¿Es DocuSign legal y válido según la "Electronic Transactions Ordinance" de Hong Kong?

En los últimos años, con la aceleración de la transformación digital en la región de Asia-Pacífico, las empresas grandes y pequeñas recurren cada vez más a las firmas electrónicas para promover el comercio transfronterizo, simplificar los procesos internos y mantener el cumplimiento en un mundo digital primero. Sin embargo, para las empresas que operan en jurisdicciones legales como Hong Kong, surge una pregunta clave: ¿las firmas electrónicas proporcionadas por plataformas de firmas electrónicas como DocuSign son legalmente reconocidas bajo las regulaciones locales?

En Hong Kong, este problema está regulado por la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (capítulo 553, abreviado como ETO), que proporciona un marco legal básico para los registros electrónicos y las firmas digitales en Hong Kong. Para comprender el estado legal de DocuSign en este contexto, primero debemos comprender el contenido específico de la ETO, examinar la dinámica de la industria de la reciente salida de Adobe Sign del mercado continental chino y explorar el posicionamiento de DocuSign en el mercado de Asia-Pacífico y las limitaciones que enfrenta.

Reconocimiento legal de firmas electrónicas en Hong Kong

La Ordenanza de Transacciones Electrónicas (ETO) se implementó en enero de 2000 y es una de las primeras leyes en Asia en reconocer los registros electrónicos y las firmas digitales. La ordenanza otorga equivalencia legal entre los documentos en papel y sus contrapartes digitales en la mayoría de las transacciones no excluidas.

En términos generales, la ETO distingue diferentes tipos de firmas electrónicas:

• Firmas electrónicas estándar, como escribir un nombre, hacer clic en una casilla de verificación “Acepto” o usar herramientas de firma electrónica como DocuSign o Adobe Sign;
• Las firmas digitales respaldadas por una Autoridad de Certificación (CA) reconocida se consideran que tienen el mismo efecto legal que una firma manuscrita según el artículo 6 de la ETO.

La clave es que, según el artículo 17 de la ETO, los documentos firmados con firmas electrónicas fuera de las categorías de exclusión no específicas (como testamentos, poderes notariales, transacciones de bienes raíces) pueden ser aceptados por los tribunales y pueden tener efecto legal, siempre que estas firmas sean confiables, aplicables al propósito generado por los datos relevantes y puedan ser accedidas para referencia futura.

Este marco abre un amplio canal para que las empresas adopten la tecnología de firma electrónica, siempre que el proveedor garantice la confiabilidad técnica y el procesamiento de datos adecuado. DocuSign, como otros proveedores de servicios, debe operar bajo estos principios.

Adobe Sign se retira de China continental: una señal de transformación estratégica

A principios de 2023, la industria se sorprendió al ver a Adobe anunciar formalmente la suspensión de sus servicios de Adobe Sign en China continental. Esta medida destaca la complejidad de operar una plataforma de firma electrónica en el entorno de gobernanza de datos cada vez más estricto de China.

Las razones detrás de la salida de Adobe del mercado incluyen:

• Los requisitos de localización de datos en la Ley de Protección de Información Personal (PIPL) y la Ley de Ciberseguridad de China dificultan que las empresas de tecnología extranjeras transfieran los datos de los usuarios fuera de China para el entrenamiento de IA o el almacenamiento en la nube;
• El uso de datos de usuarios chinos en aplicaciones de aprendizaje automático genera resistencia regulatoria;
• El impulso de China hacia la autonomía tecnológica lleva a muchos proveedores de software extranjeros a reevaluar sus planes de implementación a largo plazo en el mercado local.

Aunque la salida estratégica de Adobe solo ocurrió en China continental, envió una señal más amplia a los usuarios de la plataforma de firma electrónica: los proveedores de servicios globales deben operar con precaución en entornos regulados y garantizar la solidez de los mecanismos de cumplimiento locales.

Posicionamiento de DocuSign en Hong Kong y el mercado de Asia-Pacífico

En comparación con la salida de Adobe, DocuSign continúa brindando sus servicios en la región de Asia-Pacífico, incluido Hong Kong. La compañía se enfoca en el cifrado de extremo a extremo, la auditoría de datos y la capacidad de integrarse de manera flexible con servicios en la nube como Salesforce y Microsoft, y está comprometida con los servicios de nivel empresarial. Sin embargo, también enfrenta sus propios desafíos en términos de rendimiento regional y cumplimiento.

