Làm thế nào để lấy Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch DocuSign?

Trong kỷ nguyên số, các doanh nghiệp và cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào các nền tảng chữ ký điện tử để đơn giản hóa quy trình ký tài liệu và tuân thủ các quy định khu vực ngày càng nghiêm ngặt. DocuSign là một trong những dịch vụ chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn cầu, cung cấp "Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch" (Certificate of Completion) cho mỗi tài liệu đã ký hoàn tất, như một bằng chứng xác thực giao dịch. Tìm hiểu cách lấy chứng chỉ DocuSign không chỉ là một phần quan trọng của việc thẩm định pháp lý, mà còn rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động tại các thị trường được quản lý như Hồng Kông và Đông Nam Á.

Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách truy cập, tải xuống và sử dụng hiệu quả "Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch" của DocuSign, kết hợp với các thuật ngữ pháp lý địa phương và các yêu cầu tuân thủ.

Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch của DocuSign là gì?

"Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch" của DocuSign là một tài liệu kỹ thuật số, cung cấp một bản ghi kiểm toán chi tiết cho mỗi giao dịch được ký thông qua nền tảng. Chứng chỉ này bao gồm:

• Tên và địa chỉ email của người ký
• Địa chỉ IP và dấu thời gian khi áp dụng chữ ký
• Tóm tắt tất cả các thao tác (đã xem, đã ký, đã hoàn thành)
• ID xác thực tài liệu
• ID phong bì (Envelope ID, mã nhận dạng duy nhất được gán cho mỗi gói tài liệu)

Quan trọng hơn, chứng chỉ này tuân thủ các quy định liên quan của Pháp lệnh Giao dịch Điện tử (Chương 553) của Hồng Kông và Luật Giao dịch Điện tử được thực thi ở các quốc gia Đông Nam Á.

Các bước để lấy Chứng chỉ DocuSign

Cho dù bạn là người nhận, người ký hay người gửi tài liệu, bạn có thể dễ dàng truy cập "Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch" bằng cách làm theo các bước sau:

Bước 1: Hoàn thành quy trình ký

Chứng chỉ chỉ được tạo khi tất cả các bên liên quan đã hoàn thành việc ký và gửi. Sau khi tài liệu được thực hiện đầy đủ, trạng thái của nó sẽ được đánh dấu là "Đã hoàn thành" (Completed).

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản DocuSign của bạn

Truy cập Trang đăng nhập DocuSign, nhập thông tin đăng nhập của bạn. Bạn phải sử dụng tài khoản đã tham gia vào quy trình ký để đăng nhập.

Bước 3: Tìm phong bì (Envelope) liên quan

Sau khi đăng nhập:

• Vào tab "Quản lý" (Manage) trong bảng điều khiển
• Nhấp vào tùy chọn "Đã hoàn thành" (Completed) ở thanh bên trái
• Tìm kiếm tài liệu tương ứng theo tên phong bì, người nhận, chủ đề hoặc ID phong bì

Bước 4: Xem chứng chỉ

Sau khi nhấp vào phong bì, trong tùy chọn "Lịch sử tài liệu" (Document History) hoặc "Chứng chỉ" (Certificate) (có thể nhìn thấy trong hầu hết các loại tài khoản), sẽ có một tệp có tên "Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch" được đính kèm.

Tùy thuộc vào quyền của tài khoản của bạn và gói DocuSign bạn đã đăng ký (ví dụ: Standard, Business Pro hoặc API), bạn cũng có thể truy cập menu "Chi tiết" (Details) để xem nhật ký kiểm toán đầy đủ.

Bước 5: Tải xuống và lưu trữ chứng chỉ

Sau khi tìm thấy chứng chỉ, bạn có thể tải xuống ở định dạng PDF. Bạn nên lưu trữ nó cùng với tài liệu chính thức đã ký trong kho lưu trữ kỹ thuật số của công ty, đặc biệt quan trọng ở các khu vực pháp lý coi trọng chứng chỉ kỹ thuật số, chẳng hạn như Hồng Kông và các quốc gia Đông Nam Á.

Thuật ngữ pháp lý khu vực và các cân nhắc về quy định

Tại Hồng Kông, bất kỳ bên nào dựa vào chữ ký điện tử phải đảm bảo rằng chứng chỉ tuân thủ các yêu cầu của Pháp lệnh Giao dịch Điện tử (ETO). Pháp lệnh này nhấn mạnh việc sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số và dấu thời gian như bằng chứng có thể chấp nhận được trong các tranh chấp pháp lý. Một chứng chỉ DocuSign được lấy đúng cách có thể đáp ứng các yêu cầu sau:

• Xác minh đáng tin cậy người ký
• Nhật ký liên lạc được bảo vệ bằng mã hóa
• Cung cấp đường dẫn kiểm toán chống giả mạo

Ở Đông Nam Á, Singapore, Malaysia, Indonesia và các quốc gia khác đã thiết lập các phiên bản Luật Giao dịch Điện tử của riêng họ. Các luật này thường công nhận rằng các chứng chỉ kỹ thuật số do "Nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy" (Trusted Service Provider) cấp có hiệu lực pháp lý. Thông thường, DocuSign được coi là một nhà cung cấp dịch vụ như vậy. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn cần xác nhận xem phiên bản DocuSign họ sử dụng có tuân thủ các quy định của địa phương hay không.

