Bagaimana Cara Mendapatkan Sertifikat Penyelesaian Transaksi DocuSign?

Di era digital, perusahaan dan individu sangat bergantung pada platform tanda tangan elektronik untuk menyederhanakan proses penandatanganan dokumen dan mematuhi peraturan regional yang semakin ketat. DocuSign adalah salah satu layanan tanda tangan elektronik yang paling banyak digunakan di dunia, menyediakan "Sertifikat Penyelesaian" (Certificate of Completion) untuk setiap dokumen yang telah ditandatangani, sebagai bukti transaksi yang sah. Memahami cara mendapatkan sertifikat DocuSign bukan hanya merupakan bagian penting dari uji tuntas hukum, tetapi juga penting bagi perusahaan yang beroperasi di pasar yang diatur seperti Hong Kong dan Asia Tenggara.

Panduan ini akan memberi Anda penjelasan rinci tentang cara mengakses, mengunduh, dan menggunakan "Sertifikat Penyelesaian" DocuSign secara efektif, serta menggabungkannya dengan terminologi hukum lokal dan persyaratan kepatuhan.

Apa itu Sertifikat Penyelesaian Transaksi DocuSign?

"Sertifikat Penyelesaian" DocuSign adalah dokumen digital yang menyediakan catatan audit terperinci untuk setiap transaksi yang ditandatangani melalui platform. Sertifikat ini mencakup:

• Nama dan alamat email penandatangan
• Alamat IP dan stempel waktu saat tanda tangan diterapkan
• Ringkasan semua tindakan (telah dilihat, telah ditandatangani, telah diselesaikan)
• ID otentikasi dokumen
• ID Amplop (Envelope ID, kode identifikasi unik yang ditetapkan untuk setiap paket dokumen)

Lebih penting lagi, sertifikat ini mematuhi ketentuan terkait dari "Ordinan Transaksi Elektronik" (Bab 553) Hong Kong dan "Undang-Undang Transaksi Elektronik" yang diterapkan oleh negara-negara di Asia Tenggara.

Langkah-Langkah Mendapatkan Sertifikat DocuSign

Terlepas dari apakah Anda penerima, penandatangan, atau pengirim dokumen, Anda dapat dengan mudah mengakses "Sertifikat Penyelesaian" dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Selesaikan Proses Penandatanganan

Sertifikat hanya akan dibuat setelah semua pihak terkait menyelesaikan penandatanganan dan menyerahkannya. Setelah dokumen dieksekusi sepenuhnya, statusnya akan ditandai sebagai "Selesai" (Completed).

Langkah 2: Masuk ke Akun DocuSign Anda

Kunjungi Halaman Masuk DocuSign, dan masukkan kredensial login Anda. Anda harus masuk menggunakan akun yang berpartisipasi dalam proses penandatanganan.

Langkah 3: Cari Amplop (Envelope) yang Relevan

Setelah berhasil masuk:

• Masuk ke tab "Kelola" (Manage) di dasbor
• Klik opsi "Selesai" (Completed) di bilah sisi kiri
• Cari file yang sesuai berdasarkan nama amplop, penerima, subjek, atau ID amplop

Langkah 4: Lihat Sertifikat

Setelah mengklik amplop, di opsi "Riwayat Dokumen" (Document History) atau "Sertifikat" (Certificate) (terlihat di sebagian besar jenis akun), akan ada file bernama "Sertifikat Penyelesaian Transaksi" (Certificate of Completion) sebagai lampiran.

Bergantung pada izin akun Anda dan paket DocuSign yang Anda langgani (seperti Standard, Business Pro, atau API Edition), Anda juga dapat mengakses menu "Detail" (Details) untuk meninjau log audit lengkap.

Langkah 5: Unduh dan Arsipkan Sertifikat

Setelah menemukan sertifikat, Anda dapat mengunduhnya dalam format PDF. Disarankan untuk menyimpannya bersama dengan dokumen resmi yang ditandatangani dalam arsip digital perusahaan, terutama di yurisdiksi yang menghargai kredensial digital, seperti Hong Kong dan negara-negara Asia Tenggara.

