รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักรสามารถลงนามและจัดเก็บแบบดิจิทัลได้หรือไม่

ความถูกต้องตามกฎหมายของการลงนามดิจิทัลในบันทึกการประชุมคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักร

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของการกำกับดูแลกิจการ บริษัทต่างๆ ในสหราชอาณาจักรหันมาใช้เครื่องมือดิจิทัลมากขึ้นเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรการ บันทึกการประชุมคณะกรรมการ ซึ่งเป็นบันทึกสำคัญของการตัดสินใจ โดยทั่วไปจะถูกบันทึกและลงนามในรูปแบบกระดาษ อย่างไรก็ตาม เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้า คำถามจึงเกิดขึ้นว่าบันทึกเหล่านี้สามารถลงนามและจัดเก็บแบบดิจิทัลได้หรือไม่ โดยไม่กระทบต่อความถูกต้องตามกฎหมาย ในมุมมองทางธุรกิจ การนำลายเซ็นดิจิทัลมาใช้สามารถนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพ การประหยัดต้นทุน และการเข้าถึงที่ดีขึ้น แต่จำเป็นต้องมีการจัดแนวอย่างรอบคอบกับกรอบการกำกับดูแล

ระบบกฎหมายของสหราชอาณาจักรให้คำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้ ภายใต้พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และข้อบังคับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ปี 2002 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไปถือว่าเทียบเท่าทางกฎหมายกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือสำหรับวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่ กรอบนี้สอดคล้องกับข้อบังคับ eIDAS ของสหภาพยุโรป (ซึ่งยังคงอยู่ในกฎหมายของสหราชอาณาจักรผ่านข้อบังคับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2019 หลัง Brexit) ซึ่งจำแนกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นประเภทง่าย ขั้นสูง และมีคุณสมบัติ สำหรับบันทึกการประชุมคณะกรรมการ ในสถานการณ์ที่ไม่เสี่ยงสูง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย เช่น การพิมพ์ชื่อหรือการคลิกช่องทำเครื่องหมาย ก็เพียงพอแล้ว โดยมีเงื่อนไขว่าสามารถแสดงเจตนาและความถูกต้องได้

พระราชบัญญัติบริษัทปี 2006 สนับสนุนแนวทางปฏิบัติดิจิทัลเพิ่มเติม มาตรา 1146 อนุญาตให้ส่งหรือรับเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยมีเงื่อนไขว่าผู้รับตกลง และบันทึกการประชุมคณะกรรมการก็อยู่ภายใต้หมวดหมู่นี้ในฐานะบันทึกของบริษัท บันทึกการประชุมต้องจัดทำขึ้นภายในระยะเวลาที่เหมาะสมหลังการประชุม (โดยทั่วไปคือ 14 วัน) และลงนามโดยประธานหรือกรรมการ แต่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องมีลายเซ็นจริง ตราบใดที่กระบวนการลงนามดิจิทัลสามารถบันทึกผู้ลงนาม เวลา และข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารไม่ถูกแก้ไข ก็จะรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด ในด้านการจัดเก็บ กฎหมายกำหนดให้เก็บรักษาบันทึกการประชุมไว้อย่างน้อย 10 ปี และรูปแบบดิจิทัล เช่น PDF ที่มีเส้นทางการตรวจสอบ หากใช้การเข้ารหัสและการควบคุมการเข้าถึงเพื่อป้องกันการแก้ไข จะเป็นไปตามข้อกำหนดนี้

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม สำหรับสถาบันการเงินหรือบริษัทจดทะเบียนที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ Financial Conduct Authority (FCA) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (พร้อมการตรวจสอบการเข้ารหัส) อาจเป็นที่ต้องการมากกว่าเพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง พระราชบัญญัติเศรษฐกิจดิจิทัลปี 2017 ของรัฐบาลสหราชอาณาจักรเสริมสร้างแนวทางปฏิบัตินี้โดยการส่งเสริมบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ในภาครัฐและเอกชน ธุรกิจยังต้องพิจารณาการคุ้มครองข้อมูลภายใต้ UK GDPR เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดเก็บดิจิทัลรวมถึงโซลูชันคลาวด์ที่ปลอดภัยพร้อมสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท

ในทางปฏิบัติ คณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักรได้นำบันทึกการประชุมดิจิทัลมาใช้อย่างแพร่หลายตั้งแต่การระบาดใหญ่เร่งการทำงานทางไกล การสำรวจของ Institute of Directors ในปี 2023 พบว่าบริษัทในสหราชอาณาจักรมากกว่า 70% ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารการกำกับดูแล โดยอ้างถึงการลดต้นทุนกระดาษ (ประหยัดได้มากถึง 30%) และการอนุมัติที่รวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ความท้าทายรวมถึงการทำให้แน่ใจว่ากรรมการทุกคนมีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี และการตรวจสอบลายเซ็นในบริบทระหว่างประเทศ ซึ่งการยอมรับข้ามพรมแดนอาจต้องใช้ลายเซ็นที่มีคุณสมบัติตาม eIDAS

โดยรวมแล้ว ใช่ บันทึกการประชุมคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักรสามารถลงนามและจัดเก็บแบบดิจิทัลได้ โดยมีเงื่อนไขว่าแพลตฟอร์มที่ใช้เป็นไปตามกฎหมายเหล่านี้ การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่ปรับปรุงการดำเนินงานให้ทันสมัยเท่านั้น แต่ยังสอดคล้องกับเป้าหมาย ESG ที่กว้างขึ้นโดยการลดการใช้กระดาษให้เหลือน้อยที่สุด

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การนำทางโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร

แม้ว่าพื้นฐานทางกฎหมายจะแข็งแกร่ง แต่การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการนำบันทึกการประชุมดิจิทัลไปใช้ในคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักรอย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือเหล่านี้สามารถทำให้ขั้นตอนการลงนามเป็นไปโดยอัตโนมัติ ผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการคณะกรรมการ เช่น Diligent หรือ BoardEffect และจัดทำบันทึกการตรวจสอบที่ป้องกันการแก้ไขเพื่อตอบสนองข้อกำหนดของพระราชบัญญัติบริษัท ในมุมมองทางธุรกิจ ตลาดมีการแข่งขันสูง โดยมีตัวเลือกที่แตกต่างกันในด้านราคา คุณสมบัติ และการมุ่งเน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนด

DocuSign: ผู้นำตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

DocuSign ยังคงเป็นกำลังหลัก โดยนำเสนอคุณสมบัติลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่งที่ปรับให้เหมาะกับการใช้งานระดับองค์กร แพลตฟอร์มนี้รองรับลายเซ็นอย่างง่ายและขั้นสูงที่สอดคล้องกับมาตรฐานของสหราชอาณาจักร และคุณสมบัติเช่นการติดตามซองจดหมายและการลงนามบนมือถือเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอนุมัติของคณะกรรมการ ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือน (5 ซองจดหมาย) สำหรับแผนส่วนบุคคล และขยายไปถึง $40 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับ Business Pro ซึ่งรวมถึงการส่งแบบกลุ่มและการชำระเงิน แม้ว่าการเข้าถึง API จะเพิ่มต้นทุน โดยเริ่มต้นที่ $600 ต่อปีสำหรับ 40 ซองจดหมายต่อเดือน สำหรับคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักร การผสานรวม DocuSign กับ Microsoft 365 และการรับรอง eIDAS ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการนำไปใช้อย่างราบรื่น แต่ต้นทุนที่สูงขึ้นสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ อาจส่งผลกระทบต่อบริษัทขนาดเล็ก

Adobe Sign: ทางเลือกที่เน้นการผสานรวม

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในด้านขั้นตอนการทำงานของเอกสาร โดยผสานรวมอย่างใกล้ชิดกับการแก้ไข PDF รองรับมาตรฐาน eIDAS ของสหราชอาณาจักรและมีลายเซ็นที่มีคุณสมบัติสำหรับความต้องการด้านความปลอดภัยสูง ทำให้เหมาะสำหรับบันทึกการประชุมคณะกรรมการที่ต้องการความถูกต้องในระยะยาว คุณสมบัติรวมถึงฟิลด์แบบมีเงื่อนไขและการผสานรวม API ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือนสำหรับบุคคลทั่วไป ไปจนถึงแผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร องค์กรต่างๆ ชื่นชมการทำงานร่วมกันของ Acrobat สำหรับการแก้ไขบันทึกการประชุมก่อนลงนาม แม้ว่าอาจเน้นที่เอกสารมากกว่าเครื่องมือลงนามโดยเฉพาะ

eSignGlobal: การปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลกและความแข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลาย โดยมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบในกว่า 100 ประเทศหลัก รวมถึงการสนับสนุน eIDAS ของสหราชอาณาจักรอย่างครอบคลุม มีความโดดเด่นในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่เป็นกรอบของยุโรปและสหรัฐอเมริกา ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกต้องการแนวทาง “การผสานรวมระบบนิเวศ” ที่เกี่ยวข้องกับการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเหนือกว่าวิธีการที่ใช้อีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก เทคโนโลยีของ eSignGlobal แก้ไขความท้าทายนี้ โดยนำเสนอการเชื่อมต่อที่ราบรื่นกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ แผน Essential มีราคาเพียง $16.60 ต่อเดือน รองรับเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสผ่าน ซึ่งให้คุณค่าในการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แข็งแกร่งโดยไม่คิดราคาพรีเมียม ทำให้เป็นตัวเลือกที่แข่งขันได้สำหรับบริษัทในสหราชอาณาจักรที่มีการดำเนินงานในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งรองรับขั้นตอนการทำงานแบบไฮบริด

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign): ตัวเลือกที่เป็นมิตรกับผู้ใช้

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox เน้นความเรียบง่าย รองรับลายเซ็นแบบลากและวางและเทมเพลต ซึ่งสอดคล้องกับกฎหมายของสหราชอาณาจักรผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐาน ราคาไม่แพง โดย $15 ต่อเดือนรองรับซองจดหมายไม่จำกัด (มีข้อจำกัดสำหรับคุณสมบัติขั้นสูง) และผสานรวมกับ Google Workspace ได้เป็นอย่างดี เหมาะสำหรับคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักรขนาดเล็ก แม้ว่าจะขาดระบบอัตโนมัติระดับองค์กรบางอย่าง แต่ความง่ายในการใช้งานก็โดดเด่นในการอนุมัติบันทึกการประชุมอย่างรวดเร็ว

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญ

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของแพลตฟอร์มยอดนิยมตามคุณสมบัติหลักที่เกี่ยวข้องกับบันทึกการประชุมคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักร ราคาแสดงถึงการเรียกเก็บเงินรายปีที่เกี่ยวข้อง คุณสมบัติเน้นที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบและความพร้อมใช้งาน

ตารางนี้เน้นให้เห็นถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign และ Adobe Sign เป็นผู้นำในด้านความสมบูรณ์ ในขณะที่ eSignGlobal มอบความยืดหยุ่นในระดับภูมิภาค และ HelloSign ให้ความสำคัญกับการเข้าถึง

ข้อควรพิจารณาในการนำไปใช้จริง

การนำบันทึกการประชุมคณะกรรมการดิจิทัลไปใช้เกี่ยวข้องกับมากกว่าแค่ความถูกต้องตามกฎหมาย การผสานรวมกับเครื่องมือที่มีอยู่ เช่น พอร์ทัลคณะกรรมการเสมือน เป็นสิ่งสำคัญ แพลตฟอร์มควรรองรับการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัยทางไซเบอร์ของสหราชอาณาจักร (เช่น แนวทาง NCSC) ในด้านต้นทุน โควต้าซองจดหมายมีความสำคัญ DocuSign จำกัดการส่งอัตโนมัติไว้ที่ประมาณ 100 ต่อผู้ใช้ต่อปี ซึ่งอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับคณะกรรมการที่มีปริมาณงานสูง

สำหรับบริษัทในสหราชอาณาจักรที่ขยายไปทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิก กฎระเบียบที่แตกแยกทำให้ความต้องการโซลูชันที่หลากหลายเพิ่มขึ้น แม้ว่าเครื่องมือของสหรัฐอเมริกา เช่น DocuSign จะครองตลาด แต่ผู้เล่นในระดับภูมิภาคก็แก้ไขปัญหาความล่าช้าและอุปสรรคในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น การพำนักของข้อมูลในสภาพแวดล้อมหลัง Brexit

โดยสรุป การลงนามและการจัดเก็บบันทึกการประชุมคณะกรรมการบริษัทในสหราชอาณาจักรแบบดิจิทัลไม่เพียงแต่ได้รับอนุญาตเท่านั้น แต่ยังกลายเป็นมาตรฐานมากขึ้น ซึ่งขับเคลื่อนประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ธุรกิจควรประเมินแพลตฟอร์มตามความต้องการ DocuSign สำหรับคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง หรือทางเลือกอื่น เช่น eSignGlobal สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบในระดับภูมิภาคและคุณค่า