Declaración de Cumplimiento de la Firma Electrónica en Colombia

¿Es legal la firma electrónica en Colombia? ¿Cuáles son las principales leyes que regulan la firma electrónica?

La firma electrónica es legal en Colombia, y está regulada principalmente por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.

¿Qué tipos de firmas electrónicas reconoce Colombia? ¿Cuáles son los requisitos para cada una?

Colombia reconoce dos tipos de firmas electrónicas: la firma electrónica y la firma electrónica avanzada (es decir, la firma digital).

1. Firma Electrónica

Se refiere a cualquier mecanismo que permita identificar la identidad de una persona asociada a un mensaje de datos, como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas, siempre que dicho mecanismo sea confiable y apropiado para los fines para los que se utiliza la firma.

El Decreto 2364 establece que cuando se requiera una firma, se podrá utilizar una firma electrónica si es confiable y apropiada para el propósito de crear o transmitir el mensaje de datos.

Se considera que una firma electrónica es confiable si se cumplen las siguientes condiciones:

• Los datos utilizados para crear la firma son de uso exclusivo del firmante; y

• Cualquier modificación no autorizada al mensaje de datos puede ser detectada después de que se haya firmado el mensaje de datos.

Los tribunales colombianos pueden aceptar firmas electrónicas, pero pueden requerir pruebas de respaldo adicionales.

2. Firma Digital

Una firma digital es una firma electrónica que se verifica mediante un certificado digital. La principal característica de una firma digital es que existe un certificado emitido por una entidad autorizada que declara y garantiza la validez de la firma y la identidad del firmante. Una firma digital tiene el mismo estatus legal que una firma manuscrita.

El artículo 28 de la Ley 527 establece que una firma digital debe:

• Ser única para la persona que la utiliza (el firmante);

• Haber sido verificada (lo que significa que se puede verificar si el firmante la utilizó);

• Estar bajo el control exclusivo de la persona que la utiliza;

• Estar vinculada a la información o mensaje firmado, de modo que si la información se modifica, la firma ya no sea válida;

• Construirse de acuerdo con cualquier otra regulación aplicable.

El Decreto 2364 exige que el titular de una firma electrónica:

• Controle y custodie cualquier dato necesario para crear la firma;

• Evite el uso no autorizado de sus datos para crear una firma;

• Notifique inmediatamente a cualquier persona que haya recibido, tenga o vaya a recibir un documento de firma electrónica o un mensaje de datos en los siguientes casos:

  • Los datos utilizados para crear la firma son cuestionables o ya no son confiables;

  • Existen situaciones que tienen o pueden causar riesgos relevantes de que los datos utilizados para crear la firma ya no sean confiables.

¿En qué casos está restringido el uso de firmas electrónicas en Colombia?

A pesar de la amplia aceptación de las firmas electrónicas, existen algunas restricciones para las firmas electrónicas en Colombia:

• Las transacciones con entidades del sector público requieren una firma manuscrita.

• Ciertos documentos requieren una firma manuscrita: transacciones inmobiliarias, testamentos y algunos procedimientos legales.

• Es posible que las firmas electrónicas no sean totalmente ejecutables en todos los casos: los tribunales pueden requerir autenticación adicional o pruebas de respaldo.

• Requisitos estrictos de protección de datos personales: las empresas deben cumplir con la Ley 1581 sobre privacidad y seguridad de los datos.