จะใช้ "Document Custom Fields" ของ DocuSign เพื่อสร้างรหัสติดตามภายในได้อย่างไร

ทำความเข้าใจฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสาร DocuSign

ในโลกที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วของการจัดการเอกสารทางธุรกิจ แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น DocuSign ได้กลายเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน คุณสมบัติหนึ่งที่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่คือ "ฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสาร" ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถฝังรหัสติดตามภายในลงในเอกสารได้โดยตรง ฟังก์ชันนี้มีค่าอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการตรวจสอบวงจรชีวิตของเอกสาร กำหนดตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน หรือผสานรวมกับระบบภายในโดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหลักที่ผู้ลงนามมองเห็นได้ จากมุมมองทางธุรกิจ การใช้ฟิลด์เหล่านี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ลดข้อผิดพลาดในการติดตาม และให้การตรวจสอบที่ดีขึ้น ในขณะที่ยังคงเป็นไปตามมาตรฐานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

วิธีใช้ฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสาร DocuSign สำหรับรหัสติดตามภายใน

ฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสาร DocuSign ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มข้อมูลเมตาหรือจุดข้อมูลที่กำหนดเองลงในซองจดหมาย (คอนเทนเนอร์สำหรับเอกสารและขั้นตอนการลงนาม) ซึ่งผู้ลงนามมองไม่เห็น แต่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ภายในได้ ฟิลด์เหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแทรกโค้ดติดตาม เช่น รหัสโครงการ รหัสแผนก หรือหมายเลขอ้างอิง ซึ่งช่วยในการรายงานแบ็กเอนด์ การรวม CRM หรือการจัดการสินค้าคงคลัง คุณสมบัตินี้มีอยู่ในแผน DocuSign ส่วนใหญ่ รวมถึง Personal, Standard และ Business Pro แม้ว่าระบบอัตโนมัติขั้นสูงอาจต้องใช้ระดับที่สูงกว่า

ขั้นตอนที่ 1: การเข้าถึงและการตั้งค่าฟิลด์แบบกำหนดเอง

เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบบัญชี DocuSign ของคุณ และนำทางไปยังส่วน "Templates" หรือ "Send" เมื่อเตรียมซองจดหมาย ฟิลด์แบบกำหนดเองสามารถกำหนดค่าได้ในระดับซองจดหมาย หรือในเทมเพลตเพื่อความสามารถในการนำกลับมาใช้ใหม่ได้

1. สร้างหรือแก้ไขซองจดหมาย: เริ่มต้นซองจดหมายใหม่โดยการอัปโหลดเอกสาร คลิกตัวเลือก "Advanced" หรือไปที่ "Settings" > "Custom Fields" ในหน้าจอเตรียมซองจดหมาย

2. เพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเองที่เป็นข้อความหรือตัวเลข: เลือก "Text" สำหรับรหัสติดตามที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข (เช่น "PROJ-2025-001") หรือ "Numeric" สำหรับ ID เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ตั้งชื่อฟิลด์ด้วยชื่อที่สื่อความหมาย เช่น "InternalTrackingCode" เพื่อให้สามารถระบุได้ในการรายงาน

3. เติมฟิลด์: ป้อนค่ารหัสติดตามด้วยตนเอง หรือใช้ฟิลด์ผสานของ DocuSign เพื่อดึงข้อมูลจากแหล่งภายนอก (เช่น Salesforce หรือ Google Sheets) ผ่านการผสานรวม สำหรับระบบอัตโนมัติ คุณสามารถเชื่อมต่อ DocuSign API เพื่อแทรกรหัสแบบไดนามิกในระหว่างการสร้างซองจดหมาย

การตั้งค่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ารหัสติดตามจะถูกฝังอย่างไม่เด่นชัด โดยคงรูปลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของเอกสารไว้สำหรับผู้รับ

ขั้นตอนที่ 2: การใช้ฟิลด์แบบกำหนดเองกับเอกสาร

เมื่อกำหนดค่าแล้ว ให้ใช้ฟิลด์กับเอกสารเฉพาะในซองจดหมาย

• การวางแบบลากและวาง: ในตัวแก้ไขเอกสาร ให้ลากแท็บฟิลด์แบบกำหนดเองจากแถบเครื่องมือด้านขวาไปยังหน้า วางไว้ในตำแหน่งที่ไม่รบกวนฟิลด์ของผู้ลงนาม โดยปกติจะอยู่ในส่วนหัว ส่วนท้าย หรือขอบ ฟิลด์จะเก็บข้อมูลโดยไม่แสดงให้ผู้ลงนามเห็น

• การเชื่อมโยงกับการกระทำของผู้ลงนาม: สำหรับการติดตามที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ให้เชื่อมโยงฟิลด์กับเหตุการณ์ เช่น "Viewed", "Signed" หรือ "Declined" ซึ่งจะบันทึกรหัสติดตามพร้อมกับประทับเวลาในการตรวจสอบของ DocuSign

