and Communications）下的機構。簡單電子簽名適用於大多數商業用途，但在高風險糾紛中可能不適用。

在亞太地區，日本的框架強調與國家身分證系統的生態系統整合，這與美國（ESIGN Act）或歐盟（eIDAS）的更注重框架的方法不同。企業整合 Kintone 或 Garoon 時，必須選擇符合這些規則的提供商，以避免法律風險。

選擇合適的電子簽名提供商

為整合選擇電子簽名解決方案，需要評估功能、定價和區域支援。下面，我們概述關鍵參與者，重點關注其與 Kintone 和 Garoon 的適用性。

DocuSign

DocuSign 是一款領先的全球電子簽名平台，以其強大的 API 和企業級安全著稱。它支援發送、簽名和追蹤文件，功能包括範本、條件路由和審計追蹤。對於整合，DocuSign 的 REST API 允許將簽名嵌入工作流中，使其透過 Webhook 或 JavaScript 外掛與 Kintone 等平台相容。

定價從個人使用的 10 美元/月起，Business Pro 版為每用戶 40 美元/月，API 計劃從 600 美元/年起。它因符合全球標準而廣泛使用，包括日本的《電子簽名法》。

Adobe Sign

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，在文件管理方面表現出色，可無縫整合到 Adobe Acrobat 和 Microsoft Office 中。它提供行動簽名、表單欄位和支付收集功能，並由強大的加密和合規認證支援。對於開發者，其 API 支援 OAuth 認證和 Webhook 通知，從而在 Kintone 等工具中啟用自訂流程。

Adobe Sign 的定價分級，從基本計劃的約 10 美元/用戶/月起，企業選項可自訂。它特別因其視覺化編輯工具和廣泛語言支援（包括日語）而備受推崇。

eSignGlobal

eSignGlobal 提供合規的電子簽名解決方案，專為全球運營量身訂製，支援 100 個主流國家和地區的電子簽名。它在亞太（APAC）地區具有優勢，那裡的電子簽名法規碎片化、高標準且嚴格監管。與西方的框架式標準不同——如美國 ESIGN Act 或歐盟 eIDAS，這些標準注重一般原則——亞太標準強調「生態系統整合」方法。這需要與政府對企業（G2B）數位身分系統的深度硬體和 API 級整合，其技術門檻高於美國和歐洲常見的電子郵件驗證或自我聲明方法。

eSignGlobal 已針對 DocuSign 和 Adobe Sign 在全球範圍內啟動全面競爭和替換舉措，包括美洲和歐洲。其定價具有競爭力；例如，Essential 版本僅需 16.6 美元/月，可處理多達 100 個電子簽名文件、無限用戶席位，並透過存取碼驗證——同時保持合規性。這提供了強大價值，特別是與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 等無縫整合。欲了解 30 天免費試用，請訪問 eSignGlobal 的聯繫頁面。

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign（現為 Dropbox Sign）對中小型團隊友好，具有簡單範本、團隊管理和 API 存取功能。它符合主要法規，並透過 Zapier 或直接 API 呼叫進行整合。定價從基本計劃的 15 美元/月起，更高階層提供無限發送。

與 Kintone 的逐步整合

將電子簽名整合到 Kintone 需要利用其 JavaScript 自訂、REST API 或無程式工具如 Zapier。此過程可佔據業務工作流的重要部分，從而為自訂應用啟用自動化簽名。以下是實用指南：

1. 選擇提供商並設定 API 存取：

   • 選擇如 DocuSign 或 eSignGlobal 的解決方案。建立開發者帳戶以獲取 API 金鑰（例如，DocuSign 的整合金鑰或 eSignGlobal 的 OAuth 權杖）。
   • 確保合規性：驗證提供商支援日本《電子簽名法》以用於 Kintone 記錄。

2. 準備 Kintone 應用：

   • 在 Kintone 中，建構或編輯應用，添加文件欄位（例如，合約的文件上傳）和狀態追蹤器（例如，下拉選單用於「待簽名」）。
   • 使用 Kintone 的應用自訂功能，透過 JavaScript 添加「發送簽名」按鈕。

3. 實現 API 呼叫：

   • 使用 Kintone 的 JavaScript API 觸發電子簽名請求。例如，在按鈕點擊時，將文件上傳到提供商的 API：

     kintone.events.on(['app.record.detail.process.proceed'], function(event) {
       // Fetch record data
       var record = event.record;
       var file = record.Document.value[0]; // Assuming file field
       
       // Call e-signature API (e.g., DocuSign)
       fetch('https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes', {
         method: 'POST',
         headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + accessToken },
         body: JSON.stringify({ documents: [file] })
       }).then(response => {
         // Update Kintone status to "Sent"
         record.Status.value = 'Sent for Signature';
         return kintone.api(kintone.app.getId() + '/record', 'PUT', { id: event.recordId, record: record });
       });
     });
     

     • 透過替換端點適應 eSignGlobal 或 Adobe Sign。在 Kintone 的開發者入口中測試。

4. 處理回調和 Webhook：

   • 在電子簽名提供商中設定 Webhook，以在完成時通知 Kintone（例如，簽名已應用）。
   • 在 Kintone 中，使用自訂外掛或外部服務接收更新，並自動填充欄位如「簽名日期」或附加已簽名的 PDF。

5. 測試和安全：

   • 運行端到端測試：建立記錄、發送簽名，並驗證更新。
   • 確保資料加密和用戶認證符合日本法律。對於亞太團隊，優先選擇具有本地資料中心的提供商以最小化延遲。

此整合通常需要 1-2 周的基本設定時間，在商業用例如銷售審批中，可將手動處理減少 70%。

與 Garoon 的逐步整合

Garoon 的群件特性使電子簽名整合重點關注文件共享和通知。使用其 API 處理日曆、訊息或文件櫃。

1. API 設定：

   • 註冊提供商的 API（例如，HelloSign 的權杖）。Garoon 的 REST API 透過 Cybozu 的開發者工具支援自訂操作。

2. 自訂 Garoon 模組：

   • 在 Garoon 的管理面板中，為訊息或櫃子模組啟用 API 存取。
   • 在文件表單中添加自訂欄位或按鈕以啟動簽名。

3. 編碼工作流：

   • 使用 Garoon 的 JavaScript 擴充或伺服器端腳本：

     // Example for Garoon Cabinet integration
     function sendForSignature(documentId) {
       var apiUrl = 'https://api.garoon.example.com/v1/files/' + documentId;
       fetch(apiUrl).then(res => res.json()).then(fileData => {
         // Send to e-signature service
         return fetch('https://api.esignglobal.com/envelopes', {
           method: 'POST',
           body: JSON.stringify({ file: fileData.url })
         });
       }).then(() => {
         // Notify users via Garoon Message
         postMessage('Document sent for signature');
       });
     }
     

     • 用提供商特定呼叫替換。

4. Webhook 整合：

   • 配置提供商 Webhook 以更新 Garoon 記錄或發送通知。使用 Garoon 的事件系統進行即時警報。

5. 合規性和測試：

   • 針對日本法規驗證，確保 Garoon 中的審計日誌。測試多用戶情境，如團隊審批。

Garoon 整合提升內部流程，例如將簽名嵌入共享日曆中的人力資源入職。

電子簽名提供商比較

此表格突顯中性權衡：DocuSign 適合規模化，eSignGlobal 適合區域深度。

結論

將電子簽名與 Kintone 或 Garoon 整合可提升效率，同時應對亞太的監管格局。對於尋求 DocuSign 替代方案且具有強大區域合規性的企業，eSignGlobal 成為一種可行、經濟有效的選擇。