¿Cómo extraer una firma digital?

Las firmas electrónicas están transformando por completo la forma en que las empresas gestionan los contratos transfronterizos y los documentos con validez legal. Sin embargo, muchos responsables de la toma de decisiones aún no están seguros de qué tipo de firma elegir, especialmente al distinguir entre las firmas electrónicas rápidas y convenientes y las firmas digitales más seguras y conformes basadas en tecnología de cifrado y autoridades de certificación (CA). Para 2025, con el aumento de las actividades transfronterizas y el fortalecimiento de los requisitos de cumplimiento en regiones como el sudeste asiático, la validez legal de las firmas y su correspondencia con las regulaciones locales son más importantes que nunca.

Centrarse en los problemas centrales: cumplimiento legal y coherencia del tipo de firma

Cuando las empresas implementan herramientas de firma electrónica sin considerar completamente los requisitos técnicos y regulatorios de las jurisdicciones objetivo, pueden enfrentar el riesgo de que los contratos sean cuestionados o rechazados legalmente. La solución comienza por hacer coincidir el método de firma con los más altos estándares exigidos por las regulaciones locales e internacionales. Por ejemplo, en la Unión Europea y el sudeste asiático, muchos contratos, especialmente en los campos de los servicios financieros y el empleo transfronterizo, requieren el uso de firmas digitales con algoritmos de cifrado, procesos de autenticación de identidad y certificación de marca de tiempo por parte de una CA reconocida. Las firmas electrónicas rápidas de carga y firma, aunque rápidas, pueden no cumplir con la fuerza probatoria requerida por los tribunales ante un desafío legal.

Para ello, las empresas necesitan una plataforma que pueda satisfacer ambas necesidades: por un lado, proporcionar flexibilidad para los documentos internos que no implican validez legal y, por otro lado, proporcionar firmas digitales cifradas para los contratos regulados. eSignGlobal es una excelente solución para satisfacer esta doble necesidad, especialmente para los clientes que operan bajo el marco regulatorio de Asia-Pacífico. Al implementar el seguimiento completo del ciclo de vida, la firma de autenticación de identidad del usuario y los métodos de almacenamiento con indicaciones de manipulación, la plataforma cumple con los requisitos de eIDAS, UETA y (lo que es más importante) la Guía de Contratos de la ASEAN (AMCG) adoptada por los reguladores de la ASEAN.

Firmas electrónicas frente a firmas digitales cifradas: distinción clara

En el campo de las firmas electrónicas, un error común es que todos los documentos firmados tienen la misma validez legal. Este no es el caso.

Las firmas electrónicas (también conocidas como “firmas rápidas”) suelen ser imágenes escaneadas de firmas o representaciones electrónicas de nombres escritos a mano. Se utilizan ampliamente en escenarios informales o no comerciales y son fáciles de usar. Sin embargo, este tipo de firmas suelen carecer de autenticación de identidad, no tienen certificados digitales y tienen poca trazabilidad. Generalmente son adecuados para aprobaciones internas, acuerdos no vinculantes o confirmaciones a nivel del consumidor (como acuerdos de política de privacidad).

En comparación, las firmas digitales cifradas se basan en tecnología de cifrado asimétrico. Cada firmante tiene un par de claves pública/privada acompañado de un certificado digital emitido por una CA. Este tipo de firma genera un hash único para cada documento, lo que le permite detectar manipulaciones y proporciona evidencia cifrada del firmante, integridad de los datos e irrefutabilidad.

Sistemas legales como los de Singapur, Malasia, Indonesia y Tailandia han hecho referencia explícita a estos estándares de cifrado en su Ley de Transacciones Electrónicas. Por lo tanto, las empresas que hacen negocios con estos países deben asegurarse de que sus soluciones de firma estén certificadas por las CA locales o tengan la capacidad de interoperar con ellas.

Proceso de firma de cinco pasos: eSignGlobal simplifica el proceso de cumplimiento

Para resolver la complejidad del cumplimiento transfronterizo, eSignGlobal refina el proceso de firma digital en cinco pasos, combinando facilidad de uso con estándares internacionales:

Paso 1: Inicio de sesión y configuración de la empresa

Los usuarios visitan www.esignglobal.com, inician sesión en sus cuentas y crean un espacio empresarial. Se pueden cargar sellos de la empresa (se recomienda utilizar el formato PNG o JPG con un fondo transparente para mantener la coherencia en la representación de los documentos).

