Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Unterzeichner?

Die Bedeutung der Erhöhung der Sicherheit elektronischer Signaturen

Im digitalen Zeitalter haben elektronische Signaturen die Geschäftsabläufe durch die Vereinfachung von Vereinbarungen und die Reduzierung des Papierkrams revolutioniert. Angesichts der Zunahme von Cyber-Bedrohungen ist es jedoch unerlässlich, den Signaturprozess zu schützen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fügt für Unterzeichner eine zusätzliche Schutzebene hinzu und stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal auf Dokumente zugreifen und diese abschließen kann. Dieser Artikel untersucht, wie 2FA für Unterzeichner auf gängigen Plattformen aktiviert wird, und bietet eine neutrale, geschäftsorientierte Perspektive auf Implementierung und Alternativen.

Das Verständnis der Zwei-Faktor-Authentifizierung für Unterzeichner

Was ist 2FA im Kontext elektronischer Signaturen?

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert, dass Unterzeichner ihre Identität mit zwei verschiedenen Methoden verifizieren: etwas, das sie wissen (z. B. ein Passwort oder ein Zugangscode), und etwas, das sie besitzen (z. B. ein Einmalcode, der per SMS, E-Mail oder Authentifizierungs-App gesendet wird). In einem elektronischen Signatur-Workflow verhindert 2FA den unbefugten Zugriff auf sensible Dokumente wie Verträge oder Rechtsvereinbarungen. Für Unternehmen erfüllt die Implementierung von 2FA nicht nur die Datenschutzstandards, sondern schafft auch Vertrauen bei Kunden und Partnern.

Aus geschäftlicher Sicht hat die Akzeptanz von 2FA aufgrund des regulatorischen Drucks und aufsehenerregender Datenschutzverletzungen sprunghaft zugenommen. Plattformen wie DocuSign und Adobe Sign haben 2FA integriert, um Risiken zu mindern, was sie zu einer Standardfunktion in professionellen Umgebungen macht. Die Aktivierung umfasst in der Regel die Konfiguration von Kontoeinstellungen, Umschlagvorlagen oder Unterzeichner-Authentifizierungsregeln, je nach Anbieter.

Warum 2FA für Unterzeichner aktivieren? Geschäftliche Vorteile und Risiken

Die Aktivierung von 2FA schützt vor Phishing- und Credential-Stuffing-Angriffen, die in Remote-Signaturszenarien üblich sind. Unternehmen profitieren von einer geringeren Haftung für Betrug – Studien zeigen, dass 2FA über 99 % der automatisierten Angriffe abwehren kann. Ohne sie könnten Unternehmen jedoch potenziellen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen ausgesetzt sein, insbesondere in Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen.

Andererseits kann eine übermäßige Abhängigkeit von 2FA Reibungsverluste in die Benutzererfahrung einführen und so hochvolumige Signaturprozesse verlangsamen. Es ist entscheidend, Sicherheit und Effizienz in Einklang zu bringen, und Plattformen ermöglichen oft die Anpassung von 2FA-Optionen an verschiedene Workflows.

So aktivieren Sie 2FA für Unterzeichner in DocuSign

DocuSign ist führend im Bereich elektronischer Signaturlösungen und bietet über seine eSignature-Plattform und Add-ons wie Identity and Access Management (IAM) robuste Sicherheitsfunktionen. IAM in DocuSign bietet eine erweiterte Authentifizierung, einschließlich 2FA, um die Identität von Unterzeichnern während des Signaturprozesses zu überprüfen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmenskunden, die mit risikoreichen Dokumenten arbeiten, und stellt die Einhaltung von Standards wie GDPR oder SOC 2 sicher.

Um 2FA für Unterzeichner in DocuSign zu aktivieren, befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung. Beachten Sie, dass der Zugriff auf diese Funktionen möglicherweise einen Standard-, Business Pro- oder höheren Plan erfordert und für die erweiterte Authentifizierung zusätzliche Gebühren anfallen können.

Schritt 1: Zugriff auf die Kontoeinstellungen

Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem DocuSign-Konto an. Navigieren Sie zum Zahnradsymbol "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann unter der Registerkarte "Funktionen" die Option "Sicherheit". Hier finden Sie die Optionen für die Authentifizierungseinstellungen.