Entre los usuarios de Hong Kong y el sudeste asiático, un punto débil importante son los problemas de retraso. Dado que los centros de datos de DocuSign se concentran en América del Norte y partes de Europa, los usuarios ubicados en Asia a menudo experimentan una carga lenta y retrasos en el proceso de firma.

Además, aunque DocuSign cumple con los estándares internacionales de datos como ISO 27001 y SOC 2, existe cierta duda sobre si su mecanismo de transmisión de datos interregional cumple completamente con los requisitos de la Ordenanza de Datos Personales (Privacidad) (PDPO) de Hong Kong. Aunque la PDPO no es tan estricta como la de China, sí exige que las empresas garanticen las medidas de protección adecuadas al transmitir datos personales internacionalmente.

En otras palabras, desde la perspectiva legal de la ETO, DocuSign se puede utilizar en Hong Kong. Pero para aquellas empresas que están sujetas a la regulación de la industria (como los servicios financieros, médicos o gubernamentales), es posible que deban tomar medidas de cumplimiento adicionales al utilizar plataformas de firma electrónica en el extranjero.

Evaluación de la validez legal: ¿Se puede usar DocuSign para contratos de Hong Kong?

La respuesta corta es sí, siempre que el contrato firmado no esté dentro del alcance de la exclusión legal expresa, y el sistema utilizado mantenga la confiabilidad y la integridad de los datos según los Artículos 6 a 17 de la ETO, la firma de DocuSign se considera legalmente válida y ejecutable en Hong Kong.

Sin embargo, a medida que las empresas se vuelven más digitales y manejan datos confidenciales que fluyen a través de las fronteras (especialmente en acuerdos que involucran a múltiples partes y China continental), los problemas de cumplimiento se vuelven más complicados.

Por ejemplo, una empresa con sede en Hong Kong firma un contrato con una subsidiaria en China continental y un socio en Singapur. Aunque DocuSign cumple con los requisitos legales de Hong Kong, si los datos de la firma se almacenan en un servidor en los Estados Unidos, puede desencadenar problemas de cumplimiento de datos en múltiples jurisdicciones.

En tales casos, las empresas pueden preferir plataformas de firma electrónica con las siguientes características:

• Soporte para alojamiento local o implementación de nube híbrida en la región de Asia-Pacífico;
• Mecanismos de cumplimiento integrados para cumplir con los requisitos de la PDPO de Hong Kong y la PIPL de China;
• Optimización del rendimiento en tiempo real para mejorar la experiencia del usuario regional.

Alternativas para el cumplimiento regional

En el entorno regulatorio actual en constante cambio, en el contexto de la creciente atención de las empresas a la transparencia de la IA, la infraestructura de datos segura y la velocidad de soporte regional, muchas empresas están buscando soluciones de firma electrónica que cumplan con las regulaciones de Asia-Pacífico.

Si está manejando contratos o procesos legales que involucran a Hong Kong, China continental o el sudeste asiático, se recomienda elegir una plataforma alternativa centrada en el cumplimiento, que tenga en cuenta la validez legal de la ETO de Hong Kong, la capacidad de acceso local de baja latencia y el soporte completo de la soberanía de los datos. Una plataforma que vale la pena considerar es eSignGlobal.

Como un proveedor de servicios de firma electrónica emergente centrado en el mercado de Asia-Pacífico, eSignGlobal ofrece:

• Opciones de residencia de datos, incluyendo Hong Kong, Singapur y China continental;
• Proceso de firma de alta velocidad optimizado para usuarios asiáticos;
• Seguimiento de auditoría completo, funciones de cifrado y API segura;
• Capacidad de mapeo de cumplimiento con ETO, PDPO, PIPL y el marco de integración de la ASEAN que se implementará pronto.

Ya sea que sea una empresa multinacional o una pequeña y mediana empresa de Hong Kong que se está expandiendo a través de las fronteras, elegir un proveedor de firma electrónica que se alinee con los requisitos legales locales ayudará a la operación continua y la seguridad regulatoria de la empresa.

Para contratos transfronterizos que involucran a China continental, Hong Kong y la región del sudeste asiático, los usuarios pueden considerar explorar eSignGlobal, una alternativa a DocuSign que cumple con los requisitos de cumplimiento regional.