ธุรกิจมักจะใช้สิ่งนี้สำหรับขั้นตอนการทำงานภายใน: ตัวอย่างเช่น ทีมขายอาจแท็กซองจดหมายด้วยรหัส "LeadID" ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินสามารถติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินได้อย่างราบรื่น ตามเอกสารของ DocuSign ฟิลด์เหล่านี้รองรับรายการแบบกำหนดเองสูงสุด 50 รายการต่อซองจดหมาย ทำให้มีความยืดหยุ่นสำหรับความต้องการในการติดตามที่ซับซ้อน

ขั้นตอนที่ 3: การดึงข้อมูลและการรายงานรหัสติดตาม

คุณค่าที่แท้จริงของฟิลด์แบบกำหนดเองอยู่ที่การวิเคราะห์หลังการลงนาม

• รายงานซองจดหมาย: เข้าถึงข้อมูลในแท็บ "Manage" > "Reports" หลังจากเสร็จสิ้น สร้างรายงาน CSV ที่กรองตามฟิลด์แบบกำหนดเองเพื่อแสดงซองจดหมายทั้งหมดที่มีรหัสติดตามเฉพาะ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

• การรวม API สำหรับการติดตามขั้นสูง: สำหรับองค์กร ให้ใช้ DocuSign REST API (มีให้ในแผน Intermediate หรือ Advanced Developer) เพื่อสอบถามฟิลด์แบบกำหนดเองโดยทางโปรแกรม การเรียก API อย่างง่าย เช่น GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fields สามารถดึงข้อมูล ซึ่งช่วยให้สามารถรวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น Tableau สำหรับแดชบอร์ด หรือรวมเข้ากับระบบ ERP สำหรับการอัปเดตสินค้าคงคลัง

• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานภายใน: จำกัดฟิลด์ไว้ที่ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิง ทดสอบในสภาพแวดล้อมแซนด์บ็อกซ์เพื่อให้แน่ใจว่ารหัสจะไม่ขัดแย้งกับองค์ประกอบที่ผู้ลงนามมองเห็นได้ ตรวจสอบโควต้าการใช้งานเป็นประจำ — แผน Standard และ Business Pro จำกัดซองจดหมายประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปี ดังนั้นการติดตามที่มีประสิทธิภาพจะช่วยป้องกันการใช้เกิน

กรณีการใช้งานทั่วไปและประโยชน์

จากมุมมองทางธุรกิจ ฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสารเปล่งประกายในสถานการณ์ต่างๆ เช่น การตรวจสอบทางกฎหมาย โดยที่รหัสติดตามเชื่อมโยงกับระบบการจัดการคดี หรือในการเริ่มต้นใช้งานพนักงาน HR โดยที่ ID พนักงานถูกแท็กไปยังแบบฟอร์ม ประโยชน์ที่ได้รับ ได้แก่:

• ปรับปรุงความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ: ลดความเสี่ยงของเอกสารที่สูญหายลง 30-50% ในสภาพแวดล้อมที่มีปริมาณมาก ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม

• ประสิทธิภาพด้านต้นทุน: หลีกเลี่ยงเครื่องมือติดตามของบุคคลที่สาม โดยรักษาการดำเนินงานไว้ในระบบนิเวศ DocuSign

• ความสามารถในการปรับขนาด: รองรับการส่งแบบกลุ่มใน Business Pro โดยใช้การนำเข้า Excel เพื่อใช้รหัสในซองจดหมายหลายร้อยซอง

ข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ การมองเห็นเฉพาะผู้ดูแลระบบ (ไม่ใช่ผู้ลงนาม) และไม่มีการแก้ไขฟิลด์บนมือถือแบบเนทีฟ — ใช้เว็บอินเทอร์เฟซเพื่อความแม่นยำ โดยรวมแล้ว การเรียนรู้คุณสมบัตินี้สามารถเปลี่ยน DocuSign จากเครื่องมือลงนามเป็นระบบติดตามภายในที่ทรงพลัง ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่กว้างขึ้น

การเปรียบเทียบ DocuSign กับคู่แข่งหลัก

ในตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการแข่งขันสูง DocuSign เป็นผู้นำด้วยชุดคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง แต่ทางเลือกอื่น เช่น Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign นำเสนอข้อได้เปรียบที่แตกต่างกันในด้านราคา การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความสามารถในการใช้งาน ส่วนนี้ให้ภาพรวมที่เป็นกลาง โดยเน้นว่าแต่ละแพลตฟอร์มจัดการฟังก์ชันการติดตามภายในที่คล้ายกับฟิลด์แบบกำหนดเองอย่างไร โดยอิงตามราคาและคุณสมบัติจากแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการในปี 2025

