DocuSign "문서 사용자 정의 필드"를 사용하여 내부 추적 코드를 구현하는 방법?

DocuSign 문서 사용자 정의 필드 이해하기

빠르게 변화하는 비즈니스 문서 관리 환경에서 DocuSign과 같은 전자 서명 플랫폼은 워크플로를 간소화하는 데 필수적인 도구가 되었습니다. 그중에서도 충분히 활용되지 않는 기능 중 하나는 사용자가 내부 추적 코드를 문서에 직접 삽입할 수 있는 "문서 사용자 정의 필드"입니다. 이 기능은 문서 수명 주기를 모니터링하거나, 고유 식별자를 할당하거나, 서명인에게 보이는 핵심 콘텐츠를 변경하지 않고 내부 시스템과 통합해야 하는 조직에 특히 유용합니다. 비즈니스 관점에서 이러한 필드를 활용하면 운영 효율성을 높이고, 추적 오류를 줄이며, 전자 서명 표준을 준수하면서 더 나은 감사 추적을 제공할 수 있습니다.

DocuSign 또는 Adobe Sign과 전자 서명 플랫폼을 비교하고 계십니까?

eSignGlobal은 글로벌 규정 준수, 투명한 가격 책정 및 더 빠른 온보딩 프로세스를 통해 더 유연하고 비용 효율적인 전자 서명 솔루션을 제공합니다.

👉 무료 평가판 시작

DocuSign 문서 사용자 정의 필드를 사용하여 내부 추적 코드 설정하는 방법

DocuSign의 문서 사용자 정의 필드를 사용하면 사용자가 서명인에게는 보이지 않지만 내부 목적으로 사용할 수 있는 메타데이터 또는 사용자 정의 데이터 포인트를 봉투(문서 및 서명 프로세스의 컨테이너)에 추가할 수 있습니다. 이러한 필드는 프로젝트 ID, 부서 코드 또는 참조 번호와 같은 추적 코드를 삽입하는 데 적합하여 백엔드 보고, CRM 통합 또는 재고 관리에 도움이 됩니다. 이 기능은 Personal, Standard 및 Business Pro를 포함한 대부분의 DocuSign 요금제에서 사용할 수 있지만 고급 자동화에는 더 높은 계층이 필요할 수 있습니다.

1단계: 사용자 정의 필드 액세스 및 설정

먼저 DocuSign 계정에 로그인하고 봉투를 준비할 때 “템플릿” 또는 “보내기” 섹션으로 이동합니다. 사용자 정의 필드는 봉투 수준에서 구성하거나 재사용성을 위해 템플릿에서 구성할 수 있습니다.

1. 봉투 생성 또는 편집: 문서를 업로드하여 새 봉투를 시작합니다. “고급” 옵션을 클릭하거나 봉투 준비 화면에서 “설정” > "사용자 정의 필드"로 이동합니다.

2. 텍스트 또는 숫자 사용자 정의 필드 추가: 영숫자 추적 코드(예: “PROJ-2025-001”)의 경우 "텍스트"를 선택하고 송장 번호와 같은 ID의 경우 "숫자"를 선택합니다. 보고서에서 식별할 수 있도록 필드에 "InternalTrackingCode"와 같은 설명적인 이름을 지정합니다.

3. 필드 채우기: 추적 코드 값을 수동으로 입력하거나 DocuSign의 병합 필드를 사용하여 Salesforce 또는 Google Sheets와 같은 외부 소스에서 통합을 통해 데이터를 가져옵니다. 자동화의 경우 DocuSign API를 연결하여 봉투 생성 중에 코드를 동적으로 삽입할 수 있습니다.

이러한 설정을 통해 추적 코드가 눈에 띄지 않게 삽입되어 수신자에게 문서의 전문적인 모양을 유지할 수 있습니다.

2단계: 문서에 사용자 정의 필드 적용

구성이 완료되면 봉투의 특정 문서에 필드를 적용합니다.

• 드래그 앤 드롭 배치: 문서 편집기에서 오른쪽 도구 모음에서 사용자 정의 필드 탭을 페이지로 드래그합니다. 서명인 필드를 방해하지 않는 위치(일반적으로 머리글, 바닥글 또는 여백)에 배치합니다. 필드는 서명인에게 표시하지 않고 데이터를 저장합니다.

