¿Cómo habilitar la autenticación de dos factores (2FA) para los firmantes?

La Importancia de Mejorar la Seguridad de las Firmas Electrónicas

En la era digital, las firmas electrónicas han revolucionado las operaciones comerciales al simplificar los acuerdos y reducir el papeleo. Sin embargo, con el aumento de las ciberamenazas, proteger el proceso de firma es crucial. La autenticación de dos factores (2FA) agrega una capa adicional de protección para los firmantes, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder y completar los documentos. Este artículo explora cómo habilitar 2FA para los firmantes en plataformas populares, proporcionando una perspectiva neutral y orientada a los negocios sobre la implementación y las alternativas.

Entendiendo la Autenticación de Dos Factores para Firmantes

¿Qué es 2FA en el Contexto de las Firmas Electrónicas?

La autenticación de dos factores requiere que los firmantes verifiquen su identidad utilizando dos métodos distintos: algo que saben (como una contraseña o un código de acceso) y algo que tienen (como un código único enviado por SMS, correo electrónico o una aplicación de autenticación). En los flujos de trabajo de firma electrónica, 2FA previene el acceso no autorizado a documentos confidenciales, como contratos o acuerdos legales. Para las empresas, la implementación de 2FA no solo cumple con los estándares de protección de datos, sino que también genera confianza con los clientes y socios.

Desde una perspectiva comercial, la adopción de 2FA ha aumentado drásticamente debido a las presiones regulatorias y las filtraciones de datos de alto perfil. Plataformas como DocuSign y Adobe Sign han integrado 2FA para mitigar los riesgos, convirtiéndola en una característica estándar en entornos profesionales. Habilitarla generalmente implica configurar los ajustes de la cuenta, las plantillas de sobres o las reglas de autenticación del firmante, dependiendo del proveedor.

¿Por Qué Habilitar 2FA para los Firmantes? Beneficios y Riesgos Comerciales

Habilitar 2FA protege contra el phishing y los ataques de relleno de credenciales, que son comunes en escenarios de firma remota. Las empresas se benefician de una menor responsabilidad por fraude: los estudios muestran que 2FA puede bloquear más del 99% de los ataques automatizados. Sin embargo, sin ella, las empresas pueden enfrentar posibles consecuencias legales y financieras, especialmente en industrias como las finanzas o la atención médica.

Por otro lado, depender demasiado de 2FA puede introducir fricción en la experiencia del usuario, ralentizando los procesos de firma de alto volumen. Equilibrar la seguridad y la eficiencia es crucial, y las plataformas a menudo permiten opciones de 2FA personalizadas para adaptarse a diferentes flujos de trabajo.

Cómo Habilitar 2FA para Firmantes en DocuSign

DocuSign, como líder en soluciones de firma electrónica, ofrece sólidas características de seguridad a través de su plataforma eSignature y complementos como la gestión de identidad y acceso (IAM). IAM en DocuSign proporciona autenticación avanzada, incluyendo 2FA, para verificar las identidades de los firmantes durante el proceso de firma. Esto es particularmente útil para usuarios empresariales que manejan documentos de alto riesgo, asegurando el cumplimiento de estándares como GDPR o SOC 2.

Para habilitar 2FA para los firmantes en DocuSign, siga estas instrucciones paso a paso. Tenga en cuenta que el acceso a estas características puede requerir un plan Standard, Business Pro o superior, y la autenticación avanzada puede implicar cargos adicionales.

Paso 1: Acceder a la Configuración de la Cuenta

Inicie sesión en su cuenta de DocuSign como administrador. Navegue al icono de engranaje “Settings” en la esquina superior derecha y luego seleccione “Security” bajo la pestaña “Features”. Aquí encontrará las opciones de configuración de autenticación.

Paso 2: Configurar la Autenticación del Firmante

En la sección Security, vaya a “Authentication” y habilite “Access Code” como el primer factor (una contraseña simple enviada por correo electrónico). Para el segundo factor, seleccione “SMS Authentication” o “Authenticator App” bajo las opciones avanzadas. DocuSign admite la entrega de SMS de contraseñas de un solo uso (OTP), que incurre en un cargo por mensaje basado en las tarifas regionales (típicamente $0.10–$0.50/SMS).

Si utiliza la funcionalidad IAM, puede integrarse con proveedores de terceros como Okta o Duo para 2FA basada en aplicaciones. Esta configuración es adecuada para equipos que requieren SSO junto con la verificación del firmante.

Paso 3: Aplicar a Sobres o Plantillas

Al crear un nuevo sobre o plantilla, vaya a las opciones “Advanced” durante la carga del documento. Bajo “Signer Authentication”, active “Require Two-Factor Authentication”. Puede especificar el método: correo electrónico + SMS es el más común para escenarios de firmantes sin aplicaciones. Para envíos masivos o formularios web (disponibles en Business Pro), se puede aplicar globalmente a través de los valores predeterminados de la cuenta.

Paso 4: Probar y Monitorear

Envíe un sobre de prueba a usted mismo o a un colega. El firmante recibirá un correo electrónico con un código de acceso, seguido de un SMS OTP. Monitoree el uso en “Authentication Logs” bajo el panel de control “Admin” para rastrear el cumplimiento. Los planes API de DocuSign (por ejemplo, Intermediate a $3600/año) permiten la aplicación programática de 2FA para flujos de trabajo automatizados.

