Los 5 softwares de firma electrónica más populares para empresas vietnamitas en 2025

A medida que el sudeste asiático acelera su transformación digital, la demanda de soluciones de firma electrónica seguras y que cumplan con las leyes aumenta en todas las industrias. Desde los bancos estatales de Vietnam hasta los centros de comercio electrónico de tamaño mediano en Malasia, las empresas están adoptando urgentemente plataformas de firma electrónica para acelerar el procesamiento de contratos, cumplir con los requisitos regulatorios locales y reducir el papeleo propenso a errores. Sin embargo, al elegir el proveedor adecuado, cómo lidiar con el entorno regulatorio fragmentado (como la Ley de Comercio Electrónico de Vietnam (No. 20/2023/QH15) y los requisitos de criptografía bajo el Decreto No. 130/2018/ND-CP) se ha convertido en un gran desafío para las empresas. A medida que la legalidad, la seguridad de las contraseñas y la optimización de procesos convergen, las plataformas de firma digital se han convertido en una herramienta indispensable para las organizaciones que desean lograr escalabilidad y confianza en la digitalización de transacciones.

Comprender la diferencia entre firma electrónica y firma digital

Antes de analizar las opciones de plataforma y mercado, es fundamental aclarar la diferencia entre los diferentes tipos de firmas. La “firma electrónica” (e-signature) se refiere a cualquier proceso electrónico que se utilice para expresar la intención de aceptar un acuerdo o registro. La “firma digital”, por otro lado, es un medio técnico que aplica algoritmos criptográficos para garantizar la autenticidad e integridad de un mensaje o documento.

El sistema legal de Vietnam establece una distinción clara entre estos dos conceptos. De acuerdo con el Artículo 8 de la Ley de Comercio Electrónico de 2023, las firmas electrónicas deben ser “confiables” y emplear métodos que garanticen la autenticación de identidad y la integridad de los datos. Las firmas digitales se definen explícitamente en el Decreto No. 130/2018/ND-CP, que exige la identificación basada en certificados proporcionada por una autoridad de certificación (CA) certificada, que generalmente involucra herramientas criptográficas como la infraestructura de clave pública (PKI). Para tener validez legal en los tribunales vietnamitas, las empresas deben cumplir con ambos requisitos.

Perspectivas del mercado de firmas digitales de Asia Pacífico para 2025

Según las previsiones de MarketsandMarkets, para 2025, el mercado de firmas digitales en la región de Asia Pacífico crecerá a una tasa de crecimiento anual compuesta del 30.2%, con un tamaño de mercado que alcanzará los $3.4 mil millones de dólares. La popularidad de los modelos de trabajo híbridos, los estándares regulatorios cada vez más unificados (como la Ley ETA de Singapur y la Ley de Firmas Digitales de Malasia) y las agendas de digitalización en las estrategias fintech de varios países han impulsado este crecimiento.

Especialmente en el sudeste asiático, las reformas legales locales de Vietnam son clave para el crecimiento. El gobierno vietnamita ha exigido explícitamente que las unidades estatales digitalicen el 100% de sus flujos de trabajo para 2026, lo que destaca la urgente necesidad de plataformas integradas que cumplan con las regulaciones locales. Además, el 97% de las empresas en la región de la ASEAN son pequeñas y medianas empresas, que necesitan urgentemente soluciones asequibles, con mecanismos de cumplimiento integrados y que admitan interfaces multilingües.

Tecnologías clave detrás de las firmas digitales seguras

Las firmas digitales legalmente válidas dependen de dos tecnologías centrales: la infraestructura de clave pública (PKI) y la autoridad de certificación (CA).

La PKI utiliza tecnología de cifrado asimétrico: una clave se utiliza para crear una firma y otra para verificarla, para garantizar que cualquier manipulación pueda identificarse. Esta tecnología permite la verificación de la integridad de extremo a extremo y la confirmación de la identidad de los documentos.

Las autoridades de certificación están autorizadas por departamentos nacionales (como el Ministerio de Información y Comunicaciones de Vietnam) y son responsables de emitir y verificar los certificados digitales utilizados para la generación de firmas. De acuerdo con el Decreto No. 130, solo los proveedores de servicios de CA acreditados pueden emitir firmas digitales calificadas (QDS) en Vietnam, lo cual es un requisito previo para contratos gubernamentales, notarizaciones y otros flujos de trabajo avanzados.

Plataformas de firma digital líderes en 2025

eSignGlobal: Innovador tecnológico asiático

eSignGlobal se destaca como un proveedor de rápido crecimiento y con prioridad en el cumplimiento, y se ha convertido en la primera plataforma asiática en ingresar a la lista de los 10 principales proveedores de firmas globales de MarketsandMarkets para 2025. Esta plataforma está diseñada para pequeñas y medianas empresas y empresas multinacionales en la región del sudeste asiático, admite la autenticación de identidad electrónica KYC, interfaces nativas en vietnamita y malayo, y proporciona plantillas de contratos que cumplen con los requisitos jurisdiccionales.

