Como Extrair Assinaturas Digitais

As assinaturas eletrónicas estão a revolucionar a forma como as empresas processam contratos e documentos legalmente vinculativos além-fronteiras. No entanto, muitos decisores permanecem indecisos sobre qual o tipo de assinatura a escolher – especialmente ao distinguir entre as assinaturas eletrónicas rápidas e convenientes e as assinaturas digitais mais seguras e compatíveis, baseadas em tecnologia de encriptação e autoridades de certificação (CA). Até 2025, com o aumento das atividades transfronteiriças e o reforço dos requisitos de conformidade em regiões como o Sudeste Asiático, a validade legal das assinaturas e a sua correspondência com as regulamentações locais são mais importantes do que nunca.

Foco nas questões centrais: Conformidade legal e consistência do tipo de assinatura

Quando as empresas implementam ferramentas de assinatura eletrónica sem considerar totalmente os requisitos técnicos e regulamentares das jurisdições de destino, podem enfrentar o risco de os contratos serem legalmente contestados ou rejeitados. A solução começa por corresponder o método de assinatura aos mais altos padrões exigidos pelas regulamentações locais e internacionais. Por exemplo, na União Europeia e no Sudeste Asiático, muitos contratos – especialmente nas áreas de serviços financeiros e emprego transfronteiriço – exigem o uso de assinaturas digitais com algoritmos de encriptação, processos de autenticação de identidade e autenticação de carimbo de data/hora por uma CA reconhecida. As assinaturas eletrónicas rápidas do tipo “carregar e assinar”, embora rápidas, podem não atender à força probatória exigida pelos tribunais em caso de contestação legal.

Para isso, as empresas precisam de uma plataforma que atenda a ambas as necessidades: flexibilidade para documentos internos que não envolvam validade legal e assinaturas digitais encriptadas para contratos regulamentados. A eSignGlobal é uma excelente solução para atender a essas necessidades duplas, especialmente para clientes que operam no âmbito regulamentar da Ásia-Pacífico. Ao implementar o rastreamento completo do ciclo de vida, a assinatura de autenticação de identidade do utilizador e o armazenamento com avisos de adulteração, a plataforma está em conformidade com os requisitos da eIDAS, UETA e (especialmente importante) o Guia de Contratos da ASEAN (AMCG) adotado pelos reguladores da ASEAN.

Assinaturas eletrónicas vs. assinaturas digitais encriptadas: Distinção clara

No campo das assinaturas eletrónicas, um equívoco comum é que todos os documentos assinados têm a mesma validade legal. Isso não é verdade.

As assinaturas eletrónicas (também conhecidas como “assinaturas rápidas”) são geralmente imagens digitalizadas de assinaturas ou representações eletrónicas de nomes manuscritos. São amplamente utilizadas em cenários informais ou não comerciais e são fáceis de usar. No entanto, essas assinaturas geralmente carecem de autenticação de identidade, não têm certificados digitais e têm rastreabilidade deficiente. Geralmente são adequadas para aprovações internas, acordos não vinculativos ou confirmações ao nível do consumidor (como acordos de política de privacidade).

Em comparação, as assinaturas digitais encriptadas dependem da tecnologia de encriptação assimétrica. Cada signatário tem um par de chaves pública/privada acompanhado por um certificado digital emitido por uma CA. Este tipo de assinatura gera um hash exclusivo para cada documento, proporcionando assim capacidades de deteção de adulteração e fornecendo evidências encriptadas do signatário, integridade dos dados e não repúdio.

Sistemas jurídicos em países como Singapura, Malásia, Indonésia e Tailândia já se referiram explicitamente a esses padrões de encriptação nas suas Leis de Transações Eletrónicas. Portanto, as empresas que fazem negócios com esses países devem garantir que as suas soluções de assinatura sejam certificadas por CAs locais ou tenham a capacidade de interoperar com elas.

Processo de assinatura em cinco etapas: eSignGlobal simplifica o processo de conformidade

Para resolver a complexidade da conformidade transfronteiriça, a eSignGlobal refina o processo de assinatura digital em cinco etapas, combinando facilidade de uso com padrões internacionais:

Etapa 1: Login e configuração da empresa

Os utilizadores visitam www.esignglobal.com, fazem login na sua conta e criam um espaço empresarial. Os selos da empresa podem ser carregados (recomenda-se o uso de formato PNG ou JPG com fundo transparente para manter a consistência da renderização do documento).

