การผสานรวม DocuSign กับ Ceridian Dayforce: การจัดการเอกสาร

การผสานรวม DocuSign กับ Ceridian Dayforce เพื่อการจัดการเอกสารที่คล่องตัว

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของเทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล องค์กรต่างๆ มองหาการผสานรวมที่ราบรื่นระหว่างแพลตฟอร์ม HR และเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ Ceridian Dayforce เป็นโซลูชันการจัดการทรัพยากรบุคคล เงินเดือน และความสามารถพิเศษบนคลาวด์ที่ครอบคลุม ซึ่งจัดการทุกอย่างตั้งแต่การเริ่มต้นใช้งานพนักงานไปจนถึงการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด เมื่อจับคู่กับ DocuSign ผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ การผสานรวมนี้จะเปลี่ยนการจัดการเอกสารโดยอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์สำหรับสัญญา ข้อเสนอ และนโยบาย จากมุมมองทางธุรกิจ การรวมกันนี้จะจัดการกับจุดบกพร่องที่สำคัญ เช่น ความล่าช้าของงานเอกสารด้วยตนเองและความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทำให้ทีม HR สามารถมุ่งเน้นไปที่ความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์มากกว่างานด้านธุรการ

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กลไกของการผสานรวม DocuSign-Ceridian Dayforce

โดยหลักแล้ว การผสานรวม DocuSign กับ Ceridian Dayforce ใช้ประโยชน์จาก API เพื่อฝังฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงในระบบนิเวศ Dayforce สิ่งนี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR สามารถเริ่มต้นกระบวนการลงนามได้โดยไม่ต้องออกจากอินเทอร์เฟซ Dayforce ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างข้อเสนองานใน Dayforce ผู้ใช้สามารถแนบเอกสารและส่งผ่าน DocuSign เพื่อรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการแมปฟิลด์ระหว่างสองระบบ เช่น รายละเอียดพนักงานจาก Dayforce ที่เติมเทมเพลต DocuSign เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและลดข้อผิดพลาด

ประโยชน์ของการจัดการเอกสารมีความโดดเด่นเป็นพิเศษในสถานการณ์ HR ที่มีปริมาณมาก ที่เก็บข้อมูลบันทึกพนักงานที่แข็งแกร่งของ Dayforce จะซิงโครไนซ์กับระบบซองจดหมายของ DocuSign โดยที่ “ซองจดหมาย” แสดงถึงคอนเทนเนอร์ที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารที่รอการลงนาม เมื่อลงนามแล้ว เอกสารที่เสร็จสมบูรณ์จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติใน Dayforce ซึ่งจะกระตุ้นการดำเนินการต่อเนื่อง เช่น การเปิดใช้งานเงินเดือนหรือการลงทะเบียนสวัสดิการ กระบวนการสองทางนี้ช่วยลดไซโล และการตรวจสอบจากทั้งสองแพลตฟอร์มให้บันทึกการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เป็นหนึ่งเดียว

จากมุมมองทางธุรกิจ การผสานรวมนี้รองรับความสามารถในการปรับขนาดสำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ ข้อควรพิจารณาด้านราคามาพร้อมกัน: แผน Standard หรือ Business Pro ของ DocuSign (เริ่มต้นที่ $25/ผู้ใช้/เดือนต่อปี) สอดคล้องกับใบอนุญาตระดับองค์กรของ Dayforce แม้ว่าฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น การส่ง SMS อาจมีค่าธรรมเนียมตามปริมาณการใช้งานเพิ่มเติม องค์กรที่ใช้โมดูลการจัดการความสามารถพิเศษของ Dayforce สามารถขยายสิ่งนี้ไปยังการตรวจสอบประสิทธิภาพหรือข้อตกลงการไม่แข่งขัน ทำให้กระบวนการที่เคยกระจัดกระจายเป็นไปอย่างคล่องตัว

การใช้งานมักจะต้องมีการมีส่วนร่วมของ IT ผ่านการกำหนดค่า API ผ่านศูนย์นักพัฒนาของ DocuSign และตลาดการผสานรวมของ Dayforce เวลาในการตั้งค่ามีตั้งแต่สองสามวันสำหรับเวิร์กโฟลว์พื้นฐานไปจนถึงหลายสัปดาห์สำหรับการทำงานอัตโนมัติที่กำหนดเอง แต่ ROI นั้นชัดเจนในการลดต้นทุนกระดาษและเวลาดำเนินการที่เร็วขึ้น ซึ่งมักจะลดเวลาในการเริ่มต้นใช้งานจากหลายสัปดาห์เป็นหลายวัน

