จะจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในข้อตกลงการอยู่อาศัยในบ้านพักคนชราในสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

การนำทางลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับข้อตกลงการเข้าพักในสถานดูแลผู้สูงอายุในสหราชอาณาจักร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการในอุตสาหกรรมการดูแลผู้สูงอายุของสหราชอาณาจักร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของข้อกำหนดการเข้าพักในสถานดูแลผู้สูงอายุ ข้อตกลงเหล่านี้สรุปรายละเอียดที่สำคัญ เช่น แผนการดูแล ค่าธรรมเนียม และสิทธิของผู้พักอาศัย การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถลดงานเอกสาร เร่งกระบวนการเข้าพัก และเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนด ในมุมมองทางธุรกิจ การนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้ช่วยให้ผู้ให้บริการดูแลจัดการสัญญาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแล อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้องตามกฎหมายเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทหรือการทำให้เป็นโมฆะ

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเข้าพักที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กรอบกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

ในสหราชอาณาจักร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อยู่ภายใต้สภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบที่แข็งแกร่งและยืดหยุ่น ซึ่งได้รับการกำหนดโดยกฎหมายภายในประเทศและมาตรฐานที่ได้รับอิทธิพลจากสหภาพยุโรปหลัง Brexit พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ให้การยอมรับทางกฎหมายขั้นพื้นฐานสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบุว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้เช่นเดียวกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ เว้นแต่กฎหมายจะระบุไว้เป็นอย่างอื่น กฎหมายนี้รับรองว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้ได้กับสัญญาส่วนใหญ่ รวมถึงข้อกำหนดการเข้าพักในสถานดูแลผู้สูงอายุ โดยมีเงื่อนไขว่าลายเซ็นเหล่านั้นแสดงให้เห็นถึงเจตนาและความถูกต้องของการลงนาม

สหราชอาณาจักรมีความสอดคล้องอย่างใกล้ชิดกับกฎระเบียบ eIDAS (การระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ การรับรองความถูกต้อง และบริการที่น่าเชื่อถือ) ของสหภาพยุโรป ซึ่งปัจจุบันได้ถูกนำมาใช้ในประเทศในชื่อ UK eIDAS กรอบนี้แบ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นสามระดับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES) ซึ่งอาศัยวิธีการพื้นฐาน เช่น การคลิก “ยอมรับ” ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) ซึ่งให้การรับประกันที่สูงขึ้นและมีการระบุตัวตนที่ไม่ซ้ำกัน และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) ซึ่งเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือและได้รับการรับรองโดยผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือที่มีคุณสมบัติ สำหรับข้อตกลงสถานดูแลผู้สูงอายุ ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนภายใต้ GDPR ของสหราชอาณาจักรและพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลปี 2018 ขอแนะนำให้ใช้ AES หรือ QES เพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงหรือข้อพิพาท

นอกจากนี้ คณะกรรมการคุณภาพการดูแล (CQC) กำกับดูแลผู้ให้บริการดูแลและเน้นย้ำถึงการเก็บรักษาบันทึกที่ปลอดภัย แนวทางเฉพาะอุตสาหกรรมจากสภาวิชาชีพด้านสุขภาพและการดูแล (HCPC) และ NHS Digital เน้นย้ำถึงความต้องการด้านเส้นทางการตรวจสอบและความปลอดภัยของข้อมูลในสัญญาดิจิทัล การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่ค่าปรับหรือการหยุดชะงักในการดำเนินงาน ดังนั้นสถานดูแลผู้สูงอายุจะต้องเลือกแพลตฟอร์มที่รองรับการจัดเก็บที่สอดคล้องกับ GDPR ของสหราชอาณาจักรและให้บันทึกการตรวจสอบที่ตรวจสอบได้ โดยรวมแล้ว วิธีการของสหราชอาณาจักรขึ้นอยู่กับกรอบที่ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่น ในขณะเดียวกันก็กำหนดให้มีหลักฐานแสดงความยินยอมและความสมบูรณ์สำหรับเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง เช่น ข้อกำหนดการเข้าพัก

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้สำหรับข้อกำหนดการเข้าพักในสถานดูแลผู้สูงอายุในสหราชอาณาจักร

การจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับข้อกำหนดการเข้าพักในสถานดูแลผู้สูงอายุต้องใช้วิธีการที่มีโครงสร้าง เพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความพึงพอใจของผู้พักอาศัย กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาเท่านั้น ซึ่งอาจลดระยะเวลาการเข้าพักจากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดในสภาพแวดล้อมการดูแลที่มีปริมาณงานสูงอีกด้วย ด้านล่างนี้คือคู่มือเชิงปฏิบัติที่ปรับให้เหมาะกับผู้ให้บริการดูแลในสหราชอาณาจักร

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเอกสารที่สอดคล้องตามข้อกำหนด

