Adakah Tandatangan Elektronik Sah di Australia?

Dalam dunia yang mengutamakan digital hari ini, perniagaan, agensi kerajaan dan individu semakin beralih kepada penyelesaian tanpa kertas. Salah satu inovasi yang diterima pakai secara meluas ialah penggunaan tandatangan elektronik (eSignatures). Walau bagaimanapun, ramai yang masih mempunyai satu soalan: Adakah tandatangan elektronik sah di Australia?

Jawapan ringkasnya ialah: Ya – tandatangan elektronik adalah sah di Australia dan diterima secara umum dalam kebanyakan transaksi. Walau bagaimanapun, seperti mana-mana rangka kerja undang-undang, terdapat beberapa butiran, terutamanya apabila melibatkan kontrak dan perjanjian penting. Artikel ini akan meneroka kesahihan tandatangan elektronik di Australia, latar belakang pengawal selia dan pertimbangan praktikal dalam operasi sebenar.

Rangka Kerja Undang-undang Tandatangan Elektronik di Australia

Perundangan utama Australia mengenai tandatangan elektronik di peringkat persekutuan ialah Akta Transaksi Elektronik 1999 (Electronic Transactions Act 1999, Cth), biasanya dirujuk sebagai ETA. Matlamat utama akta ini adalah untuk menggalakkan pembangunan e-dagang dengan menghapuskan halangan undang-undang kepada transaksi elektronik.

Negeri dan wilayah Australia juga telah menggubal versi masing-masing (contohnya, Akta Transaksi Elektronik 2000 New South Wales, Akta Transaksi Elektronik 2000 Victoria), tetapi undang-undang ini mengikut prinsip yang sama yang ditetapkan dalam perundangan persekutuan. Selagi syarat tertentu dipenuhi, undang-undang ini membenarkan kewajipan undang-undang dipenuhi secara elektronik.

Tiga Keperluan Utama untuk Tandatangan Elektronik yang Sah

Menurut Akta Transaksi Elektronik 1999 persekutuan, tandatangan elektronik mesti memenuhi tiga syarat berikut untuk menjadi sah di sisi undang-undang:

1. Pengenalan dan Ungkapan Niat: Tandatangan elektronik mesti dapat mengenal pasti penandatangan dan menunjukkan niat mereka untuk bersetuju atau meluluskan dokumen tersebut.
2. Kebolehpercayaan: Kaedah yang digunakan mestilah boleh dipercayai dalam konteks yang diberikan dan sesuai dengan tujuan penggunaan.
3. Persetujuan Bersama: Pihak-pihak dalam transaksi mesti bersetuju untuk menggunakan komunikasi elektronik untuk tujuan tertentu.

Peraturan ini bermakna luas dan memberikan fleksibiliti yang mencukupi untuk pelbagai kaedah tandatangan elektronik (seperti memasukkan nama, menandakan kotak semak, mengimbas tandatangan tulisan tangan atau tandatangan digital yang disulitkan yang lebih selamat).

Pengecualian: Dokumen yang Masih Memerlukan Tandatangan Tradisional

Walaupun tandatangan elektronik diterima pakai secara meluas, sesetengah dokumen di Australia masih tidak boleh menggunakan tandatangan elektronik di bawah undang-undang semasa, termasuk:

• Wasiat dan dokumen seperti wasiat tertentu
• Surat kuasa wakil (berbeza mengikut peraturan negeri)
• Akuan berkanun dan afidavit (berbeza mengikut bidang kuasa)
• Sebahagian transaksi hartanah dan dokumen hak milik tanah

Sebagai contoh, “Sistem Pendaftaran Torrens” yang digunakan dalam transaksi tanah di Australia biasanya memerlukan satu set proses tertentu yang belum menerima tandatangan elektronik sepenuhnya. Di samping itu, perundangan peringkat negeri di New South Wales dan Victoria melaksanakan pembaharuan sementara atau jangka panjang semasa COVID-19, membenarkan tandatangan elektronik dan saksi jarak jauh di bawah syarat tertentu.

Untuk memastikan pematuhan undang-undang, keperluan menandatangani dokumen mesti disahkan dengan peraturan negeri atau wilayah tempatan.

Aplikasi Tandatangan Elektronik dalam Transaksi Komersial

Tandatangan elektronik telah diterima sepenuhnya dalam perjanjian komersial dalam pelbagai industri di Australia. Daripada dokumen kemasukan sumber manusia dan perjanjian kerahsiaan (NDA) kepada pesanan pembelian dan kontrak perkhidmatan, kebanyakan kontrak perniagaan harian boleh diselesaikan dalam bentuk digital.

Sama ada perniagaan besar atau PKS, penyepaduan platform tandatangan elektronik telah menjadi sebahagian daripada strategi transformasi digital mereka.

Menurut ETA, selagi kaedah tandatangan:

• Boleh digunakan untuk mengenal pasti penandatangan
• Boleh menyatakan niat menandatangani
• Cukup boleh dipercayai
• Dipersetujui oleh semua pihak yang berkaitan,

maka dokumen yang ditandatangani secara elektronik ini biasanya dianggap sah dan mengikat dari segi undang-undang.

Undang-undang kes juga menyokong kesahihan tandatangan elektronik dalam pelaksanaan kontrak. Mahkamah telah memutuskan bahawa menandatangani dengan memasukkan nama dalam e-mel (seperti dalam kes Stellard Pty Ltd v North Queensland Fuel Pty Ltd [2015]) sudah memadai untuk menunjukkan niat menandatangani.

Perbezaan antara “Tandatangan Elektronik” dan “Tandatangan Digital”

Walaupun kedua-dua istilah ini sering digunakan secara bergantian, “tandatangan elektronik” dan “tandatangan digital” berbeza secara teknikal:

• Tandatangan Elektronik: Istilah umum yang merangkumi sebarang bentuk kaedah menandatangani elektronik, termasuk bentuk seperti tandatangan tulisan tangan yang diimbas atau memasukkan nama.
• Tandatangan Digital: Subset tandatangan elektronik yang menggunakan teknologi penyulitan untuk memastikan keselamatan dan integriti.

Institusi yang mengendalikan maklumat sensitif—seperti institusi kewangan atau firma guaman—mungkin lebih cenderung untuk menggunakan tandatangan digital yang disokong oleh infrastruktur kunci awam (PKI) untuk meningkatkan keselamatan dan mematuhi keperluan peraturan.

Bagaimana COVID-19 Mempengaruhi Peraturan Tandatangan Elektronik

Semasa wabak COVID-19, pergantungan kepada alat digital (termasuk tandatangan elektronik) meningkat dengan ketara. Sebagai tindak balas, kerajaan persekutuan dan negeri Australia bertindak balas dengan pantas dengan memperkenalkan peraturan sementara untuk meluaskan penggunaan tandatangan elektronik dan saksi jarak jauh video dalam pelbagai kategori dokumen.

Sebagai contoh, Akta Pindaan Transaksi Elektronik (Dokumen Saksi Jarak Jauh COVID-19) 2020 yang dikeluarkan oleh New South Wales membenarkan lebih banyak jenis dokumen ditandatangani dan disaksikan dari jauh. Sebahagian daripada langkah ini telah beransur-ansur bertukar menjadi perundangan jangka panjang selepas wabak. Walau bagaimanapun, pengguna harus terus memberi perhatian kepada perubahan terkini dalam undang-undang khusus negeri.

Cara Memilih Penyelesaian Tandatangan Elektronik yang Mematuhi

Bagi perniagaan yang beroperasi di Australia atau mempunyai urusan perniagaan dengan Australia, adalah amat penting untuk memilih penyelesaian tandatangan elektronik yang memenuhi keperluan undang-undang tempatan. Perhatian harus diberikan kepada ciri teras berikut:

• Pengesahan identiti pengguna
• Jejak audit operasi yang boleh dipercayai
• Fungsi cap masa
• Storan awan mematuhi peraturan undang-undang (seperti Akta Privasi 1988)
• Mematuhi keperluan peraturan khusus negeri

Platform seperti eSignGlobal menyediakan sokongan pematuhan yang kukuh melalui kaedah menandatangani yang memenuhi piawaian undang-undang persekutuan dan negeri.

Perjanjian Antarabangsa dan Penggunaan Rentas Sempadan

Australia juga merupakan salah satu ahli yang menandatangani Undang-undang Model UNCITRAL mengenai E-Dagang, menunjukkan sokongannya untuk menyatukan peraturan transaksi elektronik global. Ini bermakna dokumen Australia yang ditandatangani secara elektronik lebih berkemungkinan diiktiraf di negara dan wilayah lain, dan begitu juga sebaliknya, dengan syarat syarat berkanun yang berkaitan dipenuhi.

Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa apabila berurusan dengan negara-negara di rantau Asia-Pasifik (seperti Hong Kong, Singapura, Malaysia, dll.), perbezaan ketara dalam kesahihan tandatangan elektronik antara satu sama lain masih perlu difahami.

Kesimpulan: Tandatangan Elektronik Sah di Australia, tetapi dengan Syarat

Ringkasnya, tandatangan elektronik sememangnya sah dan diterima secara meluas di Australia. Negeri dan wilayah mempunyai perundangan yang konsisten untuk menyokongnya. Selagi tiga elemen penting pengenalan, kebolehpercayaan dan persetujuan yang ditetapkan oleh undang-undang dipenuhi, tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang. Walaupun masih terdapat beberapa dokumen yang memerlukan kaedah menandatangani tradisional, majoriti dokumen komersial boleh ditandatangani dalam talian dengan selamat dan sah.

Dengan perkembangan berterusan perniagaan digital, tandatangan elektronik dijangka menjadi standard pengiktirafan lalai industri. Sama ada syarikat permulaan, perusahaan besar atau agensi kerajaan, menggunakan teknologi tandatangan elektronik bukan sahaja sah, tetapi juga pilihan yang bijak.

Bagi pengguna di Hong Kong atau Asia Tenggara, adalah amat penting untuk menjadi sensitif terhadap isu pematuhan undang-undang dan lokasi penyimpanan data. Adalah disyorkan untuk menggunakan platform pematuhan seperti eSignGlobal. eSignGlobal menyediakan sokongan setempat dan memenuhi keperluan pematuhan undang-undang serantau, dan merupakan penyelesaian keselamatan yang boleh dipercayai.