如何使用 DocuSign “文档自定义字段”进行内部跟踪代码？

了解 DocuSign 的文档自定义字段

在商业文档管理的快节奏世界中，像 DocuSign 这样的电子签名平台已成为简化工作流程的必不可少工具。其中一个未被充分利用的功能是“文档自定义字段”，它允许用户直接将内部跟踪代码嵌入文档中。这种功能对于需要监控文档生命周期、分配唯一标识符或与内部系统集成而无需更改签名人可见的核心内容的组织特别有价值。从商业角度来看，利用这些字段可以提升运营效率、减少跟踪错误，并提供更好的审计跟踪，同时保持符合电子签名标准。

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如何使用 DocuSign 文档自定义字段进行内部跟踪代码

DocuSign 的文档自定义字段允许用户向信封（文档和签名流程的容器）添加元数据或自定义数据点，这些数据对签名人不可见，但可用于内部目的。这些字段非常适合插入跟踪代码，例如项目 ID、部门代码或参考编号，从而有助于后端报告、CRM 集成或库存管理。此功能适用于大多数 DocuSign 计划，包括 Personal、Standard 和 Business Pro，尽管高级自动化可能需要更高层级。

步骤 1：访问和设置自定义字段

首先，登录您的 DocuSign 账户，并在准备信封时导航到“Templates”或“Send”部分。自定义字段可以在信封级别配置，或在模板中配置以实现可重用性。

1. 创建或编辑信封：通过上传文档开始一个新信封。点击“Advanced”选项，或在信封准备屏幕中转到“Settings” > “Custom Fields”。

2. 添加文本或数字自定义字段：对于字母数字跟踪代码（例如“PROJ-2025-001”）选择“Text”，对于发票编号等 ID 选择“Numeric”。为字段命名描述性名称，例如“InternalTrackingCode”，以便在报告中识别。

3. 填充字段：手动输入跟踪代码值，或使用 DocuSign 的合并字段从外部来源（如 Salesforce 或 Google Sheets）通过集成拉取数据。对于自动化，可以连接 DocuSign API，在信封创建期间动态插入代码。

这种设置确保跟踪代码被隐形嵌入，保留文档对收件人的专业外观。

步骤 2：将自定义字段应用到文档

配置完成后，将字段应用到信封中的特定文档。

• 拖放放置：在文档编辑器中，从右侧工具栏拖动自定义字段选项卡到页面上。将它放置在不会干扰签名人字段的位置——通常在页眉、页脚或边距中。该字段将保存数据而不向签名人显示。

• 链接到签名人操作：对于更复杂的跟踪，将字段与事件关联，如“Viewed”、“Signed”或“Declined”。这会在 DocuSign 的审计跟踪中记录跟踪代码以及时间戳。

企业经常将此用于内部工作流程：例如，销售团队可能使用“LeadID”代码标记信封，从而允许财务团队无缝跟踪与支付相关的文档。根据 DocuSign 的文档，这些字段每个信封支持最多 50 个自定义条目，为复杂跟踪需求提供灵活性。

步骤 3：检索和报告跟踪代码

自定义字段的真正价值在于签名后的分析。

• 信封报告：完成后的“Manage”选项卡 > “Reports”中访问数据。通过自定义字段过滤生成显示特定跟踪代码的所有信封的 CSV 报告。这对于合规审计或性能指标非常有用。

• API 集成用于高级跟踪：对于企业，使用 DocuSign REST API（适用于 Intermediate 或 Advanced Developer 计划）以编程方式查询自定义字段。一个简单的 API 调用如 GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fields 可以检索数据，从而与 Tableau 等工具集成用于仪表板，或与 ERP 系统集成用于库存更新。

• 内部使用的最佳实践：将字段限制为基本数据以避免杂乱。在沙箱环境中测试以确保代码不会与签名人可见元素冲突。定期审查使用配额——Standard 和 Business Pro 计划每个用户每年限制约 100 个信封，因此高效跟踪可防止超额。

