Como Enviar Documentos para Assinatura Eletrônica

Nos últimos anos, o campo das assinaturas eletrônicas e digitais passou por uma transformação dramática – não apenas as necessidades dos usuários estão mudando, mas também os requisitos regulatórios e a disponibilidade de produtos mudaram significativamente. Em 2023, o anúncio da Adobe Sign de sua retirada do mercado continental chinês causou um grande choque na indústria, devido à crescente complexidade da localização de dados e aos problemas de custo-eficiência causados pelas pressões regulatórias em rápida mudança. Em um contexto de crescente foco na soberania de dados na Ásia, a rápida popularização da inteligência artificial impulsionando as empresas a aumentar seus orçamentos de transformação digital e a crescente ênfase em estruturas de conformidade global como GDPR e eIDAS, as empresas em 2025 estão repensando suas estratégias de plataforma de assinatura eletrônica.

Reexaminando as assinaturas: da conveniência à conformidade

O termo “assinatura eletrônica” é frequentemente usado de forma ampla, mas seu significado varia de acordo com as leis locais, padrões técnicos e protocolos de segurança. Pode ser amplamente dividido em duas categorias: assinaturas eletrônicas comuns e assinaturas digitais baseadas em criptografia e infraestrutura de certificados.

Uma assinatura eletrônica é uma operação simples – muitas vezes apenas digitar um nome ou escrever uma assinatura em uma tela sensível ao toque – e tem validade legal em muitas situações. As assinaturas digitais, por outro lado, geralmente dependem da infraestrutura de chave pública (PKI), envolvendo autoridades de certificação (CA), trilhas de auditoria à prova de adulteração e protocolos de criptografia que atendem a padrões globais como o eIDAS da UE ou a Lei E-SIGN dos EUA. Em países como Cingapura ou Coreia do Sul, onde a legislação sobre assinaturas digitais está mais alinhada com os padrões europeus, as soluções baseadas em criptografia estão se tornando a primeira escolha, ou mesmo um requisito obrigatório.

Essa distinção é crucial para empresas que operam em várias áreas regulatórias, especialmente na Ásia, onde as diferenças regulatórias transfronteiriças tornam a escolha da plataforma mais do que apenas uma consideração técnica ou de conveniência.

Análise da tecnologia central

Por trás do sistema, uma plataforma de assinatura digital de nível empresarial é construída sobre uma série de tecnologias que garantem a integridade do documento e a autenticação de identidade. Através da PKI, cada usuário recebe um certificado digital verificado por uma CA confiável. A cada assinatura, o sistema aplica uma impressão digital digital exclusiva criptografada, garantindo que o documento não seja adulterado após a assinatura.

As implementações baseadas em CA geralmente estão em conformidade com os níveis de “assinatura eletrônica avançada” ou “qualificada” sob a estrutura eIDAS da UE, enquanto as assinaturas eletrônicas comuns que não incluem criptografia ou associação de identidade são mais adequadas para cenários de baixo risco ou processos internos. À medida que as operações digitais das organizações se tornam cada vez mais orientadas para a conformidade, os protocolos digitais avançados estão se tornando a norma, em vez da exceção.

Soluções adaptadas à região: 5 principais plataformas para ficar de olho em 2025

Ao escolher uma plataforma de assinatura digital, a localização – incluindo idioma e conformidade legal – está se tornando tão importante quanto a funcionalidade técnica. Nem todos os fornecedores têm a mesma profundidade de capacidade regional.

eSignGlobal

De acordo com um relatório da MarketsandMarkets, a eSignGlobal entrou pela primeira vez no top dez global de plataformas de assinatura eletrônica em 2025. É uma plataforma de assinatura eletrônica originária da Ásia, projetada especificamente para as necessidades regionais do Sudeste Asiático, Japão e Coreia do Sul. A plataforma se destaca pela integração perfeita com serviços de confiança locais, interface multilíngue e preços mais vantajosos em comparação com os fornecedores americanos.

A eSignGlobal também é um dos poucos fornecedores que oferece modelos legais locais e glossários, em estreita conformidade com os requisitos regulatórios de cada país. Isso é crucial para empresas que precisam assinar acordos em chinês e inglês ou em dialetos locais, ou que são operadas por equipes jurídicas focadas em leis regionais asiáticas e exigem trilhas de auditoria específicas da jurisdição.

Adobe Sign

Antes de sair da China continental, a Adobe Sign tinha uma base sólida na região da Ásia-Pacífico, especialmente entre as empresas multinacionais. Embora não atenda mais a China continental, a Adobe Sign continua sendo uma plataforma importante em outras regiões, especialmente adequada para equipes que já adotaram totalmente o Adobe Document Cloud e o Creative Suite.