• 서명인 작업에 연결: 더 복잡한 추적을 위해 “보기”, “서명” 또는 "거절"과 같은 이벤트와 필드를 연결합니다. 이렇게 하면 DocuSign의 감사 추적에 타임스탬프와 함께 추적 코드가 기록됩니다.

기업은 종종 이를 내부 워크플로에 사용합니다. 예를 들어 영업팀은 “LeadID” 코드를 사용하여 봉투에 태그를 지정하여 재무팀이 지불과 관련된 문서를 원활하게 추적할 수 있도록 합니다. DocuSign의 문서에 따르면 이러한 필드는 봉투당 최대 50개의 사용자 정의 항목을 지원하여 복잡한 추적 요구 사항에 유연성을 제공합니다.

3단계: 추적 코드 검색 및 보고

사용자 정의 필드의 진정한 가치는 서명 후 분석에 있습니다.

• 봉투 보고: 완료 후 “관리” 탭 > "보고서"에서 데이터에 액세스합니다. 사용자 정의 필드를 필터링하여 특정 추적 코드가 있는 모든 봉투를 표시하는 CSV 보고서를 생성합니다. 이는 규정 준수 감사 또는 성과 지표에 유용합니다.

• 고급 추적을 위한 API 통합: 기업의 경우 DocuSign REST API(Intermediate 또는 Advanced Developer 요금제에서 사용 가능)를 사용하여 사용자 정의 필드를 프로그래밍 방식으로 쿼리합니다. GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fields와 같은 간단한 API 호출은 데이터를 검색하여 Tableau와 같은 도구와 통합하여 대시보드를 만들거나 ERP 시스템과 통합하여 재고를 업데이트할 수 있습니다.

• 내부 사용을 위한 모범 사례: 필드를 기본 데이터로 제한하여 혼란을 방지합니다. 코드가 서명인에게 보이는 요소와 충돌하지 않도록 샌드박스 환경에서 테스트합니다. 사용 할당량을 정기적으로 검토합니다. Standard 및 Business Pro 요금제는 사용자당 연간 약 100개의 봉투로 제한되므로 효율적인 추적을 통해 초과를 방지할 수 있습니다.

일반적인 사용 사례 및 이점

비즈니스 관점에서 문서 사용자 정의 필드는 추적 코드가 사례 관리 시스템에 연결된 법률 검토 또는 HR 온보딩에서 직원 ID를 양식에 태그하는 것과 같은 시나리오에서 빛을 발합니다. 이점은 다음과 같습니다.

• 추적 가능성 향상: 업계 벤치마크에 따라 대용량 환경에서 문서 손실 위험을 30-50% 줄입니다.

• 비용 효율성: 타사 추적 도구를 피하고 작업을 DocuSign 생태계 내에서 유지합니다.

• 확장성: Business Pro에서 대량 보내기를 지원하여 Excel 가져오기를 통해 수백 개의 봉투에 코드를 적용합니다.

잠재적인 제한 사항으로는 관리자만 볼 수 있고(서명인 아님) 기본 모바일 편집 필드가 없다는 점이 있습니다. 정확성을 위해 웹 인터페이스를 사용하십시오. 전반적으로 이 기능을 마스터하면 DocuSign을 서명 도구에서 더 광범위한 디지털 전환 목표에 부합하는 강력한 내부 추적 시스템으로 전환할 수 있습니다.

주요 경쟁업체와 DocuSign 비교

경쟁이 치열한 전자 서명 시장에서 DocuSign은 강력한 기능 세트로 선두를 달리고 있지만 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign과 같은 대안은 가격, 규정 준수 및 가용성 측면에서 다양한 이점을 제공합니다. 이 섹션에서는 각 플랫폼이 2025년 공식 출처의 가격 및 기능을 기반으로 사용자 정의 필드와 유사한 내부 추적 기능을 처리하는 방법을 강조하는 중립적인 개요를 제공합니다.

DocuSign 개요

DocuSign은 API 깊이와 통합을 강조하면서 엔터프라이즈급 전자 서명의 시장 리더로 남아 있습니다. 앞에서 설명한 문서 사용자 정의 필드는 내부 추적에 탁월하며 Salesforce 및 Microsoft 생태계와 원활하게 연결됩니다. 가격은 Personal의 월 10달러(5개의 봉투)부터 Business Pro의 월 40달러/사용자까지이며 API 요금제는 연간 600달러부터 시작합니다. 강력하지만 좌석 기반 라이선스로 인해 대규모 팀의 비용이 급격히 증가할 수 있습니다.

