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Posso usar a assinatura digital de outra pessoa?

No mundo digital acelerado de hoje, as assinaturas eletrônicas e digitais revolucionaram a forma como lidamos com documentos. Mas com a conveniência, surgem novas preocupações, especialmente em relação à legalidade e ao uso adequado. Muitos usuários frequentemente se perguntam: “Posso usar a assinatura digital de outra pessoa?” A resposta curta e inequívoca é – não, a menos que você tenha autorização legal explícita. Este artigo explorará o porquê disso, especialmente em lugares como Hong Kong e Sudeste Asiático, onde as leis locais têm disposições específicas sobre transações eletrônicas e autenticação de identidade digital.

Entendendo o que é uma assinatura digital

Antes de discutir questões de legalidade, vamos esclarecer o que é uma assinatura digital. Uma assinatura digital não é um nome digitado ou uma digitalização de uma imagem de assinatura; é uma técnica criptográfica vinculada a um indivíduo específico, implementada usando a Infraestrutura de Chave Pública (PKI). Essa abordagem não apenas verifica a identidade do signatário, mas também garante que o documento não foi adulterado após a assinatura.

As assinaturas digitais são amplamente aceitas globalmente e reconhecidas legalmente, como o Electronic Transactions Ordinance (Capítulo 553) em Hong Kong e as leis de transações eletrônicas implementadas em vários países da ASEAN (como Cingapura, Malásia e Indonésia).

Existem circunstâncias em que é legal usar a assinatura digital de outra pessoa?

Tecnicamente, não – é ilegal usar a assinatura digital de outra pessoa, a menos que você tenha autorização explícita e formal. E mesmo assim, todo o processo é rigorosamente regulamentado.

Por exemplo, em Hong Kong, a lei estipula claramente que registros e assinaturas eletrônicas devem ser criados e mantidos pelo indivíduo ao qual a assinatura pertence. Mesmo com consentimento verbal, falsificar ou abusar da identidade digital de outra pessoa pode constituir crimes como fraude ou roubo de identidade.

Em jurisdições como Cingapura, de acordo com a Lei de Transações Eletrônicas, qualquer uso não autorizado do certificado digital de outra pessoa pode ser considerado um crime, sujeito a multas pesadas ou até mesmo prisão.

Potenciais consequências legais

O uso não autorizado da assinatura digital de outra pessoa pode ter sérias consequências:

• Falsificação e fraude: Assinar contratos, empréstimos ou documentos relacionados ao governo em nome de outra pessoa pode levar a ações judiciais. Tal conduta pode ser considerada falsificação ou até mesmo fraude grave.
• Contratos inválidos: Mesmo sem intenção maliciosa, usar uma assinatura sem autorização legal pode tornar um contrato legalmente inválido, levando a compensação financeira, risco de litígio e danos à reputação.
• Violação das regulamentações de segurança cibernética: O uso indevido de credenciais digitais pode violar as leis de proteção de dados e segurança cibernética, como a Lei de Dados Pessoais (Privacidade) (PDPO) em Hong Kong ou a Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPA) na Malásia.

Se você obteve consentimento verbal, isso é suficiente?

Mesmo que a outra parte tenha dado autorização verbal, isso ainda é insuficiente na maioria dos ambientes legais. Ao autorizar outra pessoa a assinar em seu nome, geralmente é necessária uma procuração formal ou documento legal semelhante para comprovar.

Em ambientes corporativos, plataformas como eSignGlobal e DocuSign têm recursos de rastreamento, como endereços IP, carimbos de data/hora, geolocalização e verificação de e-mail, que podem gerar registros de auditoria inegáveis. Se você se passar por outra pessoa para assinar, o sistema provavelmente detectará tal atividade, levando a uma investigação.