เริ่มต้นด้วยการร่างข้อกำหนดการเข้าพักโดยใช้เทมเพลต โดยมีข้อกำหนดที่สำคัญ: ระยะเวลาการเข้าพัก ตารางการชำระเงิน ความยินยอมทางการแพทย์ และสิทธิในการยกเลิก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเป็นไปตามกฎหมายของสหราชอาณาจักร เช่น พระราชบัญญัติความสามารถทางจิตใจปี 2005 สำหรับผู้พักอาศัยที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา ซึ่งผู้มีอำนาจตัดสินใจเพื่อผลประโยชน์สูงสุดอาจลงนามในนามของพวกเขา ใช้ภาษาที่ชัดเจนและรวมข้อจำกัดความรับผิดชอบเกี่ยวกับความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แปลงเป็นดิจิทัลเป็น PDF และเพิ่มช่องที่สามารถกรอกได้เพื่อการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ เช่น ชื่อผู้พักอาศัยและรายละเอียดด้านสุขภาพ เครื่องมือที่มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดในตัวสามารถระบุปัญหาได้ เช่น การแจ้งเตือนความยินยอม GDPR ที่ขาดหายไป

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

เลือกแพลตฟอร์มที่รองรับระดับ UK eIDAS และผสานรวมกับระบบการจัดการการดูแล เช่น CareDocs หรือ LiquidLogic คุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ ลายเซ็นบนมือถือสำหรับการใช้งานที่บ้าน เวิร์กโฟลว์ของผู้ลงนามหลายคน (เช่น ผู้พักอาศัย ผู้ค้ำประกัน และทนายความ) และการเข้ารหัส สำหรับสถานดูแลผู้สูงอายุ ให้จัดลำดับความสำคัญของแพลตฟอร์มที่มีตัวเลือกการเข้าถึง เช่น ลายเซ็นที่รองรับด้วยเสียงสำหรับผู้สูงอายุ การพิจารณางบประมาณ: แผนระดับเริ่มต้นมีราคาตั้งแต่ 10 ถึง 40 ปอนด์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยขยายตามปริมาณซองจดหมาย (ข้อตกลงการเข้าพักแต่ละฉบับนับเป็นหนึ่งซองจดหมาย)

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การลงนามที่ปลอดภัย

กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารตามลำดับ โดยส่งไปยังผู้พักอาศัยหรือตัวแทนก่อน จากนั้นจึงส่งไปยังผู้อนุมัติ รวมการตรวจสอบสิทธิ์ เช่น รหัส SMS หรือการตรวจสอบสิทธิ์ตามความรู้ เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน AES สำหรับผู้ใหญ่ที่เปราะบาง ให้เพิ่มตัวเลือกในการเป็นพยานการลงนามผ่านลิงก์วิดีโอ เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทาง CQC แพลตฟอร์มควรอำนวยความสะดวกในการสร้างแบรนด์ที่กำหนดเองเพื่อสร้างความไว้วางใจ โดยแสดงโลโก้และรายละเอียดการติดต่อของสถานดูแลผู้สูงอายุ

ขั้นตอนที่ 4: ส่งและติดตามลายเซ็น

แจกจ่ายผ่านทางอีเมลหรือ SMS และตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อเพิ่มอัตราการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการเข้าพักที่ต้องใช้เวลา ติดตามความคืบหน้าในแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ แจ้งให้พนักงานทราบถึงความล่าช้า ในอุตสาหกรรมการดูแลในสหราชอาณาจักร การดำเนินงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันเป็นเรื่องปกติ การยกระดับอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อตกลงจะไม่หยุดชะงัก เมื่อลงนามแล้ว ให้สร้างใบรับรองการดำเนินการให้เสร็จสิ้นพร้อมการประทับเวลาและบันทึก IP เพื่อวัตถุประสงค์ในการพิสูจน์

ขั้นตอนที่ 5: จัดเก็บและจัดการข้อตกลงที่ลงนามแล้ว

จัดเก็บในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดด้านที่ตั้งข้อมูลของสหราชอาณาจักร (เช่น เซิร์ฟเวอร์ที่ตั้งอยู่ในสหภาพยุโรป/สหราชอาณาจักร) เก็บรักษาบันทึกไว้อย่างน้อยหกปีตามพระราชบัญญัติข้อจำกัดปี 1980 ผสานรวมกับระบบบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) เพื่อให้เข้าถึงได้อย่างราบรื่นระหว่างการตรวจสอบหรือข้อพิพาท การสำรองข้อมูลเป็นประจำและการอนุญาตการเข้าถึงตามบทบาทช่วยป้องกันการดูโดยไม่ได้รับอนุญาต ปกป้องข้อมูลสุขภาพที่ละเอียดอ่อน

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและฝึกอบรมพนักงาน

ดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำโดยใช้การวิเคราะห์แพลตฟอร์มเพื่อตรวจสอบความสมบูรณ์ของลายเซ็น ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความแตกต่างทางกฎหมายผ่านการประชุมสั้นๆ โดยเน้นว่าเมื่อใดควรยกระดับเป็นการลงนามด้วยลายมือเพื่อจัดการกับกรณีที่ซับซ้อน (เช่น หนังสือมอบอำนาจ) ในมุมมองทางธุรกิจ สิ่งนี้สามารถลดต้นทุนการบริหารได้มากถึง 70% และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้พักอาศัย ส่งเสริมการให้คะแนนและการอ้างอิงในเชิงบวก

