Wie verwendet man "Dokument-Benutzerdefinierte Felder" von DocuSign für interne Tracking-Codes?

DocuSign-Dokumenten-Benutzerdefinierte Felder verstehen

In der schnelllebigen Welt des kommerziellen Dokumentenmanagements haben sich E-Signatur-Plattformen wie DocuSign zu unverzichtbaren Werkzeugen zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen entwickelt. Eine der weniger genutzten Funktionen ist das "Dokumenten-Benutzerdefinierte Feld", mit dem Benutzer interne Tracking-Codes direkt in Dokumente einbetten können. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Organisationen, die den Lebenszyklus von Dokumenten überwachen, eindeutige Kennungen zuweisen oder sich in interne Systeme integrieren müssen, ohne den für Unterzeichner sichtbaren Kerninhalt zu ändern. Aus geschäftlicher Sicht kann die Nutzung dieser Felder die betriebliche Effizienz steigern, Tracking-Fehler reduzieren und bessere Audit-Trails bieten, während gleichzeitig die E-Signatur-Standards eingehalten werden.

Vergleichen Sie E-Signatur-Plattformen mit DocuSign oder Adobe Sign?

eSignGlobal bietet flexiblere und kostengünstigere E-Signatur-Lösungen mit globaler Compliance, transparenter Preisgestaltung und schnelleren Onboarding-Prozessen.

👉 Starten Sie eine kostenlose Testversion

So verwenden Sie DocuSign-Dokumenten-Benutzerdefinierte Felder für interne Tracking-Codes

Mit den Dokumenten-Benutzerdefinierten Feldern von DocuSign können Benutzer Metadaten oder benutzerdefinierte Datenpunkte zu einem Umschlag (dem Container für das Dokument und den Signaturprozess) hinzufügen, die für die Unterzeichner nicht sichtbar sind, aber für interne Zwecke verwendet werden können. Diese Felder eignen sich ideal zum Einfügen von Tracking-Codes wie Projekt-IDs, Abteilungscodes oder Referenznummern, die die Backend-Berichterstellung, die CRM-Integration oder die Bestandsverwaltung unterstützen. Diese Funktion ist in den meisten DocuSign-Plänen verfügbar, einschließlich Personal, Standard und Business Pro, obwohl für erweiterte Automatisierung möglicherweise höhere Stufen erforderlich sind.

Schritt 1: Zugriff auf und Einrichtung von Benutzerdefinierten Feldern

Melden Sie sich zunächst bei Ihrem DocuSign-Konto an und navigieren Sie beim Vorbereiten eines Umschlags zum Abschnitt "Vorlagen" oder "Senden". Benutzerdefinierte Felder können auf Umschlagsebene oder in Vorlagen für die Wiederverwendbarkeit konfiguriert werden.

1. Umschlag erstellen oder bearbeiten: Starten Sie einen neuen Umschlag, indem Sie ein Dokument hochladen. Klicken Sie auf die Option "Erweitert" oder gehen Sie im Umschlagvorbereitungsbildschirm zu "Einstellungen" > "Benutzerdefinierte Felder".

2. Text- oder numerische Benutzerdefinierte Felder hinzufügen: Wählen Sie "Text" für alphanumerische Tracking-Codes (z. B. "PROJ-2025-001") und "Numerisch" für IDs wie Rechnungsnummern. Geben Sie dem Feld einen beschreibenden Namen, z. B. "InternalTrackingCode", um es in Berichten zu identifizieren.

3. Felder ausfüllen: Geben Sie Tracking-Codewerte manuell ein oder verwenden Sie die Zusammenführungsfelder von DocuSign, um Daten über Integrationen aus externen Quellen wie Salesforce oder Google Sheets abzurufen. Für die Automatisierung können Sie die DocuSign-API verbinden, um Codes während der Umschlagerstellung dynamisch einzufügen.

Diese Einrichtung stellt sicher, dass Tracking-Codes unsichtbar eingebettet werden, wodurch das professionelle Erscheinungsbild des Dokuments für die Empfänger erhalten bleibt.

Schritt 2: Anwenden von Benutzerdefinierten Feldern auf Dokumente

Nach der Konfiguration wenden Sie die Felder auf bestimmte Dokumente innerhalb des Umschlags an.

• Drag-and-Drop-Platzierung: Ziehen Sie im Dokumenteditor die Option für das Benutzerdefinierte Feld aus der rechten Symbolleiste auf die Seite. Platzieren Sie es an einer Stelle, die die Felder des Unterzeichners nicht beeinträchtigt - normalerweise in Kopf-, Fußzeilen oder Rändern. Das Feld speichert die Daten, ohne sie dem Unterzeichner anzuzeigen.

• Verknüpfung mit Unterzeichneraktionen: Für komplexere Nachverfolgungen verknüpfen Sie Felder mit Ereignissen wie "Angezeigt", "Signiert" oder "Abgelehnt". Dadurch wird der Tracking-Code zusammen mit Zeitstempeln im DocuSign-Audit-Trail aufgezeichnet.