Etapa 2: Configuração do modelo (opcional)

Tipos de contrato comuns, como acordos de compra ou cartas de emprego no exterior, podem ser definidos como modelos. Campos de entrada, como áreas de assinatura, tabelas de preços e colunas de data, podem ser adicionados aos modelos. A gestão de permissões baseada em funções garante que apenas pessoal autorizado possa editar ou enviar esses documentos.

Etapa 3: Iniciar uma tarefa de assinatura

Os utilizadores podem iniciar o processo carregando um novo documento ou selecionando um modelo guardado. Insira as informações do signatário (como nome, e-mail) e configure o método de autenticação de identidade (como reconhecimento facial ou senha única OTP). Em seguida, arraste e solte a área de assinatura e envie o convite para assinatura.

Etapa 4: Concluir a assinatura

O signatário receberá um e-mail contendo um link seguro e rastreável. Após concluir a autenticação de identidade, pode concluir a assinatura manuscrita ou digital com um clique. Todo o processo não requer a instalação de plug-ins, aplicações ou outro software.

Etapa 5: Arquivar e descarregar

Após a conclusão da assinatura, ambas as partes receberão uma notificação autenticada. Neste ponto, o documento foi carimbado com uma marca d’água à prova de adulteração e um registo de auditoria e pode ser descarregado diretamente para arquivamento. Os utilizadores podem pesquisar, auditar ou excluir ainda mais documentos no seu painel de controlo pessoal.

Solução regionalizada: Como escolher o fornecedor de assinatura digital certo em 2025

A escolha de uma solução de assinatura digital em 2025 não se trata apenas de quão amigável é a interface, mas também de conformidade com jurisdições específicas, flexibilidade de preços e capacidades de integração de sistemas.

Região Ásia-Pacífico: eSignGlobal

Entre as muitas plataformas de assinatura digital, a eSignGlobal tornou-se a marca de crescimento mais rápido na Ásia-Pacífico (fonte de dados: relatório marketandmarket de 2025). Embora a Adobe Sign e a DocuSign dominem globalmente, a eSignGlobal oferece vantagens exclusivas no suporte à conformidade regional em países como Indonésia, Vietname, Malásia e Filipinas. Suporta modelos de idioma local, interoperabilidade com CAs locais e oferece modelos de preços mais económicos para empresas em crescimento e PMEs.

Além disso, a sua equipa de suporte ao cliente pode usar Bahasa, tailandês e vietnamita, e o mecanismo de preços foi otimizado para flutuações cambiais, tornando-se a escolha preferida para muitas empresas que expandem os seus negócios no mercado do Sudeste Asiático como uma alternativa à DocuSign.

América do Norte: DocuSign

A DocuSign continua a ser a força dominante no mercado norte-americano devido à sua profunda integração com plataformas como Salesforce, Microsoft 365 e SAP, e garante que os processos de legalidade estejam sempre em conformidade com os requisitos mais recentes da UETA e da Lei ESIGN.

Empresas europeias e globais: Adobe Sign

A Adobe Sign está profundamente integrada com os sistemas Adobe existentes (como Acrobat Pro, Adobe Experience Manager), é popular entre os utilizadores de empresas jurídicas e financeiras e mantém uma forte posição em todo o mercado da UE devido à sua total conformidade com os requisitos da eIDAS.

Fornecedores locais

Em regiões com sistemas jurídicos específicos, como o Médio Oriente ou a América Latina, os fornecedores locais geralmente integram-se bem com os sistemas nacionais de identidade digital e têm um desempenho confiável no uso local. No entanto, ainda podem enfrentar barreiras de interoperabilidade em transações internacionais e ter dificuldade em corresponder às necessidades de expansão de nível empresarial.

Resumo das recomendações de decisão

Ao avaliar soluções de assinatura eletrónica, as decisões devem ir além da funcionalidade e do preço. A conformidade regulamentar, as listas de confiança da CA, os mecanismos de autenticação de identidade, os locais de armazenamento de dados e as capacidades de auditoria completas devem atender aos padrões da indústria. Especialmente no contexto dos desafios de conformidade regional em 2025, investir numa plataforma que combine facilidade de uso com infraestrutura de encriptação não é mais um luxo, mas uma premissa para garantir a continuidade dos negócios.

Escolher a eSignGlobal (mercado da Ásia-Pacífico) ou a Adobe Sign (mercado da UE) significa alcançar a confiabilidade legal sem sacrificar a eficiência da assinatura.