Keperluan Tandatangan Digital: Memahami Keperluan dan Pematuhan Undang-undang Tempatan

Dalam dunia tanpa kertas yang saling terhubung hari ini, perniagaan dan individu mencari cara yang selamat, cekap dan mematuhi undang-undang untuk menandatangani secara elektronik. Sama ada mencapai transaksi komersial, mengambil pekerja baharu atau meluluskan dokumen undang-undang, tandatangan digital menyediakan kerahsiaan, keselamatan dan kelajuan. Walau bagaimanapun, walaupun terdapat trend transaksi digital global yang semakin meningkat, apakah syarat yang perlu dipenuhi untuk tandatangan digital dianggap selamat dan sah di sisi undang-undang di wilayah seperti Hong Kong atau Asia Tenggara?

Mari kita mendalami piawaian perniagaan dan undang-undang moden yang perlu dipenuhi oleh tandatangan digital.

Memahami Apa Itu Tandatangan Digital Sebenar

Sebelum membincangkan keperluan khusus, adalah perlu untuk membezakan antara “tandatangan elektronik” dan “tandatangan digital”. Walaupun kedua-dua istilah ini sering digunakan secara bergantian dalam penggunaan harian, terdapat perbezaan yang jelas antara keduanya dari segi teknikal dan undang-undang.

“Tandatangan elektronik” secara umumnya merujuk kepada sebarang cara elektronik untuk menyatakan persetujuan, seperti menaip nama atau mengklik butang “Setuju”. “Tandatangan digital”, sebaliknya, menggunakan teknologi penyulitan dan pihak berkuasa pensijilan (CA) untuk memastikan ketulenan, integriti dan penafian dokumen yang ditandatangani.

1. Pengiktirafan Undang-undang: Mematuhi Peraturan Tempatan

Salah satu keperluan utama tandatangan digital ialah mematuhi rangka kerja peraturan bidang kuasa undang-undang. Pengiktirafan undang-undang tandatangan digital berbeza dari negara ke negara dan biasanya dikawal selia oleh undang-undang tandatangan elektronik atau transaksi elektronik. Di Hong Kong, Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) mentakrifkan rangka kerja undang-undang untuk tandatangan elektronik dan digital. Selagi ia disokong oleh sijil yang diiktiraf yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berdaftar Hong Kong (seperti Pejabat Pos Hong Kong), tandatangan digital boleh diberikan kesan undang-undang.

Di Asia Tenggara, Singapura secara jelas merumuskan kaedah penggunaan dan pengesahan tandatangan digital melalui Akta Transaksi Elektronik. Thailand, Malaysia dan Indonesia juga mempunyai undang-undang tandatangan elektronik mereka sendiri.

Oleh itu, tandatangan digital yang sah di sisi undang-undang di wilayah ini mesti:

• Terikat secara unik kepada penandatangan;
• Mampu mengenal pasti identiti penandatangan;
• Dicipta hanya dengan cara yang boleh dikawal oleh penandatangan;
• Berkaitan rapat dengan data yang ditandatangani, dan sebarang perubahan boleh dikesan.

Pematuhan bukanlah pilihan tetapi asas, dan ia adalah prasyarat untuk memastikan penguatkuasaan undang-undang.

2. Infrastruktur Keselamatan: Infrastruktur Kunci Awam (PKI)

Untuk tandatangan digital menjadi sah dari segi teknikal dan undang-undang, ia mesti dijana melalui infrastruktur kunci awam (PKI). PKI menyediakan mekanisme penyulitan dan pengesahan yang menjadikan tandatangan digital kalis gangguan dan boleh disahkan.

Sistem PKI yang selamat termasuk:

• Dua kunci yang berkaitan secara matematik (kunci awam dan kunci peribadi);
• Sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan;
• Fungsi cincangan kriptografi yang memastikan integriti dokumen.

Mekanisme penyulitan sedemikian memastikan bahawa sebaik sahaja dokumen ditandatangani, sebarang pengubahsuaian akan membatalkan tandatangan, dengan itu mengurangkan risiko gangguan atau penipuan.

3. Pengesahan dan Pengesahan Identiti Penandatangan

Tandatangan digital yang sah harus menunjukkan dengan jelas siapa yang menandatanganinya, jadi pelbagai kaedah pengesahan identiti harus digunakan, seperti:

• Pengesahan kata laluan sekali sahaja (OTP) melalui e-mel atau SMS
• Akses yang dilindungi kata laluan
• Pengesahan berasaskan pengetahuan (KBA)
• Pengesahan biometrik digunakan dalam sesetengah kes

Di wilayah yang lebih ketat seperti eIDAS EU atau Singapura, tandatangan elektronik lanjutan atau berkelayakan mungkin diperlukan, yang memerlukan cara pengenalan yang lebih kukuh dan pihak berkuasa pengeluar yang diperakui.

