Làm thế nào để sử dụng "Smart Sections" của DocuSign để thu gọn nội dung HTML?

Hiểu về Smart Sections của DocuSign để Quản lý Tài liệu Hiệu quả

Trong bối cảnh các thỏa thuận số không ngừng phát triển, các doanh nghiệp ngày càng có xu hướng sử dụng các tính năng nâng cao của nền tảng chữ ký điện tử để đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm người dùng. Smart Sections của DocuSign nổi bật như một công cụ mạnh mẽ để quản lý các tài liệu phức tạp, đặc biệt là khi xử lý nội dung HTML nhúng. Tính năng này cho phép người dùng tạo các phần có thể thu gọn trong thỏa thuận, giúp các hợp đồng dài dòng dễ điều hướng hơn mà không gây gánh nặng cho người ký. Từ góc độ kinh doanh, việc triển khai Smart Sections có thể giảm tỷ lệ bỏ dở tài liệu và rút ngắn thời gian hoàn thành, cuối cùng là nâng cao hiệu quả hoạt động trong các ngành như luật, bất động sản và tài chính.

Smart Sections của DocuSign là gì?

Smart Sections trong DocuSign đề cập đến các yếu tố tương tác động trong phong bì chữ ký điện tử, cho phép các phần của tài liệu—thường chứa nội dung định dạng HTML, chẳng hạn như bảng, danh sách hoặc biểu mẫu nhúng—được thu gọn hoặc mở rộng theo yêu cầu. Tính năng này là một phần của bộ công cụ tạo tài liệu rộng lớn hơn của DocuSign, chủ yếu có sẵn trong các gói cao cấp hơn như Business Pro hoặc Enterprise. Không giống như PDF tĩnh, Smart Sections tận dụng khả năng hiển thị HTML để làm cho tài liệu có tính phản hồi, cho phép người ký tập trung vào các phần liên quan mà không cần cuộn qua văn bản dày đặc.

Từ góc độ kinh doanh, tính năng này giải quyết một điểm khó khăn phổ biến trong hợp đồng: quá tải thông tin. Theo các báo cáo ngành, tỷ lệ hoàn thành tài liệu giảm 20-30% đối với các tài liệu dài hơn 10 trang do mệt mỏi của người ký. Smart Sections giảm thiểu vấn đề này bằng cách cấu trúc nội dung theo phân cấp, tương tự như hiệu ứng accordion trong thiết kế web, có thể cải thiện mức độ tương tác và tăng tốc thời gian chu kỳ cho các nhóm bán hàng hoặc nhân sự.

Hướng dẫn Từng bước: Sử dụng Smart Sections để Thu gọn Nội dung HTML

Để sử dụng hiệu quả Smart Sections của DocuSign để thu gọn nội dung HTML, hãy làm theo quy trình làm việc thực tế này. Quy trình này giả định rằng bạn có quyền truy cập vào trình chỉnh sửa mẫu hoặc công cụ tạo phong bì của DocuSign, thường yêu cầu đăng ký Business Pro trở lên (từ $40/người dùng/năm).

Bước 1: Chuẩn bị Tài liệu của bạn bằng các Phần tử HTML

Bắt đầu bằng cách tải lên hoặc tạo tài liệu trong DocuSign. Nếu nội dung của bạn bao gồm HTML—chẳng hạn như các điều khoản động, danh sách kiểm tra hoặc iframe nhúng—hãy đảm bảo rằng nó được định dạng chính xác. DocuSign hỗ trợ nhập HTML thông qua trình chỉnh sửa dựa trên web của nó hoặc tải lên các tệp HTML được chuyển đổi thành PDF và giữ lại đánh dấu.

• Điều hướng đến bảng điều khiển DocuSign và chọn "Mới" > "Gửi Phong bì".
• Tải lên tài liệu cơ bản của bạn (ví dụ: hợp đồng chứa bảng HTML để biết chi tiết giá).
• Sử dụng chế độ "Chỉnh sửa" để chèn các đoạn HTML. Ví dụ: sử dụng HTML cơ bản như <div class="collapsible"> được bao bọc trong một vùng chứa để thêm các phần có thể thu gọn cho các điều khoản và điều kiện.

Mẹo kinh doanh: Định dạng trước HTML trong các công cụ như Adobe Acrobat hoặc trình chỉnh sửa HTML để đảm bảo khả năng tương thích, tránh các vấn đề hiển thị có thể gây ra sự chậm trễ trong phê duyệt.

Bước 2: Bật Smart Sections trong Mẫu

Smart Sections được định cấu hình trong thư viện mẫu của DocuSign, cho phép sử dụng lại trên nhiều phong bì.

