Confiança na Nuvem: Protegendo a Segurança de Documentos em um Mundo Remoto-Primeiro

Numa era em que o trabalho remoto deixou de ser uma solução de emergência para se tornar uma norma nas operações empresariais, a segurança dos documentos digitais emergiu como uma preocupação crítica para organizações em todo o mundo. À medida que as empresas adotam modelos de trabalho híbridos e totalmente remotos, a confiança nas plataformas de nuvem – como facilitadoras da colaboração digital – apresenta tanto oportunidades quanto desafios. As assinaturas eletrónicas deixaram de ser meras ferramentas de conveniência para se tornarem elementos centrais para garantir a segurança dos acordos comerciais, cumprir os requisitos regulamentares e alcançar a governança de dados.

De acordo com um relatório de pesquisa pública intitulado “Confiança na Nuvem: Segurança de Documentos num Mundo Prioritário Remoto”, a segurança de documentos tornou-se uma questão de alta prioridade para a liderança empresarial. O relatório, baseado num inquérito a decisores de TI e executivos de negócios em todo o mundo, revela que 87% dos inquiridos consideram a segurança de documentos uma questão ao nível do conselho de administração, um número que demonstra claramente que a gestão de documentos digitais evoluiu de uma tarefa operacional para um elemento estratégico de negócios.

O contexto é claro: a proliferação da tecnologia de nuvem está a descentralizar efetivamente o local de trabalho. Embora esta mudança aumente a flexibilidade, também expõe as organizações a novas vulnerabilidades de segurança. Antes da popularização da tecnologia de nuvem, o acesso aos documentos era rigorosamente controlado dentro da infraestrutura interna da empresa. Agora, os documentos podem fluir livremente entre diferentes dispositivos, redes e até jurisdições. Os riscos estão a mudar e as ferramentas tecnológicas também estão a evoluir.

O relatório indica que 74% dos inquiridos afirmaram ter aumentado o seu investimento em ferramentas de segurança na nuvem no último ano. Este investimento não se destina apenas a proteger os dados, mas também a acelerar o avanço dos processos de negócios. A realidade é que, desde o direito e a medicina até aos serviços financeiros, os contratos e os documentos confidenciais já não dependem da troca offline, mas são assinados e armazenados através de plataformas de nuvem. As práticas digitais seguras estão agora diretamente relacionadas com a agilidade empresarial.

Por exemplo, as assinaturas eletrónicas deixaram de ser uma aplicação de nicho para se tornarem o método dominante de execução de transações. 64% das empresas relatam que usam assinaturas eletrónicas semanalmente e 29% dos inquiridos afirmam usá-las diariamente. Mais importante ainda, mais de 60% dos inquiridos afirmam que o número de documentos assinados tem aumentado anualmente, uma tendência de crescimento intimamente relacionada com a expansão do trabalho remoto durante a pandemia e que se estende até 2023 e agora 2024.

No entanto, a confiança continua a ser um problema.

Apesar da ampla adoção de assinaturas eletrónicas, 41% dos inquiridos expressam preocupações sobre a autenticidade e segurança das assinaturas eletrónicas. Isto indica que, embora as assinaturas eletrónicas sejam usadas com frequência, as empresas ainda não têm certeza se a plataforma que estão a usar é adequada – ou se cumpre os padrões de conformidade em diferentes jurisdições. Esta incerteza oferece uma oportunidade de diferenciação para os fornecedores de tecnologia: através da construção de mecanismos confiáveis, do reforço da transparência e da incorporação de funcionalidades de conformidade.

Uma das perspetivas mais esclarecedoras do relatório é a diferença entre a “segurança percebida” e a “segurança real” nas empresas. Muitas empresas abordam a segurança de documentos eletrónicos com uma estratégia de conformidade prioritária, no entanto, o relatório revela que as organizações que incorporam mecanismos de segurança em todo o ciclo de vida do documento – desde a criação, colaboração até à aprovação e armazenamento – não só demonstram maior confiança, como também obtêm maior produtividade. Atualmente, apenas cumprir a conformidade já não é suficiente, o que é realmente necessário é uma arquitetura de confiança integrada.

