ฉันสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมของสหราชอาณาจักร (DBS) ได้หรือไม่

ชุนฟาง

2026-02-27

3 นาที

ทำความเข้าใจลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในบริบทของการตรวจสอบ DBS ของสหราชอาณาจักร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นรากฐานที่สำคัญของการดำเนินงานทางธุรกิจสมัยใหม่ ซึ่งช่วยให้กระบวนการต่างๆ เช่น การอนุมัติสัญญาและการตรวจสอบสิทธิ์ประจำตัวมีความคล่องตัว ในสหราชอาณาจักร บริการเปิดเผยข้อมูลและห้าม (DBS) มีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมที่จำเป็นสำหรับบทบาทที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มเปราะบาง เช่น การสอนหรือการดูแลสุขภาพ คำถามที่พบบ่อยคือ: เครื่องมือดิจิทัล เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบเหล่านี้ได้หรือไม่ โดยไม่กระทบต่อความถูกต้องตามกฎหมาย บทความนี้สำรวจความเป็นไปได้จากมุมมองทางธุรกิจ โดยตรวจสอบกรอบการกำกับดูแล การใช้งานจริง และตัวเลือกแพลตฟอร์ม

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign?

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักร: กรอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

สหราชอาณาจักรยังคงรักษาสภาพแวดล้อมทางกฎหมายที่แข็งแกร่งแต่ยืดหยุ่นสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถูกกำหนดโดยกฎหมายที่ได้รับอิทธิพลจากทั้งในประเทศและสหภาพยุโรป พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 เป็นกฎหมายบุกเบิกที่ทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกกฎหมายสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและภาครัฐส่วนใหญ่ โดยมีเงื่อนไขว่าสามารถพิสูจน์เจตนาในการลงนามและมีความน่าเชื่อถือ กฎหมายนี้รับรองว่าวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เทียบเท่ากับลายเซ็นหมึกเปียก เว้นแต่จะมีข้อยกเว้นเฉพาะ เช่น พินัยกรรมหรือการจดทะเบียนที่ดิน

หลัง Brexit สหราชอาณาจักรได้ปรับตัวให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ eIDAS (การระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ การรับรองความถูกต้อง และบริการที่น่าเชื่อถือ) ของสหภาพยุโรปอย่างใกล้ชิด ซึ่งแบ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นสามระดับ: อย่างง่าย (เครื่องหมายดิจิทัลพื้นฐาน) ขั้นสูง (มีคุณสมบัติการระบุแหล่งที่มาที่ไม่ซ้ำกันและป้องกันการปลอมแปลง) และมีคุณสมบัติ (การรับประกันสูงสุด โดยทั่วไปจะใช้อุปกรณ์ที่ได้รับการรับรอง) สำหรับกระบวนการที่มีความเสี่ยงสูง เช่น การตรวจสอบ DBS โดยทั่วไปจะแนะนำให้ใช้ลายเซ็นขั้นสูงหรือมีคุณสมบัติ เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานหลักฐานภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลปี 2018 และหลักการ GDPR

จากมุมมองทางธุรกิจ กฎระเบียบเหล่านี้ส่งเสริมประสิทธิภาพ ในขณะที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย องค์กรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีเส้นทางการตรวจสอบ ประทับเวลา และการตรวจสอบสิทธิ์ เพื่อให้ผ่านการตรวจสอบทางกฎหมาย การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่เอกสารที่ไม่ถูกต้อง ค่าปรับที่อาจเกิดขึ้น หรือความล่าช้าในกระบวนการต่างๆ เช่น การสมัคร DBS ซึ่งมีความสำคัญต่อภาคส่วนต่างๆ เช่น การศึกษาและการดูแลสังคม

ความเป็นไปได้ในการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม DBS ของสหราชอาณาจักร

หัวใจสำคัญของปัญหาคือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถรวมเข้ากับกระบวนการ DBS ได้หรือไม่ คำตอบสั้นๆ คือ ใช่ แต่ต้องปฏิบัติตามแนวทาง DBS และข้อจำกัดของลักษณะการตรวจสอบ การตรวจสอบ DBS ไม่ว่าจะเป็นขั้นพื้นฐาน มาตรฐาน หรือขั้นสูง กำหนดให้ผู้สมัครยินยอมให้ตรวจสอบประวัติ ซึ่งโดยทั่วไปจะทำผ่านแบบฟอร์มที่ต้องลงนาม ตามธรรมเนียมแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นเอกสารกระดาษ แต่เนื่องจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้เร่งกระบวนการทำงานจากระยะไกล ทำให้มีการยอมรับทางเลือกดิจิทัล

