Bagaimana Cara Menggunakan "Document Custom Fields" DocuSign untuk Kode Pelacakan Internal?

Memahami Bidang Kustom Dokumen DocuSign

Dalam dunia manajemen dokumen bisnis yang serba cepat, platform tanda tangan elektronik seperti DocuSign telah menjadi alat penting untuk menyederhanakan alur kerja. Salah satu fitur yang kurang dimanfaatkan adalah "Bidang Kustom Dokumen," yang memungkinkan pengguna untuk menyematkan kode pelacakan internal langsung ke dalam dokumen. Fungsionalitas ini sangat berharga bagi organisasi yang perlu memantau siklus hidup dokumen, menetapkan pengidentifikasi unik, atau berintegrasi dengan sistem internal tanpa mengubah konten inti yang terlihat oleh penanda tangan. Dari sudut pandang bisnis, memanfaatkan bidang ini dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan pelacakan, dan memberikan jejak audit yang lebih baik, sambil tetap mematuhi standar tanda tangan elektronik.

Membandingkan platform tanda tangan elektronik dengan DocuSign atau Adobe Sign?

eSignGlobal menawarkan solusi tanda tangan elektronik yang lebih fleksibel dan hemat biaya dengan kepatuhan global, harga transparan, dan proses orientasi yang lebih cepat.

👉 Mulai uji coba gratis

Cara Menggunakan Bidang Kustom Dokumen DocuSign untuk Kode Pelacakan Internal

Bidang kustom dokumen DocuSign memungkinkan pengguna untuk menambahkan metadata atau titik data kustom ke amplop (wadah untuk dokumen dan proses penandatanganan) yang tidak terlihat oleh penanda tangan tetapi dapat digunakan untuk tujuan internal. Bidang ini ideal untuk menyisipkan kode pelacakan seperti ID proyek, kode departemen, atau nomor referensi, yang membantu dalam pelaporan backend, integrasi CRM, atau manajemen inventaris. Fitur ini tersedia di sebagian besar paket DocuSign, termasuk Personal, Standard, dan Business Pro, meskipun otomatisasi tingkat lanjut mungkin memerlukan tingkatan yang lebih tinggi.

Langkah 1: Mengakses dan Menyiapkan Bidang Kustom

Untuk memulai, masuk ke akun DocuSign Anda dan navigasikan ke bagian "Templates" atau "Send" saat menyiapkan amplop. Bidang kustom dapat dikonfigurasi di tingkat amplop atau dalam templat untuk penggunaan kembali.

1. Buat atau Edit Amplop: Mulai amplop baru dengan mengunggah dokumen. Klik opsi "Advanced" atau buka "Settings" > "Custom Fields" di layar persiapan amplop.

2. Tambahkan Bidang Kustom Teks atau Numerik: Pilih "Text" untuk kode pelacakan alfanumerik (misalnya, "PROJ-2025-001") atau "Numeric" untuk ID seperti nomor faktur. Beri nama bidang dengan nama deskriptif seperti "InternalTrackingCode" untuk identifikasi dalam laporan.

3. Isi Bidang: Masukkan nilai kode pelacakan secara manual atau gunakan bidang gabungan DocuSign untuk menarik data dari sumber eksternal (seperti Salesforce atau Google Sheets) melalui integrasi. Untuk otomatisasi, hubungkan DocuSign API untuk menyisipkan kode secara dinamis selama pembuatan amplop.

Pengaturan ini memastikan bahwa kode pelacakan disematkan secara tidak terlihat, menjaga tampilan profesional dokumen untuk penerima.

Langkah 2: Menerapkan Bidang Kustom ke Dokumen

Setelah dikonfigurasi, terapkan bidang ke dokumen tertentu dalam amplop.

• Penempatan Seret dan Lepas: Dalam editor dokumen, seret opsi bidang kustom dari bilah alat di sebelah kanan ke halaman. Tempatkan di lokasi yang tidak akan mengganggu bidang penanda tangan—biasanya di header, footer, atau margin. Bidang akan menyimpan data tanpa ditampilkan kepada penanda tangan.

• Tautkan ke Tindakan Penanda Tangan: Untuk pelacakan yang lebih kompleks, kaitkan bidang dengan peristiwa seperti "Viewed," "Signed," atau "Declined." Ini mencatat kode pelacakan dengan stempel waktu dalam jejak audit DocuSign.

