Bagaimana untuk mengekstrak tandatangan digital

Tandatangan elektronik sedang mengubah cara perniagaan memproses kontrak rentas sempadan dan dokumen yang sah dari segi undang-undang. Walau bagaimanapun, ramai pembuat keputusan masih tidak pasti jenis tandatangan yang hendak dipilih—terutamanya apabila membezakan antara tandatangan elektronik yang pantas dan mudah dengan tandatangan digital yang lebih selamat dan mematuhi peraturan berdasarkan teknologi penyulitan dan pihak berkuasa pensijilan (CA). Menjelang 2025, dengan peningkatan aktiviti rentas sempadan dan pengukuhan keperluan pematuhan di rantau seperti Asia Tenggara, kesahan undang-undang tandatangan dan keserasiannya dengan peraturan tempatan adalah lebih penting berbanding sebelum ini.

Fokus pada isu teras: Pematuhan undang-undang dan konsistensi jenis tandatangan

Apabila perniagaan menggunakan alat tandatangan elektronik tanpa mempertimbangkan sepenuhnya keperluan teknikal dan peraturan bidang kuasa sasaran, mereka mungkin menghadapi risiko kontrak dicabar atau ditolak dari segi undang-undang. Penyelesaiannya bermula dengan memadankan kaedah tandatangan dengan piawaian tertinggi yang diperlukan oleh peraturan tempatan dan antarabangsa. Contohnya, di EU dan Asia Tenggara, banyak kontrak—terutamanya dalam bidang perkhidmatan kewangan dan pengambilan pekerja rentas sempadan—memerlukan penggunaan tandatangan digital dengan algoritma penyulitan, proses pengesahan identiti dan pengesahan cap masa oleh CA yang diiktiraf. Tandatangan elektronik pantas “muat naik dan tandatangan” mungkin pantas, tetapi mungkin tidak memenuhi bukti yang diperlukan oleh mahkamah apabila menghadapi cabaran undang-undang.

Untuk tujuan ini, perniagaan memerlukan platform yang boleh mengendalikan kedua-dua jenis keperluan: fleksibiliti untuk dokumen dalaman yang tidak melibatkan kesan undang-undang dan tandatangan digital yang disulitkan untuk kontrak terkawal. eSignGlobal ialah penyelesaian yang sangat baik untuk memenuhi keperluan dwi ini, terutamanya untuk pelanggan yang beroperasi dalam rangka kerja peraturan Asia Pasifik. Dengan melaksanakan penjejakan kitaran hayat yang lengkap, penandatanganan pengesahan identiti pengguna dan kaedah penyimpanan yang mempunyai petunjuk gangguan, platform ini mematuhi keperluan eIDAS, UETA dan (yang paling penting) Garis Panduan Kontrak ASEAN (AMCG) yang diterima pakai oleh pengawal selia ASEAN.

Tandatangan elektronik berbanding tandatangan digital yang disulitkan: Perbezaan yang jelas

Dalam bidang tandatangan elektronik, salah tanggapan yang biasa berlaku ialah semua dokumen yang ditandatangani mempunyai kesan undang-undang yang sama. Ini tidak benar.

Tandatangan elektronik (juga dikenali sebagai “tandatangan pantas”) biasanya merupakan imej tandatangan yang diimbas atau perwakilan elektronik nama tulisan tangan. Ia digunakan secara meluas dalam senario tidak formal atau bukan komersial dan mudah digunakan. Walau bagaimanapun, tandatangan sedemikian biasanya kekurangan pengesahan identiti, tiada sijil digital dan kebolehkesanan yang lemah. Ia biasanya sesuai untuk kelulusan dalaman, perjanjian tidak mengikat atau pengesahan peringkat pengguna (seperti perjanjian dasar privasi).

Sebagai perbandingan, tandatangan digital yang disulitkan bergantung pada teknologi penyulitan asimetri. Setiap penandatangan mempunyai pasangan kunci awam/peribadi yang disertakan dengan sijil digital yang dikeluarkan oleh CA. Tandatangan ini menjana cincangan unik untuk setiap dokumen, yang membolehkan pengesanan gangguan dan menyediakan bukti penyulitan penandatangan, integriti data dan penafian.

Sistem perundangan negara seperti Singapura, Malaysia, Indonesia dan Thailand telah merujuk secara jelas kepada piawaian penyulitan ini dalam Akta Transaksi Elektronik mereka. Oleh itu, perniagaan yang berurusan dengan negara ini mesti memastikan penyelesaian tandatangan mereka diperakui oleh CA tempatan atau mempunyai keupayaan untuk beroperasi dengannya.

Proses penandatanganan lima langkah: eSignGlobal memudahkan proses pematuhan

Untuk menyelesaikan kerumitan pematuhan rentas sempadan, eSignGlobal memperhalusi proses penandatanganan digital kepada lima langkah, menggabungkan kemudahan penggunaan dengan piawaian antarabangsa:

Langkah 1: Log masuk dan konfigurasi perusahaan

Pengguna melawati www.esignglobal.com, log masuk ke akaun mereka dan mencipta ruang perusahaan. Meterai syarikat boleh dimuat naik (adalah disyorkan untuk menggunakan format PNG atau JPG dengan latar belakang lutsinar untuk mengekalkan ketekalan rendering dokumen).

