Bagaimana Cara Mengaktifkan Autentikasi Dua Faktor (2FA) untuk Penandatangan?

Pentingnya Meningkatkan Keamanan Tanda Tangan Elektronik

Di era digital, tanda tangan elektronik telah merevolusi operasi bisnis dengan menyederhanakan perjanjian dan mengurangi pekerjaan kertas. Namun, dengan meningkatnya ancaman dunia maya, mengamankan proses penandatanganan menjadi sangat penting. Autentikasi dua faktor (2FA) menambahkan lapisan perlindungan tambahan bagi penandatangan, memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses dan menyelesaikan dokumen. Artikel ini membahas cara mengaktifkan 2FA untuk penandatangan di platform populer, memberikan perspektif implementasi dan alternatif yang netral dan berorientasi bisnis.

Memahami Autentikasi Dua Faktor untuk Penandatangan

Apa itu 2FA dalam Konteks Tanda Tangan Elektronik?

Autentikasi dua faktor mengharuskan penandatangan untuk memverifikasi identitas mereka menggunakan dua metode berbeda: sesuatu yang mereka ketahui (seperti kata sandi atau kode akses) dan sesuatu yang mereka miliki (seperti kode satu kali yang dikirim melalui SMS, email, atau aplikasi autentikator). Dalam alur kerja tanda tangan elektronik, 2FA mencegah akses tidak sah ke dokumen sensitif, seperti kontrak atau perjanjian hukum. Bagi bisnis, menerapkan 2FA tidak hanya memenuhi standar perlindungan data tetapi juga membangun kepercayaan dengan pelanggan dan mitra.

Dari sudut pandang bisnis, adopsi 2FA telah meningkat tajam karena tekanan regulasi dan insiden pelanggaran data yang terkenal. Platform seperti DocuSign dan Adobe Sign mengintegrasikan 2FA untuk mengurangi risiko, menjadikannya fitur standar di lingkungan profesional. Mengaktifkannya biasanya melibatkan konfigurasi pengaturan akun, templat amplop, atau aturan autentikasi penandatangan, tergantung pada penyedia.

Mengapa Mengaktifkan 2FA untuk Penandatangan? Manfaat dan Risiko Bisnis

Mengaktifkan 2FA melindungi dari phishing dan serangan pengisian kredensial, yang umum terjadi dalam skenario penandatanganan jarak jauh. Bisnis mendapat manfaat dari pengurangan tanggung jawab penipuan—penelitian menunjukkan bahwa 2FA dapat memblokir lebih dari 99% serangan otomatis. Namun, tanpa itu, perusahaan mungkin menghadapi konsekuensi hukum dan keuangan potensial, terutama di industri seperti keuangan atau perawatan kesehatan.

Di sisi lain, terlalu bergantung pada 2FA dapat menimbulkan gesekan dalam pengalaman pengguna, yang berpotensi memperlambat proses penandatanganan volume tinggi. Menyeimbangkan keamanan dan efisiensi sangat penting, dan platform sering kali memungkinkan opsi 2FA yang dapat disesuaikan untuk mengakomodasi alur kerja yang berbeda.

Cara Mengaktifkan 2FA untuk Penandatangan di DocuSign

DocuSign, sebagai pemimpin dalam solusi tanda tangan elektronik, menawarkan fitur keamanan yang kuat melalui platform eSignature dan add-on-nya, seperti Identity and Access Management (IAM). IAM di DocuSign menyediakan autentikasi tingkat lanjut, termasuk 2FA, untuk memverifikasi identitas penandatangan selama proses penandatanganan. Ini sangat berguna bagi pengguna bisnis yang menangani dokumen berisiko tinggi, memastikan kepatuhan terhadap standar seperti GDPR atau SOC 2.

Untuk mengaktifkan 2FA untuk penandatangan di DocuSign, ikuti petunjuk langkah demi langkah ini. Perhatikan bahwa akses ke fitur-fitur ini mungkin memerlukan paket Standard, Business Pro, atau yang lebih tinggi, dan autentikasi tingkat lanjut mungkin dikenakan biaya tambahan.