Exposição a riscos enfrentados pelas empresas

Para empresas que operam em Hong Kong e no Sudeste Asiático, o uso não autorizado de assinaturas digitais apresenta riscos no nível de governança corporativa:

• Não conformidade: Se a não conformidade na assinatura de contratos for descoberta durante uma auditoria, isso pode violar as regulamentações de órgãos reguladores relevantes (como a Securities and Futures Commission em Hong Kong).
• Perda de confiança: As partes interessadas, incluindo clientes, parceiros e órgãos reguladores, esperam que as empresas usem corretamente as tecnologias de autenticação de identidade. O uso indevido de assinaturas prejudicará a credibilidade da empresa.
• Problemas de responsabilidade do seguro: O seguro de responsabilidade profissional pode não cobrir transações envolvendo assinaturas não autorizadas ou reclamações resultantes.

Melhores práticas para evitar o uso indevido de assinaturas digitais

Para garantir que o uso de assinaturas digitais seja legal e compatível, adote as seguintes práticas:

1. Implemente o controle de acesso baseado em função (RBAC): Apenas pessoal autorizado pode acessar as ferramentas de assinatura.
2. Use plataformas de assinatura digital seguras: Plataformas como eSignGlobal fornecem mecanismos de assinatura à prova de adulteração e compatíveis com a lei.
3. Treine funcionários e parceiros: Eduque os participantes sobre privacidade e padrões de autenticação.
4. Estabeleça processos de aprovação de documentos: Evite assinaturas inadequadas e garanta responsabilidades claras em cada etapa.
5. Procure aconselhamento jurídico local: Se você opera em diferentes regiões, peça a um consultor jurídico para revisar se seus processos de assinatura estão em conformidade com as leis de cada jurisdição.

O que você deve fazer se suspeitar que alguém usou sua assinatura indevidamente?

Se você suspeitar que sua assinatura digital foi usada por outra pessoa sem seu consentimento:

• Relate imediatamente: Notifique o departamento de TI e a equipe jurídica da empresa.
• Entre em contato com a plataforma de assinatura: Entre em contato com o DocuSign, eSignGlobal ou o provedor de serviços de assinatura digital que você usa para rastrear o uso da assinatura.
• Considere revogar a chave: Se a chave privada for comprometida, ela deve ser revogada e um novo par de chaves deve ser solicitado imediatamente.
• Salve todos os registros: Mantenha registros de comunicação com carimbo de data/hora para possíveis procedimentos legais.

Leis regionais: foco em Hong Kong e Sudeste Asiático

Como mencionado anteriormente, regiões como Hong Kong, Cingapura, Malásia e Tailândia estão se desenvolvendo rapidamente em torno da transformação digital, mas as leis sobre assinaturas são claras e rigorosas.

Por exemplo:

• Em Hong Kong, o Electronic Transactions Ordinance (ETO) estipula que apenas usuários autorizados podem anexar suas assinaturas digitais e, se forem usadas indevidamente, a responsabilidade criminal será apurada de acordo com a Crimes Ordinance.
• Em Cingapura, a Autoridade de Desenvolvimento de Mídia de Informação e Comunicação (IMDA) especificou os padrões técnicos para assinaturas eletrônicas e restringe estritamente a assinatura por terceiros.
• Na Indonésia e Malásia, certificados digitais emitidos por autoridades de certificação reconhecidas devem ser usados para que certos acordos tenham validade legal.

Conclusão: certifique-se de usar sua própria assinatura – ou obter autorização legal

Voltando à questão central – Posso usar a assinatura digital de outra pessoa? A resposta é não, a menos que você tenha autorização legal, caso em que os riscos são significativos.

Seja por conveniência ou por engano, o uso indevido da assinatura digital de outra pessoa pode levar a sérias consequências legais, financeiras e de reputação. Seja você um indivíduo lidando com assuntos ou uma empresa conduzindo transações transfronteiriças, é fundamental garantir que todas as assinaturas sejam legais, verificáveis e compatíveis com as leis locais.

Alternativas de assinatura eletrônica confiáveis e compatíveis com as regulamentações regionais

Para usuários em Hong Kong e no Sudeste Asiático, o eSignGlobal é uma alternativa confiável e compatível com os padrões de conformidade local ao DocuSign. A plataforma oferece suporte a estruturas legais locais, interfaces multilíngues e fornece atendimento ao cliente localizado, tornando-a a escolha preferida para profissionais jurídicos e empresariais.