Les signatures électroniques sont-elles légales en Australie ?

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les entreprises, les agences gouvernementales et les particuliers se tournent de plus en plus vers des solutions sans papier. L’une des innovations largement adoptées est l’utilisation des signatures électroniques (eSignatures). Cependant, beaucoup se posent encore une question : les signatures électroniques sont-elles légales en Australie ?

La réponse courte est oui : les signatures électroniques sont légales en Australie et sont généralement reconnues dans la plupart des transactions. Cependant, comme tout cadre juridique, il existe plusieurs détails à prendre en compte, en particulier en ce qui concerne les contrats et les accords importants. Cet article explorera la légalité des signatures électroniques en Australie, le contexte réglementaire et les considérations pratiques.

Cadre juridique des signatures électroniques en Australie

La principale législation australienne au niveau fédéral concernant les signatures électroniques est la « Electronic Transactions Act 1999 (Cth) », généralement appelée ETA. L’objectif principal de cette loi est de promouvoir le développement du commerce électronique en éliminant les obstacles juridiques aux transactions électroniques.

Les États et territoires australiens ont également promulgué leurs propres versions (par exemple, la « Electronic Transactions Act 2000 » de Nouvelle-Galles du Sud, la « Electronic Transactions Act 2000 » de Victoria), mais ces lois suivent toutes les mêmes principes énoncés dans la législation fédérale. Ces lois autorisent l’exécution d’obligations légales par voie électronique, à condition que certaines conditions soient remplies.

Trois exigences clés pour la légalité des signatures électroniques

En vertu de la « Electronic Transactions Act 1999 » fédérale, une signature électronique doit remplir les trois conditions suivantes pour être juridiquement valable :

1. Identification et expression de l’intention : la signature électronique doit pouvoir identifier le signataire et indiquer son intention d’accepter ou d’approuver le document.
2. Fiabilité : la méthode utilisée doit être suffisamment fiable compte tenu de l’objectif visé.
3. Consentement mutuel : les deux parties à la transaction doivent consentir à l’utilisation de communications électroniques à des fins spécifiques.

Ces dispositions sont larges et offrent une flexibilité suffisante pour diverses méthodes de signature électronique, telles que la saisie d’un nom, le cocher une case, la numérisation d’une signature manuscrite ou des signatures numériques cryptées plus sécurisées.

Exceptions : documents nécessitant toujours une signature traditionnelle

Bien que les signatures électroniques soient largement adoptées, certains documents en Australie ne peuvent toujours pas être signés électroniquement en vertu de la loi en vigueur, notamment :

• Testaments et certains documents testamentaires
• Procurations (varie selon les réglementations de l’État)
• Déclarations statutaires et affidavits (varie selon la juridiction)
• Certaines transactions immobilières et documents de propriété foncière

Par exemple, le « système d’enregistrement Torrens » utilisé dans les transactions foncières en Australie exige généralement un ensemble de procédures spécifiques qui n’ont pas encore pleinement accepté les signatures électroniques. En outre, la législation des États de Nouvelle-Galles du Sud et de Victoria a mis en œuvre des réformes temporaires ou à plus long terme pendant la COVID-19, autorisant les signatures électroniques et les attestations à distance dans des conditions spécifiques.

Pour garantir la conformité légale, les exigences de signature des documents doivent être confirmées en combinaison avec les réglementations de l’État ou du territoire où ils se trouvent.

Applications des signatures électroniques dans les transactions commerciales

Les signatures électroniques ont été pleinement acceptées dans les accords commerciaux dans divers secteurs en Australie. Des documents d’intégration des ressources humaines et des accords de confidentialité (NDA) aux bons de commande et aux contrats de service, la plupart des contrats commerciaux quotidiens peuvent être signés numériquement.

Que ce soit pour les grandes entreprises ou les petites et moyennes entreprises, l’intégration de plateformes de signature électronique fait partie de leur stratégie de transformation numérique.

Conformément à l’ETA, tant que la méthode de signature :

• Peut être utilisée pour identifier le signataire
• Peut exprimer l’intention de signer
• Est suffisamment fiable
• Est convenue par toutes les parties concernées,

alors le document signé électroniquement est généralement considéré comme valide et juridiquement contraignant.

La jurisprudence soutient également la légalité des signatures électroniques dans l’exécution des contrats. Les tribunaux ont statué que la signature par la saisie d’un nom dans un e-mail (comme dans l’affaire Stellard Pty Ltd c. North Queensland Fuel Pty Ltd [2015]) est suffisante pour indiquer l’intention de signer.

