Confiance dans le cloud : Sécuriser les documents dans un monde axé sur le travail à distance

À une époque où le travail à distance n’est plus une solution d’urgence, mais une norme pour les entreprises, la sécurité des documents numériques est devenue une préoccupation majeure pour les organisations du monde entier. Alors que les entreprises adoptent des modèles de travail hybrides et entièrement à distance, la confiance dans les plateformes cloud – en tant que moteurs de la collaboration numérique – présente à la fois des opportunités et des défis. La signature électronique n’est plus seulement considérée comme un outil pratique, mais comme un élément central pour garantir la sécurité des accords commerciaux, la conformité réglementaire et la gouvernance des données.

Selon une étude publique intitulée « Confiance dans le cloud : la sécurité des documents dans un monde axé sur le travail à distance », la sécurité des documents est devenue une préoccupation majeure pour les dirigeants d’entreprise. L’étude, basée sur une enquête menée auprès de décideurs informatiques et de chefs d’entreprise du monde entier, révèle que 87 % des personnes interrogées considèrent la sécurité des documents comme une question relevant du conseil d’administration, ce qui démontre que la gestion des documents numériques est passée d’une affaire opérationnelle à un élément stratégique de l’entreprise.

Le contexte est clair : la popularité des technologies cloud décentralise efficacement les lieux de travail. Bien que ce changement améliore la flexibilité, il expose également les organisations à de nouvelles vulnérabilités en matière de sécurité. Avant la popularisation des technologies cloud, l’accès aux documents était strictement contrôlé au sein de l’infrastructure interne de l’entreprise. Aujourd’hui, les documents peuvent circuler librement entre différents appareils, réseaux et même juridictions. Les risques évoluent, tout comme les outils technologiques.

Le rapport indique que 74 % des personnes interrogées ont déclaré avoir augmenté leurs investissements dans les outils de sécurité cloud au cours de l’année écoulée. Cet investissement vise non seulement à protéger les données, mais aussi à accélérer les processus métier. La réalité est que, des secteurs juridique et médical aux services financiers, les contrats et les documents sensibles ne dépendent plus des échanges hors ligne, mais sont signés et stockés via des plateformes cloud. Les pratiques numériques sécurisées sont désormais directement liées à l’agilité de l’entreprise.

Par exemple, la signature électronique n’est plus une application de niche, mais un moyen courant d’exécuter des transactions. 64 % des entreprises déclarent utiliser la signature électronique chaque semaine, et 29 % des personnes interrogées déclarent l’utiliser quotidiennement. Plus important encore, plus de 60 % des personnes interrogées ont déclaré que le nombre de documents qu’elles signent augmente d’année en année, une tendance à la hausse qui est étroitement liée à l’expansion du travail à distance pendant la pandémie et qui s’est poursuivie jusqu’en 2023 et maintenant en 2024.

Cependant, la confiance reste un problème.

Bien que la signature électronique soit largement adoptée, 41 % des personnes interrogées se disent préoccupées par l’authenticité et la sécurité des signatures électroniques. Cela indique que, bien que la signature électronique soit fréquemment utilisée, les entreprises ne sont toujours pas certaines que la plateforme qu’elles utilisent est appropriée – ou qu’elle répond aux normes de conformité des différentes juridictions. Cette incertitude offre aux fournisseurs de technologies une opportunité de se différencier : en construisant des mécanismes fiables, en renforçant la transparence et en intégrant des fonctions de conformité.

L’un des points de vue les plus éclairants du rapport est la différence entre la « sécurité perçue » et la « sécurité réelle » des entreprises. De nombreuses entreprises traitent la sécurité des documents électroniques en donnant la priorité à la conformité, mais le rapport révèle que les organisations qui intègrent des mécanismes de sécurité tout au long du cycle de vie des documents – de la création à la collaboration, en passant par l’approbation et le stockage – font non seulement preuve d’un niveau de confiance plus élevé, mais obtiennent également une productivité accrue. Aujourd’hui, il ne suffit plus de se conformer, il faut une architecture de confiance intégrée.