Costos potenciales: 2FA básica está incluida en los niveles superiores, pero el complemento SMS se factura por uso. Los retrasos en la entrega de SMS para los usuarios de APAC pueden requerir ajustes regionales.

Cómo Habilitar 2FA para Firmantes en Adobe Sign

Adobe Sign, como parte de Adobe Document Cloud, enfatiza la integración perfecta con herramientas creativas y de productividad. Admite 2FA a través de perfiles de autenticación que se pueden personalizar para los firmantes en los acuerdos. Esta característica es estándar en los planes Professional y Enterprise, ayudando a las empresas a mantener flujos de trabajo seguros en equipos de marketing, legales o de ventas.

Pasos para Configurar 2FA en Adobe Sign

1. Acceso a la Consola de Administración: Inicie sesión como administrador y vaya a “Account Settings” > “Authentication”. Cree o edite un perfil de autenticación.

2. Seleccionar Métodos de 2FA: Elija “Password Protected” como el primer factor, luego habilite “Knowledge-Based Authentication” o “Phone Authentication” como el segundo factor. Adobe admite SMS OTP o verificación por correo electrónico, y ofrece opciones de notificaciones push a través de aplicaciones como Google Authenticator.

3. Asignar a Acuerdos: Al preparar un acuerdo, seleccione el perfil bajo “Security Options”. Para uso repetido, configúrelo como predeterminado en las plantillas de la biblioteca.

4. Verificación e Informes: Pruebe enviando un acuerdo de muestra. Audite la finalización de 2FA utilizando el “Activity Report”. Los usuarios Enterprise pueden integrarse con IAM de Adobe para controles avanzados.

2FA de Adobe Sign es elogiada por su interfaz fácil de usar, pero el uso de SMS de alto volumen puede requerir licencias adicionales.

Implementación de 2FA en Otras Plataformas como HelloSign

HelloSign (ahora parte de Dropbox Sign) ofrece 2FA simple para los firmantes a través de códigos de acceso y verificación por SMS. En su plan Pro ($15/usuario/mes), habilítelo yendo a “Account Settings” > “Security” y activando “Require SMS Verification”. Esto envía un OTP después del código inicial, adecuado para equipos pequeños. Aunque es más simple que DocuSign, carece de integraciones IAM profundas, lo que lo hace adecuado para SMB que priorizan la facilidad de uso sobre la personalización de nivel empresarial.

Comparación de Plataformas de Firma Electrónica: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal y HelloSign

Para ayudar en la toma de decisiones, aquí hay una comparación neutral de plataformas populares basada en precios y características de 2025. Los datos provienen de fuentes oficiales, centrándose en el soporte de 2FA, el cumplimiento y la rentabilidad empresarial.

Esta tabla destaca las compensaciones: DocuSign sobresale en escalabilidad, mientras que otras plataformas ofrecen asequibilidad sin sacrificar la seguridad central.

eSignGlobal: Una Opción Competitiva para Necesidades Globales y Regionales

eSignGlobal se posiciona como un proveedor versátil de firmas electrónicas, que admite el cumplimiento en más de 100 países y regiones importantes en todo el mundo. Tiene una ventaja particular en la región de Asia-Pacífico (APAC), donde las regulaciones de firma electrónica son fragmentadas, de alto nivel y están estrictamente supervisadas. A diferencia de los enfoques basados en marcos en los Estados Unidos (Ley ESIGN) o Europa (eIDAS), que se basan en la verificación por correo electrónico o la autodeclaración, los estándares de APAC enfatizan un modelo de “integración del ecosistema”. Esto requiere una profunda integración de hardware y nivel API con sistemas de identidad digital de gobierno a empresa (G2B), como los que se encuentran en Hong Kong o Singapur, lo que presenta un umbral técnico más alto que los métodos occidentales.

eSignGlobal aborda estos desafíos de frente, permitiendo un cumplimiento perfecto sin los retrasos o cargos adicionales comunes en las plataformas globales. La compañía se está expandiendo agresivamente, compitiendo con DocuSign y Adobe Sign incluso en Europa y América a través de planes rentables y soporte localizado. Por ejemplo, su edición Essential comienza desde solo $16.6 por mes con una prueba gratuita de 30 días, permitiendo hasta 100 documentos de firma electrónica, asientos de usuario ilimitados y verificación a través de códigos de acceso, todo mientras se mantiene el cumplimiento total. Este precio ofrece un valor sólido, especialmente cuando se integra con sistemas como iAM Smart en Hong Kong o Singpass en Singapur, lo que permite una autenticación del firmante sin fricciones.

Desde una perspectiva comercial, el modelo de eSignGlobal reduce el costo total de propiedad para las operaciones de APAC, donde el cumplimiento transfronterizo en plataformas heredadas puede aumentar los gastos en un 20–30%.

Reflexiones Finales sobre Soluciones de Firma Electrónica Seguras

Implementar 2FA para los firmantes es un paso simple pero esencial para fortalecer los procesos de firma electrónica en varias plataformas. Si bien DocuSign sigue siendo el punto de referencia para la funcionalidad integral, las empresas que exploran alternativas, particularmente para el cumplimiento regional, pueden encontrar que eSignGlobal es una opción práctica y neutral en APAC y más allá. Evalúe según sus necesidades de volumen, ubicación geográfica y integración para obtener resultados óptimos.