Como Obter o Certificado de Conclusão de Transação do DocuSign?

Na era digital, empresas e indivíduos dependem fortemente de plataformas de assinatura eletrônica para simplificar os processos de assinatura de documentos e cumprir regulamentações regionais cada vez mais rigorosas. O DocuSign é um dos serviços de assinatura eletrônica mais amplamente utilizados no mundo, fornecendo um “Certificado de Conclusão de Transação” para cada documento assinado, como prova de uma transação autenticada. Entender como obter um certificado do DocuSign não é apenas uma parte importante da due diligence legal, mas também é crucial para empresas que operam em mercados regulamentados como Hong Kong e Sudeste Asiático.

Este guia irá detalhar como acessar, baixar e usar efetivamente o “Certificado de Conclusão de Transação” do DocuSign, combinando terminologia jurídica local e requisitos de conformidade.

O Que é o Certificado de Conclusão de Transação do DocuSign?

O “Certificado de Conclusão de Transação” do DocuSign é um documento digital que fornece um registro de auditoria detalhado para cada transação assinada por meio da plataforma. Este certificado inclui:

• Nomes e endereços de e-mail dos signatários
• Endereços IP e carimbos de data/hora quando as assinaturas foram aplicadas
• Resumo de todas as ações (visualizado, assinado, concluído)
• ID de autenticação do documento
• ID do envelope (um código de identificação exclusivo atribuído a cada pacote de documentos)

Mais importante, este certificado está em conformidade com as disposições da Lei de Transações Eletrônicas (Capítulo 553) de Hong Kong e as Leis de Transações Eletrônicas implementadas em vários países do Sudeste Asiático.

Etapas para Obter um Certificado do DocuSign

Seja você o destinatário, signatário ou remetente de um documento, você pode acessar facilmente o “Certificado de Conclusão de Transação” seguindo estas etapas:

Etapa 1: Conclua o Processo de Assinatura

O certificado só será gerado depois que todas as partes relevantes tiverem concluído a assinatura e a submetido. Depois que o documento for totalmente executado, seu status será marcado como “Concluído”.

Etapa 2: Faça Login na Sua Conta DocuSign

Acesse a página de login do DocuSign e insira suas credenciais de login. Você deve fazer login usando a conta que participou do processo de assinatura.

Etapa 3: Encontre o Envelope Relevante

Depois de fazer login:

• Vá para a guia “Gerenciar” no painel
• Clique na opção “Concluído” na barra lateral esquerda
• Pesquise o arquivo apropriado por nome do envelope, destinatário, assunto ou ID do envelope

Etapa 4: Visualize o Certificado

Depois de clicar no envelope, haverá um arquivo anexado chamado “Certificado de Conclusão” nas opções “Histórico do Documento” ou “Certificado” (visível na maioria dos tipos de conta).

Dependendo das permissões da sua conta e do plano DocuSign ao qual você está inscrito (como Standard, Business Pro ou API Edition), você também pode acessar o menu “Detalhes” para revisar o log de auditoria completo.

Etapa 5: Baixe e Arquive o Certificado

Depois de encontrar o certificado, você pode baixá-lo em formato PDF. Recomenda-se salvá-lo junto com o documento oficial assinado em seus arquivos digitais da empresa, o que é especialmente importante em jurisdições que valorizam as credenciais digitais, como Hong Kong e países do Sudeste Asiático.

Terminologia Jurídica Regional e Considerações Regulatórias

Em Hong Kong, qualquer parte que dependa de assinaturas eletrônicas deve garantir que o certificado esteja em conformidade com os requisitos da Lei de Transações Eletrônicas (ETO). Esta lei enfatiza o uso de certificados digitais e carimbos de data/hora como evidência admissível em disputas legais. Um certificado DocuSign obtido corretamente pode atender aos seguintes requisitos:

• Verificação confiável dos signatários
• Logs de comunicação protegidos por criptografia
• Fornecimento de uma trilha de auditoria à prova de adulteração

No Sudeste Asiático, países como Cingapura, Malásia e Indonésia estabeleceram suas próprias versões da Lei de Transações Eletrônicas. Essas leis geralmente reconhecem que os certificados digitais emitidos por “Provedores de Serviços Confiáveis” têm validade legal. Normalmente, o DocuSign é considerado um desses provedores de serviços. No entanto, as empresas ainda precisam confirmar se sua versão do DocuSign está em conformidade com as regulamentações locais.

