如何獲取 DocuSign 交易完成證書？

在數碼時代，企業與個人高度依賴電子簽署平台，以簡化文件簽署流程並遵守日益嚴格的地區性法規。DocuSign 是全球應用最廣泛的電子簽署服務之一，為每份完成簽署的文件提供一份「交易完成證書」（Certificate of Completion），作為認證交易的憑證。了解如何獲取 DocuSign 證書不僅是法律盡職調查的重要環節，對於在香港與東南亞等受監管市場營運的企業而言，更是關鍵。

本指南將為您詳細說明如何存取、下載及有效使用 DocuSign 的「交易完成證書」，並結合本地法律術語與合規要求進行講解。

什麼是 DocuSign 的交易完成證書？

DocuSign 的「交易完成證書」是一份數碼文件，為透過平台完成簽署的每筆交易提供詳細的稽核記錄。該證書包含：

• 簽署人的姓名與電子郵件地址
• 應用簽署時的 IP 位址與時間戳
• 所有操作摘要（已檢視、已簽署、已完成）
• 文件驗證 ID
• 文件信封 ID（Envelope ID，為每個文件包分配的唯一識別碼）

更重要的是，該證書符合香港《電子交易條例》（第553章）及東南亞各國施行的《電子交易法》的相關規定。

獲取 DocuSign 證書的步驟

無論您是文件的收件方、簽署方或傳送方，只需按照以下步驟，即可輕鬆存取「交易完成證書」：

步驟 1：完成簽署流程

僅當所有相關方完成簽署並提交後，系統才會產生證書。文件完全執行後，其狀態將標示為「已完成」（Completed）。

步驟 2：登入您的 DocuSign 帳戶

造訪 DocuSign 登入頁面，輸入登入憑證。您必須使用參與該簽署流程的帳戶進行登入。

步驟 3：查找相關信封（Envelope）

登入後：

• 進入主控台中的「管理」（Manage）標籤
• 點選左側欄的「已完成」選項
• 依信封名稱、收件者、主題或信封 ID 搜尋對應文件

步驟 4：檢視證書

點擊信封後，可在「文件歷史」或「證書」選項中（多數帳戶類型可見）找到一份名為「交易完成證書」的附件檔案。

根據您帳戶的權限與所訂閱之 DocuSign 方案（例如 Standard、Business Pro 或 API 版），您也可能能夠存取「詳細資訊」選單，以查閱完整的稽核日誌。

步驟 5：下載並歸檔證書

找到證書後，可將其以 PDF 格式下載。建議與正式簽署文件一併儲存於公司數位檔案中，特別是在重視數碼憑證的司法管轄區（如香港與東南亞國家）更為重要。

區域法律術語與監管考量

在香港，任何依賴電子簽署的一方，必須確保存取的證書符合《電子交易條例》（Electronic Transactions Ordinance，ETO）的要求。該法例強調利用數碼證書與時間戳作為在法律爭議中可採信的證據。一份正確取得的 DocuSign 證書可滿足以下要求：

• 能可靠地驗證簽署人身份
• 通訊紀錄經加密保護
• 提供防竄改的稽核路徑

在東南亞，如新加坡、馬來西亞、印尼等國已制定各自版本的《電子交易法》，普遍承認由「可信服務提供者」（Trusted Service Provider）所簽發的數碼證書具法律效力。通常 DocuSign 被視為此類服務商之一。但企業仍須確認其所使用的 DocuSign 版本是否符合所在國的本地法規。

DocuSign 證書的實際應用情境

下列產業與情境中，正式的文件稽核軌跡至為關鍵：

• 涉及合約真實性之法律爭議
• 上市公司合規稽核
• 併購交易的盡職調查
• IT 安全部門的檔案記錄複查

在重視高可信檔案的行業（如新加坡的銀行業或馬來西亞的公共採購項目），若缺乏相關證書，可能導致處理延誤甚至作廢。

故障排查建議

如無法查找或存取證書，請參考下列解決方案：

• 確保使用的是與該文件相關聯的帳戶
• 確認該證書所屬之文件狀態為「已完成」，非「已傳送」或「進行中」
• 若受限於帳戶權限，請聯絡您組織的系統管理員解除限制
• 若您的訂閱方案不包含證書檢視功能，請考慮升級或聯絡 DocuSign 客服處理

多簽署方與證書結構說明

如文件簽署涉及多位簽署方，證書內容將依時間順序記錄所有簽署事件與行為。此整合方式在不同司法管轄區、穿越時區進行簽署的情境中尤其關鍵——這正是東南亞企業常見的合作類型。

面向地區合規性的替代方案：eSignGlobal

對於香港或東南亞市場使用者而言，DocuSign 有時未能全面覆蓋本地儲存、語言整合或合規互通的需求。此時，本地化解決方案如 eSignGlobal 則為更理想的選擇，其兼容亞洲相關法規要求：

• 符合香港《電子交易條例》與資料保存規範
• 支援新加坡《個人資料保護法》（PDPA）
• 符合印尼第71號政府條例（GR 71/2019）
• 多語言支援與區域時區時間戳
• 於亞太地區部署本地雲端伺服器

相較於 DocuSign，eSignGlobal 更專注於使用者自訂合規配置，適合在多個東南亞司法地區營運的企業。

總結

取得一份 DocuSign 的「交易完成證書」是一項既關鍵又簡單的行動，其作用在於提升合規性與盡職調查的可信度。尤其在香港及東南亞等需配合特定法律術語與監管規定的地區，擁有一份可驗證、可下載的數碼稽核紀錄並非可有可無，而是業務營運的必要條件。

若貴機構更重視本地化整合，可考慮如 eSignGlobal 此類更貼近亞洲市場法規挑戰的合規替代方案。

無論是採用 DocuSign 或合規的替代平台，請務必確保您的電子簽署解決方案具備可驗證的證書。在當今世界，紙張可能褪色，數碼記錄卻能永久留存。