Unternehmen verwenden dies häufig für interne Arbeitsabläufe: Beispielsweise kann ein Vertriebsteam Umschläge mit einem "LeadID"-Code kennzeichnen, sodass das Finanzteam Dokumente nahtlos mit Zahlungen verfolgen kann. Laut der Dokumentation von DocuSign unterstützen diese Felder bis zu 50 benutzerdefinierte Einträge pro Umschlag und bieten Flexibilität für komplexe Tracking-Anforderungen.

Schritt 3: Abrufen und Melden von Tracking-Codes

Der wahre Wert von Benutzerdefinierten Feldern liegt in der Analyse nach der Signatur.

• Umschlagberichte: Greifen Sie nach Abschluss über die Registerkarte "Verwalten" > "Berichte" auf Daten zu. Filtern Sie nach Benutzerdefinierten Feldern, um CSV-Berichte zu erstellen, die alle Umschläge mit bestimmten Tracking-Codes anzeigen. Dies ist nützlich für Compliance-Audits oder Leistungskennzahlen.

• API-Integration für erweitertes Tracking: Für Unternehmen verwenden Sie die DocuSign REST API (verfügbar in den Plänen Intermediate oder Advanced Developer), um Benutzerdefinierte Felder programmgesteuert abzufragen. Ein einfacher API-Aufruf wie GET /envelopes/{envelopeId}/custom_fields kann Daten abrufen und so die Integration mit Tools wie Tableau für Dashboards oder mit ERP-Systemen für Bestandsaktualisierungen ermöglichen.

• Best Practices für die interne Verwendung: Beschränken Sie Felder auf wesentliche Daten, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden. Testen Sie in einer Sandbox-Umgebung, um sicherzustellen, dass Codes nicht mit für den Unterzeichner sichtbaren Elementen in Konflikt geraten. Überprüfen Sie regelmäßig die Nutzungskontingente - die Pläne Standard und Business Pro sind auf etwa 100 Umschläge pro Benutzer und Jahr beschränkt, sodass eine effiziente Nachverfolgung Überschreitungen verhindert.

Häufige Anwendungsfälle und Vorteile

Aus geschäftlicher Sicht glänzen Dokumenten-Benutzerdefinierte Felder in Szenarien wie der juristischen Prüfung, bei der Tracking-Codes mit Fallmanagementsystemen verknüpft sind, oder beim HR-Onboarding, bei dem Mitarbeiter-IDs Formularen zugeordnet werden. Zu den Vorteilen gehören:

• Verbesserte Rückverfolgbarkeit: Reduziert das Risiko verlorener Dokumente in Umgebungen mit hohem Volumen um 30-50 %, basierend auf Branchenbenchmarks.

• Kosteneffizienz: Vermeidet Tracking-Tools von Drittanbietern und hält den Betrieb innerhalb des DocuSign-Ökosystems.

• Skalierbarkeit: Unterstützt Massensendungen in Business Pro und wendet Codes über Excel-Importe auf Hunderte von Umschlägen an.

Zu den potenziellen Einschränkungen gehören die Sichtbarkeit nur für Administratoren (nicht für Unterzeichner) und das Fehlen einer nativen mobilen Bearbeitung von Feldern - verwenden Sie die Weboberfläche für Präzision. Insgesamt kann die Beherrschung dieser Funktion DocuSign von einem Signaturtool in ein robustes internes Tracking-System verwandeln, das mit umfassenderen Zielen der digitalen Transformation übereinstimmt.

Vergleich von DocuSign mit wichtigen Wettbewerbern

Auf dem wettbewerbsintensiven Markt für elektronische Signaturen ist DocuSign mit seinem robusten Funktionsumfang führend, aber Alternativen wie Adobe Sign, eSignGlobal und HelloSign bieten unterschiedliche Vorteile in Bezug auf Preisgestaltung, Compliance und Benutzerfreundlichkeit. Dieser Abschnitt bietet einen neutralen Überblick, der hervorhebt, wie jede Plattform interne Tracking-Funktionen ähnlich wie Benutzerdefinierte Felder handhabt, basierend auf offiziellen Quellen für Preisgestaltung und Funktionen im Jahr 2025.

DocuSign-Überblick

DocuSign bleibt der Marktführer für elektronische Signaturen auf Unternehmensebene und legt Wert auf API-Tiefe und Integrationen. Die Dokumenten-Benutzerdefinierten Felder, wie bereits erwähnt, zeichnen sich durch internes Tracking aus und lassen sich nahtlos in Salesforce- und Microsoft-Ökosysteme integrieren. Die Preise beginnen bei 10 US-Dollar pro Monat (5 Umschläge) für Personal und steigen auf 40 US-Dollar pro Benutzer und Monat für Business Pro, wobei API-Pläne ab 600 US-Dollar pro Jahr erhältlich sind. Obwohl leistungsstark, kann die sitzplatzbasierte Lizenzierung die Kosten für große Teams in die Höhe treiben.

