Bagaimana Mendapatkan Sijil Penyelesaian Transaksi DocuSign?

Dalam era digital, perniagaan dan individu sangat bergantung pada platform tandatangan elektronik untuk memudahkan proses menandatangani dokumen dan mematuhi peraturan serantau yang semakin ketat. DocuSign ialah salah satu perkhidmatan tandatangan elektronik yang paling banyak digunakan di seluruh dunia, menyediakan “Sijil Penyelesaian” untuk setiap dokumen yang telah ditandatangani sebagai bukti transaksi yang disahkan. Memahami cara mendapatkan sijil DocuSign bukan sahaja merupakan bahagian penting dalam usaha wajar undang-undang, tetapi juga penting bagi perniagaan yang beroperasi di pasaran terkawal seperti Hong Kong dan Asia Tenggara.

Panduan ini akan memberikan anda pengenalan terperinci tentang cara mengakses, memuat turun dan menggunakan “Sijil Penyelesaian Transaksi” DocuSign dengan berkesan, digabungkan dengan istilah undang-undang tempatan dan keperluan pematuhan.

Apakah Sijil Penyelesaian Transaksi DocuSign?

“Sijil Penyelesaian Transaksi” DocuSign ialah dokumen digital yang menyediakan rekod audit terperinci bagi setiap transaksi yang ditandatangani melalui platform. Sijil ini termasuk:

• Nama dan alamat e-mel penandatangan
• Alamat IP dan cap masa apabila tandatangan digunakan
• Ringkasan semua operasi (telah dilihat, telah ditandatangani, telah selesai)
• ID pengesahan dokumen
• ID Sampul Surat (Envelope ID, pengecam unik yang diberikan kepada setiap pakej fail)

Lebih penting lagi, sijil ini mematuhi peruntukan berkaitan Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553) dan Akta Transaksi Elektronik yang dilaksanakan oleh negara-negara Asia Tenggara.

Langkah-langkah untuk Mendapatkan Sijil DocuSign

Sama ada anda penerima, penandatangan atau penghantar dokumen, anda boleh mengakses “Sijil Penyelesaian Transaksi” dengan mudah dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Selesaikan Proses Menandatangani

Sijil hanya akan dijana selepas semua pihak yang berkaitan telah selesai menandatangani dan menyerahkan. Selepas dokumen dilaksanakan sepenuhnya, statusnya akan ditanda sebagai “Selesai” (Completed).

Langkah 2: Log masuk ke Akaun DocuSign Anda

Lawati Halaman Log Masuk DocuSign, masukkan bukti kelayakan log masuk anda. Anda mesti log masuk menggunakan akaun yang mengambil bahagian dalam proses menandatangani.

Langkah 3: Cari Sampul Surat (Envelope) yang Berkaitan

Selepas log masuk:

• Pergi ke tab “Urus” (Manage) dalam papan pemuka
• Klik pilihan “Selesai” (Completed) di bar sisi kiri
• Cari fail yang sepadan mengikut nama sampul surat, penerima, subjek atau ID sampul surat

Langkah 4: Lihat Sijil

Selepas mengklik sampul surat, dalam pilihan “Sejarah Dokumen” atau “Sijil” (kelihatan dalam kebanyakan jenis akaun), akan ada fail bernama “Sijil Penyelesaian Transaksi” sebagai lampiran.

Bergantung pada kebenaran akaun anda dan pelan DocuSign yang dilanggan (seperti Standard, Business Pro atau versi API), anda juga boleh mengakses menu “Butiran” untuk melihat log audit yang lengkap.

Langkah 5: Muat Turun dan Arkibkan Sijil

Selepas mencari sijil, anda boleh memuat turunnya dalam format PDF. Adalah disyorkan untuk menyimpannya bersama-sama dengan dokumen rasmi yang ditandatangani dalam arkib digital syarikat, terutamanya dalam bidang kuasa yang mementingkan bukti kelayakan digital, seperti Hong Kong dan negara-negara Asia Tenggara.

Istilah Undang-undang Serantau dan Pertimbangan Kawal Selia

Di Hong Kong, mana-mana pihak yang bergantung pada tandatangan elektronik mesti memastikan bahawa sijil tersebut mematuhi keperluan Ordinan Transaksi Elektronik (ETO). Ordinan ini menekankan penggunaan sijil digital dan cap masa sebagai bukti yang boleh diterima dalam pertikaian undang-undang. Sijil DocuSign yang diperoleh dengan betul boleh memenuhi keperluan berikut:

• Pengesahan yang boleh dipercayai bagi penandatangan
• Log komunikasi dilindungi oleh penyulitan
• Menyediakan laluan audit kalis gangguan

Di Asia Tenggara, Singapura, Malaysia, Indonesia dan negara-negara lain telah mewujudkan versi Akta Transaksi Elektronik mereka sendiri. Undang-undang sedemikian secara amnya mengiktiraf bahawa sijil digital yang dikeluarkan oleh “Penyedia Perkhidmatan yang Dipercayai” (Trusted Service Provider) mempunyai kesan undang-undang. Biasanya, DocuSign dianggap sebagai penyedia perkhidmatan sedemikian. Walau bagaimanapun, perniagaan masih perlu mengesahkan sama ada versi DocuSign yang mereka gunakan mematuhi peraturan tempatan.