DBS สนับสนุนอย่างชัดเจนให้ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางพอร์ทัลออนไลน์ บริการอัปเดต หรือบริการครอบคลุมของบุคคลที่สามที่นายจ้างใช้ ตามนโยบายของ DBS ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถยอมรับได้สำหรับแบบฟอร์มยินยอม หากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักรและมีองค์ประกอบการระบุตัวตนที่ตรวจสอบได้ ตัวอย่างเช่น ส่วนความยินยอมของแบบฟอร์มใบสมัคร DBS สามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้แพลตฟอร์มที่ให้ฟังก์ชันการปฏิเสธไม่ได้ เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถพิสูจน์ตัวตนและเจตนาของผู้ลงนามได้

อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัด การตรวจสอบ DBS ขั้นพื้นฐานสามารถใช้ได้โดยตรงสำหรับบุคคลทั่วไป ซึ่งอนุญาตให้ใช้กระบวนการดิจิทัลทั้งหมด รวมถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเครื่องมือที่ได้รับการอนุมัติจากรัฐบาล สำหรับการตรวจสอบมาตรฐานหรือขั้นสูงที่นำโดยนายจ้าง กระบวนการโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการสแกนและอัปโหลดแบบฟอร์มกระดาษ แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถแทนที่ลายเซ็นจริงได้ หากแพลตฟอร์มเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของ DBS เช่น การเข้ารหัสและการบันทึกการเข้าถึง DBS เน้นว่าวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ จะต้องป้องกันการปลอมแปลง ซึ่งสอดคล้องกับพระราชบัญญัติตำรวจปี 1997 (ที่ควบคุมการเปิดเผยข้อมูล)

จากมุมมองทางธุรกิจ การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ DBS สามารถลดต้นทุนการบริหารได้มากถึง 70% ตามรายงานของอุตสาหกรรม โดยการกำจัดการพิมพ์และการส่งทางไปรษณีย์ ธุรกิจจัดหางานหรือทรัพยากรบุคคลได้รับประโยชน์จากการหมุนเวียนที่เร็วขึ้น เวลาดำเนินการ DBS โดยเฉลี่ยคือ 2-4 สัปดาห์ แต่ความยินยอมทางดิจิทัลสามารถเร่งขั้นตอนเริ่มต้นได้ ความท้าทายรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถทำงานร่วมกับระบบ DBS ได้ ไม่ใช่เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่สามารถผสานรวมได้อย่างราบรื่น ซึ่งอาจต้องใช้วิธีการแบบผสมผสาน

สำหรับองค์ประกอบที่ละเอียดอ่อนต่อการระบุตัวตน เช่น การประกาศความเหมาะสมของตำแหน่ง การตรวจสอบสิทธิ์ขั้นสูง (เช่น การรับรองความถูกต้องตามความรู้) เป็นสิ่งจำเป็น แนวทางลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลสหราชอาณาจักร (อัปเดตปี 2021) ยืนยันว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้ได้กับ DBS หากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สร้างเส้นทางการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ และสามารถใช้เป็นหลักฐานในศาลภายใต้พระราชบัญญัติหลักฐานทางแพ่งปี 1995 ในทางปฏิบัติ องค์กรต่างๆ เช่น โรงเรียนหรือผู้ให้บริการดูแลได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการอัปเดต DBS สำเร็จแล้ว ผ่านบัญชีออนไลน์ DBS ซึ่งความยินยอมทางดิจิทัลได้กลายเป็นมาตรฐาน

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ ความแตกต่างในระดับภูมิภาค โครงการคุ้มครองกลุ่มเปราะบางของสกอตแลนด์มีกฎที่คล้ายกันแต่แตกต่างกัน และข้อกำหนดการลดข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุดภายใต้ GDPR ของสหราชอาณาจักร หากการตรวจสอบ DBS เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบระหว่างประเทศ จะมีการใช้ความเท่าเทียมกันของ eIDAS ข้ามพรมแดน โดยรวมแล้ว ตราบใดที่แพลตฟอร์มปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถเพิ่มการปฏิบัติตามกฎระเบียบและประสิทธิภาพของ DBS ของสหราชอาณาจักรได้ ธุรกิจควรปรึกษา DBS Helpline หรือที่ปรึกษาทางกฎหมายสำหรับการใช้งานที่กำหนดเอง เนื่องจากการใช้งานที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การเพิกถอนสถานะห้าม

การผสานรวมนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการขยายการดำเนินงาน ธุรกิจขนาดกลางที่จัดการการจ้างงานหลายครั้งสามารถทำให้ขั้นตอนการทำงาน DBS เป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มผลผลิต อย่างไรก็ตาม สำหรับการตรวจสอบขั้นสูงที่มีความละเอียดอ่อนเป็นพิเศษที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงรายชื่อผู้ถูกห้าม DBS อาจต้องการลายเซ็นหมึกเปียกเพิ่มเติมในสถานการณ์พิเศษ ซึ่งเน้นย้ำถึงความจำเป็นของเครื่องมือที่ยืดหยุ่น

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญที่รองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบของสหราชอาณาจักร

หลายแพลตฟอร์มอำนวยความสะดวกในการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ากันได้กับกระบวนการ DBS โดยแต่ละแพลตฟอร์มมีระดับที่แตกต่างกันในด้านการผสานรวม ความปลอดภัย และความคุ้มค่า จากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง การเลือกขึ้นอยู่กับปริมาณผู้ใช้ ความต้องการในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และจุดเน้นในระดับภูมิภาค

DocuSign: ความน่าเชื่อถือระดับองค์กร

DocuSign เป็นผู้นำตลาดด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอกระบวนการทำงานของเอกสารที่ปลอดภัยสำหรับองค์กรทั่วโลก แพลตฟอร์ม eSignature รองรับกฎระเบียบของสหราชอาณาจักรด้วยคุณสมบัติขั้นสูง เช่น เส้นทางการตรวจสอบ การเข้ารหัส และการผสานรวมผู้ให้บริการระบุตัวตน สำหรับการตรวจสอบ DBS เทมเพลตของ DocuSign อนุญาตให้ปรับแต่งแบบฟอร์มยินยอม พร้อมการกำหนดเส้นทางแบบมีเงื่อนไข เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ลงนามตรวจสอบรายละเอียดก่อนส่ง ราคาเริ่มต้นที่ $10/เดือน สำหรับการใช้งานส่วนตัว และขยายไปถึง Business Pro ที่ $40/ผู้ใช้/เดือน พร้อมฟังก์ชันการส่งเป็นชุด คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การส่ง SMS ช่วยเพิ่มการเข้าถึงสำหรับผู้สมัครจากระยะไกล

API ของ DocuSign ช่วยให้สามารถเชื่อมโยงกับพอร์ทัล DBS ได้อย่างราบรื่น ทำให้เหมาะสำหรับทีม HR ที่จัดการปริมาณงานสูง อย่างไรก็ตาม ต้นทุนอาจเพิ่มขึ้นเมื่อมีการจำกัดจำนวนซอง (ประมาณ 100 ซองต่อปีต่อผู้ใช้) และคุณสมบัติเพิ่มเติมในการตรวจสอบสิทธิ์

Adobe Sign: การผสานรวมอเนกประสงค์สำหรับกระบวนการทำงานสร้างสรรค์

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการฝังลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในระบบการจัดการเอกสารที่กว้างขึ้น เป็นไปตาม eIDAS และกฎหมายของสหราชอาณาจักรด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสำหรับแบบฟอร์ม DBS ที่ต้องการคำอธิบายประกอบด้วยภาพหรือการประมวลผล PDF ผู้ใช้สามารถลงนามในใบสมัคร DBS ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงในกระบวนการที่ผสานรวมกับ Microsoft Office หรือ Salesforce พร้อมฟังก์ชันการลงนามบนมือถือและการติดตามสถานะแบบเรียลไทม์ ราคาแบ่งเป็นระดับ เริ่มต้นที่ $10/ผู้ใช้/เดือน สำหรับบุคคลทั่วไป ไปจนถึงแผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร

สำหรับ DBS ข้อได้เปรียบของ Adobe Sign อยู่ที่การตรวจสอบสิทธิ์ที่แข็งแกร่ง รวมถึงการรับรองความถูกต้องทางอีเมลและการตรวจสอบตามความรู้ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการด้านความปลอดภัยของ DBS เหมาะอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่เน้นความคิดสร้างสรรค์หรือการออกแบบที่ต้องการแบบฟอร์มที่มีตราสินค้า แม้ว่าโควต้า API อาจจำกัดการทำงานอัตโนมัติในปริมาณมาก

eSignGlobal: โซลูชันระดับโลกที่ปรับให้เหมาะสมกับภูมิภาค

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบซึ่งครอบคลุม 100 ประเทศหลัก โดยเน้นเป็นพิเศษที่ความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก ในเอเชียแปซิฟิก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับกฎระเบียบที่กระจัดกระจาย มาตรฐานสูง และเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบของยุโรปและสหรัฐอเมริกา เอเชียแปซิฟิกต้องการวิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ที่เกี่ยวข้องกับการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเหนือกว่าวิธีการทางอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก

สำหรับผู้ใช้ในสหราชอาณาจักร eSignGlobal รองรับความเท่าเทียมกันของ eIDAS และผสานรวมกับระบบท้องถิ่น ทำให้เหมาะสำหรับการตรวจสอบ DBS ผ่านเส้นทางการตรวจสอบที่ปลอดภัยและการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย แผน Essential มีมูลค่าสูงที่ $16.6/เดือน โดยอนุญาตเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อิงตามพื้นฐานที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและคุ้มค่า เมื่อเทียบกับคู่แข่งแล้ว มีราคาถูกกว่าเล็กน้อย ในขณะที่เปิดใช้งานการเชื่อมต่อที่ราบรื่นกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกง หรือ Singpass ของสิงคโปร์ ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทข้ามชาติที่จัดการ DBS และการจ้างงานในเอเชียแปซิฟิก

esignglobal HK