Requisitos de la firma digital: comprensión de los requisitos legales y el cumplimiento normativo locales

En el mundo interconectado y sin papel actual, las empresas y los particulares buscan formas seguras, eficientes y que cumplan con los requisitos legales para realizar firmas electrónicas. Ya sea para cerrar acuerdos comerciales, incorporar nuevos empleados o aprobar documentos legales, las firmas digitales ofrecen confidencialidad, seguridad y velocidad. Sin embargo, a pesar de la creciente tendencia mundial hacia las transacciones digitales, ¿qué condiciones deben cumplirse para que las firmas digitales se consideren seguras y legalmente válidas en regiones como Hong Kong o el sudeste asiático?

Profundicemos en los estándares comerciales y legales que deben cumplir las firmas digitales.

Comprender qué es una firma digital real

Antes de analizar los requisitos específicos, es necesario distinguir entre “firma electrónica” y “firma digital”. Aunque estos dos términos suelen utilizarse indistintamente en el uso diario, existen diferencias significativas entre ellos en términos técnicos y legales.

Una “firma electrónica” se refiere genéricamente a cualquier forma electrónica de expresar el consentimiento, como introducir un nombre o hacer clic en un botón de “Acepto”. Una “firma digital”, por su parte, utiliza tecnología de cifrado y autoridades de certificación (CA) para garantizar la autenticidad, la integridad y el no repudio de un documento firmado.

1. Reconocimiento legal: cumplimiento de la normativa local

Uno de los principales requisitos de una firma digital es que cumpla con el marco normativo de la jurisdicción en la que se encuentra. Los diferentes países tienen diferentes reconocimientos legales de las firmas digitales, que suelen estar regulados por leyes de firma electrónica o de transacciones electrónicas. En Hong Kong, la “Electronic Transactions Ordinance” (capítulo 553) define el marco legal para las firmas electrónicas y digitales. Siempre que esté respaldada por un certificado reconocido emitido por una autoridad de certificación registrada en Hong Kong (como Hong Kong Post), se puede otorgar validez legal a una firma digital.

En el sudeste asiático, Singapur ha establecido claramente los métodos de uso y verificación de las firmas digitales a través de la “Electronic Transactions Act”. Tailandia, Malasia e Indonesia también tienen sus propias leyes de firma electrónica.

Por lo tanto, una firma digital que pretenda tener validez legal en estas regiones debe:

• Estar vinculada exclusivamente al firmante;
• Poder identificar al firmante;
• Ser creada de forma que solo el firmante pueda controlarla;
• Estar estrechamente vinculada a los datos firmados, de modo que se detecte cualquier cambio.

El cumplimiento no es una opción, sino una base, y es la premisa para garantizar la aplicación de la ley.

2. Infraestructura de seguridad: infraestructura de clave pública (PKI)

Para que una firma digital sea técnicamente y legalmente válida, debe generarse a través de una infraestructura de clave pública (PKI). La PKI proporciona mecanismos de cifrado y verificación que hacen que las firmas digitales sean a prueba de manipulaciones y verificables.

Un sistema PKI seguro incluye:

• Dos claves matemáticamente relacionadas (clave pública y clave privada);
• Un certificado digital emitido por una autoridad de certificación;
• Una función hash criptográfica que garantiza la integridad del documento.

Este tipo de mecanismo de cifrado garantiza que, una vez firmado un documento, cualquier modificación invalidará la firma, lo que reduce el riesgo de manipulación o fraude.

3. Verificación y autenticación de la identidad del firmante

Una firma digital válida debe indicar claramente quién la ha firmado, por lo que debe emplear múltiples métodos de verificación de la identidad, como:

• Verificación de contraseña de un solo uso (OTP) por correo electrónico o SMS
• Acceso protegido por contraseña
• Autenticación basada en el conocimiento (KBA)
• En algunos casos, verificación biométrica

En regiones con requisitos más estrictos, como la eIDAS de la UE o Singapur, también puede ser necesario utilizar firmas electrónicas avanzadas o cualificadas, que requieren medios de identificación más sólidos y autoridades de emisión certificadas.

4. Integridad del documento y registro de auditoría

Mantener la integridad de los documentos firmados es crucial. Esto puede lograrse mediante hashes criptográficos y registros de auditoría integrados, que registran todas las operaciones durante todo el proceso de firma.

Los registros de auditoría suelen incluir:

• Marcas de fecha y hora
• Direcciones IP de los usuarios
• Cada paso del proceso de firma
• Registros del historial de versiones del documento

Estos registros de auditoría no solo mejoran la protección legal, sino que también demuestran la transparencia y la trazabilidad de las transacciones de la empresa.

5. Reputación de la plataforma e integración local

Otro elemento que suele pasarse por alto de las firmas digitales es el cumplimiento de la plataforma utilizada. La propia plataforma debe cumplir con las leyes locales de firma digital, admitir documentos en varios idiomas y, preferiblemente, estar reconocida o asociada con las agencias regionales pertinentes.

Por ejemplo, si se utiliza una plataforma europea o americana que no está asociada con una autoridad de certificación local, es posible que los documentos firmados en Hong Kong o en los países de la ASEAN no se reconozcan como legalmente válidos. Otros requisitos funcionales incluyen:

• Capacidad de integración con aplicaciones de uso común (como Microsoft 365, Google Drive o sistemas locales de gestión de archivos)
• Compatibilidad con la interfaz móvil
• Compatibilidad con la firma sin conexión y la carga y sincronización, y la función de marca de tiempo

6. Privacidad de los datos y cumplimiento del almacenamiento

Singapur, Malasia, Tailandia y otros países tienen sus propias leyes de privacidad de datos, como la “Personal Data Protection Act” (PDPA) de Singapur, que afectan directamente a la forma en que se almacenan, se accede y se destruyen los datos de las firmas digitales. En algunos casos, también es necesario implementar la localización de datos, lo que significa que los datos y los metadatos deben almacenarse en el país o cumplir con requisitos de política específicos.

Para las empresas de sectores como el de los seguros, las finanzas o la sanidad, que manejan datos personales sensibles, ignorar estas normas no solo infringe las leyes de privacidad de datos, sino que también puede infringir las leyes de firma electrónica.

Una opción fiable para el cumplimiento local: eSignGlobal: una alternativa a DocuSign

Si opera en Hong Kong o en el sudeste asiático y busca una solución de firma digital que cumpla con las leyes locales y sea segura y legalmente válida, vale la pena considerar eSignGlobal. A diferencia de algunas plataformas europeas y americanas que carecen de integración local o asociaciones de certificación, eSignGlobal se centra en satisfacer las necesidades normativas de la región de Asia-Pacífico.

Ya sea una institución financiera en Hong Kong, una pequeña o mediana empresa en Singapur o una empresa multinacional que opera en el sudeste asiático, eSignGlobal puede garantizar que sus transacciones digitales cumplan con los requisitos normativos y de seguridad, al tiempo que prioriza la facilidad de uso.

En resumen, una firma digital requiere mucho más que una interfaz de “clic para firmar”, requiere soporte legal, arquitectura técnica, autenticación del firmante, seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa local. En un momento en que los negocios globales son cada vez más digitales y los requisitos normativos son cada vez más estrictos, es fundamental elegir una plataforma de firma digital que se adapte a las necesidades de su región.

La transformación digital ya no es una opción, sino una necesidad. Elegir la plataforma de firma digital adecuada puede optimizar los procesos de negocio y garantizar la seguridad jurídica.