Wie erhalte ich ein DocuSign-Zertifikat über den Abschluss einer Transaktion?

Im digitalen Zeitalter sind Unternehmen und Einzelpersonen in hohem Maße auf Plattformen für elektronische Signaturen angewiesen, um Dokumentenunterzeichnungsprozesse zu vereinfachen und immer strengere regionale Vorschriften einzuhalten. DocuSign ist einer der weltweit am weitesten verbreiteten Dienste für elektronische Signaturen und stellt für jedes unterzeichnete Dokument ein "Zertifikat über den Abschluss einer Transaktion" (Certificate of Completion) als Nachweis für die zertifizierte Transaktion aus. Zu verstehen, wie man ein DocuSign-Zertifikat erhält, ist nicht nur ein wichtiger Bestandteil der rechtlichen Sorgfaltspflicht, sondern auch für Unternehmen, die in regulierten Märkten wie Hongkong und Südostasien tätig sind, von entscheidender Bedeutung.

Dieser Leitfaden führt Sie detailliert durch den Zugriff, das Herunterladen und die effektive Nutzung des "Zertifikats über den Abschluss einer Transaktion" von DocuSign und erläutert es in Verbindung mit lokalen juristischen Fachbegriffen und Compliance-Anforderungen.

Was ist das DocuSign-Zertifikat über den Abschluss einer Transaktion?

Das "Zertifikat über den Abschluss einer Transaktion" von DocuSign ist ein digitales Dokument, das eine detaillierte Prüfspur für jede über die Plattform unterzeichnete Transaktion bereitstellt. Dieses Zertifikat enthält:

• Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner
• IP-Adressen und Zeitstempel zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur
• Zusammenfassung aller Aktionen (angesehen, unterzeichnet, abgeschlossen)
• Dokument-Zertifizierungs-ID
• Umschlag-ID (Envelope ID, eine eindeutige Kennung, die jedem Dateipaket zugewiesen wird)

Darüber hinaus entspricht das Zertifikat den einschlägigen Bestimmungen der Hongkonger "Electronic Transactions Ordinance" (Kapitel 553) und der in den südostasiatischen Ländern geltenden "Electronic Transactions Act".

Schritte zum Erhalt eines DocuSign-Zertifikats

Unabhängig davon, ob Sie Empfänger, Unterzeichner oder Absender des Dokuments sind, können Sie das "Zertifikat über den Abschluss einer Transaktion" einfach abrufen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: Abschließen des Unterzeichnungsprozesses

Das Zertifikat wird erst generiert, wenn alle Beteiligten die Unterzeichnung abgeschlossen und eingereicht haben. Sobald das Dokument vollständig ausgeführt wurde, wird sein Status als "Abgeschlossen" (Completed) gekennzeichnet.

Schritt 2: Anmelden bei Ihrem DocuSign-Konto

Besuchen Sie die DocuSign-Anmeldeseite und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Sie müssen sich mit dem Konto anmelden, das am Unterzeichnungsprozess beteiligt war.

Schritt 3: Suchen des relevanten Umschlags (Envelope)

Nach der Anmeldung:

• Gehen Sie im Dashboard zum Tab "Verwalten" (Manage)
• Klicken Sie in der linken Spalte auf die Option "Abgeschlossen" (Completed)
• Suchen Sie die entsprechende Datei nach Umschlagname, Empfänger, Betreff oder Umschlag-ID

Schritt 4: Zertifikat anzeigen

Nach dem Klicken auf den Umschlag befindet sich im Abschnitt "Dokumentenverlauf" oder "Zertifikat" (für die meisten Kontotypen sichtbar) eine Datei mit dem Namen "Zertifikat über den Abschluss einer Transaktion" als Anhang.

Abhängig von den Berechtigungen Ihres Kontos und dem abonnierten DocuSign-Plan (z. B. Standard, Business Pro oder API-Version) können Sie auch auf das Menü "Details" zugreifen, um das vollständige Audit-Protokoll einzusehen.

Schritt 5: Zertifikat herunterladen und archivieren

Nachdem Sie das Zertifikat gefunden haben, können Sie es im PDF-Format herunterladen. Es wird empfohlen, es zusammen mit dem unterzeichneten offiziellen Dokument in Ihrem digitalen Unternehmensarchiv zu speichern, insbesondere in Gerichtsbarkeiten, die digitalen Nachweisen große Bedeutung beimessen, wie z. B. Hongkong und südostasiatische Länder.

Regionale juristische Fachbegriffe und regulatorische Überlegungen

In Hongkong muss jede Partei, die sich auf eine elektronische Signatur verlässt, sicherstellen, dass das Zertifikat den Anforderungen der "Electronic Transactions Ordinance" (ETO) entspricht. Diese Verordnung betont die Verwendung von digitalen Zertifikaten und Zeitstempeln als Beweismittel, die in Rechtsstreitigkeiten zulässig sind. Ein korrekt erworbenes DocuSign-Zertifikat kann die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Zuverlässige Überprüfung des Unterzeichners
• Verschlüsselter Schutz der Kommunikationsprotokolle
• Bereitstellung eines manipulationssicheren Audit-Trails

In Südostasien haben Singapur, Malaysia, Indonesien usw. jeweils eigene Versionen des "Electronic Transactions Act" erlassen. Diese Gesetze erkennen im Allgemeinen die Rechtsgültigkeit von digitalen Zertifikaten an, die von "Trusted Service Providern" ausgestellt werden. DocuSign wird in der Regel als ein solcher Dienstleister angesehen. Unternehmen müssen jedoch weiterhin überprüfen, ob die von ihnen verwendete DocuSign-Version den lokalen Vorschriften entspricht.

