如何使用 DocuSign「Document Custom Fields」進行內部追蹤碼？

了解 DocuSign 的文件自訂欄位

在商業文件管理的快節奏世界中，像 DocuSign 這樣的電子簽名平台已成為簡化工作流程的必不可少工具。其中一個未被充分利用的功能是「文件自訂欄位」，它允許使用者直接將內部追蹤代碼嵌入文件中。這種功能對於需要監控文件生命週期、分配唯一識別碼或與內部系統整合而無需更改簽名人可見的核心內容的組織特別有價值。從商業角度來看，利用這些欄位可以提升營運效率、減少追蹤錯誤，並提供更好的審計追蹤，同時保持符合電子簽名標準。

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如何使用 DocuSign 文件自訂欄位進行內部追蹤代碼

DocuSign 的文件自訂欄位允許使用者向信封（文件和簽名流程的容器）添加元數據或自訂資料點，這些資料對簽名人不可見，但可用於內部目的。這些欄位非常適合插入追蹤代碼，例如專案 ID、部門代碼或參考編號，從而有助於後端報告、CRM 整合或庫存管理。此功能適用於大多數 DocuSign 計劃，包括 Personal、Standard 和 Business Pro，儘管進階自動化可能需要更高層級。

步驟 1：存取和設定自訂欄位

首先，登入您的 DocuSign 帳戶，並在準備信封時導航至「Templates」或「Send」部分。自訂欄位可以在信封層級配置，或在模板中配置以實現可重用性。

1. 建立或編輯信封：透過上傳文件開始一個新信封。點擊「Advanced」選項，或在信封準備畫面中轉至「Settings」 > 「Custom Fields」。

2. 添加文字或數字自訂欄位：對於字母數字追蹤代碼（例如「PROJ-2025-001」）選擇「Text」，對於發票編號等 ID 選擇「Numeric」。為欄位命名描述性名稱，例如「InternalTrackingCode」，以便在報告中識別。

3. 填入欄位：手動輸入追蹤代碼值，或使用 DocuSign 的合併欄位從外部來源（如 Salesforce 或 Google Sheets）透過整合拉取資料。對於自動化，可以連接 DocuSign API，在信封建立期間動態插入代碼。

這種設定確保追蹤代碼被隱形嵌入，保留文件對收件人的專業外觀。

步驟 2：將自訂欄位應用到文件

配置完成後，將欄位應用到信封中的特定文件。

• 拖放放置：在文件編輯器中，從右側工具列拖動自訂欄位選項卡到頁面上。將它放置在不會干擾簽名人欄位的位置——通常在頁眉、頁腳或邊距中。該欄位將保存資料而不向簽名人顯示。

• 連結到簽名人操作：對於更複雜的追蹤，將欄位與事件關聯，如「Viewed」、「Signed」或「Declined」。這會在 DocuSign 的審計追蹤中記錄追蹤代碼以及時間戳。

企業經常將此用於內部工作流程：例如，銷售團隊可能使用「LeadID」代碼標記信封，從而允許財務團隊無縫追蹤與支付相關的文件。根據 DocuSign 的文件，這些欄位每個信封支援最多 50 個自訂條目，為複雜追蹤需求提供靈活性。

步驟 3：擷取和報告追蹤代碼

自訂欄位的真正價值在於簽名後的分析。

• 信封報告：完成後的「Manage」選項卡 > 「Reports」中存取資料。透過自訂欄位篩選產生顯示特定追蹤代碼的所有信封的 CSV 報告。這對於合規審計或效能指標非常有用。

• API 整合用於進階追蹤：對於企業，使用 DocuSign REST API（適用於 Intermediate 或 Advanced Developer 計劃）以程式方式查詢自訂欄位。一個簡單的 API 呼叫如 GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fields 可以擷取資料，從而與 Tableau 等工具整合用於儀表板，或與 ERP 系統整合用於庫存更新。

• 內部使用的最佳實務：將欄位限制為基本資料以避免雜亂。在沙箱環境中測試以確保代碼不會與簽名人可見元素衝突。定期審查使用配額——Standard 和 Business Pro 計劃每個使用者每年限制約 100 個信封，因此高效追蹤可防止超額。