Terminologi Hukum Regional dan Pertimbangan Regulasi

Di Hong Kong, setiap pihak yang mengandalkan tanda tangan elektronik harus memastikan bahwa sertifikat tersebut memenuhi persyaratan "Ordinan Transaksi Elektronik" (ETO). Ordinan ini menekankan penggunaan sertifikat digital dan stempel waktu sebagai bukti yang dapat diterima dalam sengketa hukum. Sertifikat DocuSign yang diperoleh dengan benar dapat memenuhi persyaratan berikut:

• Verifikasi yang andal terhadap penandatangan
• Log komunikasi dilindungi oleh enkripsi
• Menyediakan jalur audit yang tahan terhadap perubahan

Di Asia Tenggara, Singapura, Malaysia, Indonesia, dan negara-negara lain telah menetapkan versi masing-masing dari "Undang-Undang Transaksi Elektronik". Undang-undang semacam itu secara umum mengakui bahwa sertifikat digital yang diterbitkan oleh "Penyedia Layanan Terpercaya" (Trusted Service Provider) memiliki kekuatan hukum. Biasanya, DocuSign dianggap sebagai penyedia layanan tersebut. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan bahwa versi DocuSign yang mereka gunakan sesuai dengan peraturan setempat.

Skenario Aplikasi Praktis Sertifikat DocuSign

Dalam industri dan skenario berikut, jejak audit dokumen resmi sangat penting:

• Sengketa hukum terkait keaslian kontrak
• Audit kepatuhan perusahaan publik
• Uji tuntas dalam transaksi merger dan akuisisi
• Tinjauan catatan arsip oleh departemen keamanan TI

Dalam industri yang membutuhkan dokumen dengan tingkat kepercayaan tinggi (seperti perbankan di Singapura atau proyek pengadaan publik di Malaysia), kurangnya sertifikat dapat menyebabkan penundaan atau bahkan kegagalan dalam pemrosesan dokumen.

Saran Pemecahan Masalah

Jika Anda mengalami masalah dalam menemukan atau mengakses sertifikat, Anda dapat merujuk ke solusi berikut:

• Pastikan Anda menggunakan akun yang terkait dengan dokumen tersebut
• Konfirmasikan bahwa status dokumen tempat sertifikat berada adalah "Selesai" (Completed), bukan "Terkirim" (Sent) atau "Sedang Berlangsung" (In Progress)
• Jika akses dibatasi, hubungi administrator organisasi Anda untuk menghapus batasan
• Jika paket berlangganan Anda tidak menyertakan fungsi tampilan sertifikat, disarankan untuk meningkatkan atau menghubungi layanan pelanggan DocuSign untuk penanganan

Penjelasan Struktur Sertifikat dan Multi-Penandatangan

Jika penandatanganan dokumen melibatkan beberapa penandatangan, isi Certificate akan mencatat semua peristiwa dan tindakan penandatanganan dalam urutan kronologis. Struktur terintegrasi ini sangat penting dalam skenario di mana kontrak ditandatangani di berbagai yurisdiksi dan zona waktu—yang merupakan model kerja sama umum di antara perusahaan-perusahaan Asia Tenggara.

Alternatif untuk Kepatuhan Regional: eSignGlobal

Untuk pengguna di pasar Hong Kong atau Asia Tenggara, DocuSign terkadang tidak sepenuhnya mencakup kebutuhan penyimpanan lokal, integrasi bahasa, atau interoperabilitas kepatuhan. Pada saat ini, solusi lokal seperti eSignGlobal adalah pilihan yang lebih baik, kompatibel dengan persyaratan peraturan Asia:

• Sesuai dengan "Ordinan Transaksi Elektronik" Hong Kong dan persyaratan penyimpanan data
• Mendukung "Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi" (PDPA) Singapura
• Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Indonesia Nomor 71 (GR 71/2019)
• Dukungan multibahasa dan stempel waktu zona waktu regional
• Penyebaran server cloud lokal di wilayah Asia-Pasifik

Dibandingkan dengan DocuSign, eSignGlobal lebih berfokus pada konfigurasi kepatuhan yang dapat disesuaikan oleh pengguna, cocok untuk perusahaan yang beroperasi di beberapa wilayah hukum Asia Tenggara.

Kesimpulan

Mendapatkan "Sertifikat Penyelesaian Transaksi" DocuSign adalah operasi yang penting dan sederhana, yang berfungsi untuk meningkatkan keandalan kepatuhan dan uji tuntas. Terutama di daerah seperti Hong Kong dan Asia Tenggara yang membutuhkan adaptasi terminologi hukum dan detail peraturan tertentu, memiliki catatan audit elektronik yang dapat diverifikasi dan diunduh bukanlah opsional, tetapi merupakan persyaratan penting untuk operasi bisnis.

Jika organisasi Anda lebih menghargai integrasi lokal, Anda dapat mempertimbangkan alternatif kepatuhan seperti eSignGlobal yang beradaptasi dengan tantangan peraturan pasar Asia.

Baik Anda menggunakan DocuSign atau platform alternatif yang sesuai, pastikan solusi tanda tangan elektronik Anda memiliki sertifikat yang dapat diverifikasi. Di dunia saat ini, tinta dan kertas mungkin memudar, tetapi catatan digital dapat bertahan selamanya.