4. Integriti Dokumen dan Rekod Audit

Adalah penting untuk mengekalkan integriti dokumen yang ditandatangani. Ini boleh dicapai melalui cincangan kriptografi dan rekod audit terbina dalam, merekodkan semua operasi dalam keseluruhan proses sebelum dan selepas menandatangani.

Rekod audit biasanya mengandungi:

• Cap masa dan tarikh
• Alamat IP pengguna
• Setiap langkah dalam proses menandatangani
• Rekod versi sejarah dokumen

Log audit ini bukan sahaja meningkatkan perlindungan undang-undang, tetapi juga menunjukkan ketelusan dan kebolehkesanan transaksi perniagaan.

5. Reputasi Platform dan Integrasi Tempatan

Satu lagi elemen tandatangan digital yang sering diabaikan ialah pematuhan platform yang digunakan. Platform itu sendiri harus mematuhi undang-undang tandatangan digital tempatan, menyokong dokumen berbilang bahasa, dan sebaik-baiknya diiktiraf atau bekerjasama dengan agensi serantau yang berkaitan.

Sebagai contoh, jika platform Eropah dan Amerika yang tidak bekerjasama dengan pihak berkuasa pensijilan tempatan digunakan, dokumen yang ditandatangani di Hong Kong atau negara ASEAN mungkin tidak diiktiraf sebagai sah di sisi undang-undang. Keperluan berfungsi lain termasuk:

• Keupayaan untuk berintegrasi dengan aplikasi yang biasa digunakan (seperti Microsoft 365, Google Drive atau sistem pengurusan fail tempatan)
• Keserasian antara muka mudah alih
• Sokongan untuk tandatangan luar talian dan muat naik segerak serta fungsi cap masa

6. Privasi Data dan Pematuhan Storan

Singapura, Malaysia dan Thailand, antara lain, mempunyai peraturan privasi data mereka sendiri, seperti Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) Singapura, yang secara langsung mempengaruhi cara data tandatangan digital disimpan, diakses dan dimusnahkan. Dalam sesetengah kes, pelokalan data juga diperlukan, iaitu data dan metadata mesti disimpan di negara ini atau mematuhi keperluan dasar tertentu.

Bagi perniagaan dalam industri seperti insurans, kewangan atau penjagaan kesihatan yang mengendalikan data peribadi sensitif, mengabaikan peraturan ini bukan sahaja melanggar peraturan privasi data, tetapi juga boleh melanggar peraturan tandatangan elektronik.

Pilihan Boleh Dipercayai untuk Pematuhan Tempatan: eSignGlobal — Alternatif kepada DocuSign

Jika anda beroperasi di Hong Kong atau Asia Tenggara dan sedang mencari penyelesaian tandatangan digital yang mematuhi undang-undang tempatan, selamat dan sah di sisi undang-undang, eSignGlobal patut dipertimbangkan. Tidak seperti beberapa platform Eropah dan Amerika yang kekurangan integrasi tempatan atau kerjasama pensijilan, eSignGlobal memfokuskan pada memenuhi keperluan peraturan di rantau Asia Pasifik.

Sama ada anda sebuah institusi kewangan di Hong Kong, PKS di Singapura atau syarikat multinasional yang menjalankan perniagaan di Asia Tenggara, eSignGlobal boleh memastikan bahawa transaksi digital anda memenuhi keperluan kawal selia dan keselamatan sambil mengekalkan kemudahan penggunaan.

Ringkasnya, tandatangan digital memerlukan lebih daripada sekadar antara muka “klik untuk menandatangani”, ia memerlukan sokongan undang-undang, seni bina teknikal, pengesahan penandatangan, keselamatan data dan pematuhan peraturan tempatan. Dalam dunia perniagaan global yang semakin digital dan keperluan kawal selia yang semakin ketat, adalah amat penting untuk memilih platform tandatangan digital yang sepadan dengan keperluan rantau anda.

Transformasi digital bukan lagi pilihan, tetapi satu keperluan. Memilih platform tandatangan digital yang betul bukan sahaja boleh mengoptimumkan proses perniagaan, tetapi juga memastikan keselamatan undang-undang.