Các ứng dụng thực tế của Chứng chỉ DocuSign

Trong các ngành và tình huống sau, dấu vết kiểm toán tài liệu chính thức là rất quan trọng:

• Tranh chấp pháp lý liên quan đến tính xác thực của hợp đồng
• Kiểm toán tuân thủ của các công ty niêm yết
• Thẩm định trong các giao dịch mua bán và sáp nhập
• Xem xét hồ sơ lưu trữ của bộ phận an ninh CNTT

Trong các ngành yêu cầu tài liệu có độ tin cậy cao (chẳng hạn như ngành ngân hàng ở Singapore hoặc các dự án mua sắm công ở Malaysia), việc thiếu chứng chỉ có thể dẫn đến chậm trễ hoặc thậm chí là vô hiệu hóa việc xử lý tài liệu.

Đề xuất khắc phục sự cố

Nếu bạn gặp sự cố khi tìm hoặc truy cập chứng chỉ, bạn có thể tham khảo các giải pháp sau:

• Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tài khoản được liên kết với tài liệu đó
• Xác nhận rằng trạng thái của tài liệu thuộc chứng chỉ là "Đã hoàn thành" (Completed), không phải "Đã gửi" (Sent) hoặc "Đang tiến hành" (In Progress)
• Nếu quyền truy cập bị hạn chế, vui lòng liên hệ với quản trị viên của tổ chức bạn để gỡ bỏ hạn chế
• Nếu gói đăng ký của bạn không bao gồm chức năng hiển thị chứng chỉ, bạn nên nâng cấp hoặc liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng của DocuSign để được xử lý

Giải thích về nhiều người ký và cấu trúc chứng chỉ

Nếu việc ký tài liệu liên quan đến nhiều người ký, nội dung của Chứng chỉ sẽ ghi lại tất cả các sự kiện và hành vi ký theo trình tự thời gian. Cấu trúc tích hợp này đặc biệt quan trọng trong các tình huống hợp đồng được ký ở các khu vực pháp lý khác nhau, múi giờ khác nhau - và đây là một mô hình hợp tác phổ biến của các doanh nghiệp Đông Nam Á.

Các lựa chọn thay thế cho tuân thủ khu vực: eSignGlobal

Đối với người dùng ở thị trường Hồng Kông hoặc Đông Nam Á, DocuSign đôi khi không thể bao phủ đầy đủ các nhu cầu về lưu trữ cục bộ, tích hợp ngôn ngữ hoặc khả năng tương tác tuân thủ. Tại thời điểm này, các giải pháp bản địa hóa như eSignGlobal là một lựa chọn tốt hơn, tương thích với các yêu cầu quy định của châu Á:

• Tuân thủ Pháp lệnh Giao dịch Điện tử của Hồng Kông và các yêu cầu lưu giữ dữ liệu
• Hỗ trợ Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPA) của Singapore
• Tuân thủ Nghị định Chính phủ số 71 của Indonesia (GR 71/2019)
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ và dấu thời gian múi giờ khu vực
• Triển khai máy chủ đám mây cục bộ ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương

So với DocuSign, eSignGlobal tập trung nhiều hơn vào cấu hình tuân thủ tùy chỉnh của người dùng, phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý Đông Nam Á.

Tóm tắt

Lấy "Chứng chỉ Hoàn thành Giao dịch" của DocuSign là một thao tác vừa quan trọng vừa đơn giản, có tác dụng nâng cao độ tin cậy của việc tuân thủ và thẩm định. Đặc biệt ở các khu vực như Hồng Kông và Đông Nam Á, nơi cần các thuật ngữ pháp lý cụ thể và điều chỉnh các chi tiết quy định, việc có một bản ghi kiểm toán điện tử có thể xác minh và tải xuống không phải là tùy chọn mà là một điều kiện cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Nếu tổ chức của bạn coi trọng việc tích hợp bản địa hóa hơn, bạn có thể xem xét các giải pháp thay thế tuân thủ như eSignGlobal, phù hợp với những thách thức về quy định của thị trường châu Á.

Cho dù bạn sử dụng DocuSign hay một nền tảng thay thế tuân thủ, hãy đảm bảo rằng giải pháp chữ ký điện tử của bạn có chứng chỉ có thể xác minh. Trong thế giới ngày nay, mực có thể phai, nhưng hồ sơ kỹ thuật số có thể tồn tại vĩnh viễn.