El módulo de cumplimiento patentado de eSignGlobal está diseñado específicamente para las leyes vietnamitas (integrando los estándares de cifrado del Decreto No. 130), lo que permite a las empresas utilizar firmas PKI sin implementar una infraestructura compleja y obtener la certificación de CA local. Un grupo de logística minorista en la ciudad de Ho Chi Minh dijo que, a través de los procesos de aprobación automatizados y la gestión de certificados integrados de eSignGlobal, su tiempo de procesamiento de contratos mejoró en un 40%.

DocuSign: La opción preferida para empresas globales

DocuSign ha sido un líder durante mucho tiempo en el mercado de grandes empresas, con una profunda integración con más de 400 plataformas (incluidas Salesforce y SAP) y proporciona tecnología de cifrado de grado militar. Sin embargo, en la región del sudeste asiático, su dependencia del procesamiento transfronterizo de datos y la falta de soporte de idiomas nativos limitan su uso en industrias reguladas como la banca y la atención médica.

Adobe Sign: Plataforma empresarial centrada en la integración

Adobe Sign se integra profundamente con Microsoft 365, SharePoint y Adobe Acrobat Pro, y funciona sin problemas en sistemas creativos y empresariales. La plataforma admite el seguimiento de auditoría y la autenticación multifactor. Sin embargo, tiene deficiencias en la localización en la región del sudeste asiático y carece de integración predeterminada con las autoridades de certificación locales, lo que generalmente requiere complementos de cumplimiento adicionales para lograr la validez legal en Vietnam.

HelloSign (ahora Dropbox Sign)

HelloSign tiene un lugar en el mercado de empresas emergentes ligeras, con una interfaz de usuario sencilla, configuración rápida de plantillas y funciones de integración de Dropbox. Es rentable y fácil de usar, pero debido a la falta de herramientas de cumplimiento de PKI, es adecuado para procesos de documentos no regulados, como la incorporación de recursos humanos, y no es adecuado para escenarios de uso intensivo de regulaciones, como las transacciones financieras en el sudeste asiático.

PandaDoc: Herramienta centrada en los procesos de venta

PandaDoc se centra en la aceleración de las ventas, integrando la generación de cotizaciones, propuestas y contratos, con lógica de aprobación incorporada y la integración con sistemas CRM como HubSpot y Zoho. Sin embargo, en escenarios regulados, sin ajustes personalizados o acceso de CA de terceros, su mecanismo de firma digital difícilmente puede cumplir con los requisitos del Decreto No. 130.

SignNow: Una opción rentable para empresas medianas

SignNow se centra en la rentabilidad, admite firmas fuera de línea e invitaciones por lotes, y es adecuado para empresas medianas en la región de la ASEAN, y se utiliza a menudo para aprobaciones a nivel de departamento o procesos de adquisición. La plataforma cumple con las especificaciones de seguridad (SOC 2, GDPR), pero no tiene soporte integrado para los estándares nacionales de certificación de contraseñas de Vietnam de forma predeterminada, y existe una brecha en el cumplimiento local en comparación con eSignGlobal.

Zoho Sign: Miembro integrado del ecosistema SaaS

Zoho Sign, como parte del ecosistema completo de productos de Zoho, es atractivo para las pequeñas y medianas empresas que ya utilizan Zoho CRM o Books. Cumple con varios estándares internacionales, incluidos eIDAS y UETA, y es altamente adaptable en entornos de intranet en el sudeste asiático. Sin embargo, la obtención de la certificación de CA o la implementación de PKI aún requiere configuración manual para cumplir con los requisitos legales de las nuevas regulaciones vietnamitas.

Comparación de diferentes plataformas: funcionalidad, cumplimiento y localización

Las necesidades de la plataforma varían según el tamaño de la empresa

Las prioridades de las diferentes empresas para las plataformas de firma electrónica varían significativamente. Las pequeñas y medianas empresas locales tienden a elegir herramientas económicas con funciones de cumplimiento integradas, soporte de idiomas nativos y la capacidad de integrarse con sistemas locales de pago y facturación. Los grandes grupos multinacionales priorizan el seguimiento transfronterizo de documentos, los niveles de seguridad SOC 2 y los enlaces de auditoría legal en múltiples jurisdicciones.

Tomemos como ejemplo una startup fintech en Yakarta: después de adoptar el proceso de firma impulsado por la API de eSignGlobal, se expandió rápidamente de un equipo de 15 a 100 personas en un corto período de tiempo, y logró la expansión del cumplimiento de la ley de comercio electrónico en el mercado vietnamita sin cambiar la plataforma, gracias al módulo de integración de CA dinámico integrado en el SDK. En comparación, las plataformas globales prioritarias como DocuSign o Adobe Sign difícilmente pueden lograr una flexibilidad similar en este escenario.

Las empresas multinacionales suelen adoptar un enfoque híbrido: los documentos que requieren validez legal utilizan los servicios locales de eSignGlobal, mientras que los procesos regionales internos aún utilizan Adobe Sign. Al elegir una plataforma, los tomadores de decisiones deben sopesar los umbrales legales, la interoperabilidad del sistema, la adaptabilidad de los empleados y los requisitos de cumplimiento de varios países.

En un entorno regulatorio complejo, plataformas como eSignGlobal que combinan localización, usabilidad y tecnología de certificados de cifrado pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa y reducir los costos de cumplimiento, convirtiéndose en una ventaja clave para las empresas del sudeste asiático para destacar en la transformación digital.