Langkah 1: Akses Pengaturan Akun

Masuk ke akun DocuSign Anda sebagai administrator. Navigasikan ke ikon roda gigi "Settings" di sudut kanan atas, lalu pilih "Security" di bawah tab "Features". Di sini, Anda akan menemukan opsi pengaturan autentikasi.

Langkah 2: Konfigurasi Autentikasi Penandatangan

Di bagian Security, buka "Authentication" dan aktifkan "Access Code" sebagai faktor pertama (kata sandi sederhana yang dikirim melalui email). Untuk faktor kedua, pilih "SMS Authentication" atau "Authenticator App" di bawah opsi lanjutan. DocuSign mendukung pengiriman SMS kode satu kali (OTP), yang dikenakan biaya per pesan berdasarkan tarif regional (biasanya $0,10–$0,50/SMS).

Jika menggunakan fitur IAM, integrasi dengan penyedia pihak ketiga seperti Okta atau Duo dimungkinkan untuk 2FA berbasis aplikasi. Pengaturan ini cocok untuk tim yang membutuhkan SSO bersama dengan verifikasi penandatangan.

Langkah 3: Terapkan ke Amplop atau Templat

Saat membuat amplop atau templat baru, buka opsi "Advanced" selama pengunggahan dokumen. Di bawah "Signer Authentication", aktifkan "Require Two-Factor Authentication". Anda dapat menentukan metode—Email + SMS adalah yang paling umum untuk skenario tanpa aplikasi untuk penandatangan. Untuk pengiriman massal atau formulir web (tersedia di Business Pro), ini dapat diterapkan secara global melalui default akun.

Langkah 4: Uji dan Pantau

Kirim amplop uji ke diri sendiri atau kolega. Penandatangan akan menerima email dengan kode akses, diikuti oleh SMS OTP. Pantau penggunaan di "Authentication Logs" di bawah dasbor "Admin" untuk melacak kepatuhan. Paket API DocuSign (misalnya, Intermediate seharga $3600/tahun) memungkinkan penegakan 2FA terprogram untuk alur kerja otomatis.

Biaya Potensial: 2FA dasar disertakan dalam tingkatan yang lebih tinggi, tetapi add-on SMS ditagih berdasarkan penggunaan. Penundaan pengiriman SMS untuk pengguna APAC mungkin memerlukan penyesuaian regional.

Cara Mengaktifkan 2FA untuk Penandatangan di Adobe Sign

Adobe Sign, sebagai bagian dari Adobe Document Cloud, menekankan integrasi tanpa batas dengan alat kreatif dan produktivitas. Ini mendukung 2FA melalui profil autentikasi, yang dapat disesuaikan untuk penandatangan dalam perjanjian. Fitur ini standar dalam paket Professional dan Enterprise, membantu perusahaan memelihara alur kerja yang aman di tim pemasaran, hukum, atau penjualan.

Langkah-langkah untuk Menyiapkan 2FA di Adobe Sign

1. Akses Konsol Admin: Masuk sebagai administrator dan buka "Account Settings" > "Authentication". Buat atau edit profil autentikasi.

2. Pilih Metode 2FA: Pilih "Password Protected" sebagai faktor pertama, lalu aktifkan "Knowledge-Based Authentication" atau "Phone Authentication" sebagai faktor kedua. Adobe mendukung SMS OTP atau verifikasi email dan menawarkan opsi pemberitahuan push melalui aplikasi seperti Google Authenticator.

3. Tetapkan ke Perjanjian: Saat menyiapkan perjanjian, pilih profil di bawah "Security Options". Untuk penggunaan berulang, atur sebagai default dalam templat perpustakaan.

4. Verifikasi dan Laporkan: Uji dengan mengirimkan perjanjian sampel. Audit penyelesaian 2FA menggunakan "Activity Report". Pengguna Enterprise dapat berintegrasi dengan IAM Adobe untuk kontrol tingkat lanjut.

2FA Adobe Sign dipuji karena antarmuka yang ramah pengguna, tetapi penggunaan SMS volume tinggi mungkin memerlukan lisensi tambahan.