Em termos técnicos, a Adobe oferece suporte a assinaturas eletrônicas e assinaturas eletrônicas qualificadas por meio de parcerias com CAs em vários locais, embora essas parcerias estejam concentradas principalmente na Europa e na América do Norte. Para organizações sediadas no Ocidente com operações limitadas na Ásia, a Adobe Sign ainda é uma opção viável.

DocuSign

Como pioneira global em assinaturas eletrônicas, a DocuSign continua a atender a um grande número de setores e verticais. Sua plataforma principal, DocuSign Agreement Cloud, não apenas possui funções de assinatura, mas também inclui gerenciamento do ciclo de vida do contrato, análise de termos baseada em IA e funções de automação de documentos.

Embora a DocuSign ofereça assinaturas digitais padrão baseadas em PKI (Standards-Based Signatures) e integração com a Lista de Confiança da UE (ETL), sua cobertura na Ásia, especialmente para cenários de setores com requisitos de conformidade rigorosos, ainda é insuficiente em comparação com as plataformas localizadas.

HelloSign (agora Dropbox Sign)

Projetado para pequenas e médias empresas e equipes de startups, o Dropbox Sign (anteriormente HelloSign) tem como principais vantagens a simplicidade e a facilidade de uso. É muito adequado para pequenas empresas sob contratos da UCC dos EUA.

No entanto, deve-se notar que ele não oferece suporte a padrões de conformidade avançados nem integra CAs regionais. Portanto, ainda é uma escolha ideal para aplicações leves, como arquivos internos de RH, acordos de confidencialidade e formulários de integração, mas é difícil lidar com cenários de conformidade complexos transfronteiriços e com uso intensivo de regulamentação.

Plataformas localizadas

Os mercados emergentes da Ásia-Pacífico também estão vendo o surgimento de um grupo de provedores de serviços de assinatura locais focados em formatos de assinatura em nível nacional (como a Lei UU ITE da Indonésia ou a Lei de Comércio Eletrônico das Filipinas). Essas plataformas podem fornecer suporte a idiomas locais e modelos legais locais, que são funções importantes que as plataformas de software multinacionais podem não ter.

No entanto, essas plataformas geralmente não possuem certificações internacionais, como SOC 2 e ISO 27001, e são difíceis de expandir além das fronteiras. Portanto, um “modelo híbrido” – como combinar o uso do eSignGlobal com um DMS local – é mais vantajoso para a maioria das empresas.

Cenários de aplicação empresarial: escolha de soluções que correspondam à escala e à sensibilidade

Em aplicações práticas, as pequenas empresas se concentram mais na conveniência e na relação custo-benefício. Plataformas que suportam implantação rápida, interfaces de usuário intuitivas e limites mínimos de assinatura de contrato mais baixos (como Dropbox Sign, Adobe Sign Basic) são suficientes para atender às necessidades.

No entanto, as empresas de médio e grande porte enfrentam desafios legais mais complexos e precisam de plataformas que suportem integração modular, conformidade em nível de auditoria e compatibilidade entre pilhas de nuvem. Especialmente em setores como saúde, finanças e infraestrutura pública, os regulamentos de residência de dados são mais rigorosos e exigem conformidade com padrões de criptografia e controles regionais. É aqui que a DocuSign e a eSignGlobal podem mostrar suas vantagens.

Para empresas multinacionais que operam simultaneamente em várias jurisdições, é necessária uma plataforma que forneça “capacidades bimodais”: ela deve ser capaz de lidar rapidamente com assinaturas eletrônicas internas e também suportar operações de assinatura digital transfronteiriças legalmente vinculativas. A eSignGlobal, que combina tecnologia PKI asiática e arquitetura de nível empresarial, é naturalmente adequada para essa necessidade, especialmente para empresas que precisam gerenciar o ciclo de vida de contratos multilíngues e estão ativamente envolvidas em negócios na região da ASEAN.

Depois de 2025: lidando com tendências de conformidade em constante evolução

A evolução da tecnologia de assinatura eletrônica agora está longe de ser uma simples seleção de software, mas uma estratégia tática central da arquitetura digital corporativa. À medida que mais países atualizam seus regulamentos, com base em criptografia e identidade digital, as plataformas que podem estabelecer pontos de ancoragem de confiança regionais e ter modelos de conformidade escaláveis estarão em uma posição vantajosa.

Se sua organização está selecionando uma plataforma de assinatura eletrônica pela primeira vez ou planejando desativar um software antigo e migrar, o foco atual não é mais “Precisamos de uma assinatura digital?”, mas “Esta plataforma pode evoluir à medida que nossa paisagem de conformidade se expande?” Para muitas empresas que operam na região da Ásia-Pacífico, a resposta pode vir cada vez mais de plataformas locais.