จะเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย (2FA) สำหรับผู้ลงนามได้อย่างไร

ความสำคัญของการเพิ่มความปลอดภัยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในยุคดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ปฏิวัติการดำเนินธุรกิจด้วยการลดความซับซ้อนของข้อตกลงและลดงานเอกสาร อย่างไรก็ตาม ด้วยภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่เพิ่มขึ้น การรักษาความปลอดภัยของกระบวนการลงนามจึงเป็นสิ่งสำคัญ การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย (2FA) เพิ่มชั้นการป้องกันพิเศษสำหรับผู้ลงนาม เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและทำเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์ได้ บทความนี้สำรวจวิธีเปิดใช้งาน 2FA สำหรับผู้ลงนามบนแพลตฟอร์มยอดนิยม โดยนำเสนอมุมมองที่เป็นกลาง มุ่งเน้นธุรกิจเกี่ยวกับการใช้งานและทางเลือกอื่น

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยสำหรับผู้ลงนาม

2FA คืออะไรในบริบทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยกำหนดให้ผู้ลงนามต้องยืนยันตัวตนโดยใช้วิธีการที่แตกต่างกันสองวิธี: สิ่งที่พวกเขารู้ (เช่น รหัสผ่านหรือรหัสการเข้าถึง) และสิ่งที่พวกเขามี (เช่น รหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียวที่ส่งผ่าน SMS อีเมล หรือแอปตรวจสอบสิทธิ์) ในขั้นตอนการทำงานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 2FA ป้องกันการเข้าถึงเอกสารที่เป็นความลับโดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น สัญญาหรือข้อตกลงทางกฎหมาย สำหรับองค์กร การใช้งาน 2FA ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับมาตรฐานการปกป้องข้อมูลเท่านั้น แต่ยังสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าและคู่ค้าอีกด้วย

จากมุมมองทางธุรกิจ การนำ 2FA มาใช้เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเนื่องจากแรงกดดันด้านกฎระเบียบและการละเมิดข้อมูลที่โด่งดัง แพลตฟอร์มอย่าง DocuSign และ Adobe Sign ได้รวม 2FA เพื่อลดความเสี่ยง ทำให้เป็นคุณสมบัติมาตรฐานในสภาพแวดล้อมที่เป็นมืออาชีพ การเปิดใช้งานมักเกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าการตั้งค่าบัญชี เทมเพลตซองจดหมาย หรือกฎการตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ลงนาม ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ

ทำไมต้องเปิดใช้งาน 2FA สำหรับผู้ลงนาม? ผลประโยชน์และความเสี่ยงทางธุรกิจ

การเปิดใช้งาน 2FA สามารถป้องกันการโจมตีแบบฟิชชิ่งและการกรอกข้อมูลประจำตัว ซึ่งเป็นเรื่องปกติในสถานการณ์การลงนามจากระยะไกล ธุรกิจได้รับประโยชน์จากการลดความรับผิดในการฉ้อโกง ซึ่งการศึกษาแสดงให้เห็นว่า 2FA สามารถบล็อกการโจมตีอัตโนมัติได้มากกว่า 99% อย่างไรก็ตาม หากไม่มี 2FA บริษัทอาจเผชิญกับผลกระทบทางกฎหมายและการเงินที่อาจเกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การเงินหรือการดูแลสุขภาพ

ในทางกลับกัน การพึ่งพา 2FA มากเกินไปอาจทำให้เกิดความขัดแย้งในประสบการณ์ของผู้ใช้ ซึ่งจะทำให้กระบวนการลงนามที่มีปริมาณมากช้าลง การสร้างสมดุลระหว่างความปลอดภัยและประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ และแพลตฟอร์มมักจะอนุญาตให้ปรับแต่งตัวเลือก 2FA ให้เหมาะกับขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกัน

วิธีเปิดใช้งาน 2FA สำหรับผู้ลงนามใน DocuSign

DocuSign ในฐานะผู้นำด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ นำเสนอคุณสมบัติความปลอดภัยที่แข็งแกร่งผ่านแพลตฟอร์ม eSignature และส่วนเสริม เช่น การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) IAM ใน DocuSign ให้การตรวจสอบสิทธิ์ขั้นสูง รวมถึง 2FA เพื่อตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนามในระหว่างกระบวนการลงนาม สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจที่จัดการเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง ทำให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามมาตรฐานต่างๆ เช่น GDPR หรือ SOC 2

หากต้องการเปิดใช้งาน 2FA สำหรับผู้ลงนามใน DocuSign ให้ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนด้านล่าง โปรดทราบว่าการเข้าถึงคุณสมบัติเหล่านี้อาจต้องใช้แผน Standard, Business Pro หรือสูงกว่า และการตรวจสอบสิทธิ์ขั้นสูงอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงการตั้งค่าบัญชี

