¿Cómo obtener el Certificado de Finalización de Transacción de DocuSign?

En la era digital, las empresas y los individuos dependen en gran medida de las plataformas de firma electrónica para agilizar los procesos de firma de documentos y cumplir con las regulaciones regionales cada vez más estrictas. DocuSign es uno de los servicios de firma electrónica más utilizados a nivel mundial y proporciona un “Certificado de Finalización de Transacción” para cada documento firmado, como prueba de la transacción certificada. Comprender cómo obtener un certificado de DocuSign no solo es un paso importante en la debida diligencia legal, sino que también es fundamental para las empresas que operan en mercados regulados como Hong Kong y el sudeste asiático.

Esta guía le explicará detalladamente cómo acceder, descargar y utilizar eficazmente el “Certificado de Finalización de Transacción” de DocuSign, combinándolo con la terminología legal local y los requisitos de cumplimiento.

¿Qué es el Certificado de Finalización de Transacción de DocuSign?

El “Certificado de Finalización de Transacción” de DocuSign es un documento digital que proporciona un registro de auditoría detallado de cada transacción firmada a través de la plataforma. El certificado incluye:

• Nombres y direcciones de correo electrónico de los firmantes
• Direcciones IP y marcas de tiempo cuando se aplicaron las firmas
• Resumen de todas las acciones (visto, firmado, completado)
• ID de certificación del documento
• ID del sobre (Envelope ID, un código de identificación único asignado a cada paquete de documentos)

Más importante aún, el certificado cumple con las disposiciones de la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (Capítulo 553) de Hong Kong y las leyes de transacciones electrónicas implementadas por los países del sudeste asiático.

Pasos para obtener un certificado de DocuSign

Ya sea que sea el destinatario, el firmante o el remitente de un documento, puede acceder fácilmente al “Certificado de Finalización de Transacción” siguiendo estos pasos:

Paso 1: Complete el proceso de firma

El sistema solo generará un certificado una vez que todas las partes relevantes hayan completado la firma y la hayan enviado. Una vez que el documento se haya ejecutado por completo, su estado se marcará como “Completado” (Completed).

Paso 2: Inicie sesión en su cuenta de DocuSign

Visite la página de inicio de sesión de DocuSign e ingrese sus credenciales de inicio de sesión. Debe iniciar sesión con la cuenta que participó en el proceso de firma.

Paso 3: Busque el sobre (Envelope) correspondiente

Una vez que haya iniciado sesión:

• Vaya a la pestaña “Administrar” (Manage) en el panel
• Haga clic en la opción “Completado” (Completed) en la barra lateral izquierda
• Busque el archivo correspondiente por nombre del sobre, destinatario, asunto o ID del sobre

Paso 4: Ver el certificado

Después de hacer clic en el sobre, habrá un archivo adjunto llamado “Certificado de Finalización de Transacción” en las opciones “Historial del documento” o “Certificado” (visible en la mayoría de los tipos de cuenta).

Según los permisos de su cuenta y el plan de DocuSign al que esté suscrito (como Standard, Business Pro o API Edition), también puede acceder al menú “Detalles” para ver el registro de auditoría completo.

Paso 5: Descargue y archive el certificado

Una vez que haya encontrado el certificado, puede descargarlo en formato PDF. Se recomienda guardarlo junto con el documento oficial firmado en los archivos digitales de la empresa, lo cual es especialmente importante en jurisdicciones que valoran las credenciales digitales, como Hong Kong y los países del sudeste asiático.