ด้วยการปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ สถานดูแลผู้สูงอายุในสหราชอาณาจักรสามารถจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างน่าเชื่อถือ สร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพในการดำเนินงานและการรับประกันทางกฎหมาย วิธีการนี้รองรับความสามารถในการปรับขนาดเมื่อสิ่งอำนวยความสะดวกขยายตัว ตอบสนองความต้องการในการเติบโตของอุตสาหกรรมที่เกิดจากประชากรสูงอายุ

ภาพรวมของแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ

แพลตฟอร์มหลายแห่งตอบสนองความต้องการของอุตสาหกรรมการดูแลในสหราชอาณาจักร โดยนำเสนอคุณสมบัติเช่น ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และเครื่องมือการปฏิบัติตามข้อกำหนด ด้านล่างนี้คือการตรวจสอบที่เป็นกลางของผู้ให้บริการหลัก รวมถึงข้อเสนอขั้นสูงของ DocuSign

DocuSign: การจัดการวงจรชีวิตสัญญาที่ครอบคลุม

DocuSign เป็นผู้นำในตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีโซลูชัน Intelligent Agreement Management (IAM) และ Contract Lifecycle Management (CLM) ที่เหนือกว่าการลงนามขั้นพื้นฐาน IAM ใช้ AI เพื่อทำให้การสร้างและวิเคราะห์ข้อตกลงเป็นไปโดยอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับข้อกำหนดสถานดูแลผู้สูงอายุที่เป็นมาตรฐาน CLM จัดการกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่การเจรจาไปจนถึงการต่ออายุ และผสานรวมกับเครื่องมือ CRM เช่น Salesforce ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปถึง 40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับ Business Pro พร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติมสำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กร แต่การผสานรวม API อาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า

Adobe Sign: การผสานรวมที่ราบรื่นสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เน้นเอกสารเป็นหลัก

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการผสานรวมกับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศของ Microsoft เหมาะสำหรับสถานดูแลผู้สูงอายุที่ใช้ Acrobat เพื่อสร้างแบบฟอร์ม รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด UK eIDAS โดยมีตัวเลือก AES และ QES รวมถึงแอปบนมือถือสำหรับการลงนามนอกสถานที่ คุณสมบัติรวมถึงช่องแบบมีเงื่อนไขสำหรับข้อกำหนดการเข้าพักแบบไดนามิกและการเก็บรวบรวมการชำระเงิน แผนเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน พร้อมตัวเลือกการปรับแต่งสำหรับองค์กร ข้อได้เปรียบอยู่ที่ความคุ้นเคยสำหรับผู้ใช้ชุด Adobe แม้ว่าการปรับแต่งอาจต้องมีการตั้งค่าทางเทคนิค

eSignGlobal: การปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลกพร้อมความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อเนกประสงค์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศหลัก รวมถึงการสนับสนุน UK eIDAS อย่างเต็มรูปแบบ มีความโดดเด่นในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับการกระจายตัว มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบของสหรัฐอเมริกาและยุโรปมากกว่า ข้อกำหนดของ APAC ต้องการวิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ที่เกี่ยวข้องกับการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับ Digital Identity ของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเหนือกว่าวิธีการที่อิงตามอีเมลหรือการรับรองตนเองที่พบได้ทั่วไปในตะวันตก แพลตฟอร์มของ eSignGlobal อำนวยความสะดวกในการผสานรวมเหล่านี้ โดยให้การเชื่อมต่อที่ราบรื่นกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ ราคาแข่งขันได้ โดยแผน Essential มีราคา 16.60 ดอลลาร์ต่อเดือน โดยอนุญาตเอกสารสูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อยู่บนพื้นฐานที่สอดคล้องตามข้อกำหนดและคุ้มค่า ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในฐานะทางเลือกแทน DocuSign/Adobe ผ่านแผนการขยายตัวทั่วโลก

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเข้าพักที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (ขับเคลื่อนโดย Dropbox): ใช้งานง่ายสำหรับทีมขนาดเล็ก

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นที่ความเรียบง่าย โดยมีอินเทอร์เฟซแบบลากและวางและเทมเพลตไม่จำกัด รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร ตั้งแต่ลายเซ็นขั้นพื้นฐานไปจนถึงขั้นสูง และผสานรวมกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้ดี ราคาเริ่มต้นฟรีสำหรับการใช้งานที่จำกัด ไปจนถึง 15 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับรุ่นพรีเมียม เหมาะสำหรับสถานดูแลผู้สูงอายุขนาดเล็กกว่า แต่ขาดคุณสมบัติระดับองค์กรเชิงลึก เช่น การส่งจำนวนมาก

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง การเลือกขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการ

โดยสรุป สำหรับสถานดูแลผู้สูงอายุในสหราชอาณาจักรที่กำลังมองหาทางเลือกแทน DocuSign ที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาคที่แข็งแกร่ง eSignGlobal นำเสนอตัวเลือกที่สมดุลและคุ้มค่า ซึ่งปรับให้เหมาะกับการดำเนินงานทั่วโลก