Confianza en la nube: Protección de la seguridad de los documentos en un mundo donde lo remoto es lo primero

En una era donde el trabajo remoto ya no es una solución de emergencia, sino una norma en las operaciones empresariales, la seguridad de los documentos digitales se ha convertido en una preocupación clave para las organizaciones de todo el mundo. A medida que las empresas adoptan modelos de trabajo híbridos y totalmente remotos, la confianza en las plataformas en la nube, como facilitadoras de la colaboración digital, presenta tanto oportunidades como desafíos. Las firmas electrónicas ya no se consideran simplemente herramientas de conveniencia, sino elementos centrales para garantizar la seguridad de los acuerdos comerciales, cumplir con los requisitos reglamentarios y lograr la gobernanza de los datos.

Según un informe de investigación pública titulado “Confiar en la nube: seguridad de documentos en un mundo que prioriza el trabajo remoto”, la seguridad de los documentos se ha convertido en una preocupación primordial para los líderes empresariales. El informe, basado en una encuesta a responsables de la toma de decisiones de TI y ejecutivos de negocios de todo el mundo, revela que el 87% de los encuestados considera la seguridad de los documentos como un problema a nivel de la junta directiva, una cifra que ilustra claramente que la gestión de documentos digitales ha evolucionado de una tarea operativa a un elemento empresarial estratégico.

El contexto es bastante claro: la popularización de la tecnología en la nube está descentralizando eficazmente los lugares de trabajo. Si bien este cambio mejora la flexibilidad, también expone a las organizaciones a nuevas vulnerabilidades de seguridad. Antes de la popularización de la tecnología en la nube, el acceso a los documentos estaba estrictamente controlado dentro de la infraestructura interna de la empresa. Ahora, los documentos pueden fluir libremente entre diferentes dispositivos, redes e incluso jurisdicciones. El riesgo está cambiando y las herramientas tecnológicas también están avanzando.

El informe señala que el 74% de los encuestados afirma haber aumentado su inversión en herramientas de seguridad en la nube durante el último año. Esta inversión no solo tiene como objetivo proteger los datos, sino también acelerar el avance de los procesos empresariales. La realidad es que, desde el ámbito legal y médico hasta los servicios financieros, los contratos y los documentos confidenciales ya no dependen del intercambio físico, sino que se firman y almacenan a través de plataformas en la nube. Las prácticas digitales seguras están ahora directamente relacionadas con la agilidad de las empresas.

Por ejemplo, las firmas electrónicas ya no son una aplicación de nicho, sino una forma común de ejecutar transacciones. El 64% de las empresas informa que utiliza firmas electrónicas semanalmente, y el 29% de los encuestados afirma utilizarlas a diario. Aún más importante es que más del 60% de los encuestados afirma que el número de documentos firmados aumenta año tras año, una tendencia de crecimiento estrechamente relacionada con la expansión del trabajo remoto durante la pandemia y que se ha prolongado hasta 2023 y ahora en 2024.

Sin embargo, la confianza sigue siendo un problema.

A pesar de la amplia adopción de las firmas electrónicas, el 41% de los encuestados expresa su preocupación por la autenticidad y la seguridad de las firmas electrónicas. Esto indica que, aunque las firmas electrónicas se utilizan con frecuencia, las empresas no están seguras de si la plataforma que utilizan es la adecuada o si cumple con las normas de cumplimiento de las diferentes jurisdicciones. Esta incertidumbre ofrece a los proveedores de tecnología una oportunidad de diferenciación: mediante la creación de mecanismos fiables, el refuerzo de la transparencia y la incorporación de funciones de cumplimiento.

Una de las ideas más reveladoras del informe es la diferencia entre la “seguridad percibida” y la “seguridad real” de las empresas. Muchas empresas abordan la seguridad de los documentos electrónicos con una estrategia que prioriza el cumplimiento, pero el informe revela que las organizaciones que incorporan mecanismos de seguridad en todo el ciclo de vida de los documentos, desde la creación y la colaboración hasta la aprobación y el almacenamiento, no solo demuestran un mayor grado de confianza, sino que también obtienen una mayor productividad. Hoy en día, el mero cumplimiento ya no es suficiente, lo que realmente se necesita es una arquitectura de confianza integrada.