Et ces avantages ne sont pas seulement théoriques.

L’analyse du rapport montre que les entreprises qui accordent de l’importance à la sécurité de bout en bout des documents et des signatures sont 2,1 fois plus susceptibles d’améliorer la satisfaction de leurs clients et 1,8 fois plus susceptibles de réduire le temps de traitement des documents. Ces chiffres indiquent que le niveau de confiance dans les processus numériques influe non seulement sur le profil de risque, mais aussi sur l’expérience client et l’efficacité opérationnelle.

Cela est également directement lié à une autre tendance subtile mais essentielle : l’avantage concurrentiel que procure un écosystème numérique sécurisé. Dans un monde axé sur le travail à distance, les entreprises ne gagnent plus seulement grâce au contenu de leurs produits, mais aussi grâce à la confiance qu’elles inspirent dans la manière dont elles les fournissent. Si une entreprise immobilière peut réaliser une signature client sécurisée et transparente en deux clics, alors que ses concurrents dépendent encore de l’impression, de la numérisation et de l’envoi de courriels, un meilleur processus numérique est en soi une proposition de valeur différenciée.

Parallèlement, l’intégrité des documents est aujourd’hui étroitement liée à la réputation de la marque. L’enquête révèle que 56 % des décideurs estiment que les problèmes de sécurité des documents auront un impact à long terme sur la marque de l’entreprise, dépassant même les pertes financières directes. La confiance n’est plus seulement un indicateur technique, mais un engagement de la marque.

En outre, les exigences réglementaires de plus en plus strictes ajoutent une complexité supplémentaire à ce sujet. Avec l’évolution constante de lois telles que l’eIDAS en Europe, l’HIPAA aux États-Unis et la loi chinoise sur la protection des informations personnelles (PIPL), les entreprises doivent être à la pointe de la conformité à l’échelle mondiale. À cet égard, le rapport souligne que le marché est de plus en plus demandeur de solutions de signature électronique offrant une authentification avancée, des pistes d’audit et des options de résidence des données.

Ces tendances soulèvent également une série de questions stratégiques : votre fournisseur de services de documents cloud investit-il suffisamment dans l’infrastructure de sécurité ? Votre plateforme de signature électronique prend-elle en charge les exigences de conformité des juridictions spécifiques ? Vos flux de travail peuvent-ils s’adapter à un environnement réglementaire en constante évolution ?

Pour les DSI, les RSSI et les DTO, la résolution de ces problèmes ne consiste pas seulement à choisir les bons outils numériques, mais aussi à repenser le rôle central des documents sécurisés dans l’intégration des clients, l’automatisation des ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et l’écosystème des partenaires. Il ne s’agit pas seulement d’éviter les risques, mais aussi de faire en sorte que la sécurité stimule l’innovation.

D’autre part, le recrutement de talents est également un facteur à prendre en compte. Par exemple, lors du processus de recrutement, les organisations qui offrent une flexibilité à distance et des processus d’intégration sécurisés sont clairement plus susceptibles d’attirer des talents de qualité. Une expérience numérique qui inspire la confiance – tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation – est devenue un élément clé de la différenciation de l’entreprise, ainsi qu’un fondement opérationnel nécessaire.

En résumé, le passage à un modèle opérationnel axé sur le cloud et prenant en charge le travail à distance est irréversible. La confiance dans les documents numériques, en particulier ceux qui nécessitent une signature ou une approbation, doit être consciemment construite grâce à une infrastructure solide, des politiques de communication claires et des flux de travail conformes. Comme le souligne le rapport, la sécurité ne doit pas être une simple couche ajoutée à la gestion des documents, mais doit être profondément ancrée dans ses fondations.

Lorsque les entreprises numérisent davantage de processus, la priorité est d’utiliser les bons outils pour garantir la sécurité à la source. Mais il est peut-être encore plus important d’intégrer la confiance dans l’expérience – car, à l’ère du travail à distance, la confiance se propage beaucoup plus vite que le papier.