Implementasi 2FA di Platform Lain seperti HelloSign

HelloSign (sekarang bagian dari Dropbox Sign) menawarkan 2FA sederhana untuk penandatangan melalui kode akses dan verifikasi SMS. Dalam paket Pro mereka ($15/pengguna/bulan), aktifkan dengan membuka "Account Settings" > "Security" dan mengaktifkan "Require SMS Verification". Ini mengirimkan OTP setelah kode awal, cocok untuk tim kecil. Meskipun lebih sederhana daripada DocuSign, ia tidak memiliki integrasi IAM yang mendalam, sehingga cocok untuk UKM yang memprioritaskan kemudahan penggunaan daripada penyesuaian tingkat perusahaan.

Membandingkan Platform Tanda Tangan Elektronik: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal, dan HelloSign

Untuk membantu pengambilan keputusan, berikut adalah perbandingan netral platform populer berdasarkan harga dan fitur tahun 2025. Data bersumber dari sumber resmi, dengan fokus pada dukungan 2FA, kepatuhan, dan efektivitas biaya perusahaan.

Tabel ini menyoroti trade-off: DocuSign unggul dalam skalabilitas, sementara platform lain menawarkan keterjangkauan tanpa mengorbankan keamanan inti.

eSignGlobal: Pilihan Kompetitif untuk Kebutuhan Global dan Regional

eSignGlobal memposisikan dirinya sebagai penyedia tanda tangan elektronik serbaguna, mendukung kepatuhan di lebih dari 100 negara dan wilayah utama di seluruh dunia. Ia memiliki kekuatan khusus di Asia-Pasifik (APAC), di mana peraturan tanda tangan elektronik terfragmentasi, berstandar tinggi, dan diawasi secara ketat. Tidak seperti pendekatan berbasis kerangka kerja di Amerika Serikat (Undang-Undang ESIGN) atau Eropa (eIDAS), yang bergantung pada verifikasi email atau deklarasi sendiri, standar APAC menekankan model "integrasi ekosistem". Ini membutuhkan integrasi mendalam tingkat perangkat keras dan API dengan sistem identitas digital pemerintah ke bisnis (G2B), seperti yang ada di Hong Kong atau Singapura, yang memiliki ambang batas teknis yang lebih tinggi daripada metode Barat.

eSignGlobal menghadapi tantangan ini secara langsung, mencapai kepatuhan tanpa batas tanpa penundaan atau biaya tambahan yang umum terjadi pada platform global. Perusahaan secara agresif berekspansi, bersaing dengan DocuSign dan Adobe Sign bahkan di Eropa dan Amerika melalui paket hemat biaya dan dukungan yang dilokalkan. Misalnya, edisi Essential mereka mulai dari hanya $16,6 per bulan dengan uji coba gratis 30 hari, memungkinkan hingga 100 dokumen tanda tangan elektronik, kursi pengguna tak terbatas, dan verifikasi melalui kode akses—sambil tetap sepenuhnya patuh. Harga ini menawarkan nilai yang kuat, terutama saat terintegrasi dengan sistem seperti iAM Smart Hong Kong atau Singpass Singapura, memungkinkan autentikasi penandatangan tanpa gesekan.

Dari sudut pandang bisnis, model eSignGlobal mengurangi total biaya kepemilikan untuk operasi APAC, di mana kepatuhan lintas batas pada platform warisan dapat meningkatkan biaya sebesar 20–30%.

Pemikiran Akhir tentang Solusi Tanda Tangan Elektronik yang Aman

Menerapkan 2FA untuk penandatangan adalah langkah sederhana namun penting untuk memperkuat proses tanda tangan elektronik, dapat diterapkan di berbagai platform. Meskipun DocuSign tetap menjadi tolok ukur untuk fitur komprehensif, bisnis yang menjelajahi alternatif—terutama untuk kepatuhan regional—mungkin menemukan eSignGlobal sebagai opsi yang praktis dan netral di APAC dan sekitarnya. Evaluasi berdasarkan volume, geografi, dan kebutuhan integrasi Anda untuk hasil terbaik.