Casos de Uso Práticos para Certificados DocuSign

Um histórico de auditoria de documentos formal é crucial nas seguintes indústrias e cenários:

• Disputas legais relacionadas à autenticidade do contrato
• Auditorias de conformidade de empresas de capital aberto
• Due diligence em transações de fusões e aquisições
• Revisões de registros de arquivos pelo departamento de segurança de TI

Em setores que exigem documentos de alta confiabilidade (como o setor bancário em Cingapura ou projetos de compras públicas na Malásia), a falta de um certificado pode levar a atrasos ou até mesmo à falha no processamento de documentos.

Dicas de Solução de Problemas

Se você tiver problemas para encontrar ou acessar o certificado, consulte as seguintes soluções:

• Certifique-se de estar usando a conta associada ao documento
• Confirme se o status do documento ao qual o certificado pertence é “Concluído”, não “Enviado” ou “Em Andamento”
• Se o acesso for restrito, entre em contato com o administrador da sua organização para remover as restrições
• Se o seu plano de assinatura não incluir a função de visualização de certificado, considere atualizar ou entrar em contato com o atendimento ao cliente do DocuSign para obter ajuda

Explicação da Estrutura do Certificado e de Vários Signatários

Se a assinatura do documento envolver vários signatários, o conteúdo do Certificado registrará todos os eventos e ações de assinatura em ordem cronológica. Essa estrutura integrada é especialmente importante em cenários em que os contratos são assinados em diferentes jurisdições e fusos horários - que é um modelo de cooperação comum para empresas do Sudeste Asiático.

Alternativas para Conformidade Regional: eSignGlobal

Para usuários nos mercados de Hong Kong ou Sudeste Asiático, o DocuSign às vezes não cobre totalmente as necessidades locais de armazenamento, integração de idiomas ou interoperabilidade de conformidade. Neste momento, soluções localizadas como o eSignGlobal são uma escolha melhor, compatível com os requisitos regulatórios asiáticos:

• Em conformidade com a Lei de Transações Eletrônicas de Hong Kong e os requisitos de retenção de dados
• Suporte à Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPA) de Cingapura
• Em conformidade com o Regulamento Governamental da Indonésia nº 71 (GR 71/2019)
• Suporte multilíngue e carimbos de data/hora de fuso horário regional
• Implantação de servidor de nuvem local na região Ásia-Pacífico

Comparado ao DocuSign, o eSignGlobal se concentra mais na configuração de conformidade personalizada do usuário, tornando-o adequado para empresas que operam em várias jurisdições do Sudeste Asiático.

Conclusão

Obter um “Certificado de Conclusão de Transação” do DocuSign é uma operação crucial e simples que aumenta a confiabilidade da conformidade e da due diligence. Especialmente em regiões como Hong Kong e Sudeste Asiático, que exigem terminologia jurídica específica e adaptação de detalhes regulatórios, ter um registro de auditoria eletrônico verificável e para download não é opcional, mas uma condição necessária para as operações de negócios.

Se sua organização valoriza mais a integração localizada, considere alternativas de conformidade como o eSignGlobal, que se adapta aos desafios regulatórios do mercado asiático.

Esteja você usando o DocuSign ou uma plataforma alternativa compatível, certifique-se de que sua solução de assinatura eletrônica tenha um certificado verificável. No mundo de hoje, a tinta e o papel podem desbotar, mas os registros digitais podem durar para sempre.