Wie man Dokumente zur elektronischen Signatur versendet

In den letzten Jahren hat sich der Bereich der elektronischen und digitalen Signaturen stark verändert – nicht nur die Nutzerbedürfnisse, sondern auch die regulatorischen Anforderungen und die Produktverfügbarkeit haben sich deutlich gewandelt. Im Jahr 2023 kündigte Adobe Sign seinen Rückzug aus dem chinesischen Festlandmarkt an, was einen großen Schock in der Branche auslöste, da die zunehmende Komplexität der Datenlokalisierung und der schnell wechselnde regulatorische Druck zu Problemen bei der Kosteneffizienz führten. Angesichts des wachsenden Fokus auf Datensouveränität in Asien, der rasanten Verbreitung von künstlicher Intelligenz, die Unternehmen dazu veranlasst, ihre Budgets für die digitale Transformation zu erhöhen, und der zunehmenden Bedeutung globaler Compliance-Rahmen wie GDPR und eIDAS überdenken Unternehmen im Jahr 2025 ihre Strategien für elektronische Signaturplattformen.

Signaturen neu bewerten: Von Bequemlichkeit zu Compliance

Der Begriff "elektronische Signatur" wird oft im weitesten Sinne verwendet, aber seine Bedeutung variiert je nach lokalen Gesetzen, technischen Standards und Sicherheitsprotokollen. Grob lassen sie sich in zwei Kategorien einteilen: einfache elektronische Signaturen und digitale Signaturen, die auf Verschlüsselung und Zertifikatsinfrastruktur basieren.

Eine elektronische Signatur ist eine einfache Operation – oft nur die Eingabe eines Namens oder eine handschriftliche Unterschrift auf einem Touchscreen – und hat in vielen Kontexten Rechtskraft. Digitale Signaturen hingegen basieren in der Regel auf einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) und umfassen Zertifizierungsstellen (CA), manipulationssichere Audit Trails und Verschlüsselungsprotokolle, die globalen Standards wie der EU-eIDAS-Verordnung oder dem US-amerikanischen E-SIGN Act entsprechen. In Ländern wie Singapur oder Südkorea, in denen die Gesetzgebung zu digitalen Signaturen eher den europäischen Standards entspricht, werden verschlüsselungsbasierte Lösungen bevorzugt oder sogar vorgeschrieben.

Diese Unterscheidung ist für Unternehmen, die in mehreren Regulierungsgebieten tätig sind, von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Asien, wo grenzüberschreitende regulatorische Unterschiede die Wahl der Plattform zu mehr als nur einer technischen oder bequemen Überlegung machen.

Kerntechnologie-Analyse

Hinter den Systemen stehen digitale Signaturplattformen für Unternehmen, die aus einer Reihe von Technologien bestehen, die die Integrität von Dokumenten und die Authentifizierung von Identitäten gewährleisten. Über die PKI erhält jeder Benutzer ein digitales Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen CA verifiziert wird. Bei jeder Signatur wendet das System einen verschlüsselten, exklusiven digitalen Fingerabdruck an, um sicherzustellen, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde.

CA-basierte Implementierungen entsprechen in der Regel dem "fortgeschrittenen" oder "qualifizierten elektronischen Signatur"-Niveau gemäß dem EU-eIDAS-Rahmen, während einfache elektronische Signaturen, die keine Verschlüsselung oder Identitätszuordnung enthalten, besser für risikoarme oder interne Prozesse geeignet sind. Da die digitale Betriebsweise von Organisationen zunehmend Compliance-orientiert ist, werden fortschrittliche digitale Protokolle von der Ausnahme zur Norm.

Regional abgestimmte Lösungen: 5 Plattformen, die 2025 im Auge behalten werden sollten

Bei der Auswahl einer digitalen Signaturplattform wird die Lokalisierung – einschließlich Sprache und Einhaltung der Gesetze – genauso wichtig wie die technischen Funktionen. Nicht alle Anbieter verfügen über die gleiche regionale Kompetenz.

eSignGlobal

Laut einem Bericht von MarketsandMarkets ist eSignGlobal im Jahr 2025 zum ersten Mal unter den Top Ten der globalen Plattformen für elektronische Signaturen vertreten. Es handelt sich um eine elektronische Signaturplattform aus Asien, die speziell für die Bedürfnisse von Regionen wie Südostasien, Japan und Korea entwickelt wurde. Die Plattform zeichnet sich durch die nahtlose Integration mit lokalen Vertrauensdiensten, mehrsprachige Oberflächen und eine im Vergleich zu US-amerikanischen Anbietern vorteilhaftere Preisgestaltung aus.

eSignGlobal ist auch einer der wenigen Anbieter, der lokale Rechtsvorlagen und Glossare anbietet, die eng an die gesetzlichen Anforderungen der einzelnen Länder angepasst sind. Dies ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die Vereinbarungen auf Chinesisch und Englisch oder in lokalen Dialekten unterzeichnen müssen oder die von Rechtsteams betrieben werden, die sich auf das asiatische Recht konzentrieren und einen Gerichtsbarkeits-spezifischen Audit Trail benötigen.

Adobe Sign

Vor dem Rückzug aus dem chinesischen Festland hatte Adobe Sign eine solide Basis im asiatisch-pazifischen Raum, insbesondere bei multinationalen Unternehmen. Obwohl Adobe Sign nicht mehr auf dem chinesischen Festland verfügbar ist, ist es in anderen Regionen nach wie vor eine wichtige Plattform, die sich besonders für Teams eignet, die Adobe Document Cloud und Creative Suite umfassend nutzen.