常见用例和益处

从商业角度来看，文档自定义字段在法律审查等场景中大放异彩，其中跟踪代码链接到案例管理系统，或 HR 入职中标记员工 ID 到表单。益处包括：

• 改进可追溯性：在高容量环境中将丢失文档风险降低 30-50%，基于行业基准。

• 成本效率：避免第三方跟踪工具，将操作保持在 DocuSign 生态系统中。

• 可扩展性：在 Business Pro 中支持批量发送，通过 Excel 导入跨数百个信封应用代码。

潜在限制包括仅管理员可见（非签名人）且无原生移动编辑字段——使用 Web 界面以获得精确性。总体而言，掌握此功能可以将 DocuSign 从签名工具转变为强大的内部跟踪系统，与更广泛的数字化转型目标一致。

与主要竞争对手比较 DocuSign

在竞争激烈的电子签名市场中，DocuSign 以其强大的功能集领先，但像 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign 这样的替代品在定价、合规性和可用性方面提供不同的优势。本节提供中立概述，突出每个平台如何处理类似于自定义字段的内部跟踪功能，基于 2025 年官方来源的定价和功能。

DocuSign 概述

DocuSign 仍是企业级电子签名的市场领导者，强调 API 深度和集成。其文档自定义字段如前所述，在内部跟踪方面表现出色，与 Salesforce 和 Microsoft 生态系统无缝连接。定价从 Personal 的每月 10 美元（5 个信封）开始，到 Business Pro 的每月 40 美元/用户，API 计划从每年 600 美元起。虽然强大，但基于座位的许可可能会使大型团队成本急剧上升。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 与 Adobe 的 Document Cloud 集成，专注于无缝 PDF 工作流程和企业安全。对于内部跟踪，它提供类似于 DocuSign 的“Custom Data”字段，允许嵌入元数据用于代码和通过 Adobe Analytics 的报告。它在创意行业表现出色，但需要 Acrobat 以实现完整功能。定价基于使用量，从个人每月 10 美元/用户开始，企业自定义报价。缺点包括非 Adobe 用户的学习曲线更陡，以及附加功能如 SMS 交付的更高成本。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 将自身定位为全球玩家，在 100 个主流国家合规，在亚太（APAC）地区具有强大优势。APAC 的电子签名景观特征碎片化、高标准和严格法规，与美国/欧盟的更基于框架的 ESIGN/eIDAS 标准形成对比。在 APAC，标准强调“生态系统集成”方法，需要与政府到企业（G2B）数字身份的深度硬件/API 集成——远超西方常见的电子邮件验证或自我声明模式。eSignGlobal 在此表现出色，原生集成香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 以增强验证。对于内部跟踪，它提供类似于 DocuSign 的可自定义元数据字段，支持批量发送和 API 拉取，在 Professional 计划中无需额外费用。全球范围内，包括美国和欧盟，eSignGlobal 作为 DocuSign 和 Adobe Sign 的成本效益替代品正在扩展。其 Essential 计划仅需每月 16.6 美元（每年 199 美元），允许最多 100 个文档签名、无限用户座位和访问代码验证——在合规基础上提供高价值。

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HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign 现为 Dropbox 的一部分，优先考虑 SMB 的简单性，具有干净界面和付费计划中的无限模板。其“Custom Fields”通过元数据支持内部跟踪，可与 Dropbox 集成用于存储。定价为 Essentials 的每月 15 美元（无限发送，3 个模板），吸引注重成本的用户。它不如 DocuSign 的 API 丰富，适合非技术团队，但缺乏受监管行业的先进合规性。

竞争对手比较表

此表基于 2025 年公开数据，显示每个平台的 neutral 权衡：DocuSign 用于深度，Adobe 用于集成，eSignGlobal 用于区域价值，HelloSign 用于易用性。

结论：选择合适的电子签名解决方案

对于依赖内部跟踪代码的企业，DocuSign 的文档自定义字段提供可靠基础，尤其在成熟市场。然而，随着需求演变——特别是在合规严格的地区——探索替代方案可以优化成本和功能。中立推荐：对于全面企业工具考虑 DocuSign，但对于区域合规选择，eSignGlobal 提供强大、可适应的选项。根据您的特定工作流程和规模进行评估。