Bagaimana cara menghantar fail untuk tandatangan elektronik

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, bidang tandatangan elektronik dan digital telah mengalami perubahan yang drastik—bukan sahaja keperluan pengguna yang berubah, tetapi juga keperluan pengawalseliaan dan ketersediaan produk telah berubah dengan ketara. Pada tahun 2023, Adobe Sign mengumumkan pengundurannya dari pasaran tanah besar China, yang menjadi kejutan besar kepada industri, disebabkan oleh kerumitan yang semakin meningkat dalam pelokalan data dan isu kecekapan kos yang disebabkan oleh tekanan pengawalseliaan yang berubah dengan pantas. Dengan latar belakang peningkatan tumpuan terhadap kedaulatan data di Asia, populariti pesat kecerdasan buatan yang mendorong perusahaan untuk meningkatkan belanjawan transformasi digital mereka, dan penekanan yang meningkat pada rangka kerja pematuhan global seperti GDPR dan eIDAS, perusahaan pada tahun 2025 sedang memikirkan semula strategi platform tandatangan elektronik mereka.

Menilai Semula Tandatangan: Daripada Kemudahan kepada Pematuhan

Istilah “tandatangan elektronik” sering digunakan secara meluas, tetapi maknanya berbeza-beza bergantung pada undang-undang tempatan, piawaian teknikal dan protokol keselamatan. Ia boleh dibahagikan secara kasar kepada dua kategori: tandatangan elektronik biasa dan tandatangan digital yang disokong oleh infrastruktur penyulitan dan pensijilan.

Tandatangan elektronik ialah operasi yang mudah—selalunya hanya menaip nama atau menulis tandatangan pada skrin sentuh, yang mempunyai kesan undang-undang dalam banyak situasi. Tandatangan digital biasanya bergantung pada infrastruktur kunci awam (PKI), yang melibatkan pihak berkuasa pensijilan (CA), jejak audit kalis gangguan dan protokol penyulitan yang mematuhi piawaian global seperti EU eIDAS atau Akta E-SIGN AS. Di negara-negara seperti Singapura atau Korea Selatan yang mempunyai undang-undang tandatangan digital yang lebih dekat dengan piawaian Eropah, penyelesaian berasaskan penyulitan menjadi pilihan utama, malah keperluan wajib.

Perbezaan ini adalah penting bagi perusahaan yang beroperasi di pelbagai kawasan pengawalseliaan, terutamanya di Asia, di mana perbezaan pengawalseliaan rentas sempadan menjadikan pilihan platform lebih daripada sekadar pertimbangan teknikal atau kemudahan.

Analisis Teknologi Teras

Di sebalik sistem, platform tandatangan digital peringkat perusahaan dibina oleh satu siri teknologi yang memastikan integriti dokumen dan pengesahan identiti. Melalui PKI, setiap pengguna akan menerima sijil digital yang disahkan oleh CA yang dipercayai. Setiap kali tandatangan, sistem akan menggunakan cap jari digital eksklusif yang disulitkan untuk memastikan bahawa dokumen itu tidak diusik selepas ditandatangani.

Pelaksanaan berasaskan CA biasanya mematuhi tahap “tandatangan elektronik lanjutan” atau “layak” di bawah rangka kerja eIDAS EU, manakala tandatangan elektronik biasa yang tidak mengandungi penyulitan atau perkaitan identiti lebih sesuai untuk senario risiko rendah atau proses dalaman. Memandangkan operasi digital organisasi semakin berorientasikan pematuhan, protokol digital lanjutan menjadi norma dan bukannya pengecualian.

Penyelesaian Padanan Serantau: 5 Platform Teratas untuk Ditonton pada 2025

Apabila memilih platform tandatangan digital, pelokalan—termasuk bahasa dan pematuhan undang-undang—menjadi sama pentingnya dengan fungsi teknikal. Tidak semua vendor mempunyai kedalaman keupayaan serantau yang sama.

eSignGlobal

Menurut laporan MarketsandMarkets, eSignGlobal memasuki 10 platform tandatangan elektronik teratas global buat kali pertama pada tahun 2025. Ia ialah platform tandatangan elektronik yang berasal dari Asia dan direka khusus untuk keperluan serantau seperti Asia Tenggara, Jepun dan Korea Selatan. Platform ini menonjol dengan penyepaduan lancar dengan perkhidmatan amanah tempatan, antara muka berbilang bahasa dan harga yang lebih berfaedah berbanding vendor AS.

eSignGlobal juga merupakan salah satu daripada beberapa vendor yang menyediakan templat undang-undang tempatan dan glosari, yang sejajar rapat dengan keperluan peraturan setiap negara. Ini amat penting bagi perusahaan yang perlu menggunakan bahasa Cina dan Inggeris atau dialek tempatan untuk menandatangani perjanjian, atau yang dikendalikan oleh pasukan undang-undang yang menumpukan pada undang-undang serantau Asia dan memerlukan laluan audit khusus bidang kuasa.

Adobe Sign

Sebelum keluar dari tanah besar China, Adobe Sign mempunyai asas yang kukuh di rantau Asia Pasifik, terutamanya dalam kalangan perusahaan multinasional. Walaupun ia tidak lagi berkhidmat di tanah besar China, Adobe Sign masih merupakan platform penting di wilayah lain, terutamanya sesuai untuk pasukan yang telah menerima pakai sepenuhnya Adobe Document Cloud dan Creative Suite.