Auf technischer Ebene unterstützt Adobe elektronische und qualifizierte elektronische Signaturen durch die Zusammenarbeit mit CAs in verschiedenen Regionen, wobei sich diese Zusammenarbeit hauptsächlich auf Europa und Nordamerika konzentriert. Für Institutionen mit Hauptsitz im Westen und begrenzten Aktivitäten in Asien ist Adobe Sign nach wie vor eine brauchbare Option.

DocuSign

Als Pionier der globalen elektronischen Signatur bedient DocuSign weiterhin eine Vielzahl von Branchen und vertikalen Märkten. Die Kernplattform DocuSign Agreement Cloud bietet nicht nur Signaturfunktionen, sondern auch Vertragslebenszyklusmanagement, KI-basierte Klauselanalyse und Dokumentenautomatisierung.

Obwohl DocuSign standardbasierte digitale Signaturen (Standards-Based Signatures) auf PKI-Basis und die Integration mit der EU-Vertrauensliste (ETL) anbietet, ist die Abdeckung in Asien, insbesondere in Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen, im Vergleich zu lokalisierten Plattformen immer noch unzureichend.

HelloSign (jetzt Dropbox Sign)

Dropbox Sign (ehemals HelloSign) wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen und Start-up-Teams entwickelt und konzentriert sich auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Es ist sehr gut geeignet für kleine Unternehmen im Rahmen von US-amerikanischen UCC-Verträgen.

Es ist jedoch zu beachten, dass es keine Unterstützung für fortgeschrittene Compliance-Standards und keine Integration mit regionalen CAs bietet. Daher ist es nach wie vor ideal für leichte Anwendungen wie interne Personalakten, Geheimhaltungsvereinbarungen und Onboarding-Formulare, aber es ist schwierig, komplexe Compliance-Szenarien mit grenzüberschreitenden und regulierungsintensiven Anforderungen zu bewältigen.

Lokalisierte Plattformen

In den aufstrebenden Märkten des asiatisch-pazifischen Raums entstehen auch eine Reihe lokaler Anbieter von Signaturdiensten, die sich auf nationale Signaturformate konzentrieren (z. B. das indonesische UU ITE-Gesetz oder das philippinische E-Commerce-Gesetz). Diese Plattformen bieten Unterstützung für lokale Sprachen und lokale Rechtsvorlagen, wichtige Funktionen, die bei multinationalen Softwareplattformen möglicherweise fehlen.

Diese Plattformen verfügen jedoch in der Regel nicht über internationale Zertifizierungen wie SOC 2, ISO 27001 usw. und sind schwer grenzüberschreitend zu erweitern. Daher ist ein "Hybridmodell" – wie z. B. die Kombination von eSignGlobal mit einem lokalen DMS – für die meisten Unternehmen von Vorteil.

Anwendungsfälle für Unternehmen: Auswahl von Lösungen, die auf Größe und Sensibilität abgestimmt sind

In der Praxis legen kleine Unternehmen mehr Wert auf Bequemlichkeit und Kosteneffizienz. Plattformen, die eine schnelle Bereitstellung, eine intuitive Benutzeroberfläche und eine niedrige Mindestanzahl von Signaturen pro Vertrag unterstützen (wie Dropbox Sign, Adobe Sign Basic), reichen aus, um die Anforderungen zu erfüllen.

Mittelständische und große Unternehmen stehen jedoch vor komplexeren rechtlichen Herausforderungen und benötigen Plattformen, die eine modulare Integration, Audit-Level-Compliance und Kompatibilität über Cloud-Stacks hinweg unterstützen. Insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der öffentlichen Infrastruktur, in denen die Vorschriften zur Datenhaltung strenger sind, sind die Einhaltung von Verschlüsselungsstandards und regionalen Kontrollen erforderlich. Dies ist der Bereich, in dem DocuSign und eSignGlobal ihre Stärken ausspielen können.

Für multinationale Unternehmen, die gleichzeitig in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind, ist eine Plattform mit "Dual-Mode-Fähigkeit" erforderlich: Sie muss in der Lage sein, interne elektronische Signaturen schnell zu verarbeiten und gleichzeitig rechtsverbindliche grenzüberschreitende digitale Signaturvorgänge zu unterstützen. eSignGlobal, das asiatische PKI-Technologie mit einer Enterprise-Architektur kombiniert, ist von Natur aus für diese Anforderung geeignet, insbesondere für Unternehmen, die mehrsprachige Vertragslebenszyklen verwalten und aktiv im ASEAN-Raum tätig sind.

Nach 2025: Umgang mit sich entwickelnden Compliance-Trends

Die Entwicklung der elektronischen Signaturtechnologie ist heute weit mehr als nur eine Softwareauswahl, sondern eine zentrale taktische Strategie der digitalen Architektur von Unternehmen. Da immer mehr Länder ihre Vorschriften auf der Grundlage von Verschlüsselung und digitaler Identität aktualisieren, werden Plattformen, die regionale Vertrauensanker schaffen und über skalierbare Compliance-Modelle verfügen, im Vorteil sein.

Unabhängig davon, ob Ihre Organisation zum ersten Mal eine elektronische Signaturplattform auswählt oder plant, alte Software auszumustern und zu migrieren, liegt der Fokus derzeit nicht mehr auf der Frage "Brauchen wir eine digitale Signatur?", sondern auf der Frage "Kann sich diese Plattform mit der Erweiterung unserer Compliance-Landschaft weiterentwickeln?". Für viele Unternehmen, die im asiatisch-pazifischen Raum tätig sind, wird die Antwort wahrscheinlich zunehmend von lokalen Plattformen kommen.