Terminología legal regional y consideraciones regulatorias

En Hong Kong, cualquier parte que dependa de una firma electrónica debe asegurarse de que el certificado cumpla con los requisitos de la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (ETO). La ordenanza enfatiza el uso de certificados digitales y marcas de tiempo como evidencia admisible en disputas legales. Un certificado de DocuSign obtenido correctamente puede cumplir con los siguientes requisitos:

• Verificación confiable de los firmantes
• Registros de comunicación protegidos por cifrado
• Proporcionar una ruta de auditoría a prueba de manipulaciones

En el sudeste asiático, países como Singapur, Malasia e Indonesia han establecido sus propias versiones de la Ley de Transacciones Electrónicas. Estas leyes generalmente reconocen que los certificados digitales emitidos por “Proveedores de Servicios Confiables” (Trusted Service Provider) tienen validez legal. Por lo general, DocuSign se considera un proveedor de servicios de este tipo. Sin embargo, las empresas aún deben confirmar si la versión de DocuSign que están utilizando cumple con las regulaciones locales.

Escenarios de aplicación práctica de los certificados de DocuSign

En las siguientes industrias y escenarios, un registro de auditoría de documentos formal es fundamental:

• Disputas legales relacionadas con la autenticidad del contrato
• Auditorías de cumplimiento de empresas que cotizan en bolsa
• Debida diligencia en transacciones de fusiones y adquisiciones
• Revisión de registros de archivos por parte de los departamentos de seguridad de TI

En industrias que requieren documentos de alta confiabilidad (como la banca en Singapur o los proyectos de adquisiciones públicas en Malasia), la falta de un certificado puede provocar retrasos o incluso la invalidación del procesamiento de documentos.

Sugerencias para la solución de problemas

Si tiene problemas para encontrar o acceder a un certificado, consulte las siguientes soluciones:

• Asegúrese de estar utilizando la cuenta asociada con el documento
• Confirme que el estado del documento al que pertenece el certificado sea “Completado” y no “Enviado” o “En curso”
• Si el acceso está restringido, comuníquese con el administrador de su organización para eliminar las restricciones
• Si su plan de suscripción no incluye la función de visibilidad del certificado, se recomienda actualizar o comunicarse con el servicio de atención al cliente de DocuSign para que lo gestione

Explicación de la estructura del certificado y de múltiples firmantes

Si la firma del documento involucra a varios firmantes, el contenido del Certificado registrará todos los eventos y acciones de firma en orden cronológico. Esta estructura integrada es particularmente importante en escenarios donde los contratos se firman en diferentes jurisdicciones y zonas horarias, que es un modelo de cooperación común para las empresas del sudeste asiático.

Alternativas para el cumplimiento regional: eSignGlobal

Para los usuarios de los mercados de Hong Kong o del sudeste asiático, DocuSign a veces no cubre completamente las necesidades locales de almacenamiento, integración de idiomas o interoperabilidad de cumplimiento. En este momento, las soluciones localizadas como eSignGlobal son una mejor opción, ya que son compatibles con los requisitos reglamentarios asiáticos:

• Cumple con la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong y los requisitos de retención de datos
• Admite la Ley de Protección de Datos Personales (PDPA) de Singapur
• Cumple con el Reglamento Gubernamental de Indonesia No. 71 (GR 71/2019)
• Soporte multilingüe y marcas de tiempo de la zona horaria regional
• Implementación local del servidor en la nube en la región de Asia Pacífico

En comparación con DocuSign, eSignGlobal se centra más en la configuración de cumplimiento personalizada por el usuario, lo que lo hace adecuado para empresas que operan en múltiples jurisdicciones del sudeste asiático.

Resumen

Obtener un “Certificado de Finalización de Transacción” de DocuSign es una operación fundamental y sencilla que mejora la confiabilidad del cumplimiento y la debida diligencia. Especialmente en regiones como Hong Kong y el sudeste asiático, donde se requiere la adaptación de terminología legal específica y detalles regulatorios, tener un registro de auditoría electrónico verificable y descargable no es opcional, sino un requisito necesario para las operaciones comerciales.

Si su organización valora más la integración localizada, puede considerar alternativas de cumplimiento como eSignGlobal que se adapten a los desafíos regulatorios del mercado asiático.

Ya sea que utilice DocuSign o una plataforma alternativa compatible, asegúrese de que su solución de firma electrónica tenga un certificado verificable. En el mundo actual, la tinta y el papel pueden desvanecerse, pero los registros digitales pueden permanecer para siempre.