Senario Aplikasi Praktikal Sijil DocuSign

Dalam industri dan senario berikut, jejak audit fail rasmi adalah sangat penting:

• Pertikaian undang-undang yang berkaitan dengan ketulenan kontrak
• Audit pematuhan syarikat tersenarai
• Usaha wajar dalam transaksi penggabungan dan pengambilalihan
• Semakan rekod arkib oleh jabatan keselamatan IT

Dalam industri yang memerlukan dokumen yang sangat dipercayai (seperti sektor perbankan di Singapura atau projek perolehan awam di Malaysia), kekurangan sijil boleh menyebabkan kelewatan atau bahkan kegagalan dalam pemprosesan fail.

Cadangan Penyelesaian Masalah

Jika anda menghadapi masalah mencari atau mengakses sijil, anda boleh merujuk kepada penyelesaian berikut:

• Pastikan anda menggunakan akaun yang dikaitkan dengan dokumen tersebut
• Sahkan bahawa status dokumen yang dimiliki oleh sijil ialah “Selesai” (Completed), bukan “Dihantar” (Sent) atau “Sedang Berlangsung” (In Progress)
• Jika akses dihadkan, sila hubungi pentadbir organisasi anda untuk mengalih keluar sekatan
• Jika pelan langganan anda tidak termasuk fungsi penglihatan sijil, adalah disyorkan untuk menaik taraf atau menghubungi Khidmat Pelanggan DocuSign untuk pemprosesan

Penjelasan Struktur Sijil dan Berbilang Penandatangan

Jika menandatangani fail melibatkan berbilang penandatangan, kandungan Sijil (Certificate) akan merekodkan semua peristiwa dan tindakan menandatangani mengikut susunan kronologi. Struktur bersepadu ini amat penting dalam senario menandatangani kontrak merentas bidang kuasa dan zon waktu yang berbeza—yang merupakan model kerjasama biasa untuk perniagaan Asia Tenggara.

Pilihan Alternatif untuk Pematuhan Serantau: eSignGlobal

Bagi pengguna di pasaran Hong Kong atau Asia Tenggara, DocuSign kadangkala tidak dapat meliputi sepenuhnya keperluan penyimpanan tempatan, penyepaduan bahasa atau kesalingoperasian pematuhan. Pada masa ini, penyelesaian setempat seperti eSignGlobal ialah pilihan yang lebih baik, serasi dengan keperluan peraturan Asia:

• Mematuhi Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong dan keperluan penyimpanan data
• Menyokong Akta Perlindungan Data Peribadi Singapura (PDPA)
• Mematuhi Peraturan Kerajaan Indonesia No. 71 (GR 71/2019)
• Sokongan berbilang bahasa dan cap masa zon waktu serantau
• Pelayan awan tempatan di rantau Asia Pasifik

Berbanding dengan DocuSign, eSignGlobal lebih memfokuskan pada konfigurasi pematuhan tersuai pengguna, sesuai untuk perniagaan yang beroperasi di berbilang bidang kuasa Asia Tenggara.

Ringkasan

Mendapatkan “Sijil Penyelesaian Transaksi” DocuSign ialah operasi yang penting dan mudah, yang berfungsi untuk meningkatkan kebolehpercayaan pematuhan dan usaha wajar. Terutamanya di kawasan seperti Hong Kong dan Asia Tenggara yang memerlukan penyesuaian istilah undang-undang dan peraturan khusus, memiliki rekod audit elektronik yang boleh disahkan dan dimuat turun bukanlah pilihan, tetapi keperluan untuk operasi perniagaan.

Jika organisasi anda lebih mementingkan penyepaduan setempat, anda boleh mempertimbangkan penyelesaian alternatif yang mematuhi seperti eSignGlobal yang menyesuaikan diri dengan cabaran peraturan pasaran Asia.

Sama ada anda menggunakan DocuSign atau platform alternatif yang mematuhi, pastikan penyelesaian tandatangan elektronik anda mempunyai sijil yang boleh disahkan. Dalam dunia hari ini, dakwat dan kertas mungkin pudar, tetapi rekod digital boleh kekal selama-lamanya.