Praktische Anwendungsszenarien von DocuSign-Zertifikaten

In den folgenden Branchen und Szenarien ist eine formelle Dokumenten-Audit-Spur von entscheidender Bedeutung:

• Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Echtheit von Verträgen
• Compliance-Audits von börsennotierten Unternehmen
• Due-Diligence-Prüfungen bei Fusionen und Übernahmen
• Überprüfung von Archivaufzeichnungen durch IT-Sicherheitsabteilungen

In Branchen, die eine hohe Vertrauenswürdigkeit von Dokumenten erfordern (wie z. B. das Bankwesen in Singapur oder öffentliche Beschaffungsprojekte in Malaysia), kann das Fehlen eines Zertifikats zu Verzögerungen oder sogar zum Scheitern der Dokumentenbearbeitung führen.

Empfehlungen zur Fehlerbehebung

Wenn Sie Probleme beim Auffinden oder Zugreifen auf das Zertifikat haben, können Sie die folgenden Lösungen ausprobieren:

• Stellen Sie sicher, dass Sie das Konto verwenden, das mit dem Dokument verknüpft ist
• Stellen Sie sicher, dass der Status des Dokuments, zu dem das Zertifikat gehört, "Abgeschlossen" (Completed) ist und nicht "Gesendet" (Sent) oder "In Bearbeitung" (In Progress)
• Wenn der Zugriff eingeschränkt ist, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation, um die Einschränkung aufzuheben
• Wenn Ihr Abonnementplan keine Zertifikatsanzeigefunktion enthält, wird empfohlen, ein Upgrade durchzuführen oder sich an den DocuSign-Kundendienst zu wenden

Erläuterung der Struktur von Zertifikaten mit mehreren Unterzeichnern

Wenn die Unterzeichnung eines Dokuments mehrere Unterzeichner umfasst, werden im Zertifikat alle Unterzeichnungsereignisse und -aktionen in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Diese integrierte Struktur ist besonders wichtig in Szenarien, in denen Verträge in verschiedenen Gerichtsbarkeiten und über Zeitzonen hinweg unterzeichnet werden – ein gängiges Kooperationsmodell für Unternehmen in Südostasien.

Alternative Optionen für regionale Compliance: eSignGlobal

Für Benutzer in Hongkong oder auf dem südostasiatischen Markt deckt DocuSign manchmal nicht alle Anforderungen an lokale Speicherung, Sprachintegration oder Compliance-Interoperabilität ab. In diesem Fall ist eine lokalisierte Lösung wie eSignGlobal eine bessere Wahl, die mit den asiatischen Vorschriften kompatibel ist:

• Entspricht der Hongkonger "Electronic Transactions Ordinance" und den Anforderungen an die Datenaufbewahrung
• Unterstützt das singapurische "Personal Data Protection Act" (PDPA)
• Entspricht der indonesischen Regierungsverordnung Nr. 71 (GR 71/2019)
• Mehrsprachige Unterstützung und regionale Zeitzonen-Zeitstempel
• Bereitstellung lokaler Cloud-Server im asiatisch-pazifischen Raum

Im Vergleich zu DocuSign konzentriert sich eSignGlobal stärker auf die benutzerdefinierte Compliance-Konfiguration und ist für Unternehmen geeignet, die in mehreren südostasiatischen Gerichtsbarkeiten tätig sind.

Zusammenfassung

Das Abrufen eines DocuSign-"Zertifikats über den Abschluss einer Transaktion" ist ein ebenso wichtiger wie einfacher Vorgang, der dazu dient, die Zuverlässigkeit von Compliance und Due-Diligence-Prüfungen zu erhöhen. Insbesondere in Regionen wie Hongkong und Südostasien, die eine Anpassung an bestimmte juristische Fachbegriffe und regulatorische Details erfordern, ist der Besitz eines überprüfbaren und herunterladbaren elektronischen Audit-Protokolls keine Option, sondern eine Notwendigkeit für den Geschäftsbetrieb.

Wenn Ihre Organisation Wert auf eine lokalisierte Integration legt, können Sie eine konforme Alternative wie eSignGlobal in Betracht ziehen, die sich an die regulatorischen Herausforderungen des asiatischen Marktes anpasst.

Unabhängig davon, ob Sie DocuSign oder eine konforme alternative Plattform verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Ihre Lösung für elektronische Signaturen über ein überprüfbares Zertifikat verfügt. In der heutigen Welt mag Tinte verblassen, digitale Aufzeichnungen bleiben jedoch dauerhaft erhalten.