常見用例和益處

從商業角度來看，文件自訂欄位在法律審查等場景中大放異彩，其中追蹤代碼連結到案例管理系統，或 HR 入職中標記員工 ID 到表單。益處包括：

• 改善可追溯性：在高容量環境中將遺失文件風險降低 30-50%，基於行業基準。

• 成本效率：避免第三方追蹤工具，將操作保持在 DocuSign 生態系統中。

• 可擴展性：在 Business Pro 中支援批量發送，透過 Excel 匯入跨數百個信封應用代碼。

潛在限制包括僅管理員可見（非簽名人）且無原生行動編輯欄位——使用 Web 介面以獲得精確性。總體而言，掌握此功能可以将 DocuSign 從簽名工具轉變為強大的內部追蹤系統，與更廣泛的數位轉型目標一致。

與主要競爭對手比較 DocuSign

在競爭激烈的電子簽名市場中，DocuSign 以其強大的功能集領先，但像 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign 這樣的替代品在定價、合規性和可用性方面提供不同的優勢。本節提供中立概述，突顯每個平台如何處理類似於自訂欄位的內部追蹤功能，基於 2025 年官方來源的定價和功能。

DocuSign 概述

DocuSign 仍是企業級電子簽名的市場領導者，強調 API 深度和整合。其文件自訂欄位如前所述，在內部追蹤方面表現出色，與 Salesforce 和 Microsoft 生態系統無縫連接。定價從 Personal 的每月 10 美元（5 個信封）開始，到 Business Pro 的每月 40 美元/使用者，API 計劃從每年 600 美元起。雖然強大，但基於座位的許可可能使大型團隊成本急劇上升。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 與 Adobe 的 Document Cloud 整合，專注於無縫 PDF 工作流程和企業安全。對於內部追蹤，它提供類似於 DocuSign 的「Custom Data」欄位，允許嵌入元數據用於代碼和透過 Adobe Analytics 的報告。它在創意產業表現出色，但需要 Acrobat 以實現完整功能。定價基於使用量，從個人每月 10 美元/使用者開始，企業自訂報價。缺點包括非 Adobe 使用者的學習曲線更陡，以及附加功能如 SMS 交付的更高成本。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 將自身定位為全球玩家，在 100 個主流國家合規，在亞太（APAC）地區具有強大優勢。APAC 的電子簽名景觀特徵碎片化、高標準和嚴格法規，與美國/歐盟的更基於框架的 ESIGN/eIDAS 標準形成對比。在 APAC，標準強調「生態系統整合」方法，需要與政府到企業（G2B）數位身份的深度硬體/API 整合——遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明模式。eSignGlobal 在此表現出色，原生整合香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 以增強驗證。對於內部追蹤，它提供類似於 DocuSign 的可自訂元數據欄位，支援批量發送和 API 拉取，在 Professional 計劃中無需額外費用。全球範圍內，包括美國和歐盟，eSignGlobal 作為 DocuSign 和 Adobe Sign 的成本效益替代品正在擴展。其 Essential 計劃僅需每月 16.6 美元（每年 199 美元），允許最多 100 個文件簽名、無限使用者座位和存取代碼驗證——在合規基礎上提供高價值。

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HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign 現為 Dropbox 的一部分，優先考慮 SMB 的簡單性，具有乾淨介面和付費計劃中的無限模板。其「Custom Fields」透過元數據支援內部追蹤，可與 Dropbox 整合用於儲存。定價為 Essentials 的每月 15 美元（無限發送，3 個模板），吸引注重成本的使用者。它不如 DocuSign 的 API 豐富，適合非技術團隊，但缺乏受監管產業的進階合規性。

競爭對手比較表

此表基於 2025 年公開資料，顯示每個平台的 neutral 權衡：DocuSign 用於深度，Adobe 用於整合，eSignGlobal 用於區域價值，HelloSign 用於易用性。

結論：選擇合適的電子簽名解決方案

對於依賴內部追蹤代碼的企業，DocuSign 的文件自訂欄位提供可靠基礎，尤其在成熟市場。然而，隨著需求演變——特別是在合規嚴格的地區——探索替代方案可以優化成本和功能。中立推薦：對於全面企業工具考慮 DocuSign，但對於區域合規選擇，eSignGlobal 提供強大、可適應的選項。根據您的特定工作流程和規模進行評估。