Perusahaan sering menggunakan ini untuk alur kerja internal: misalnya, tim penjualan dapat menandai amplop dengan kode "LeadID," yang memungkinkan tim keuangan untuk melacak dokumen terkait pembayaran dengan mulus. Menurut dokumentasi DocuSign, bidang ini mendukung hingga 50 entri kustom per amplop, memberikan fleksibilitas untuk kebutuhan pelacakan yang kompleks.

Langkah 3: Mengambil dan Melaporkan Kode Pelacakan

Nilai sebenarnya dari bidang kustom terletak pada analisis pasca-penandatanganan.

• Laporan Amplop: Akses data di bawah tab "Manage" > "Reports" setelah selesai. Filter melalui bidang kustom untuk menghasilkan laporan CSV yang menampilkan semua amplop dengan kode pelacakan tertentu. Ini sangat berguna untuk audit kepatuhan atau metrik kinerja.

• Integrasi API untuk Pelacakan Tingkat Lanjut: Untuk perusahaan, gunakan DocuSign REST API (tersedia dengan paket Intermediate atau Advanced Developer) untuk mengkueri bidang kustom secara terprogram. Panggilan API sederhana seperti GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fields dapat mengambil data, memungkinkan integrasi dengan alat seperti Tableau untuk dasbor atau dengan sistem ERP untuk pembaruan inventaris.

• Praktik Terbaik untuk Penggunaan Internal: Batasi bidang ke data penting untuk menghindari kekacauan. Uji di lingkungan kotak pasir untuk memastikan kode tidak bertentangan dengan elemen yang terlihat oleh penanda tangan. Tinjau kuota penggunaan secara teratur—paket Standard dan Business Pro membatasi sekitar 100 amplop per pengguna per tahun, jadi pelacakan yang efisien mencegah kelebihan.

Kasus Penggunaan dan Manfaat Umum

Dari sudut pandang bisnis, bidang kustom dokumen bersinar dalam skenario seperti tinjauan hukum, di mana kode pelacakan ditautkan ke sistem manajemen kasus, atau orientasi SDM, di mana ID karyawan ditandai ke formulir. Manfaatnya meliputi:

• Peningkatan Kemampuan Lacak: Mengurangi risiko dokumen yang hilang sebesar 30-50% dalam lingkungan volume tinggi, berdasarkan tolok ukur industri.

• Efisiensi Biaya: Menghindari alat pelacakan pihak ketiga, menjaga operasi dalam ekosistem DocuSign.

• Skalabilitas: Mendukung pengiriman massal di Business Pro, menerapkan kode di ratusan amplop melalui impor Excel.

Batasan potensial termasuk visibilitas hanya admin (bukan penanda tangan) dan tidak ada pengeditan bidang seluler asli—gunakan antarmuka web untuk presisi. Secara keseluruhan, menguasai fitur ini dapat mengubah DocuSign dari alat penandatanganan menjadi sistem pelacakan internal yang kuat, selaras dengan tujuan transformasi digital yang lebih luas.

Membandingkan DocuSign dengan Pesaing Utama

Di pasar tanda tangan elektronik yang kompetitif, DocuSign memimpin dengan rangkaian fitur yang kuat, tetapi alternatif seperti Adobe Sign, eSignGlobal, dan HelloSign menawarkan keunggulan berbeda dalam hal harga, kepatuhan, dan kegunaan. Bagian ini memberikan ikhtisar netral, menyoroti bagaimana setiap platform menangani fungsi pelacakan internal yang mirip dengan bidang kustom, berdasarkan harga dan fitur dari sumber resmi tahun 2025.

Ikhtisar DocuSign

DocuSign tetap menjadi pemimpin pasar untuk tanda tangan elektronik tingkat perusahaan, menekankan kedalaman API dan integrasi. Bidang kustom dokumennya, seperti yang dijelaskan sebelumnya, unggul dalam pelacakan internal, terhubung dengan mulus dengan ekosistem Salesforce dan Microsoft. Harga mulai dari $10/bulan (5 amplop) untuk Personal hingga $40/pengguna/bulan untuk Business Pro, dengan paket API mulai dari $600/tahun. Meskipun kuat, lisensi berbasis kursi dapat membuat biaya meningkat tajam untuk tim besar.