• Chuyển đến "Mẫu" trong menu và tạo hoặc chỉnh sửa một mẫu.
• Trong trình chỉnh sửa tài liệu, hãy đánh dấu nội dung HTML bạn muốn làm cho có thể thu gọn (ví dụ: phần FAQ dài dòng).
• Từ bảng thuộc tính bên phải, chọn "Trường Nâng cao" > "Smart Sections".
• Định cấu hình phần: đặt tiêu đề (ví dụ: "Phụ lục Tùy chọn"), chọn chế độ "Có thể Thu gọn" và xác định trạng thái mặc định (mở rộng hoặc thu gọn).
• Đối với việc thu gọn cụ thể HTML, hãy liên kết phần này với hành vi giống JavaScript được hỗ trợ bởi trình kết xuất DocuSign—sử dụng các thuộc tính như data-collapse="true" nếu nhúng mã tùy chỉnh.

Bước này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý các thỏa thuận có độ dài thay đổi, chẳng hạn như hợp đồng dịch vụ có thể tùy chỉnh, trong đó các phần không liên quan có thể bị ẩn để cá nhân hóa trải nghiệm.

Bước 3: Thêm Logic và Trường Có điều kiện

Nâng cao chức năng thu gọn bằng cách sử dụng định tuyến có điều kiện của DocuSign.

• Kéo và thả các trường (ví dụ: hộp kiểm hoặc nút radio) bên ngoài Smart Section.
• Liên kết các điều kiện: ví dụ: nếu người ký chọn "Có" cho các điều khoản tùy chọn, hãy thiết lập phần HTML tự động mở rộng thông qua "Logic Có điều kiện".
• Kiểm tra kết xuất HTML: xem trước phong bì để đảm bảo các phần tử có thể thu gọn thu gọn mượt mà trên thiết bị di động mà không làm hỏng bố cục.

Từ góc độ kinh doanh, sự tích hợp này làm giảm lỗi trong các giao dịch phức tạp, chẳng hạn như thỏa thuận cho thuê bất động sản với các phụ lục có thể mở rộng, có khả năng tiết kiệm hàng giờ cho các nhóm trên mỗi giao dịch.

Bước 4: Gửi, Theo dõi và Tối ưu hóa

• Chỉ định vai trò và gửi phong bì. Người ký sẽ thấy các tiêu đề có thể thu gọn; nhấp vào sẽ mở rộng nội dung HTML.
• Theo dõi thông qua tab "Quản lý": theo dõi những phần nào được tương tác để tối ưu hóa các mẫu trong tương lai.
• Lặp lại dựa trên phân tích: DocuSign cung cấp các báo cáo sử dụng hiển thị tỷ lệ thu gọn/mở rộng, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chuyển đổi.

Những thách thức tiềm ẩn bao gồm các giới hạn tương thích HTML trong các gói cũ—người dùng Enterprise nhận được hỗ trợ toàn diện hơn. Nhìn chung, việc làm chủ Smart Sections có thể giảm thời gian xem xét tài liệu tới 40% dựa trên phản hồi của người dùng trong môi trường B2B.

Tác động Kinh doanh Rộng lớn hơn của Smart Sections

Việc áp dụng Smart Sections phù hợp với sự thay đổi hướng tới các công cụ kỹ thuật số lấy người dùng làm trung tâm, trong đó sự ngắn gọn thúc đẩy việc áp dụng. Trong một thị trường cạnh tranh, các nền tảng như DocuSign nổi bật nhờ những đổi mới như vậy, nhưng việc triển khai đòi hỏi phải đào tạo. Đối với các nhóm toàn cầu, hãy đảm bảo rằng nội dung HTML tuân thủ các tiêu chuẩn khu vực, mặc dù chữ ký điện tử cốt lõi của DocuSign tuân thủ ESIGN và eIDAS.

Đang so sánh các nền tảng chữ ký điện tử với DocuSign hoặc Adobe Sign?

eSignGlobal cung cấp các giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn với tuân thủ toàn cầu, giá cả minh bạch và quy trình giới thiệu nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

So sánh các Nền tảng Chữ ký Điện tử Hàng đầu: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal và HelloSign

Khi đánh giá các giải pháp chữ ký điện tử, các doanh nghiệp cân nhắc các yếu tố như giá cả, tính năng và tuân thủ. Dưới đây là so sánh trung lập giữa những người chơi chính dựa trên dữ liệu công khai năm 2025. DocuSign vượt trội trong tự động hóa cấp doanh nghiệp, trong khi các lựa chọn thay thế cung cấp các lợi thế khác nhau về chi phí hoặc trọng tâm khu vực.

Bảng này làm nổi bật sự đánh đổi: DocuSign phù hợp với quy trình làm việc phức tạp, Adobe Sign tích hợp tốt với các công cụ sáng tạo, eSignGlobal ưu tiên khả năng chi trả và APAC, HelloSign nghiêng về sự đơn giản.

