數碼簽署的需求：理解本地法律要求與合規性

在當今互聯無紙化的世界中，企業和個人都在尋求安全、高效且符合法律合規要求的方式來進行電子簽署。無論是達成商業交易、入職新員工，還是批准法律文件，數碼簽署都能提供保密性、安全性與速度。然而，儘管全球數位化交易趨勢日益顯著，想要使數碼簽署在如香港或東南亞等地區被視為安全且具有法律效力，還需要滿足哪些條件？

讓我們深入了解數碼簽署需要符合哪些現代商業與法律標準。

理解什麼是真正的數碼簽署

在探討具體要求之前，需要區分「電子簽署」與「數碼簽署」。儘管這兩個術語在日常使用中常被混用，但在技術和法律上它們有明顯差異。

「電子簽署」泛指任何表示同意的電子方式，例如輸入姓名或點擊「同意」按鈕。而「數碼簽署」則使用加密技術和憑證認證機構（CA）來確保文件簽署的真實性、完整性與不可否認性。

1. 法律認可：遵循本地法規

數碼簽署首要需求之一便是符合法律所在轄區的法規框架。不同國家對於數碼簽署的法律認定不同，通常依據電子簽署或電子交易法案進行監管。在香港，《電子交易條例》（第553章）定義了電子與數碼簽署的法律框架。只要由香港註冊的認證機構（如香港郵政）簽發的認可憑證支持，即可賦予數碼簽署法律效力。

在東南亞，新加坡則透過《電子交易法》明確制定了數碼簽署的使用與驗證方法。泰國、馬來西亞和印尼亦有各自的電子簽署法。

因此，想在這些地區具備法律有效性的數碼簽署必須：

• 與簽署人唯一綁定；
• 能夠識別簽署人身份；
• 僅由簽署人可控制的方式進行建立；
• 與簽署的資料緊密關聯，任何更改都能被偵測。

合規不是選擇而是基礎，是保障法律執行力的前提。

2. 安全基礎設施：公鑰基礎設施（PKI）

數碼簽署要在技術和法律上同時有效，必須透過公鑰基礎設施（PKI）建立。PKI 提供加密與驗證機制，使數碼簽署具備防篡改性與可驗證性。

一個安全的 PKI 系統包括：

• 兩個數學上相關聯的密鑰（公鑰與私鑰）；
• 由認證機構簽發的數碼憑證；
• 確保文件完整性的加密雜湊函數。

此類加密機制確保文件一旦簽署，任何修改都會使簽署失效，從而降低篡改或詐騙風險。

3. 簽署人身份驗證與認證

一個有效的數碼簽署應明確顯示由誰簽署，因此需採用多層身份驗證方式，例如：

• 電郵或短信的一次性密碼（OTP）驗證
• 密碼保護的存取權限
• 基於知識的驗證（KBA）
• 某些情況下使用生物識別驗證

在如歐盟的 eIDAS 或新加坡等要求更嚴格的地區，還可能需要使用高級或合格電子簽署，這類簽署需要更強的身份識別手段與經認證的簽發機構。

4. 文件完整性與稽核記錄

維持簽署文件的完整性至關重要。這可透過加密雜湊與內建稽核記錄實現，記錄簽署前後全過程中的所有操作。

稽核記錄通常包含：

• 時間與日期印記
• 使用者的 IP 位址
• 簽署流程中每一步操作
• 文件歷史版本記錄

這些稽核日誌不僅增強法律防護性，更展現出企業交易的透明度與可追溯性。

5. 平台信譽與本地整合

數碼簽署另一個常被忽略的要素是所使用平台的合規性。平台本身應遵循本地數碼簽署法律，支援多語言文件，並最好獲得相關地區機構認定或合作。

例如，若使用未與本地認證機構合作的歐美平台，在香港或東盟國家簽署的文件可能無法被認定為具有法律效力。其他功能性需求還包括：

• 能與常用應用（如 Microsoft 365、Google Drive 或本地文件管理系統）整合
• 行動端介面相容
• 支援離線簽署與同步上傳、時間戳功能

6. 資料隱私與儲存合規性

新加坡、馬來西亞與泰國等地有各自的資料隱私法規，例如新加坡的《個人資料保護法》（PDPA），這直接影響數碼簽署資料的儲存、存取與銷毀方式。在某些情況下，還需實現資料本地化，即資料與元資料必須儲存在本國境內或符合特定政策要求。

對保險、金融或醫療行業這類處理敏感個人資料的企業而言，忽視這類規則不僅違反了資料隱私法規，也可能觸犯電子簽署法規。

本地合規的可信選擇：eSignGlobal — DocuSign 的替代方案

若您在香港或東南亞營運，正在尋找一個符合在地法律、具備安全性與法律效力的數碼簽署解決方案，eSignGlobal 值得考慮。與部分缺少本地整合或認證合作的歐美平台不同，eSignGlobal 專注於滿足亞太地區的法規需求。

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總結來說，數碼簽署所需的遠不只是「點擊簽署」的介面，它需要法律支持、技術架構、簽署人認證、資料安全以及本地法規合規性。在全球業務日益數位化、監管要求不斷嚴格的當下，選擇一個能夠匹配本地區需求的數碼簽署平台變得尤為重要。

數位轉型已不再是可選項，而是必需品。選擇合適的數碼簽署平台，既能優化業務流程，也能保障法律安全。