DocuSignの「ドキュメントカスタムフィールド」を使用して内部追跡コードを実装する方法

DocuSignのドキュメントカスタムフィールドについて

ビジネスドキュメント管理の目まぐるしい世界では、DocuSignのような電子署名プラットフォームがワークフローを効率化するための不可欠なツールとなっています。その中でも十分に活用されていない機能の一つが「ドキュメントカスタムフィールド」です。これにより、ユーザーは内部追跡コードをドキュメントに直接埋め込むことができます。この機能は、ドキュメントのライフサイクルを監視したり、一意の識別子を割り当てたり、署名者に表示されるコアコンテンツを変更せずに内部システムと統合したりする必要がある組織にとって特に価値があります。ビジネスの観点から見ると、これらのフィールドを活用することで、運用効率が向上し、追跡エラーが減少し、電子署名基準に準拠しながら、より優れた監査証跡を提供できます。

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DocuSignのドキュメントカスタムフィールドを使用して内部追跡コードを使用する方法

DocuSignのドキュメントカスタムフィールドを使用すると、ユーザーはエンベロープ（ドキュメントと署名プロセスのコンテナ）にメタデータまたはカスタムデータポイントを追加できます。これらのデータは署名者には表示されませんが、内部目的で使用できます。これらのフィールドは、プロジェクトID、部門コード、参照番号などの追跡コードを挿入するのに最適であり、バックエンドレポート、CRM統合、または在庫管理に役立ちます。この機能は、Personal、Standard、Business Proを含むほとんどのDocuSignプランで利用できますが、高度な自動化にはより高いレベルが必要になる場合があります。

ステップ1：カスタムフィールドへのアクセスと設定

まず、DocuSignアカウントにログインし、エンベロープを準備する際に「テンプレート」または「送信」セクションに移動します。カスタムフィールドは、エンベロープレベルで構成することも、再利用性を高めるためにテンプレートで構成することもできます。

1. エンベロープの作成または編集：ドキュメントをアップロードして、新しいエンベロープを開始します。「詳細設定」オプションをクリックするか、エンベロープ準備画面で「設定」>「カスタムフィールド」に移動します。

2. テキストまたは数値カスタムフィールドの追加：英数字の追跡コード（例：「PROJ-2025-001」）の場合は「テキスト」を選択し、請求書番号などのIDの場合は「数値」を選択します。レポートで識別できるように、「InternalTrackingCode」などのフィールドにわかりやすい名前を付けます。

3. フィールドへの入力：追跡コードの値を手動で入力するか、DocuSignの差し込みフィールドを使用して、SalesforceやGoogle Sheetsなどの外部ソースから統合を通じてデータを取得します。自動化の場合は、DocuSign APIに接続して、エンベロープの作成中にコードを動的に挿入できます。

この設定により、追跡コードが目に見えないように埋め込まれ、受信者に対するドキュメントのプロフェッショナルな外観が維持されます。

ステップ2：カスタムフィールドをドキュメントに適用する

構成が完了したら、フィールドをエンベロープ内の特定のドキュメントに適用します。

• ドラッグアンドドロップ配置：ドキュメントエディターで、右側のツールバーからカスタムフィールドタブをページにドラッグします。署名者のフィールドを妨げない場所に配置します。通常は、ヘッダー、フッター、または余白に配置します。フィールドは、署名者に表示せずにデータを保存します。

• 署名者のアクションへのリンク：より複雑な追跡の場合は、「表示」、「署名」、「拒否」などのイベントにフィールドを関連付けます。これにより、DocuSignの監査証跡にタイムスタンプとともに追跡コードが記録されます。

企業はこれを内部ワークフローで頻繁に使用します。たとえば、営業チームは「LeadID」コードを使用してエンベロープにタグを付け、財務チームが支払いに関連するドキュメントをシームレスに追跡できるようにします。DocuSignのドキュメントによると、これらのフィールドはエンベロープごとに最大50個のカスタムエントリをサポートしており、複雑な追跡ニーズに対応する柔軟性を提供します。

ステップ3：追跡コードの取得とレポート

カスタムフィールドの真の価値は、署名後の分析にあります。

• エンベロープレポート：完了後、「管理」タブ>「レポート」でデータにアクセスします。カスタムフィールドでフィルタリングして、特定の追跡コードを持つすべてのエンベロープを表示するCSVレポートを生成します。これは、コンプライアンス監査またはパフォーマンス指標に役立ちます。

• 高度な追跡のためのAPI統合：企業の場合は、DocuSign REST API（IntermediateまたはAdvanced Developerプランで利用可能）を使用して、カスタムフィールドをプログラムでクエリします。GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fieldsのような簡単なAPI呼び出しでデータを取得できるため、Tableauなどのツールと統合してダッシュボードを作成したり、ERPシステムと統合して在庫を更新したりできます。

• 内部使用のベストプラクティス：フィールドを基本的なデータに制限して、煩雑さを回避します。コードが署名者に表示される要素と競合しないように、サンドボックス環境でテストします。使用クォータを定期的に確認します。StandardおよびBusiness Proプランでは、ユーザーあたり年間約100個のエンベロープに制限されているため、効率的な追跡により超過を防ぐことができます。

一般的なユースケースとメリット

ビジネスの観点から見ると、ドキュメントカスタムフィールドは、追跡コードがケース管理システムにリンクされている法的レビューや、従業員IDがフォームにタグ付けされているHRオンボーディングなどのシナリオで威力を発揮します。メリットは次のとおりです。

• トレーサビリティの向上：業界のベンチマークに基づいて、大量の環境でドキュメントの紛失リスクを30〜50％削減します。

• コスト効率：サードパーティの追跡ツールを回避し、DocuSignエコシステム内で運用を維持します。

• スケーラビリティ：Business Proで一括送信をサポートし、Excelインポートを通じて数百のエンベロープにコードを適用します。

潜在的な制限には、管理者のみが表示可能（署名者ではない）であること、およびネイティブのモバイル編集フィールドがないことが含まれます。正確性を確保するためにWebインターフェイスを使用してください。全体として、この機能を習得することで、DocuSignを署名ツールから強力な内部追跡システムに変え、より広範なデジタルトランスフォーメーションの目標に沿わせることができます。

主要な競合他社とのDocuSignの比較

競争の激しい電子署名市場では、DocuSignはその強力な機能セットでリードしていますが、Adobe Sign、eSignGlobal、HelloSignなどの代替製品は、価格、コンプライアンス、および使いやすさの点で異なる利点を提供します。このセクションでは、各プラットフォームがカスタムフィールドと同様の内部追跡機能をどのように処理するかを強調する中立的な概要を提供します。これは、2025年の公式ソースからの価格と機能に基づいています。

DocuSignの概要

DocuSignは、エンタープライズレベルの電子署名の市場リーダーであり、APIの深さと統合を重視しています。前述のように、そのドキュメントカスタムフィールドは、SalesforceおよびMicrosoftエコシステムとのシームレスな接続により、内部追跡に優れています。価格は、Personalの月額10ドル（5つのエンベロープ）から、Business Proの月額40ドル/ユーザーまで、APIプランは年間600ドルから始まります。強力ですが、シートベースのライセンスにより、大規模なチームのコストが急激に上昇する可能性があります。

Adobe Signの概要

Adobe Signは、AdobeのDocument Cloudと統合されており、シームレスなPDFワークフローとエンタープライズセキュリティに重点を置いています。内部追跡の場合、DocuSignと同様の「カスタムデータ」フィールドを提供し、コードのメタデータを埋め込んだり、Adobe Analyticsを通じてレポートを作成したりできます。クリエイティブ業界で優れていますが、完全な機能を実現するにはAcrobatが必要です。価格は使用量に基づいており、個人向けは月額10ドル/ユーザーから、企業向けはカスタム見積もりです。欠点としては、Adobe以外のユーザーの学習曲線が急であること、およびSMS配信などの追加機能のコストが高いことが挙げられます。

eSignGlobalの概要

eSignGlobalは、100の主要国でコンプライアンスを遵守するグローバルプレーヤーとして位置付けられており、アジア太平洋（APAC）地域で強力な存在感を示しています。APACの電子署名環境は、断片化、高い基準、および厳格な規制を特徴としており、米国/EUのよりフレームワークベースのESIGN/eIDAS標準とは対照的です。APACでは、標準は「エコシステム統合」アプローチを強調しており、政府から企業（G2B）のデジタルIDとの深いハードウェア/API統合が必要です。これは、西洋で一般的な電子メール検証や自己申告モードをはるかに超えています。eSignGlobalは、香港のiAM SmartとシンガポールのSingpassをネイティブに統合して検証を強化することで、これに優れています。内部追跡の場合、DocuSignと同様のカスタマイズ可能なメタデータフィールドを提供し、一括送信とAPIプルをサポートし、Professionalプランでは追加料金はかかりません。グローバルでは、米国とEUを含むeSignGlobalは、DocuSignとAdobe Signの費用対効果の高い代替手段として拡大しています。そのEssentialプランは月額わずか16.6ドル（年間199ドル）で、最大100個のドキュメント署名、無制限のユーザーシート、およびアクセスコード検証を許可し、コンプライアンスに基づいて高い価値を提供します。

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HelloSign（Dropbox Sign）の概要

現在Dropboxの一部であるHelloSignは、クリーンなインターフェイスと有料プランでの無制限のテンプレートを備えたSMBのシンプルさを優先しています。その「カスタムフィールド」は、メタデータを介して内部追跡をサポートし、ストレージのためにDropboxと統合できます。価格はEssentialsの月額15ドル（無制限の送信、3つのテンプレート）で、コストを重視するユーザーにアピールします。DocuSignほどAPIが豊富ではなく、非技術的なチームに適していますが、規制対象業界の高度なコンプライアンスが不足しています。

競合他社の比較表

この表は、2025年の公開データに基づいており、各プラットフォームの中立的なトレードオフを示しています。DocuSignは深さ、Adobeは統合、eSignGlobalは地域の価値、HelloSignは使いやすさを重視しています。

結論：適切な電子署名ソリューションの選択

内部追跡コードに依存する企業にとって、DocuSignのドキュメントカスタムフィールドは、特に成熟した市場で、信頼できる基盤を提供します。ただし、需要が進化するにつれて、特にコンプライアンスが厳しい地域では、代替手段を検討することでコストと機能を最適化できます。中立的な推奨事項：包括的なエンタープライズツールについてはDocuSignを検討し、地域のコンプライアンスの選択肢については、eSignGlobalが強力で適応可能なオプションを提供します。特定のワークフローと規模に基づいて評価してください。