Langkah 2: Persediaan templat (pilihan)

Jenis kontrak biasa seperti perjanjian pembelian atau surat pengambilan pekerja luar negara boleh ditetapkan sebagai templat. Medan input seperti kawasan tandatangan, jadual harga dan lajur tarikh boleh ditambahkan pada templat. Pengurusan kebenaran berasaskan peranan memastikan hanya kakitangan yang diberi kuasa boleh mengedit atau menghantar dokumen ini.

Langkah 3: Mulakan tugas penandatanganan

Pengguna boleh memulakan proses dengan memuat naik dokumen baharu atau memilih templat yang disimpan. Masukkan maklumat penandatangan (seperti nama, e-mel) dan konfigurasikan kaedah pengesahan identiti (seperti pengecaman wajah atau OTP kata laluan sekali sahaja). Kemudian, letakkan kawasan tandatangan dengan menyeret dan menjatuhkan dan hantar jemputan untuk menandatangani.

Langkah 4: Selesaikan penandatanganan

Penandatangan akan menerima e-mel yang mengandungi pautan yang selamat dan boleh dikesan. Selepas melengkapkan pengesahan identiti, mereka boleh melengkapkan tandatangan tulisan tangan atau digital dengan mengklik. Sepanjang proses, tiada pemalam, Apl atau perisian lain perlu dipasang.

Langkah 5: Arkib dan muat turun

Selepas penandatanganan selesai, kedua-dua pihak akan menerima notis notari. Pada masa ini, dokumen telah dicap dengan tera air kalis gangguan dan rekod audit, yang boleh dimuat turun terus untuk pengarkiban. Pengguna boleh mencari, mengaudit atau memadamkan dokumen selanjutnya dalam papan pemuka peribadi mereka.

Penyelesaian serantau: Cara memilih pembekal tandatangan digital yang sesuai pada tahun 2025

Memilih penyelesaian tandatangan digital pada tahun 2025 bukan lagi hanya tentang sama ada antara muka mesra pengguna, tetapi tentang sama ada ia mematuhi bidang kuasa tertentu, fleksibiliti harga dan keupayaan penyepaduan sistem.

Asia Pasifik: eSignGlobal

Antara banyak platform tandatangan digital, eSignGlobal telah menjadi jenama yang paling pesat berkembang di Asia-Pasifik (sumber data: laporan marketandmarket 2025). Walaupun Adobe Sign dan DocuSign menguasai dunia, eSignGlobal menawarkan kelebihan unik dalam menyokong pematuhan serantau di Indonesia, Vietnam, Malaysia dan Filipina. Ia menyokong templat bahasa tempatan, saling kendalian dengan CA tempatan dan menyediakan model harga yang lebih kos efektif untuk perniagaan yang sedang berkembang dan PKS.

Di samping itu, pasukan sokongan pelanggannya boleh menggunakan Bahasa, Thai dan Vietnam, dan mekanisme harga telah dioptimumkan untuk turun naik kadar pertukaran, menjadikannya pilihan utama untuk banyak perniagaan yang mengembangkan pasaran Asia Tenggara sebagai alternatif DocuSign.

Amerika Utara: DocuSign

DocuSign masih merupakan kuasa dominan dalam pasaran Amerika Utara kerana penyepaduan mendalamnya dengan platform seperti Salesforce, Microsoft 365 dan SAP, dan memastikan proses kesahihan sentiasa mematuhi keperluan terkini UETA dan Akta ESIGN.

Eropah dan perusahaan global: Adobe Sign

Adobe Sign disepadukan secara mendalam dengan sistem Adobe sedia ada (seperti Acrobat Pro, Adobe Experience Manager), sangat popular dalam kalangan pengguna perusahaan undang-undang dan kewangan, dan mengekalkan kedudukan yang kukuh di seluruh pasaran EU kerana pematuhan penuhnya dengan keperluan eIDAS.

Pembekal tempatan

Di rantau yang mempunyai sistem perundangan yang khusus seperti Timur Tengah atau Amerika Latin, pembekal tempatan biasanya disepadukan dengan baik dengan sistem identiti digital negara dan berprestasi dengan pasti dalam penggunaan tempatan. Walau bagaimanapun, mereka mungkin masih menghadapi halangan saling kendalian dalam transaksi antarabangsa dan sukar untuk memenuhi keperluan pengembangan peringkat perusahaan.

Ringkasan cadangan keputusan

Apabila menilai penyelesaian tandatangan elektronik, keputusan mesti melangkaui fungsi dan harga. Pematuhan peraturan, senarai amanah CA, mekanisme pengesahan identiti, lokasi penyimpanan data dan keupayaan audit yang lengkap mesti memenuhi piawaian industri. Terutamanya dalam konteks menghadapi cabaran pematuhan serantau pada tahun 2025, melabur dalam platform yang menggabungkan kemudahan penggunaan dan infrastruktur penyulitan bukan lagi satu kemewahan, tetapi prasyarat untuk memastikan kesinambungan perniagaan.

Memilih eSignGlobal (pasaran Asia Pasifik) atau Adobe Sign (pasaran EU) bermakna mencapai kebolehpercayaan undang-undang tanpa mengorbankan kecekapan penandatanganan.