Adobe Sign 개요

Adobe Sign은 Adobe의 Document Cloud와 통합되어 원활한 PDF 워크플로와 엔터프라이즈 보안에 중점을 둡니다. 내부 추적을 위해 DocuSign과 유사한 “사용자 정의 데이터” 필드를 제공하여 코드 및 Adobe Analytics를 통한 보고에 메타데이터를 포함할 수 있습니다. 크리에이티브 산업에서 탁월하지만 전체 기능을 위해 Acrobat이 필요합니다. 가격은 사용량을 기준으로 하며 개인의 경우 월 10달러/사용자부터 시작하고 기업의 경우 사용자 정의 견적을 제공합니다. 단점으로는 Adobe 사용자가 아닌 경우 학습 곡선이 더 가파르고 SMS 전송과 같은 추가 기능에 대한 비용이 더 높다는 점이 있습니다.

eSignGlobal 개요

eSignGlobal은 100개의 주요 국가에서 규정을 준수하는 글로벌 플레이어로 자리매김하고 있으며 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. APAC의 전자 서명 환경은 파편화, 높은 표준 및 엄격한 규정이 특징이며 미국/EU의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS 표준과 대조됩니다. APAC에서 표준은 “생태계 통합” 접근 방식을 강조하며 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 통합이 필요합니다. 이는 서양에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 선언 모드를 훨씬 능가합니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass를 기본적으로 통합하여 검증을 강화하는 데 탁월합니다. 내부 추적을 위해 DocuSign과 유사한 사용자 정의 가능한 메타데이터 필드를 제공하여 대량 보내기 및 API 가져오기를 지원하며 Professional 요금제에서 추가 비용이 없습니다. 전 세계적으로 미국과 EU를 포함하여 eSignGlobal은 DocuSign 및 Adobe Sign의 비용 효율적인 대안으로 확장되고 있습니다. Essential 요금제는 월 16.6달러(연간 199달러)에 불과하며 최대 100개의 문서 서명, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드 확인을 허용하여 규정 준수 기반에서 높은 가치를 제공합니다.

DocuSign보다 더 스마트한 대안을 찾고 계십니까?

eSignGlobal은 글로벌 규정 준수, 투명한 가격 책정 및 더 빠른 온보딩 프로세스를 통해 더 유연하고 비용 효율적인 전자 서명 솔루션을 제공합니다.

👉 무료 평가판 시작

HelloSign (Dropbox Sign) 개요

현재 Dropbox의 일부인 HelloSign은 깨끗한 인터페이스와 유료 요금제의 무제한 템플릿을 통해 SMB의 단순성을 우선시합니다. "사용자 정의 필드"는 메타데이터를 통해 내부 추적을 지원하며 저장을 위해 Dropbox와 통합할 수 있습니다. 가격은 Essentials의 월 15달러(무제한 전송, 3개의 템플릿)로 비용에 민감한 사용자를 끌어들입니다. DocuSign만큼 API가 풍부하지 않고 기술적이지 않은 팀에 적합하지만 규제 산업의 고급 규정 준수가 부족합니다.

경쟁업체 비교 표

이 표는 2025년 공개 데이터를 기반으로 하며 각 플랫폼의 중립적인 균형을 보여줍니다. DocuSign은 심층성을 위해, Adobe는 통합을 위해, eSignGlobal은 지역 가치를 위해, HelloSign은 사용 편의성을 위해 사용됩니다.

결론: 적합한 전자 서명 솔루션 선택

내부 추적 코드에 의존하는 기업의 경우 DocuSign의 문서 사용자 정의 필드는 특히 성숙한 시장에서 안정적인 기반을 제공합니다. 그러나 요구 사항이 진화함에 따라(특히 규정 준수가 엄격한 지역에서) 대안을 탐색하면 비용과 기능을 최적화할 수 있습니다. 중립적인 권장 사항: 포괄적인 엔터프라이즈 도구의 경우 DocuSign을 고려하되 지역 규정 준수 선택의 경우 eSignGlobal은 강력하고 적응 가능한 옵션을 제공합니다. 특정 워크플로와 규모에 따라 평가하십시오.