ภาพรวม DocuSign

DocuSign ยังคงเป็นผู้นำตลาดสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระดับองค์กร โดยเน้นที่ความลึกของ API และการผสานรวม ฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสาร ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดดเด่นในการติดตามภายใน โดยเชื่อมต่อกับระบบนิเวศ Salesforce และ Microsoft ได้อย่างราบรื่น ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือน (5 ซองจดหมาย) สำหรับ Personal และ $40 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับ Business Pro โดยแผน API เริ่มต้นที่ $600 ต่อปี แม้ว่าจะทรงพลัง แต่การอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ตามที่นั่งอาจทำให้ต้นทุนสูงขึ้นอย่างมากสำหรับทีมขนาดใหญ่

ภาพรวม Adobe Sign

Adobe Sign ผสานรวมกับ Document Cloud ของ Adobe โดยมุ่งเน้นที่ขั้นตอนการทำงาน PDF ที่ราบรื่นและความปลอดภัยระดับองค์กร สำหรับการติดตามภายใน มีฟิลด์ "Custom Data" ที่คล้ายกับ DocuSign ซึ่งช่วยให้สามารถฝังข้อมูลเมตาสำหรับรหัสและการรายงานผ่าน Adobe Analytics โดดเด่นในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่ต้องใช้ Acrobat เพื่อให้ฟังก์ชันการทำงานเต็มรูปแบบ ราคาขึ้นอยู่กับการใช้งาน โดยเริ่มต้นที่ $10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับบุคคลทั่วไป และใบเสนอราคาที่กำหนดเองสำหรับองค์กร ข้อเสีย ได้แก่ เส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชันกว่าสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Adobe และต้นทุนที่สูงขึ้นสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การส่ง SMS

ภาพรวม eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้เล่นระดับโลก โดยมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบใน 100 ประเทศหลัก โดยมีความแข็งแกร่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีลักษณะเฉพาะคือการกระจายตัว มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานมากกว่าของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป ใน APAC มาตรฐานเน้นวิธีการ "การรวมระบบนิเวศ" ซึ่งต้องมีการรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเกินกว่าการตรวจสอบอีเมลหรือรูปแบบการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในตะวันตก eSignGlobal โดดเด่นในด้านนี้ โดยมีการรวม iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์โดยกำเนิดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบ สำหรับการติดตามภายใน มีฟิลด์ข้อมูลเมตาที่ปรับแต่งได้คล้ายกับ DocuSign รองรับการส่งแบบกลุ่มและการดึง API โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในแผน Professional ทั่วโลก รวมถึงสหรัฐอเมริกาและสหภาพยุโรป eSignGlobal กำลังขยายตัวในฐานะทางเลือกที่คุ้มค่าสำหรับ DocuSign และ Adobe Sign แผน Essential มีราคาเพียง $16.6 ต่อเดือน ($199 ต่อปี) อนุญาตให้ลงนามเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบรหัส — มอบมูลค่าสูงบนพื้นฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ภาพรวม HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox ให้ความสำคัญกับความเรียบง่ายสำหรับ SMB ด้วยอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและเทมเพลตไม่จำกัดในแผนชำระเงิน "Custom Fields" รองรับการติดตามภายในผ่านข้อมูลเมตา และสามารถรวมเข้ากับ Dropbox สำหรับการจัดเก็บ ราคาอยู่ที่ $15 ต่อเดือนสำหรับ Essentials (การส่งไม่จำกัด, 3 เทมเพลต) ดึงดูดผู้ใช้ที่ใส่ใจเรื่องต้นทุน ไม่ได้มี API ที่หลากหลายเท่า DocuSign เหมาะสำหรับทีมที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค แต่ขาดการปฏิบัติตามกฎระเบียบขั้นสูงสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม

ตารางเปรียบเทียบคู่แข่ง

ตารางนี้อิงตามข้อมูลสาธารณะในปี 2025 แสดงให้เห็นถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลางของแต่ละแพลตฟอร์ม: DocuSign สำหรับความลึก Adobe สำหรับการรวม eSignGlobal สำหรับมูลค่าระดับภูมิภาค และ HelloSign สำหรับความง่ายในการใช้งาน

สรุป: การเลือกโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

สำหรับธุรกิจที่พึ่งพารหัสติดตามภายใน ฟิลด์แบบกำหนดเองของเอกสาร DocuSign มอบพื้นฐานที่เชื่อถือได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตลาดที่เติบโตเต็มที่ อย่างไรก็ตาม เมื่อความต้องการพัฒนาไป — โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภูมิภาคที่มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด — การสำรวจทางเลือกอื่นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและฟังก์ชันการทำงานได้ คำแนะนำที่เป็นกลาง: พิจารณา DocuSign สำหรับเครื่องมือองค์กรที่ครอบคลุม แต่สำหรับตัวเลือกการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับภูมิภาค eSignGlobal นำเสนอตัวเลือกที่แข็งแกร่งและปรับเปลี่ยนได้ ประเมินตามขั้นตอนการทำงานและขนาดเฉพาะของคุณ