DocuSign vẫn là người dẫn đầu thị trường với các công cụ toàn diện như Smart Sections, nhưng mô hình theo chỗ ngồi của nó có thể làm tăng chi phí đáng kể cho các nhóm lớn.

Adobe Sign: Một Lựa chọn Thay thế Tập trung vào PDF

Adobe Sign, một phần của hệ sinh thái Adobe Acrobat, nhấn mạnh khả năng xử lý PDF liền mạch và tự động hóa quy trình làm việc. Nó hỗ trợ các biểu mẫu tương tác và các phần tử có thể thu gọn cơ bản thông qua logic trường, mặc dù không chuyên dụng như Smart Sections của DocuSign. Giá cả phải chăng cho các cá nhân nhưng tăng lên khi nhu cầu của doanh nghiệp mở rộng, khiến nó phù hợp với các ngành sáng tạo hoặc thâm dụng tài liệu. Tuy nhiên, để có được giá trị đầy đủ, có thể cần thêm đăng ký Adobe.

eSignGlobal: Tuân thủ Khu vực và Hiệu quả Chi phí

eSignGlobal định vị mình là một nền tảng chữ ký điện tử mạnh mẽ ở Châu Á - Thái Bình Dương (APAC), tuân thủ ở hơn 100 quốc gia chính. Bối cảnh chữ ký điện tử của APAC được đặc trưng bởi sự phân mảnh, tiêu chuẩn cao và các quy định nghiêm ngặt, trái ngược với các phương pháp tiếp cận có cấu trúc hơn của Hoa Kỳ (ESIGN) và Liên minh Châu Âu (eIDAS). Ở đây, các tiêu chuẩn yêu cầu các giải pháp "tích hợp hệ sinh thái" đòi hỏi tích hợp sâu cấp phần cứng/API với danh tính số từ chính phủ đến doanh nghiệp (G2B)—vượt xa các chế độ xác minh email hoặc tự khai báo thường thấy ở phương Tây.

Rào cản kỹ thuật này gây khó khăn cho việc triển khai APAC của các nhà cung cấp phương Tây, nhưng eSignGlobal nổi bật bằng cách hỗ trợ gốc các tích hợp như iAM Smart của Hồng Kông và Singpass của Singapore, đảm bảo tính hợp pháp mà không cần các giải pháp tùy chỉnh. Về giá cả, gói Essential của nó cung cấp giá trị mạnh mẽ chỉ với $16,6/tháng (tương đương hàng năm), cho phép tối đa 100 tài liệu chữ ký điện tử, chỗ ngồi người dùng không giới hạn và xác minh bằng mã truy cập—trong khi vẫn duy trì tuân thủ. Điều này làm cho nó có hiệu quả chi phí cao cho các nhóm đang phát triển, đặc biệt là trong các hoạt động APAC xuyên biên giới, nơi cư trú dữ liệu và tốc độ là rất quan trọng.

eSignGlobal đang tích cực mở rộng trên toàn cầu, bao gồm cả Châu Mỹ và Châu Âu, để cạnh tranh trực tiếp với DocuSign và Adobe Sign thông qua các rào cản gia nhập thấp hơn và khả năng mở rộng linh hoạt.

Đang tìm kiếm một lựa chọn thay thế thông minh hơn cho DocuSign?

eSignGlobal cung cấp các giải pháp chữ ký điện tử linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn với tuân thủ toàn cầu, giá cả minh bạch và quy trình giới thiệu nhanh hơn.

👉 Bắt đầu dùng thử miễn phí

HelloSign: Đơn giản cho các Nhóm Nhỏ

HelloSign, hiện thuộc sở hữu của Dropbox, tập trung vào chữ ký thân thiện với người dùng với các mẫu kéo và thả. Nó xử lý HTML cơ bản thông qua nhúng nhưng thiếu các tính năng thu gọn nâng cao như Smart Sections. Phù hợp nhất cho các SMB cần thiết lập nhanh chóng, giá cả của nó cạnh tranh, mặc dù quyền truy cập API làm tăng chi phí.

Suy nghĩ Cuối cùng: Chọn Sự phù hợp Phù hợp

Đối với các doanh nghiệp tận dụng Smart Sections của DocuSign, khoản đầu tư này xứng đáng để hợp lý hóa các tài liệu thâm dụng HTML. Như một lựa chọn thay thế, đối với các nhu cầu tuân thủ khu vực, đặc biệt là ở APAC, hãy xem xét eSignGlobal, nó cung cấp một tùy chọn cân bằng và hiệu quả chi phí như một sự thay thế cho DocuSign. Đánh giá dựa trên quy mô và vị trí địa lý của bạn để có kết quả tối ưu.