Y estas ventajas no son solo teóricas.

El análisis del informe muestra que las empresas que dan prioridad a la seguridad integral de los documentos y las firmas tienen 2.1 veces más probabilidades de aumentar la satisfacción del cliente y 1.8 veces más probabilidades de reducir el tiempo de procesamiento de los documentos. Estas cifras indican que el grado de confianza en los procesos digitales no solo afecta al perfil de riesgo, sino también a la experiencia del cliente y a la eficiencia operativa.

Esto también está directamente relacionado con otra tendencia sutil pero crucial: la ventaja competitiva que ofrecen los ecosistemas digitales seguros. En un mundo que prioriza el trabajo remoto, las empresas ya no ganan solo por el contenido de sus productos, sino también por la confianza con la que entregan ese contenido. Si una empresa inmobiliaria puede lograr una firma de cliente segura y sin problemas en dos clics, mientras que sus competidores siguen dependiendo de la impresión, el escaneo y el correo electrónico, entonces un mejor proceso digital es en sí mismo una propuesta de valor diferenciada.

Al mismo tiempo, la integridad de los documentos está ahora estrechamente relacionada con la reputación de la marca. La encuesta revela que el 56% de los responsables de la toma de decisiones cree que los problemas de seguridad de los documentos tendrán un impacto a largo plazo en la marca de la empresa, incluso mayor que las pérdidas financieras directas. La confianza ya no es solo una métrica técnica, sino una promesa de marca.

Además, los requisitos reglamentarios cada vez más estrictos añaden más complejidad a este tema. A medida que leyes como eIDAS en Europa, HIPAA en Estados Unidos y la Ley de Protección de la Información Personal (PIPL) en China siguen evolucionando, las empresas deben estar a la vanguardia del cumplimiento a nivel mundial. En este sentido, el informe señala que la demanda del mercado de soluciones de firma electrónica que ofrezcan opciones avanzadas de autenticación, seguimiento de auditoría y residencia de datos sigue creciendo.

Las tendencias mencionadas también plantean una serie de preguntas estratégicas: ¿Está invirtiendo lo suficiente su proveedor de servicios de documentos en la nube en una infraestructura segura? ¿Su plataforma de firma electrónica es compatible con los requisitos de cumplimiento de jurisdicciones específicas? ¿Puede su flujo de trabajo adaptarse a un entorno normativo en constante cambio?

Para los CIO, CISO y CTO, la solución de estos problemas no consiste solo en elegir las herramientas digitales adecuadas, sino que también requiere repensar el papel fundamental de los documentos seguros en la incorporación de clientes, la automatización de los recursos humanos, la gestión de la cadena de suministro y el ecosistema de socios. No se trata solo de evitar riesgos, sino de cómo la seguridad impulsa la innovación.

Por otro lado, la contratación de talento también es un factor a tener en cuenta. Por ejemplo, en el proceso de contratación, las organizaciones que ofrecen flexibilidad remota y procesos de incorporación seguros tienen claramente una mayor ventaja para atraer talento de calidad. Una experiencia digital que inspire confianza, tanto dentro como fuera de la organización, se ha convertido en un diferenciador clave para el negocio, así como en una piedra angular necesaria para las operaciones.

En resumen, el cambio hacia un modelo operativo que prioriza la nube y apoya el trabajo remoto es irreversible. La confianza en los documentos digitales, especialmente aquellos que requieren firma o aprobación, debe construirse conscientemente a través de una infraestructura sólida, políticas de comunicación claras y flujos de trabajo conformes. Como destaca el informe, la seguridad no debe ser solo una capa añadida a la gestión de documentos, sino que debe estar profundamente arraigada en sus cimientos.

Cuando las empresas digitalizan más procesos, la principal prioridad es utilizar las herramientas adecuadas para garantizar la seguridad en la fuente. Pero quizás lo más importante sea integrar la confianza en la experiencia, porque en la era actual en la que se prioriza el trabajo remoto, la confianza se propaga mucho más rápido que el papel.