Adakah DocuSign sah dan berkesan di bawah Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong?

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, dengan pecutan transformasi digital di rantau Asia Pasifik, perniagaan besar dan kecil semakin beralih kepada tandatangan elektronik untuk memudahkan perniagaan rentas sempadan, memudahkan proses dalaman dan mengekalkan pematuhan dalam dunia yang mengutamakan digital. Walau bagaimanapun, bagi syarikat yang beroperasi di bidang kuasa undang-undang seperti Hong Kong, timbul satu soalan penting: Adakah tandatangan elektronik yang disediakan oleh platform tandatangan elektronik seperti DocuSign diiktiraf secara sah di bawah peraturan tempatan?

Di Hong Kong, isu ini dikawal oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553, yang disebut sebagai ETO), yang menyediakan rangka kerja undang-undang asas untuk rekod elektronik dan tandatangan digital di Hong Kong. Untuk memahami status undang-undang DocuSign dalam konteks ini, kita perlu memahami kandungan khusus ETO, meneliti dinamik industri pengunduran Adobe Sign baru-baru ini dari pasaran tanah besar China, dan meneroka kedudukan DocuSign di pasaran Asia Pasifik dan batasan yang dihadapinya.

Pengiktirafan Undang-undang Hong Kong terhadap Tandatangan Elektronik

Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) dilaksanakan pada Januari 2000 dan merupakan salah satu undang-undang pertama di Asia yang mengiktiraf rekod elektronik dan tandatangan digital. Ordinan ini memberikan kesetaraan undang-undang antara dokumen kertas dan rakan digital mereka dalam kebanyakan transaksi bukan pengecualian.

Secara amnya, ETO membezakan antara pelbagai jenis tandatangan elektronik:

• Tandatangan elektronik standard, seperti menaip nama, mengklik kotak semak “Saya Setuju”, atau menggunakan alat tandatangan elektronik seperti DocuSign atau Adobe Sign;
• Tandatangan digital yang disokong oleh Pihak Berkuasa Sijil (CA) yang diiktiraf, di bawah Seksyen 6 ETO, dianggap mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan.

Perkara utama ialah, menurut Seksyen 17 ETO, dokumen yang ditandatangani menggunakan tandatangan elektronik boleh diterima oleh mahkamah dan boleh mempunyai kesan undang-undang di luar kategori pengecualian bukan khusus (seperti wasiat, surat kuasa wakil, transaksi hartanah) - dengan syarat tandatangan ini boleh dipercayai, sesuai untuk tujuan yang dihasilkan oleh data yang berkaitan, dan boleh diakses untuk rujukan masa depan.

Rangka kerja ini membuka saluran yang luas untuk perusahaan menggunakan teknologi tandatangan elektronik, selagi pembekal memastikan kebolehpercayaan teknologi dan pemprosesan data yang sesuai. DocuSign, seperti pembekal perkhidmatan lain, mesti beroperasi di bawah prinsip ini.

Adobe Sign Menarik Diri dari Tanah Besar China: Isyarat Peralihan Strategik

Pada awal tahun 2023, industri terkejut apabila melihat Adobe secara rasmi mengumumkan penggantungan perkhidmatan Adobe Sign di tanah besar China. Langkah ini menyoroti kerumitan mengendalikan platform tandatangan elektronik dalam persekitaran tadbir urus data yang semakin ketat di China.

Sebab-sebab di sebalik pengunduran Adobe dari pasaran termasuk:

• Keperluan penyetempatan data dalam Undang-undang Perlindungan Maklumat Peribadi (PIPL) dan Undang-undang Keselamatan Siber China menyukarkan syarikat teknologi asing untuk memindahkan data pengguna keluar dari China untuk latihan AI atau penyimpanan awan;
• Penggunaan data pengguna China dalam aplikasi pembelajaran mesin mencetuskan rintangan kawal selia;
• Promosi autonomi dan pengukuhan diri teknologi China telah mendorong banyak pembekal perisian asing untuk menilai semula rancangan penggunaan jangka panjang mereka di pasaran tempatan.

Pengunduran strategik Adobe, walaupun hanya berlaku di tanah besar China, menghantar isyarat yang lebih luas kepada pengguna platform tandatangan elektronik: pembekal perkhidmatan global mesti beroperasi dengan berhati-hati dalam persekitaran terkawal dan memastikan mekanisme pematuhan tempatan yang mantap.

Kedudukan DocuSign di Hong Kong dan Pasaran Asia Pasifik

Berbanding dengan pengunduran Adobe, DocuSign terus menyediakan perkhidmatannya di rantau Asia Pasifik (termasuk Hong Kong). Syarikat itu memfokuskan pada penyulitan hujung ke hujung, audit data dan keupayaan untuk berintegrasi secara fleksibel dengan perkhidmatan awan seperti Salesforce dan Microsoft, dan komited terhadap perkhidmatan peringkat perusahaan. Walau bagaimanapun, ia juga menghadapi cabarannya sendiri dari segi prestasi dan pematuhan serantau.