Ikhtisar Adobe Sign

Adobe Sign terintegrasi dengan Adobe's Document Cloud, berfokus pada alur kerja PDF yang mulus dan keamanan perusahaan. Untuk pelacakan internal, ia menawarkan bidang "Custom Data" yang mirip dengan DocuSign, memungkinkan penyematan metadata untuk kode dan pelaporan melalui Adobe Analytics. Ini unggul dalam industri kreatif tetapi membutuhkan Acrobat untuk fungsionalitas penuh. Harga didasarkan pada penggunaan, mulai dari $10/pengguna/bulan untuk individu hingga penawaran khusus untuk perusahaan. Kekurangan termasuk kurva pembelajaran yang lebih curam untuk pengguna non-Adobe dan biaya yang lebih tinggi untuk fitur tambahan seperti pengiriman SMS.

Ikhtisar eSignGlobal

eSignGlobal memposisikan dirinya sebagai pemain global, mematuhi 100 negara arus utama, dengan kehadiran yang kuat di Asia-Pasifik (APAC). Lanskap tanda tangan elektronik APAC dicirikan oleh fragmentasi, standar tinggi, dan peraturan ketat, berbeda dengan standar ESIGN/eIDAS berbasis kerangka kerja yang lebih umum di AS/UE. Di APAC, standar menekankan pendekatan "integrasi ekosistem," yang memerlukan integrasi perangkat keras/API yang mendalam dengan identitas digital pemerintah ke bisnis (G2B)—jauh melampaui verifikasi email atau pola deklarasi diri yang umum di Barat. eSignGlobal unggul di sini, mengintegrasikan iAM Smart Hong Kong dan Singpass Singapura secara asli untuk verifikasi yang ditingkatkan. Untuk pelacakan internal, ia menawarkan bidang metadata yang dapat disesuaikan yang mirip dengan DocuSign, mendukung pengiriman massal dan penarikan API tanpa biaya tambahan dalam paket Professional. Secara global, termasuk AS dan UE, eSignGlobal berkembang sebagai alternatif hemat biaya untuk DocuSign dan Adobe Sign. Paket Essential-nya hanya $16,6/bulan (atau $199/tahun), memungkinkan hingga 100 tanda tangan dokumen, kursi pengguna tak terbatas, dan verifikasi kode akses—memberikan nilai tinggi berdasarkan kepatuhan.

Mencari alternatif yang lebih cerdas daripada DocuSign?

eSignGlobal menawarkan solusi tanda tangan elektronik yang lebih fleksibel dan hemat biaya dengan kepatuhan global, harga transparan, dan proses orientasi yang lebih cepat.

👉 Mulai uji coba gratis

Ikhtisar HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign, sekarang menjadi bagian dari Dropbox, memprioritaskan kesederhanaan untuk SMB, dengan antarmuka yang bersih dan templat tak terbatas dalam paket berbayar. "Custom Fields"-nya mendukung pelacakan internal melalui metadata, terintegrasi dengan Dropbox untuk penyimpanan. Harga $15/bulan untuk Essentials (pengiriman tak terbatas, 3 templat) menarik bagi pengguna yang sadar biaya. Ini kurang kaya API daripada DocuSign, cocok untuk tim non-teknis tetapi kurang memiliki kepatuhan tingkat lanjut untuk industri yang diatur.

Tabel Perbandingan Pesaing

Tabel ini, berdasarkan data publik tahun 2025, menunjukkan pertukaran netral dari setiap platform: DocuSign untuk kedalaman, Adobe untuk integrasi, eSignGlobal untuk nilai regional, dan HelloSign untuk kemudahan penggunaan.

Kesimpulan: Memilih Solusi Tanda Tangan Elektronik yang Tepat

Untuk perusahaan yang bergantung pada kode pelacakan internal, bidang kustom dokumen DocuSign memberikan dasar yang solid, terutama di pasar yang matang. Namun, seiring berkembangnya kebutuhan—terutama di wilayah dengan kepatuhan yang ketat—menjelajahi alternatif dapat mengoptimalkan biaya dan fungsionalitas. Rekomendasi netral: pertimbangkan DocuSign untuk alat perusahaan yang komprehensif, tetapi untuk pilihan kepatuhan regional, eSignGlobal menawarkan opsi yang kuat dan mudah beradaptasi. Evaluasi berdasarkan alur kerja dan skala spesifik Anda.