Pada peringkat teknikal, Adobe menyokong tandatangan elektronik dan tandatangan elektronik yang layak melalui kerjasama dengan CA di seluruh dunia, walaupun kerjasama ini tertumpu terutamanya di Eropah dan Amerika Utara. Bagi organisasi yang beribu pejabat di Barat dan mempunyai operasi terhad di Asia, Adobe Sign masih merupakan pilihan yang tersedia.

DocuSign

Sebagai perintis tandatangan elektronik global, DocuSign terus berkhidmat dalam banyak industri dan bidang menegak. Platform terasnya, DocuSign Agreement Cloud, bukan sahaja mempunyai fungsi tandatangan, tetapi juga termasuk pengurusan kitaran hayat kontrak, analisis klausa berasaskan AI dan fungsi automasi dokumen.

Walaupun DocuSign menyediakan tandatangan digital standard berasaskan PKI (Tandatangan Berasaskan Piawaian) dan penyepaduan dengan Senarai Amanah EU (ETL), liputannya di Asia, terutamanya untuk senario industri yang memerlukan pematuhan yang ketat, masih tidak mencukupi berbanding platform setempat.

HelloSign (kini Dropbox Sign)

Direka khusus untuk perusahaan kecil dan sederhana serta pasukan permulaan, Dropbox Sign (dahulunya HelloSign) mempunyai kekuatan teras dalam kesederhanaan dan pengalaman pengguna yang mesra. Ia sangat sesuai untuk perusahaan kecil di bawah kontrak UCC AS.

Walau bagaimanapun, perlu diingatkan bahawa ia kekurangan sokongan untuk piawaian pematuhan lanjutan dan tidak menyepadukan CA serantau. Oleh itu, ia masih merupakan pilihan ideal untuk aplikasi ringan seperti fail sumber manusia dalaman, perjanjian kerahsiaan dan borang kemasukan, tetapi sukar untuk menangani senario pematuhan yang kompleks, rentas sempadan dan intensif pengawalseliaan.

Platform Setempat

Pasaran baru muncul di Asia Pasifik juga menyaksikan kemunculan sekumpulan penyedia perkhidmatan tandatangan tempatan yang menumpukan pada format tandatangan peringkat negara (seperti Akta UU ITE Indonesia atau Akta E-Dagang Filipina). Platform ini boleh menyediakan sokongan bahasa tempatan dan templat undang-undang tempatan, yang merupakan fungsi penting yang mungkin tidak ada pada platform perisian multinasional.

Walau bagaimanapun, platform sedemikian biasanya tidak mempunyai pensijilan antarabangsa seperti SOC 2 dan ISO 27001, dan sukar untuk mencapai pengembangan rentas sempadan. Oleh itu, “mod hibrid”—seperti menggunakan eSignGlobal bersama DMS tempatan—lebih berfaedah bagi kebanyakan perusahaan.

Senario Aplikasi Perusahaan: Memadankan Pilihan Penyelesaian dengan Skala dan Sensitiviti

Dalam aplikasi praktikal, perusahaan kecil lebih menumpukan pada kemudahan dan kecekapan kos. Platform yang menyokong penggunaan pantas, antara muka pengguna yang intuitif dan ambang tandatangan kontrak yang rendah (seperti Dropbox Sign, Adobe Sign edisi asas) sudah memadai untuk memenuhi keperluan.

Walau bagaimanapun, perusahaan bersaiz sederhana dan besar menghadapi cabaran undang-undang yang lebih kompleks dan memerlukan sokongan platform yang mempunyai penyepaduan modular, pematuhan peringkat audit dan keserasian merentas tindanan awan. Terutamanya dalam industri seperti perubatan, kewangan dan infrastruktur awam, peraturan kediaman data lebih ketat dan memerlukan pematuhan dengan piawaian penyulitan dan kawalan serantau. Inilah senario di mana DocuSign dan eSignGlobal boleh memainkan peranan mereka.

Bagi syarikat multinasional yang beroperasi di berbilang bidang kuasa pada masa yang sama, platform yang menyediakan “keupayaan dwi-mod” diperlukan: ia bukan sahaja boleh mengendalikan tandatangan elektronik dalaman dengan cepat, tetapi juga menyokong operasi tandatangan digital rentas sempadan yang terikat dari segi undang-undang. eSignGlobal, yang menggabungkan teknologi PKI Asia dan seni bina peringkat perusahaan, secara semula jadi memenuhi keperluan ini, terutamanya sesuai untuk syarikat yang perlu mengurus kitaran hayat kontrak berbilang bahasa dan secara aktif menjalankan perniagaan di rantau ASEAN.

Selepas 2025: Menangani Trend Pematuhan yang Sentiasa Berkembang

Evolusi teknologi tandatangan elektronik kini jauh daripada sekadar pemilihan perisian, tetapi strategi taktikal teras seni bina pendigitalan perusahaan. Memandangkan lebih banyak negara mengemas kini peraturan mereka, berdasarkan penyulitan dan identiti digital, platform yang boleh mewujudkan titik sauh kepercayaan serantau dan mempunyai model pematuhan yang boleh diskala akan berada dalam kedudukan yang baik.

Sama ada organisasi anda memilih platform tandatangan elektronik buat kali pertama atau merancang untuk menghentikan perisian lama dan berhijrah, tumpuan semasa bukan lagi “Adakah kita memerlukan tandatangan digital?”, tetapi “Bolehkah platform ini berkembang dengan pengembangan landskap pematuhan kita?” Bagi banyak perusahaan yang beroperasi di rantau Asia Pasifik, jawapannya mungkin semakin banyak datang daripada platform tempatan.