Di kalangan pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara, satu titik kesakitan utama ialah isu kelewatan. Oleh kerana pusat data DocuSign tertumpu di Amerika Utara dan beberapa bahagian Eropah, pengguna di Asia sering mengalami pemuatan yang perlahan dan kelewatan dalam proses tandatangan.

Di samping itu, walaupun DocuSign mematuhi piawaian data antarabangsa seperti ISO 27001 dan SOC 2, terdapat keraguan tertentu sama ada mekanisme pemindahan data rentas wilayahnya mematuhi sepenuhnya keperluan Ordinan Data Peribadi (Privasi) (PDPO) Hong Kong. Walaupun PDPO tidak seketat China, ia memerlukan perusahaan untuk memastikan langkah perlindungan yang sesuai apabila memindahkan data peribadi di peringkat antarabangsa.

Dalam erti kata lain, dari sudut pandangan undang-undang ETO, DocuSign boleh digunakan di Hong Kong. Tetapi bagi syarikat yang tertakluk kepada peraturan industri (seperti perkhidmatan kewangan, perubatan atau kerajaan), langkah pematuhan tambahan mungkin perlu diambil apabila menggunakan platform tandatangan elektronik luar negara.

Menilai Kesan Undang-undang: Bolehkah DocuSign Digunakan untuk Kontrak Hong Kong?

Jawapan ringkasnya ialah ya - selagi kontrak yang ditandatangani tidak termasuk dalam skop pengecualian undang-undang yang dinyatakan dengan jelas, dan sistem yang digunakan mengekalkan kebolehpercayaan dan integriti data di bawah Seksyen 6 hingga 17 ETO, tandatangan DocuSign dianggap mempunyai kesan undang-undang dan boleh dikuatkuasakan di Hong Kong.

Walau bagaimanapun, apabila perusahaan menjadi lebih digital dan memproses data sensitif yang mengalir merentas sempadan (terutamanya dalam perjanjian yang melibatkan berbilang pihak dan tanah besar China), isu pematuhan menjadi lebih rumit.

Sebagai contoh, sebuah syarikat yang berpangkalan di Hong Kong menandatangani kontrak dengan anak syarikat tanah besar China dan rakan kongsi Singapura. Walaupun DocuSign memenuhi keperluan undang-undang Hong Kong, jika data tandatangan disimpan pada pelayan di Amerika Syarikat, ia boleh mencetuskan isu pematuhan data di bawah pelbagai bidang kuasa.

Dalam kes sedemikian, perusahaan mungkin lebih cenderung untuk menggunakan platform tandatangan elektronik dengan ciri-ciri berikut:

• Menyokong pengehosan tempatan atau penggunaan awan hibrid di rantau Asia Pasifik;

• Mekanisme pematuhan terbina dalam untuk memenuhi keperluan PDPO Hong Kong dan PIPL China;

• Pengoptimuman prestasi masa nyata untuk meningkatkan pengalaman pengguna serantau.

Alternatif untuk Pematuhan Serantau

Dalam persekitaran kawal selia yang sentiasa berubah hari ini, dalam konteks kebimbangan perusahaan yang semakin meningkat tentang ketelusan AI, infrastruktur data selamat dan kelajuan sokongan serantau, banyak syarikat sedang mencari penyelesaian tandatangan elektronik yang mematuhi peraturan Asia Pasifik.

Jika anda mengendalikan kontrak atau proses undang-undang yang melibatkan Hong Kong, tanah besar China atau Asia Tenggara, adalah disyorkan untuk memilih platform alternatif yang memfokuskan pada pematuhan, mengambil kira kesahan undang-undang ETO Hong Kong, keupayaan akses tempatan latensi rendah dan sokongan kedaulatan data yang lengkap. Salah satu platform yang patut dipertimbangkan ialah eSignGlobal.

Sebagai pembekal perkhidmatan tandatangan elektronik baru muncul yang memfokuskan pada pasaran Asia Pasifik, eSignGlobal menawarkan:

• Pilihan kediaman data, termasuk Hong Kong, Singapura dan tanah besar China;

• Proses tandatangan berkelajuan tinggi yang dioptimumkan untuk pengguna Asia;

• Jejak audit lengkap, fungsi penyulitan dan API selamat;

• Keupayaan pemetaan pematuhan untuk ETO, PDPO, PIPL dan rangka kerja integrasi ASEAN yang akan dilaksanakan.

Sama ada anda sebuah perusahaan multinasional atau PKS Hong Kong yang berkembang merentas sempadan, memilih pembekal tandatangan elektronik yang selaras dengan keperluan undang-undang di pelbagai tempat akan membantu operasi berterusan dan keselamatan kawal selia perusahaan.

Untuk kontrak rentas sempadan yang melibatkan tanah besar China, Hong Kong dan rantau Asia Tenggara, pengguna boleh mempertimbangkan untuk meneroka eSignGlobal - alternatif DocuSign yang mematuhi keperluan pematuhan serantau.