Schritt 2: Konfigurieren der Unterzeichner-Authentifizierung

Gehen Sie im Abschnitt "Sicherheit" zu "Authentifizierung" und aktivieren Sie "Zugangscode" als ersten Faktor (einfaches Passwort, das per E-Mail gesendet wird). Wählen Sie für den zweiten Faktor unter den erweiterten Optionen "SMS-Authentifizierung" oder "Authenticator-App". DocuSign unterstützt die SMS-Zustellung von Einmalpasswörtern (OTP), für die je nach regionalem Tarif Gebühren pro Nachricht anfallen (in der Regel 0,10–0,50 USD/SMS).

Bei Verwendung der IAM-Funktionen können Sie die Integration mit Drittanbietern wie Okta oder Duo für die appbasierte 2FA durchführen. Dieses Setup eignet sich für Teams, die SSO zusammen mit der Unterzeichnerüberprüfung benötigen.

Schritt 3: Anwenden auf Umschläge oder Vorlagen

Wenn Sie einen neuen Umschlag oder eine neue Vorlage erstellen, gehen Sie während des Dokumenten-Uploads zu den "Erweiterten" Optionen. Aktivieren Sie unter "Unterzeichner-Authentifizierung" die Option "Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich". Sie können die Methode angeben – E-Mail + SMS ist am häufigsten für Unterzeichner ohne App. Für Massensendungen oder Webformulare (verfügbar in Business Pro) kann dies global über die Kontovoreinstellungen angewendet werden.

Schritt 4: Testen und Überwachen

Senden Sie sich selbst oder einem Kollegen einen Testumschlag. Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Zugangscode, gefolgt von einem SMS-OTP. Überwachen Sie die Nutzung im "Admin"-Dashboard unter "Authentifizierungsprotokolle", um die Einhaltung zu verfolgen. DocuSign-API-Pläne (z. B. Intermediate für 3600 USD pro Jahr) ermöglichen die Erzwingung der programmgesteuerten 2FA für automatisierte Workflows.

Potenzielle Kosten: Die grundlegende 2FA ist in höheren Stufen enthalten, aber SMS-Add-ons werden nutzungsabhängig abgerechnet. Für APAC-Benutzer können SMS-Zustellungsverzögerungen regionale Anpassungen erforderlich machen.

So aktivieren Sie 2FA für Unterzeichner in Adobe Sign

Adobe Sign ist Teil der Adobe Document Cloud und legt Wert auf die nahtlose Integration mit Kreativ- und Produktivitätstools. Es unterstützt 2FA über Authentifizierungsprofile, die für Unterzeichner in Vereinbarungen angepasst werden können. Diese Funktion ist in den Plänen Professional und Enterprise Standard und hilft Unternehmen, sichere Workflows in Marketing-, Rechts- oder Vertriebsteams aufrechtzuerhalten.

Schritte zum Einrichten von 2FA in Adobe Sign

1. Zugriff auf die Administratorkonsole: Melden Sie sich als Administrator an und gehen Sie zu "Kontoeinstellungen" > "Authentifizierung". Erstellen oder bearbeiten Sie ein Authentifizierungsprofil.

2. Auswählen von 2FA-Methoden: Wählen Sie "Passwortgeschützt" als ersten Faktor und aktivieren Sie dann "Wissensbasierte Authentifizierung" oder "Telefonauthentifizierung" als zweiten Faktor. Adobe unterstützt SMS-OTP oder E-Mail-Verifizierung und bietet Optionen für Push-Benachrichtigungen über Apps wie Google Authenticator.

3. Zuweisen zu Vereinbarungen: Wählen Sie beim Vorbereiten einer Vereinbarung das Profil unter "Sicherheitsoptionen" aus. Für die Wiederverwendung legen Sie es in Bibliotheksvorlagen als Standard fest.

4. Überprüfen und Berichten: Testen Sie, indem Sie eine Beispielvereinbarung senden. Verwenden Sie den "Aktivitätsbericht", um die 2FA-Abschlüsse zu überprüfen. Enterprise-Benutzer können die Integration mit Adobe IAM für erweiterte Kontrollen durchführen.

Die 2FA von Adobe Sign wird für ihre benutzerfreundliche Oberfläche gelobt, aber die hochvolumige SMS-Nutzung kann zusätzliche Lizenzen erfordern.