E estes benefícios não são apenas teóricos.

A análise do relatório mostra que as empresas que valorizam a segurança de documentos e assinaturas de ponta a ponta têm 2,1 vezes mais probabilidade de aumentar a satisfação do cliente e 1,8 vezes mais probabilidade de reduzir o tempo de processamento de documentos. Estes números indicam que o nível de confiança nos processos digitais não afeta apenas o perfil de risco, mas também a experiência do cliente e a eficiência operacional.

Isto também está diretamente relacionado com outra tendência subtil, mas crucial: a vantagem competitiva proporcionada por um ecossistema digital seguro. Num mundo prioritário remoto, as empresas já não vencem apenas pelo conteúdo dos seus produtos, mas também pela confiança com que entregam esse conteúdo. Se uma empresa imobiliária conseguir uma assinatura de cliente segura e integrada em dois cliques, enquanto um concorrente ainda depende de impressão, digitalização e e-mail, então um melhor processo digital é, em si mesmo, uma proposta de valor diferenciada.

Ao mesmo tempo, a integridade dos documentos está agora intimamente relacionada com a reputação da marca. O inquérito revela que 56% dos decisores acreditam que as questões de segurança de documentos terão um impacto a longo prazo na marca da empresa, mesmo superior às perdas financeiras diretas. A confiança deixou de ser apenas uma métrica técnica para se tornar uma promessa de marca.

Além disso, os requisitos regulamentares cada vez mais rigorosos acrescentam mais complexidade a este tópico. À medida que leis como o eIDAS na Europa, o HIPAA nos Estados Unidos e a Lei de Proteção de Informações Pessoais (PIPL) na China continuam a evoluir, as empresas devem estar na vanguarda da conformidade em todo o mundo. A este respeito, o relatório aponta para um crescimento contínuo da procura no mercado por soluções de assinatura eletrónica que ofereçam autenticação avançada, rastreamento de auditoria e opções de residência de dados.

As tendências acima mencionadas também levantam uma série de questões estratégicas: o seu fornecedor de serviços de documentos na nuvem está a investir o suficiente em infraestrutura de segurança? A sua plataforma de assinatura eletrónica suporta os requisitos de conformidade de jurisdições específicas? Os seus fluxos de trabalho conseguem adaptar-se a um ambiente regulamentar em constante mudança?

Para CIOs, CISOs e CTOs, abordar estas questões não se resume a escolher as ferramentas digitais certas, mas também a repensar o papel central dos documentos seguros na integração de clientes, na automatização de recursos humanos, na gestão da cadeia de abastecimento e nos ecossistemas de parceiros. Não se trata apenas de evitar riscos, mas também de segurança que impulsiona a inovação.

Por outro lado, o recrutamento de talentos também é um fator a ter em conta. Por exemplo, no processo de recrutamento, as organizações que oferecem flexibilidade remota e processos de integração seguros têm claramente uma vantagem na atração de talentos de qualidade. Uma experiência digital que inspire confiança – tanto dentro como fora da organização – tornou-se uma chave para a diferenciação de negócios, bem como uma pedra angular operacional necessária.

Em suma, a mudança para um modelo operacional prioritário na nuvem e que suporte o trabalho remoto é irreversível. A confiança nos documentos digitais, especialmente aqueles que precisam de ser assinados ou aprovados, deve ser construída conscientemente através de uma infraestrutura robusta, políticas de comunicação claras e fluxos de trabalho em conformidade. Como o relatório destaca, a segurança não deve ser apenas uma camada adicional à gestão de documentos, mas sim estar profundamente enraizada na sua base.

À medida que as empresas digitalizam mais processos, a principal prioridade é usar as ferramentas certas para garantir a segurança na origem. Mas, talvez mais importante, integrar a confiança na experiência – porque na era prioritária remota de hoje, a confiança espalha-se muito mais rápido do que o papel.