ลงชื่อเข้าใช้บัญชี DocuSign ของคุณในฐานะผู้ดูแลระบบ นำทางไปยังไอคอนรูปเฟือง "Settings" ที่มุมขวาบน จากนั้นเลือก "Security" ภายใต้แท็บ "Features" ที่นี่คุณจะพบตัวเลือกการตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าการตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ลงนาม

ในส่วน Security ให้ไปที่ "Authentication" และเปิดใช้งาน "Access Code" เป็นปัจจัยแรก (รหัสผ่านง่ายๆ ที่ส่งทางอีเมล) สำหรับปัจจัยที่สอง ให้เลือก "SMS Authentication" หรือ "Authenticator App" ภายใต้ตัวเลือกขั้นสูง DocuSign รองรับการส่งรหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว (OTP) ทาง SMS ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายต่อข้อความตามอัตราภูมิภาค (โดยทั่วไปคือ $0.10–$0.50/SMS)

หากใช้คุณสมบัติ IAM คุณสามารถรวมเข้ากับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม เช่น Okta หรือ Duo สำหรับ 2FA ที่ใช้แอป การตั้งค่านี้เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการ SSO พร้อมกับการตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ลงนาม

ขั้นตอนที่ 3: นำไปใช้กับซองจดหมายหรือเทมเพลต

เมื่อสร้างซองจดหมายหรือเทมเพลตใหม่ ให้ไปที่ตัวเลือก "Advanced" ในระหว่างการอัปโหลดเอกสาร ภายใต้ "Signer Authentication" ให้สลับเปิด "Require Two-Factor Authentication" คุณสามารถระบุวิธีการได้ อีเมล + SMS เป็นสถานการณ์ที่ไม่มีแอปสำหรับผู้ลงนามที่พบบ่อยที่สุด สำหรับการส่งจำนวนมากหรือเว็บฟอร์ม (มีอยู่ใน Business Pro) สามารถนำไปใช้ทั่วโลกผ่านค่าเริ่มต้นของบัญชี

ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบและตรวจสอบ

ส่งซองจดหมายทดสอบให้ตัวเองหรือเพื่อนร่วมงาน ผู้ลงนามจะได้รับอีเมลพร้อมรหัสการเข้าถึง ตามด้วย SMS OTP ตรวจสอบการใช้งานใน "Authentication Logs" ภายใต้แดชบอร์ด "Admin" เพื่อติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด แผน API ของ DocuSign (เช่น Intermediate ที่ $3,600 ต่อปี) อนุญาตให้บังคับใช้ 2FA แบบเป็นโปรแกรมสำหรับขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

ค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น: 2FA พื้นฐานรวมอยู่ในระดับที่สูงกว่า แต่ส่วนเสริม SMS มีการเรียกเก็บเงินตามปริมาณ สำหรับผู้ใช้ APAC ความล่าช้าในการส่ง SMS อาจต้องมีการปรับภูมิภาค

วิธีเปิดใช้งาน 2FA สำหรับผู้ลงนามใน Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud เน้นการผสานรวมอย่างราบรื่นกับเครื่องมือสร้างสรรค์และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รองรับ 2FA ผ่านโปรไฟล์การตรวจสอบสิทธิ์ที่สามารถปรับแต่งสำหรับผู้ลงนามในข้อตกลงได้ คุณสมบัตินี้เป็นมาตรฐานในแผน Professional และ Enterprise ซึ่งช่วยให้ธุรกิจรักษาขั้นตอนการทำงานที่ปลอดภัยในทีมการตลาด กฎหมาย หรือการขาย

ขั้นตอนในการตั้งค่า 2FA ใน Adobe Sign

1. การเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบ: ลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบและไปที่ "Account Settings" > "Authentication" สร้างหรือแก้ไขโปรไฟล์การตรวจสอบสิทธิ์

2. เลือกวิธีการ 2FA: เลือก "Password Protected" เป็นปัจจัยแรก จากนั้นเปิดใช้งาน "Knowledge-Based Authentication" หรือ "Phone Authentication" เป็นปัจจัยที่สอง Adobe รองรับ SMS OTP หรือการตรวจสอบทางอีเมล และมีตัวเลือกการแจ้งเตือนแบบพุชผ่านแอปต่างๆ เช่น Google Authenticator

3. กำหนดให้กับข้อตกลง: เมื่อเตรียมข้อตกลง ให้เลือกโปรไฟล์ภายใต้ "Security Options" สำหรับการใช้งานซ้ำ ให้ตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นในเทมเพลตไลบรารี