2FA-Implementierung in anderen Plattformen wie HelloSign

HelloSign (jetzt Teil von Dropbox Sign) bietet eine einfache 2FA für Unterzeichner über Zugangscodes und SMS-Verifizierung. In seinem Pro-Plan (15 USD/Benutzer/Monat) wird dies aktiviert, indem Sie zu "Kontoeinstellungen" > "Sicherheit" gehen und "SMS-Verifizierung erforderlich" aktivieren. Dies sendet ein OTP nach dem anfänglichen Code und eignet sich für kleine Teams. Obwohl es einfacher als DocuSign ist, fehlt es an einer tiefgreifenden IAM-Integration, was es für KMUs geeignet macht, die Benutzerfreundlichkeit gegenüber unternehmensweiter Anpassung priorisieren.

Vergleich von E-Signatur-Plattformen: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal und HelloSign

Um die Entscheidungsfindung zu unterstützen, finden Sie hier einen neutralen Vergleich gängiger Plattformen basierend auf Preisen und Funktionen im Jahr 2025. Die Daten stammen aus offiziellen Quellen und konzentrieren sich auf 2FA-Unterstützung, Compliance und Unternehmenskosteneffizienz.

Diese Tabelle hebt die Kompromisse hervor: DocuSign zeichnet sich durch Skalierbarkeit aus, während andere Plattformen Erschwinglichkeit bieten, ohne die Kernsicherheit zu beeinträchtigen.

eSignGlobal: Eine wettbewerbsfähige Option für globale und regionale Anforderungen

eSignGlobal positioniert sich als vielseitiger Anbieter elektronischer Signaturen, der die Compliance in über 100 wichtigen Ländern und Regionen weltweit unterstützt. Es hat eine besondere Stärke im asiatisch-pazifischen Raum (APAC), wo die Vorschriften für elektronische Signaturen fragmentiert, anspruchsvoll und streng überwacht sind. Im Gegensatz zu rahmenbasierten Ansätzen in den Vereinigten Staaten (ESIGN Act) oder Europa (eIDAS), die sich auf E-Mail-Verifizierung oder Selbsterklärung verlassen, betonen die APAC-Standards ein "Ökosystem-Integrations"-Modell. Dies erfordert eine tiefe Hardware- und API-basierte Integration mit digitalen Identitätssystemen von Regierung zu Unternehmen (G2B), wie z. B. in Hongkong oder Singapur, was eine höhere technische Hürde darstellt als westliche Methoden.

eSignGlobal begegnet diesen Herausforderungen direkt und ermöglicht eine nahtlose Compliance ohne die Verzögerungen oder zusätzlichen Gebühren, die bei globalen Plattformen üblich sind. Das Unternehmen expandiert aggressiv und konkurriert mit DocuSign und Adobe Sign auch in Europa und Amerika mit kostengünstigen Plänen und lokalisiertem Support. Beispielsweise beginnt die Essential-Version bereits bei 16,6 USD pro Monat mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion, die bis zu 100 elektronisch signierte Dokumente, unbegrenzte Benutzerlizenzen und die Überprüfung über Zugangscodes ermöglicht – bei gleichzeitiger vollständiger Compliance. Diese Preisgestaltung bietet einen hohen Mehrwert, insbesondere bei der Integration mit Systemen wie iAM Smart in Hongkong oder Singpass in Singapur, wodurch eine reibungslose Unterzeichnerauthentifizierung ermöglicht wird.

Aus geschäftlicher Sicht reduziert das Modell von eSignGlobal die Gesamtbetriebskosten für APAC-Operationen, wo die grenzüberschreitende Compliance auf traditionellen Plattformen die Gebühren um 20–30 % erhöhen kann.

Abschließende Gedanken zu sicheren E-Signatur-Lösungen

Die Implementierung von 2FA für Unterzeichner ist ein einfacher, aber wesentlicher Schritt zur Stärkung des E-Signatur-Prozesses, der für verschiedene Plattformen gilt. Während DocuSign weiterhin der Maßstab für umfassende Funktionen ist, können Unternehmen, die Alternativen erkunden – insbesondere für die regionale Compliance – eSignGlobal als eine praktische, neutrale Option in APAC und darüber hinaus betrachten. Bewerten Sie basierend auf Ihren Kapazitäts-, Standort- und Integrationsanforderungen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.