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ HR: บทบาทของ DocuSign ในการจัดการเอกสาร

ชุดเครื่องมือของ DocuSign รวมถึงฟังก์ชันการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) และเครื่องมือการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) ช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสารใน Dayforce IAM ให้การรับรองความถูกต้องขั้นสูง เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเอกสาร HR ที่ละเอียดอ่อน ในขณะที่ CLM จะทำให้วงจรชีวิตสัญญาทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การร่างไปจนถึงการเก็บถาวร ในสภาพแวดล้อม Dayforce หมายความว่า HR สามารถใช้ตรรกะตามเงื่อนไขในแบบฟอร์ม DocuSign เพื่อปรับแต่งข้อเสนอตามข้อมูล Dayforce เช่น ช่วงเงินเดือนหรือข้อกำหนดเฉพาะสถานที่

ผู้ใช้ระดับ Business Pro จะได้รับฟังก์ชันการส่งแบบกลุ่ม เหมาะสำหรับการเริ่มต้นใช้งานจำนวนมากในช่วงฤดูการจ้างงานสูงสุด โดยมีขีดจำกัดซองจดหมายประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปีภายใต้แผน Standard สำหรับทีมงานทั่วโลก DocuSign เป็นไปตามข้อกำหนดของ ESIGN Act ของสหรัฐอเมริกาและ eIDAS ของสหภาพยุโรป เพื่อให้มั่นใจถึงการบังคับใช้ทางกฎหมาย แม้ว่าเอเชียแปซิฟิกจะแนะนำความแตกต่างเล็กน้อย เช่น ข้อกำหนดการพำนักของข้อมูลภายใต้กรอบงานต่างๆ เช่น PDPA ของสิงคโปร์หรือ PDPO ของฮ่องกง ข้อกำหนดทางกฎหมายเหล่านี้กำหนดให้มีการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยเน้นที่การเข้ารหัสและการบันทึกความยินยอม ซึ่งฟังก์ชันการตรวจสอบของ DocuSign ทำงานได้ดีในด้านเหล่านี้ แต่อาจต้องใช้ส่วนเสริมระดับภูมิภาคเพื่อให้สอดคล้องอย่างสมบูรณ์

โดยรวมแล้ว การผสานรวมนี้ส่งเสริมสภาพแวดล้อม HR ที่ไร้กระดาษ โดยการวิเคราะห์จากทั้งสองแพลตฟอร์มให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาคอขวดในการลงนาม

Ceridian Dayforce: การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเอกสาร

Ceridian Dayforce ในฐานะแพลตฟอร์มการจัดการทุนมนุษย์ (HCM) แบบครบวงจร จัดการพนักงานมากกว่า 6 ล้านคนทั่วโลก โดยมีโมดูลต่างๆ เช่น เงินเดือน การจัดตารางเวลา และการปฏิบัติตามข้อกำหนด การจัดการเอกสารเป็นแบบเนทีฟ แต่ได้รับการปรับปรุงผ่านการผสานรวมเช่น DocuSign Dayforce จัดเก็บไฟล์พนักงานอย่างปลอดภัย แต่การลงนามในเอกสารภายนอกมักเกี่ยวข้องกับการส่งออกไปยังเครื่องมือแก้ไข PDF เป็นต้น จนกระทั่งมีการผสานรวมนี้

ด้วยการฝัง DocuSign ผู้ใช้ Dayforce สามารถทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับนโยบาย NDA หรือข้อตกลงการเลิกจ้างเป็นไปโดยอัตโนมัติได้โดยตรงจากโปรไฟล์พนักงาน สิ่งนี้มีค่าอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม เช่น การดูแลสุขภาพหรือการเงิน ซึ่งเอกสารที่ทันเวลาเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้

ประโยชน์และความท้าทายในการปฏิบัติจริง

การผสานรวมนี้ให้ประโยชน์ที่จับต้องได้: การประมวลผลที่เร็วขึ้น (ลดเวลาในการลงนามได้ถึง 80%) การประหยัดต้นทุนการพิมพ์ และประสบการณ์ของพนักงานที่ดีขึ้นผ่านลายเซ็นที่เป็นมิตรกับมือถือ อย่างไรก็ตาม ความท้าทายรวมถึงโควต้าซองจดหมาย ซึ่ง DocuSign จำกัดการส่งอัตโนมัติไว้ที่ประมาณ 10 ซองต่อผู้ใช้ต่อเดือน และความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นในสถานการณ์ข้ามพรมแดน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิกที่ความเร็วเครือข่ายอาจแตกต่างกันไป