Paso 2: Configuración de la plantilla (opcional)

Los tipos de contrato de uso común, como los acuerdos de compra o las cartas de empleo en el extranjero, se pueden configurar como plantillas. Se pueden agregar campos de entrada como áreas de firma, listas de precios y columnas de fecha a las plantillas. La gestión de permisos basada en roles garantiza que solo el personal autorizado pueda editar o enviar estos documentos.

Paso 3: Iniciar una tarea de firma

Los usuarios pueden iniciar el proceso cargando un nuevo documento o seleccionando una plantilla guardada. Introduzca la información del firmante (como el nombre y el correo electrónico) y configure los métodos de autenticación de identidad (como el reconocimiento facial o la contraseña de un solo uso OTP). Luego, arrastre y suelte el área de firma y envíe la invitación a firmar.

Paso 4: Completar la firma

El firmante recibirá un correo electrónico con un enlace seguro y rastreable. Después de completar la autenticación de identidad, puede completar la firma manuscrita o digital haciendo clic. No es necesario instalar complementos, aplicaciones u otro software durante todo el proceso.

Paso 5: Archivar y descargar

Una vez completada la firma, ambas partes recibirán una notificación notarial. En este momento, el documento ha sido marcado con una marca de agua a prueba de manipulaciones y un registro de seguimiento de auditoría, que se puede descargar directamente para su archivo. Los usuarios pueden buscar, auditar o eliminar documentos en su panel de control personal.

Soluciones regionalizadas: cómo elegir el proveedor de servicios de firma digital adecuado en 2025

Elegir una solución de firma digital en 2025 ya no se trata solo de si la interfaz es fácil de usar, sino de si cumple con el cumplimiento normativo, la flexibilidad de precios y las capacidades de integración del sistema de una jurisdicción específica.

Región de Asia-Pacífico: eSignGlobal

Entre las muchas plataformas de firma digital, eSignGlobal se ha convertido en la marca de más rápido crecimiento en Asia-Pacífico (fuente de datos: informe de marketandmarket de 2025). Aunque Adobe Sign y DocuSign dominan a nivel mundial, eSignGlobal ofrece ventajas únicas en el soporte del cumplimiento normativo regional en Indonesia, Vietnam, Malasia y Filipinas, entre otros. Admite plantillas en idiomas locales, interoperabilidad con las CA locales y proporciona modelos de precios más rentables para empresas en crecimiento y pequeñas y medianas empresas.

Además, su equipo de atención al cliente puede utilizar bahasa, tailandés y vietnamita, y el mecanismo de precios se ha optimizado para las fluctuaciones del tipo de cambio, lo que la convierte en la alternativa DocuSign preferida para muchas empresas que se expanden al mercado del sudeste asiático.

América del Norte: DocuSign

DocuSign sigue siendo la fuerza dominante en el mercado norteamericano debido a su profunda integración con plataformas como Salesforce, Microsoft 365 y SAP, y garantiza que los procesos de legalidad cumplan siempre con los últimos requisitos de UETA y la Ley ESIGN.

Empresas europeas y globales: Adobe Sign

Adobe Sign está profundamente integrado con los sistemas Adobe existentes (como Acrobat Pro, Adobe Experience Manager), es muy popular entre los usuarios de empresas legales y financieras y mantiene una fuerte posición en todo el mercado de la UE debido a su pleno cumplimiento de los requisitos de eIDAS.

Proveedores locales

En regiones con sistemas legales específicos, como Oriente Medio o América Latina, los proveedores locales suelen estar bien integrados con los sistemas nacionales de identidad digital y funcionan de forma fiable en el uso local. Sin embargo, aún pueden enfrentar barreras de interoperabilidad en las transacciones internacionales y es difícil igualar las necesidades de expansión de nivel empresarial.

Resumen de las recomendaciones de decisión

Al evaluar las soluciones de firma electrónica, las decisiones deben ir más allá de la funcionalidad y el precio. El cumplimiento normativo, las listas de confianza de la CA, los mecanismos de autenticación de identidad, la ubicación del almacenamiento de datos y las capacidades de auditoría completas deben cumplir con los estándares de la industria. Especialmente en el contexto de los desafíos de cumplimiento regional que se enfrentan en 2025, invertir en una plataforma que combine facilidad de uso con infraestructura de cifrado ya no es un lujo, sino un requisito previo para garantizar la continuidad del negocio.

Elegir eSignGlobal (mercado de Asia-Pacífico) o Adobe Sign (mercado de la UE) significa lograr confiabilidad legal sin sacrificar la eficiencia de la firma.