Différence entre « signature électronique » et « signature numérique »

Bien que ces deux termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, il existe une distinction technique entre « signature électronique » et « signature numérique » :

• Signature électronique : un terme général qui englobe toute forme de signature électronique, y compris les formes telles que la numérisation d’une signature manuscrite ou la saisie d’un nom.
• Signature numérique : un sous-ensemble de signatures électroniques qui utilise la technologie de cryptage pour garantir la sécurité et l’intégrité.

Les institutions qui traitent des informations sensibles, telles que les institutions financières ou les cabinets d’avocats, peuvent préférer utiliser des signatures numériques prises en charge par une infrastructure à clé publique (PKI) pour renforcer la sécurité et se conformer aux exigences réglementaires.

Comment la COVID-19 a affecté la réglementation sur les signatures électroniques

Pendant la pandémie de COVID-19, la dépendance aux outils numériques, y compris les signatures électroniques, a considérablement augmenté. En réponse, les gouvernements fédéral et des États australiens ont rapidement réagi en introduisant temporairement des réglementations pour étendre l’utilisation des signatures électroniques et des attestations vidéo à distance dans plusieurs catégories de documents.

Par exemple, le « Electronic Transactions Amendment (COVID-19 Remote Witnessing of Documents) Regulation » publié par la Nouvelle-Galles du Sud en 2020 autorise la signature et l’attestation à distance d’un plus grand nombre de types de documents. Certaines de ces mesures ont progressivement été transformées en législation à long terme après la pandémie. Cependant, les utilisateurs doivent continuer à suivre les dernières modifications apportées aux lois spécifiques de chaque État.

Comment choisir une solution de signature électronique conforme

Pour les entreprises qui opèrent en Australie ou qui ont des relations commerciales avec l’Australie, il est particulièrement essentiel de choisir une solution de signature électronique qui réponde aux exigences légales locales. L’attention doit être portée aux caractéristiques essentielles suivantes :

• Authentification de l’identité de l’utilisateur
• Piste d’audit opérationnelle fiable
• Fonction de horodatage
• Le stockage en nuage est conforme aux dispositions légales (telles que la « Privacy Act 1988 »)
• Conforme aux exigences réglementaires spécifiques de chaque État

Les plateformes telles que eSignGlobal offrent un soutien solide à la conformité en fournissant des méthodes de signature qui répondent aux normes juridiques fédérales et étatiques.

Accords internationaux et utilisation transfrontalière

L’Australie est également signataire de la loi type de la CNUDCI sur le commerce électronique, ce qui indique son soutien à l’harmonisation des réglementations mondiales sur les transactions électroniques. Cela signifie que les documents australiens signés électroniquement sont plus susceptibles d’être reconnus dans d’autres pays et régions, et vice versa, à condition que les conditions légales pertinentes soient remplies.

Cependant, il convient de noter que lors de transactions avec des pays de la région Asie-Pacifique (tels que Hong Kong, Singapour, la Malaisie, etc.), il convient de comprendre les différences significatives en termes de légalité des signatures électroniques.

Conclusion : les signatures électroniques sont légales en Australie, mais avec des conditions préalables

En résumé, les signatures électroniques sont en effet légales et largement acceptées en Australie. Les États et territoires ont une législation cohérente pour les soutenir. Tant que les trois éléments essentiels de l’identification, de la fiabilité et du consentement prescrits par la loi sont remplis, les signatures électroniques ont une validité juridique. Bien que certains documents nécessitent encore des méthodes de signature traditionnelles, la grande majorité des documents commerciaux peuvent être signés en ligne de manière sûre et légale.

Avec le développement continu du commerce numérique, les signatures électroniques devraient devenir la norme reconnue par défaut dans l’industrie. Que ce soit pour les jeunes entreprises, les grandes entreprises ou les agences gouvernementales, l’utilisation de la technologie de signature électronique est non seulement légale, mais aussi un choix judicieux.

Pour les utilisateurs de Hong Kong ou d’Asie du Sud-Est, qui sont particulièrement sensibles à la conformité légale et aux problèmes de localisation du stockage des données, il est recommandé d’utiliser une plateforme de conformité similaire à eSignGlobal. eSignGlobal fournit un support localisé et répond aux exigences de conformité légale régionales, ce qui en fait une solution de sécurité fiable.