Adobe Sign-Überblick

Adobe Sign ist in die Adobe Document Cloud integriert und konzentriert sich auf nahtlose PDF-Workflows und Unternehmenssicherheit. Für internes Tracking bietet es "Benutzerdefinierte Daten"-Felder ähnlich wie DocuSign, die das Einbetten von Metadaten für Codes und die Berichterstellung über Adobe Analytics ermöglichen. Es zeichnet sich in der Kreativbranche aus, erfordert aber Acrobat für die volle Funktionalität. Die Preise basieren auf der Nutzung und beginnen bei 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat für Einzelpersonen, mit benutzerdefinierten Angeboten für Unternehmen. Zu den Nachteilen gehören eine steilere Lernkurve für Nicht-Adobe-Benutzer und höhere Kosten für Zusatzfunktionen wie die SMS-Zustellung.

eSignGlobal-Überblick

eSignGlobal positioniert sich als globaler Player, der in 100 wichtigen Ländern konform ist und eine starke Präsenz im asiatisch-pazifischen Raum (APAC) hat. Die E-Signatur-Landschaft in APAC zeichnet sich durch Fragmentierung, hohe Standards und strenge Vorschriften aus, im Gegensatz zu den eher rahmenbasierten ESIGN/eIDAS-Standards in den USA/EU. In APAC betonen die Standards einen Ansatz der "Ökosystemintegration", der eine tiefe Hardware-/API-Integration mit digitalen Identitäten von Regierung zu Unternehmen (G2B) erfordert - weit über die in der westlichen Welt üblichen E-Mail-Verifizierungs- oder Selbsterklärungsmodelle hinaus. eSignGlobal zeichnet sich hier aus und integriert nativ Hongkongs iAM Smart und Singapurs Singpass für eine verbesserte Verifizierung. Für internes Tracking bietet es anpassbare Metadatenfelder ähnlich wie DocuSign, die Massensendungen und API-Abrufe unterstützen, ohne zusätzliche Kosten im Professional-Plan. Weltweit, einschließlich der USA und der EU, expandiert eSignGlobal als kostengünstige Alternative zu DocuSign und Adobe Sign. Der Essential-Plan kostet nur 16,6 US-Dollar pro Monat (199 US-Dollar pro Jahr) und ermöglicht bis zu 100 Dokumentsignaturen, unbegrenzte Benutzerplätze und Zugriffscode-Verifizierung - und bietet so einen hohen Wert auf Compliance-Basis.

Suchen Sie eine intelligentere Alternative zu DocuSign?

eSignGlobal bietet flexiblere und kostengünstigere E-Signatur-Lösungen mit globaler Compliance, transparenter Preisgestaltung und schnelleren Onboarding-Prozessen.

👉 Starten Sie eine kostenlose Testversion

HelloSign (Dropbox Sign)-Überblick

HelloSign, jetzt Teil von Dropbox, priorisiert die Einfachheit für KMUs mit einer übersichtlichen Oberfläche und unbegrenzten Vorlagen in kostenpflichtigen Plänen. Die "Benutzerdefinierten Felder" unterstützen internes Tracking über Metadaten und können für die Speicherung in Dropbox integriert werden. Die Preise beginnen bei 15 US-Dollar pro Monat für Essentials (unbegrenzte Sendungen, 3 Vorlagen) und sprechen kostenbewusste Benutzer an. Es ist weniger API-reich als DocuSign und eignet sich für nicht-technische Teams, aber es mangelt an fortschrittlicher Compliance für regulierte Branchen.

Vergleichstabelle der Wettbewerber

Diese Tabelle basiert auf öffentlichen Daten von 2025 und zeigt neutrale Kompromisse zwischen den einzelnen Plattformen: DocuSign für Tiefe, Adobe für Integration, eSignGlobal für regionalen Wert und HelloSign für Benutzerfreundlichkeit.

Fazit: Auswahl der richtigen E-Signatur-Lösung

Für Unternehmen, die auf interne Tracking-Codes angewiesen sind, bieten die Dokumenten-Benutzerdefinierten Felder von DocuSign eine solide Grundlage, insbesondere in reifen Märkten. Wenn sich die Anforderungen jedoch weiterentwickeln - insbesondere in Compliance-sensiblen Regionen - kann die Erkundung von Alternativen Kosten und Funktionen optimieren. Neutrale Empfehlung: Erwägen Sie DocuSign für ein umfassendes Unternehmens-Tool, aber für regionale Compliance-Auswahl bietet eSignGlobal robuste, anpassungsfähige Optionen. Bewerten Sie anhand Ihrer spezifischen Workflows und Ihrer Größe.