วิธีการส่งซอง DocuSign จาก Recruitee?

การผสานรวม DocuSign กับ Recruitee: คู่มือเชิงปฏิบัติ

ในแวดวงการสรรหาบุคลากรที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของเอกสารให้มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก Recruitee เป็นระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) ที่ได้รับความนิยม ซึ่งผสานรวมเข้ากับ DocuSign ได้อย่างราบรื่น ทำให้ทีม HR สามารถส่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากแพลตฟอร์ม การผสานรวมนี้ใช้ประโยชน์จากระบบซองจดหมายของ DocuSign ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นคอนเทนเนอร์ที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารที่ต้องมีลายเซ็น เพื่อทำให้การส่งจดหมายเสนองาน สัญญา และ NDA เป็นไปโดยอัตโนมัติ ด้วยการเชื่อมต่อเครื่องมือเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง เร่งกระบวนการสรรหา และรับประกันการปฏิบัติตามมาตรฐานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่ใช่ไหม

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ซองจดหมาย DocuSign คืออะไร และเหตุใดจึงใช้ในการสรรหาบุคลากร

ซองจดหมาย DocuSign รวมเอกสารอย่างน้อยหนึ่งฉบับเข้ากับคำแนะนำในการลงนาม กฎการกำหนดเส้นทาง และข้อกำหนดการรับรองความถูกต้อง ในสถานการณ์การสรรหาบุคลากร เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งจดหมายเสนองานส่วนบุคคลหรือข้อตกลงการจ้างงานให้กับผู้สมัครโดยไม่ต้องออกจาก ATS การตั้งค่านี้ช่วยลดความล่าช้า เนื่องจากผู้สมัครสามารถลงนามบนอุปกรณ์ใดก็ได้ และ HR จะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เมื่อเสร็จสิ้น

จากมุมมองทางธุรกิจ การใช้ซองจดหมายใน Recruitee สนับสนุนการสรรหาบุคลากรที่ปรับขนาดได้ สำหรับทีมขนาดเล็ก จะจัดการกับการส่งเป็นครั้งคราว สำหรับการดำเนินงานขนาดใหญ่ จะขยายการประมวลผลเป็นชุดผ่านการผสานรวม API อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดของซองจดหมายขึ้นอยู่กับแผน DocuSign ของคุณ โดยทั่วไปคือ 5-100 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ขึ้นอยู่กับระดับ เช่น Personal ($10/เดือน) หรือ Business Pro ($40/เดือน/ผู้ใช้)

คู่มือทีละขั้นตอน: การส่งซองจดหมาย DocuSign จาก Recruitee

การตั้งค่าและส่งซองจดหมาย DocuSign ผ่าน Recruitee ต้องมีการกำหนดค่าเริ่มต้น แต่ให้ประโยชน์ด้านระบบอัตโนมัติในระยะยาว ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำแบบละเอียด โดยสมมติว่าคุณมีการเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบสำหรับทั้งสองแพลตฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 1: ข้อกำหนดเบื้องต้นและการตั้งค่าบัญชี

• สร้างบัญชี: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบัญชี Recruitee และ DocuSign ที่ใช้งานอยู่ สำหรับ DocuSign ให้เลือกระดับ เช่น Standard ($25/เดือน/ผู้ใช้) สำหรับคุณสมบัติของทีม หรือ Business Pro สำหรับการกำหนดเส้นทางขั้นสูง
• เปิดใช้งานการผสานรวม: ใน Recruitee ให้ไปที่ Settings > Integrations ค้นหา DocuSign แล้วคลิก “Add Integration” คุณจะต้องใช้ข้อมูลรับรอง DocuSign API ซึ่งสร้างจาก “Connect” > “API Accounts” ภายใต้แผง Admin ของ DocuSign ป้อน Integration Key, Account ID และ User ID
• การตรวจสอบสิทธิ์: ตรวจสอบว่าบทบาท DocuSign ของคุณอนุญาตให้สร้างซองจดหมายได้ (เช่น บทบาท Sender) ใน Recruitee ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้การผสานรวมมีสิทธิ์แก้ไขโปรไฟล์ผู้สมัคร

การตั้งค่านี้มักใช้เวลา 15-30 นาที และเป็นการดำเนินการครั้งเดียว ธุรกิจควรทราบว่าการใช้งาน API อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากเกินโควต้า (เช่น Starter API คือ $600/ปี สำหรับ 40 ซองจดหมาย/เดือน)

ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมเอกสารใน Recruitee

• อัปโหลดเทมเพลต: ในส่วน Document Templates ของ Recruitee ให้สร้างหรือนำเข้าเทมเพลตจดหมายเสนองาน ใช้ตัวยึดตำแหน่ง เช่น {{candidate_name}} หรือ {{salary}} เพื่อปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ สิ่งเหล่านี้จะถูกจับคู่กับฟิลด์ DocuSign
• เชื่อมโยงกับผู้สมัคร: ไปที่โปรไฟล์ผู้สมัครใน Recruitee ภายใต้แท็บ “Documents” ให้เลือก “Send Document” แล้วเลือกเทมเพลตของคุณ ซึ่งจะดึงข้อมูลผู้สมัครโดยอัตโนมัติ ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ให้รวมการตรวจสอบในเทมเพลต DocuSign จะบันทึกการประทับเวลาและที่อยู่ IP โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: การกำหนดค่าซองจดหมาย DocuSign

• เริ่มการส่ง: จากโปรไฟล์ผู้สมัคร ให้เลือก “Send via DocuSign” Recruitee จะแจ้งให้คุณสร้างซองจดหมาย
• เพิ่มผู้รับ: กำหนดให้ผู้สมัครเป็นผู้ลงนามหลัก เพิ่ม CC สำหรับผู้อนุมัติ HR หากจำเป็น ใช้การกำหนดเส้นทางตามลำดับหรือแบบขนาน เช่น การอนุมัติ HR ก่อน แล้วจึงลงนามโดยผู้สมัคร
• วางฟิลด์ลายเซ็น: ตัวแก้ไขแบบลากและวางของ DocuSign จะปรากฏภายใน Recruitee เพิ่มลายเซ็น วันที่ และฟิลด์เริ่มต้น เปิดใช้งานตรรกะตามเงื่อนไข (คุณสมบัติ Business Pro) สำหรับเนื้อหาแบบไดนามิก เช่น การอนุมัติเงินเดือน
• ตัวเลือกการรับรองความถูกต้อง: เลือกโค้ดการเข้าถึง การส่ง SMS (ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม) หรือการตรวจสอบอีเมล สำหรับการสรรหาบุคลากรที่มีความปลอดภัยสูง ให้เปิดใช้งานการตรวจสอบสิทธิ์ (ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแบบจ่ายตามการใช้งาน)

การสร้างซองจดหมายเป็นไปอย่างง่ายดาย แต่ให้ทดสอบกับผู้สมัครตัวอย่างเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด การส่งอัตโนมัติ (เช่น การส่งจดหมายเสนองานหลายฉบับเป็นชุด) ถูกจำกัดไว้ที่ ~10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนในแผน Standard

ขั้นตอนที่ 4: การส่งและการติดตามซองจดหมาย

• ตรวจสอบและส่ง: ดูตัวอย่างซองจดหมายใน Recruitee จากนั้นคลิก “Send” DocuSign จะจัดการการส่งผ่านอีเมลหรือช่องทางที่ผสานรวม
• ตรวจสอบความคืบหน้า: กลับไปที่ Recruitee โปรไฟล์ผู้สมัครจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ ดูสถานะภายใต้ “Documents” การแจ้งเตือน DocuSign จะซิงค์ แจ้งเตือนเมื่อดู ลงนาม หรือปฏิเสธ
• จัดการการแจ้งเตือนและการทำให้เป็นโมฆะ: ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ (คุณสมบัติ Standard+) หากจำเป็น ให้ทำให้ซองจดหมายเป็นโมฆะหรือแก้ไขผ่านแดชบอร์ด DocuSign ก่อนที่จะเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 5: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหลังการส่ง

• การเก็บถาวรและการรายงาน: ซองจดหมายที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติในทั้งสองแพลตฟอร์ม ใช้การรายงานของ Recruitee เพื่อติดตามเวลาในการลงนาม เร็วกว่าไฟล์แนบอีเมลโดยเฉลี่ย 1-2 วัน
• การแก้ไขปัญหาทั่วไป: หากการผสานรวมล้มเหลว ให้ตรวจสอบคีย์ API หรือโควต้าซองจดหมาย สำหรับการส่งเป็นชุด ให้อัปเกรดเป็น Business Pro ($480/ผู้ใช้/ปี) เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัด
• การขยายทีม: สำหรับองค์กร ให้ใช้ API ของ DocuSign เพื่อผสานรวม (เช่น แผน Intermediate $3,600/ปี) เพื่อเปิดใช้งานขั้นตอนการทำงานที่กำหนดเอง เช่น การทริกเกอร์ซองจดหมายเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนงาน

ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม กระบวนการนี้สามารถลดเวลาในการดำเนินการเอกสารได้ถึง 70% ทำให้เป็นเครื่องมือหลักสำหรับบริษัทขนาดกลาง อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นตามการใช้งาน พิจารณาคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น SMS ($0.10-0.50/ข้อความ) สำหรับทีมระดับโลก

การสำรวจทางเลือกของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในตลาด

แม้ว่า DocuSign จะครองตลาดด้วยฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่ง แต่คู่แข่งก็มีข้อได้เปรียบที่แตกต่างกัน จากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง ทางเลือกขึ้นอยู่กับขนาดทีม ภูมิภาค และงบประมาณ ด้านล่างนี้ เราสรุปผู้เล่นหลักพร้อมการเปรียบเทียบ

DocuSign: มาตรฐานองค์กร

DocuSign เป็นผู้นำด้วยเครื่องมือซองจดหมาย เทมเพลต และการผสานรวมที่ครอบคลุม (เช่น Recruitee) แผนเริ่มต้นที่ $10/เดือน สำหรับบุคคล และขยายไปสู่ตัวเลือกองค์กรที่กำหนดเองพร้อม SSO และการวิเคราะห์ขั้นสูง มีความน่าเชื่อถือในการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก แต่อาจมีราคาแพงสำหรับผู้ใช้ที่มีปริมาณมากเนื่องจากการอนุญาตให้ใช้ตามที่นั่งและขีดจำกัดของซองจดหมาย

Adobe Sign: การผสานรวมที่ราบรื่นสำหรับขั้นตอนการทำงานที่สร้างสรรค์

Adobe Sign ผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับระบบนิเวศของ Adobe (เช่น Acrobat) เหมาะสำหรับการสรรหาบุคลากรที่เน้นเอกสาร ราคาคล้ายกับ DocuSign ประมาณ $10-40/เดือนต่อผู้ใช้ พร้อมลายเซ็นมือถือและตรรกะแบบฟอร์มที่แข็งแกร่ง เป็นมิตรกับทีมออกแบบ แต่อาจมีการทับซ้อนของค่าใช้จ่ายหากคุณอยู่ใน Adobe Creative Cloud อยู่แล้ว

eSignGlobal: มุ่งเน้นที่ความยืดหยุ่นในเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal เน้นผู้ใช้ไม่จำกัดและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในภูมิภาค โดยให้บริการผู้ใช้กว่า 600 ล้านคนในเอเชียแปซิฟิกเป็นหลัก เป็นไปตามกฎหมายในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบในตลาดเอเชียแปซิฟิกที่กระจัดกระจาย ต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่อิงตามเฟรมเวิร์กของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป (ซึ่งอาศัยอีเมลหรือการประกาศตนเอง) แนวทางการผสานรวมระบบนิเวศของเอเชียแปซิฟิกต้องมีการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับ ID ดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเพิ่มเกณฑ์ทางเทคนิค eSignGlobal ทำงานได้ดีในด้านนี้ โดยผสานรวม iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์อย่างราบรื่นเพื่อการตรวจสอบความถูกต้องระดับสูง แผน Essential มีค่าใช้จ่าย $299/ปี (ประมาณ $24.9/เดือน) อนุญาตให้ใช้เอกสาร 100 ฉบับ ที่นั่งไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง ซึ่งให้คุณค่าในการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แข็งแกร่งโดยไม่มีค่าธรรมเนียมต่อผู้ใช้ ระดับ Professional รวมถึงการเข้าถึง API สำหรับการผสานรวมที่กำหนดเอง (เช่น Recruitee เทียบเท่า)

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign): เรียบง่ายและราคาไม่แพง

HelloSign ถูกซื้อโดย Dropbox โดยมุ่งเน้นที่ความง่ายในการใช้งาน โดยมีระดับฟรีสำหรับฟังก์ชันพื้นฐาน แผนแบบชำระเงินเริ่มต้นที่ $15/เดือน (20 เอกสาร) โดยเน้นการตั้งค่าที่รวดเร็วโดยไม่มีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน เหมาะสำหรับ SMB แต่ขาดการกำหนดเส้นทางขั้นสูงเมื่อเทียบกับ DocuSign

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign อยู่ใช่ไหม

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การเปรียบเทียบคู่แข่ง: DocuSign กับทางเลือก

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เน้นที่ความลึก eSignGlobal เน้นที่ประสิทธิภาพด้านต้นทุนในภูมิภาคที่มีการควบคุม

ความคิดสุดท้าย: การเลือกเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

สำหรับผู้ใช้ Recruitee ที่ให้ความสำคัญกับการผสานรวม DocuSign ยังคงเป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้เนื่องจากความสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจขยายไปทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านที่มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบสูง ทางเลือกอย่าง eSignGlobal นำเสนอข้อได้เปรียบในภูมิภาคในฐานะทางเลือก DocuSign ที่เป็นกลาง โดยมุ่งเน้นที่การเพิ่มประสิทธิภาพในเอเชียแปซิฟิกโดยไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่ง ประเมินตามความจุและความต้องการของคุณเพื่อให้ได้สิ่งที่เหมาะสมที่สุด