องค์กรต่างๆ รายงานว่ามีการนำไปใช้มากขึ้นหลังจากการผสานรวม โดยมีประสิทธิภาพการทำงานของ HR เพิ่มขึ้น 20-30% สำหรับบริษัทข้ามชาติ การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดในเขตอำนาจศาลต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น ในสหภาพยุโรป eIDAS กำหนดให้เอกสารที่มีความเชื่อมั่นสูงใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ซึ่ง DocuSign รองรับผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง

ภูมิทัศน์การแข่งขัน: การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในการประเมินความสามารถในการผสานรวมของ DocuSign การเปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น เช่น Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) จะเป็นประโยชน์ แต่ละรายการมีฟังก์ชันที่เน้น HR แต่มีความแตกต่างในด้านราคา ความสามารถในการปรับขนาด และการสนับสนุนระดับภูมิภาค Adobe Sign ผสานรวมกับระบบนิเวศ Adobe ได้อย่างเป็นธรรมชาติ ทำให้โดดเด่นในเวิร์กโฟลว์ที่เน้นเอกสาร โดยมีแผนส่วนบุคคลเริ่มต้นที่ $10/ผู้ใช้/เดือน โดดเด่นในการจัดการ PDF และลายเซ็นบนมือถือ แต่อาจรู้สึกไม่เป็นธรรมชาติสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Adobe

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นคู่แข่งระดับโลก โดยมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศหลัก โดยมีความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในภูมิภาคนี้กระจัดกระจาย โดยมีมาตรฐานสูงและกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบงานมากกว่าของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป เอเชียแปซิฟิกเน้นวิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” ซึ่งเกี่ยวข้องกับการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเกินกว่าการตรวจสอบสิทธิ์ทางอีเมลที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก แผน Essential ของ eSignGlobal ในราคาเพียง $16.6/เดือน อนุญาตให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง มอบความคุ้มค่าสูงในแง่ของการปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวม iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น แก้ปัญหาอุปสรรคด้านกฎระเบียบในเอเชียแปซิฟิกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในขณะเดียวกัน HelloSign มุ่งเน้นไปที่ความเรียบง่าย โดยแผน Essentials ราคา $15/ผู้ใช้/เดือน มีเทมเพลตไม่จำกัด เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก แต่มีข้อจำกัดมากกว่า DocuSign ในด้านระบบอัตโนมัติขั้นสูง

ตารางนี้เน้นมุมมองที่เป็นกลาง: DocuSign เป็นผู้นำในการผสานรวมที่ครบครัน Adobe เป็นผู้นำในเวิร์กโฟลว์สร้างสรรค์ eSignGlobal เป็นผู้นำในด้านความสามารถในการจ่ายในระดับภูมิภาค และ HelloSign เป็นผู้นำในด้านความง่ายในการใช้งานสำหรับสตาร์ทอัพ

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ความแตกต่างระดับภูมิภาคของกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

แม้ว่าการผสานรวม DocuSign-Dayforce จะใช้ได้ทั่วโลก แต่กฎหมายระดับภูมิภาคก็กำหนดรูปแบบการใช้งาน ในสหรัฐอเมริกา ESIGN Act และ UETA ให้การบังคับใช้ที่กว้างขวางสำหรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ กรอบงาน eIDAS ของยุโรปให้ระดับความเชื่อมั่นแบบแบ่งชั้น ตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงลายเซ็นที่มีคุณสมบัติเหมาะสม อย่างไรก็ตาม เอเชียแปซิฟิกนำเสนอรูปแบบที่ปะติดปะต่อ: กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของจีนกำหนดให้มีการรับรองความถูกต้องที่เชื่อถือได้ ETA ของสิงคโปร์สอดคล้องกับ eIDAS แต่บังคับให้มีการจัดเก็บข้อมูลในประเทศ ข้อบัญญัติของฮ่องกงเน้นคุณค่าของหลักฐาน ข้อกำหนดเหล่านี้เรียกร้องให้มีการผสานรวมระบบนิเวศ ทำให้เครื่องมือที่มีการสนับสนุนเอเชียแปซิฟิกแบบเนทีฟเป็นประโยชน์สำหรับ HR ข้ามพรมแดน

สรุป

การผสานรวม DocuSign กับ Ceridian Dayforce นำเสนอโซลูชันที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการเอกสาร สร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการดำเนินงาน HR สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาทางเลือกอื่น eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่เป็นกลางและสอดคล้องกับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่มุ่งเน้นไปที่เอเชียแปซิฟิกที่กำลังมองหาความสามารถในการปรับขนาดที่คุ้มค่า