4. ตรวจสอบและรายงาน: ทดสอบโดยการส่งข้อตกลงตัวอย่าง ใช้ "Activity Report" เพื่อตรวจสอบการดำเนินการ 2FA ผู้ใช้ Enterprise สามารถรวมเข้ากับ IAM ของ Adobe เพื่อการควบคุมขั้นสูง

2FA ของ Adobe Sign ได้รับการยกย่องในด้านอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย แต่การใช้ SMS ในปริมาณมากอาจต้องมีใบอนุญาตเพิ่มเติม

การใช้งาน 2FA ในแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น HelloSign

HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox Sign) ให้ 2FA อย่างง่ายสำหรับผู้ลงนามผ่านรหัสการเข้าถึงและการตรวจสอบ SMS ในแผน Pro (15 ดอลลาร์/ผู้ใช้/เดือน) เปิดใช้งานโดยไปที่ "Account Settings" > "Security" และสลับ "Require SMS Verification" สิ่งนี้จะส่ง OTP หลังจากรหัสเริ่มต้น เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก แม้ว่าจะเรียบง่ายกว่า DocuSign แต่ก็ขาดการรวม IAM ในเชิงลึก ทำให้เหมาะสำหรับ SMB ที่ให้ความสำคัญกับความง่ายในการใช้งานมากกว่าการปรับแต่งระดับองค์กร

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของแพลตฟอร์มยอดนิยมตามราคาและคุณสมบัติในปี 2025 ข้อมูลมาจากแหล่งที่เป็นทางการ โดยเน้นที่การรองรับ 2FA การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความคุ้มค่าสำหรับองค์กร

ตารางนี้เน้นถึงข้อดีข้อเสีย: DocuSign โดดเด่นในด้านความสามารถในการปรับขนาด ในขณะที่แพลตฟอร์มอื่นๆ นำเสนอความสามารถในการจ่ายโดยไม่ลดทอนความปลอดภัยหลัก

eSignGlobal: ตัวเลือกที่แข่งขันได้สำหรับความต้องการระดับโลกและระดับภูมิภาค

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลาย โดยรองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก มีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และได้รับการกำกับดูแลอย่างเข้มงวด แตกต่างจากวิธีการตามกรอบของสหรัฐอเมริกา (กฎหมาย ESIGN) หรือยุโรป (eIDAS) ซึ่งอาศัยการตรวจสอบทางอีเมลหรือการประกาศตนเอง มาตรฐาน APAC เน้นรูปแบบ "การรวมระบบนิเวศ" ซึ่งต้องมีการรวมฮาร์ดแวร์และ API ระดับลึกกับระบบข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลถึงธุรกิจ (G2B) เช่น ระบบในฮ่องกงหรือสิงคโปร์ ซึ่งมีเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการของตะวันตก

eSignGlobal เผชิญกับความท้าทายเหล่านี้โดยตรง โดยตระหนักถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างราบรื่นโดยไม่มีความล่าช้าหรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่พบบ่อยในแพลตฟอร์มระดับโลก บริษัทกำลังขยายตัวอย่างแข็งขัน แม้แต่ในยุโรปและอเมริกา โดยแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign ด้วยแผนที่มีประสิทธิภาพด้านต้นทุนและการสนับสนุนในท้องถิ่น ตัวอย่างเช่น รุ่น Essential เริ่มต้นเพียง $16.6 ต่อเดือนพร้อมทดลองใช้ฟรี 30 วัน อนุญาตเอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์ การกำหนดราคานี้ให้คุณค่าที่แข็งแกร่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรวมเข้ากับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงหรือ Singpass ของสิงคโปร์ ทำให้การตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ลงนามเป็นไปอย่างราบรื่น

จากมุมมองทางธุรกิจ รูปแบบของ eSignGlobal ช่วยลดต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของสำหรับการดำเนินงานใน APAC ซึ่งการปฏิบัติตามข้อกำหนดข้ามพรมแดนบนแพลตฟอร์มแบบเดิมอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายได้ 20–30%

ข้อคิดสุดท้ายเกี่ยวกับโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย

การใช้งาน 2FA สำหรับผู้ลงนามเป็นขั้นตอนที่ง่ายแต่จำเป็นในการเสริมสร้างกระบวนการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะสำหรับแพลตฟอร์มต่างๆ แม้ว่า DocuSign จะยังคงเป็นเกณฑ์มาตรฐานสำหรับคุณสมบัติที่ครอบคลุม แต่ธุรกิจที่สำรวจทางเลือกอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาค อาจพบว่า eSignGlobal เป็นตัวเลือกที่เป็นประโยชน์และเป็นกลางใน APAC และที่อื่นๆ ประเมินตามความจุ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และความต้องการในการรวมระบบของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด