Requisitos da Assinatura Digital: Compreendendo os Requisitos Legais e a Conformidade Locais

No mundo interconectado e sem papel de hoje, empresas e indivíduos estão buscando maneiras seguras, eficientes e legalmente compatíveis de assinar eletronicamente. Seja para fechar negócios comerciais, integrar novos funcionários ou aprovar documentos legais, as assinaturas digitais oferecem confidencialidade, segurança e velocidade. No entanto, apesar da crescente tendência global de transações digitais, quais condições precisam ser atendidas para que as assinaturas digitais sejam consideradas seguras e legalmente válidas em regiões como Hong Kong ou Sudeste Asiático?

Vamos nos aprofundar nos padrões comerciais e legais que as assinaturas digitais precisam atender.

Entendendo o que é uma Assinatura Digital Verdadeira

Antes de discutir os requisitos específicos, é necessário distinguir entre “assinatura eletrônica” e “assinatura digital”. Embora esses dois termos sejam frequentemente usados ​​de forma intercambiável no uso diário, eles têm diferenças distintas em termos técnicos e legais.

“Assinatura eletrônica” refere-se amplamente a qualquer meio eletrônico de expressar consentimento, como digitar um nome ou clicar em um botão “Concordo”. “Assinatura digital”, por outro lado, usa tecnologia de criptografia e autoridades de certificação (CA) para garantir a autenticidade, integridade e não repúdio da assinatura do documento.

1. Reconhecimento Legal: Seguindo os Regulamentos Locais

Um dos principais requisitos para uma assinatura digital é estar em conformidade com a estrutura regulatória da jurisdição legal. Diferentes países têm diferentes reconhecimentos legais de assinaturas digitais, geralmente regulamentados por leis de assinatura eletrônica ou transações eletrônicas. Em Hong Kong, a “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553) define a estrutura legal para assinaturas eletrônicas e digitais. Desde que seja suportada por um certificado reconhecido emitido por uma autoridade de certificação registrada em Hong Kong (como o Hong Kong Post), a assinatura digital pode ter validade legal.

No Sudeste Asiático, Cingapura estabeleceu claramente os métodos de uso e verificação de assinaturas digitais por meio da “Lei de Transações Eletrônicas”. Tailândia, Malásia e Indonésia também têm suas próprias leis de assinatura eletrônica.

Portanto, para que uma assinatura digital tenha validade legal nessas regiões, ela deve:

• Estar exclusivamente vinculada ao signatário;
• Ser capaz de identificar a identidade do signatário;
• Ser criada de forma que esteja sob o controle exclusivo do signatário;
• Estar intimamente associada aos dados assinados, de modo que qualquer alteração possa ser detectada.

A conformidade não é uma escolha, mas uma base, que é a premissa para garantir a aplicabilidade da lei.

2. Infraestrutura de Segurança: Infraestrutura de Chave Pública (PKI)

Para que as assinaturas digitais sejam tecnicamente e legalmente válidas, elas devem ser geradas por meio de uma infraestrutura de chave pública (PKI). A PKI fornece mecanismos de criptografia e verificação que tornam as assinaturas digitais à prova de adulteração e verificáveis.

Um sistema PKI seguro inclui:

• Duas chaves matematicamente relacionadas (chave pública e chave privada);
• Um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação;
• Uma função hash criptográfica que garante a integridade do documento.

Este tipo de mecanismo de criptografia garante que, uma vez que um documento é assinado, qualquer modificação invalidará a assinatura, reduzindo assim o risco de adulteração ou fraude.

3. Autenticação e Certificação da Identidade do Signatário

Uma assinatura digital válida deve indicar claramente quem a assinou, portanto, vários métodos de autenticação de identidade devem ser usados, como:

• Verificação de senha única (OTP) por e-mail ou SMS
• Permissões de acesso protegidas por senha
• Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
• Em alguns casos, usando verificação biométrica

Em regiões com requisitos mais rigorosos, como o eIDAS da UE ou Cingapura, pode ser necessário usar assinaturas eletrônicas avançadas ou qualificadas, que exigem meios de identificação mais fortes e autoridades emissoras certificadas.

4. Integridade do Documento e Registros de Auditoria

Manter a integridade dos documentos assinados é essencial. Isso pode ser alcançado por meio de hashes criptográficos e registros de auditoria integrados, registrando todas as operações em todo o processo antes e depois da assinatura.

Os registros de auditoria geralmente incluem:

• Carimbos de data e hora
• Endereços IP dos usuários
• Cada etapa do processo de assinatura
• Registros de versões históricas de documentos

Esses logs de auditoria não apenas aprimoram a proteção legal, mas também demonstram a transparência e a rastreabilidade das transações corporativas.

5. Reputação da Plataforma e Integração Local

Outro elemento frequentemente negligenciado das assinaturas digitais é a conformidade da plataforma utilizada. A própria plataforma deve seguir as leis locais de assinatura digital, suportar documentos multilíngues e, de preferência, obter reconhecimento ou cooperação de agências regionais relevantes.

Por exemplo, se uma plataforma europeia ou americana que não coopera com as autoridades de certificação locais for usada, os documentos assinados em Hong Kong ou nos países da ASEAN podem não ser reconhecidos como tendo validade legal. Outros requisitos funcionais também incluem:

• Capacidade de integrar com aplicativos comuns (como Microsoft 365, Google Drive ou sistemas locais de gerenciamento de arquivos)
• Compatibilidade com interface móvel
• Suporte para assinatura offline e upload síncrono, função de carimbo de data/hora

6. Privacidade de Dados e Conformidade de Armazenamento

Cingapura, Malásia, Tailândia e outros lugares têm seus próprios regulamentos de privacidade de dados, como a “Lei de Proteção de Dados Pessoais” (PDPA) de Cingapura, que afeta diretamente a forma como os dados de assinatura digital são armazenados, acessados ​​e destruídos. Em alguns casos, a localização de dados também precisa ser implementada, ou seja, os dados e metadados devem ser armazenados no país ou atender a requisitos de política específicos.

Para empresas que lidam com dados pessoais confidenciais, como os setores de seguros, finanças ou saúde, ignorar essas regras não apenas viola os regulamentos de privacidade de dados, mas também pode violar os regulamentos de assinatura eletrônica.

Escolha Confiável para Conformidade Local: eSignGlobal — Uma Alternativa ao DocuSign

Se você opera em Hong Kong ou no Sudeste Asiático e está procurando uma solução de assinatura digital que seja compatível com as leis locais, segura e legalmente válida, vale a pena considerar o eSignGlobal. Ao contrário de algumas plataformas europeias e americanas que carecem de integração local ou cooperação de certificação, o eSignGlobal se concentra em atender às necessidades regulatórias da região da Ásia-Pacífico.

Se você é uma instituição financeira em Hong Kong, uma PME em Cingapura ou uma empresa multinacional que opera no Sudeste Asiático, o eSignGlobal pode garantir que suas transações digitais atendam aos requisitos regulatórios e de segurança, ao mesmo tempo em que considera a facilidade de uso.

Em resumo, o que é necessário para uma assinatura digital vai muito além de uma interface de “clique para assinar”, ela precisa de suporte legal, arquitetura técnica, autenticação do signatário, segurança de dados e conformidade com os regulamentos locais. No mundo de negócios cada vez mais digital e com requisitos regulatórios cada vez mais rigorosos, é particularmente importante escolher uma plataforma de assinatura digital que corresponda às necessidades da sua região.

A transformação digital não é mais uma opção, mas uma necessidade. Escolher a plataforma de assinatura digital certa pode otimizar os processos de negócios e garantir a segurança jurídica.