DocuSignをBuildertrendと連携させて変更指示書を処理する方法

建築ワークフローの簡素化入門

建設業界では、変更指示を効果的に管理することが、プロジェクトのスケジュール、予算、顧客満足度を維持するために不可欠です。変更指示には通常、詳細な文書化、承認、および複数の関係者からの署名が必要であり、手動で処理すると遅延につながる可能性があります。DocuSign（主要な電子署名プラットフォーム）とBuildertrend（人気の建設プロジェクト管理ソフトウェア）を統合することで、このプロセスを自動化するためのシームレスな方法が提供されます。この統合により、ユーザーはBuildertrend内で変更指示を直接生成、送信、追跡できるため、事務処理とエラーが削減されます。

APIとネイティブコネクタを活用することで、チームはDocuSignの電子署名機能をBuildertrendのワークフローに組み込み、コンプライアンスと監査可能性を確保できます。このアプローチは、頻繁なプロジェクト範囲の変更を処理する中規模の建設会社にとって特に価値があります。

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建設における変更指示の理解

変更指示は、範囲の拡大、材料の置換、スケジュールの調整など、元の契約の修正を表します。Buildertrendでは、これらは通常、変更指示モジュールを通じて作成され、ユーザーはコスト、説明、添付ファイルなどの詳細を入力します。ただし、顧客、下請け業者、および内部承認者から署名を得るには、ドキュメントを外部ツールにエクスポートする必要があることが多く、サイロが発生します。

DocuSignの統合は、米国のESIGNおよびUETA標準またはEUのeIDAS標準に準拠した電子署名を有効にすることで、この問題に対処します。グローバルな運用では、地域の法律を検証することが重要ですが、この記事では、このような統合が優れている実際の米国の建設シナリオに焦点を当てています。

変更指示にDocuSignとBuildertrendを統合するためのステップバイステップガイド

DocuSignとBuildertrendを統合するには、DocuSignアカウント（APIにアクセスするには、標準以上のプランを推奨）とBuildertrendの高度な機能が必要です。このプロセスでは、Buildertrendに組み込まれているDocuSign統合、またはZapierを使用したカスタム設定を利用します。詳細な手順は次のとおりです。

ステップ1：アカウントと権限の設定

• DocuSignの設定：DocuSignアカウントにログインし、管理パネルに移動します。アクティブな電子署名プラン（例：Business Proは年間40ドル/ユーザー/月）があることを確認します。「Connect」>「API Integrations」でAPIアクセスを有効にします。APIトークンを生成するか、OAuthを使用して安全な認証を行います。IDおよびアクセス管理（IAM）などの高度な機能を使用する場合は、チーム全体のアクセスを可能にするためにSSOを構成します。DocuSign IAMは、集中型ユーザー管理、役割ベースの権限、および監査証跡を提供し、複数のプロジェクトを持つ建設会社に最適です。
• Buildertrendの設定：Buildertrendで、[設定]> [統合]に移動します。サブスクリプションに変更指示ツール（Proプランで利用可能）が含まれていることを確認します。統合を管理するユーザーに管理者権限を割り当てます。

この基本的な手順には通常15〜30分かかり、安全なデータフローが保証されます。

ステップ2：ネイティブ統合の構成

Buildertrendは、変更指示に直接DocuSignコネクタを提供します。

• Buildertrendで、プロジェクトダッシュボードから新しい変更指示を作成します。範囲、コストへの影響、添付ファイル（例：青写真）などの詳細を入力します。
• 「署名送信」を選択し、プロバイダーとしてDocuSignを選択します。事前に構成されていない場合は、ステップ1のDocuSign APIキーを入力してアカウントをリンクします。
• フィールドのマッピング：Buildertrendは、署名者の役割（例：顧客を主要な署名者、プロジェクトマネージャーを承認者として）を自動的に入力します。承認期限などのカスタムフィールドを追加します。
• DocuSignは、変更指示PDFからエンベロープを生成し、署名フィールドを動的に埋め込みます。

大量のチームの場合、DocuSign Business Proで一括送信を有効にして、複数の変更指示を同時に処理します。ただし、割り当て制限（約100エンベロープ/ユーザー/年）があります。

ステップ3：ZapierまたはAPIを使用したワークフローの自動化

より詳細なカスタマイズの場合：

• Zapierを使用する（基本的な機能には無料の層、高度な機能には月額20ドル）：Buildertrendの新しい変更指示によってトリガーされる「Zap」を作成します。アクション：DocuSignエンベロープを作成し、Buildertrendの連絡先から署名者を追加し、完了したドキュメントをBuildertrendの日次ログまたはファイルセクションにルーティングします。
• 直接API統合：チームに開発者がいる場合は、DocuSignのREST APIを使用します（スタータープランは年間600ドルで、月あたり40エンベロープをサポート）。BuildertrendのAPIドキュメントで、変更指示エンドポイントに接続します。サンプルコード（Node.js）：

  const dsApi = require('docusign-esign');
  // Authenticate and create envelope from Buildertrend data
  let env = new dsApi.EnvelopeDefinition();
  env.emailSubject = 'Change Order Approval';
  // Attach Buildertrend PDF and set signers
  

  リアルタイムのエンベロープ料金を回避するために、DocuSignの開発者サンドボックスでテストします。

この自動化により、承認時間が数日から数時間に短縮され、Buildertrendでリアルタイムの通知が提供されます。

ステップ4：テストと本番稼働

• Buildertrendでサンプルプロジェクトのテスト変更指示を作成します。DocuSign経由で送信し、署名をシミュレートします。
• DocuSignの監査ログとBuildertrendのアクティビティフィードを監視します。コンプライアンスを検証します。DocuSignのタイムスタンプと証明書により、法的有効性が保証されます。
• チームをトレーニングします。Buildertrendのヘルプセンターにはチュートリアルがあります。DocuSignはウェビナーを提供しています。一般的な落とし穴にはエンベロープの割り当てが含まれます。無制限の一括送信が必要な場合は、高度なAPI（年間5,760ドル）にアップグレードしてください。

ステップ5：最適化と拡張

統合後、DocuSignテンプレートを使用して、反復的な変更指示形式の作成を高速化します。現場での承認のために、SMS配信（1メッセージあたり0.50ドル）などの追加機能を統合します。エンタープライズ規模の場合、DocuSignのCLM（契約ライフサイクル管理）アドオンは、完全な契約リポジトリを管理し、変更指示をメイン契約にリンクします。

この統合プロセスは、設定から最適化まで、建設チームが人員を増やすことなく、毎月20〜50％多くの変更指示を処理できるようにします。

DocuSign-Buildertrend統合の利点

ビジネスの観点から見ると、この組み合わせにより、業界レポートによると、管理費が40〜60％削減されます。改ざん防止署名により紛争が最小限に抑えられ、Buildertrendのスケジュールツールとシームレスに統合され、範囲の拡大を防ぎます。投資収益率は迅速です。中規模の企業は、印刷および宅配コストだけで年間10,000ドルを節約できる可能性があります。ただし、コストは使用量に応じて拡大します。DocuSignのエンベロープごとのモデルは、大量のプロジェクトでは累積する可能性があります。

建設統合のための電子署名ソリューションの比較

Buildertrendで使用する電子署名ツールを評価する際には、APIの柔軟性、価格設定、コンプライアンスなどの要素を考慮してください。DocuSignはネイティブ統合でリードしていますが、同様の機能を提供するがコストが異なる代替品との競争に直面しています。

DocuSignの概要

DocuSignは、Buildertrendなどのツールに対する強力なAPIサポートを備えた堅牢なプラットフォームです。その電子署名プランは、個人版で月額10ドルから始まり、Business Proでユーザーあたり月額40ドルに拡張され、一括送信と支払いが含まれます。IAMなどの高度な機能により、マルチユーザー環境のセキュリティが強化されます。

Adobe Signの概要

Adobe SignはAdobe Document Cloudの一部であり、建設で一般的なPDF集約型のワークフローで優れています。APIまたはZapierを介してBuildertrendと統合され、Acrobat編集ツールを使用した変更指示の署名をサポートします。価格設定は、個人版でユーザーあたり月額10ドルから始まり、チーム版でユーザーあたり月額40ドルに達し、エンタープライズコンプライアンスとモバイル署名を重視しています。

eSignGlobalの概要

eSignGlobalは、100の主要な国と地域でコンプライアンスを遵守するグローバルな競争相手としての地位を確立しています。電子署名が断片化され、高水準で厳格な規制に直面しているアジア太平洋地域（APAC）で強みを発揮しています。西洋のフレームワークのようなESIGN/eIDASとは異なり、APAC標準は「エコシステム統合」アプローチを強調しており、政府のデジタルID（G2B）との深いハードウェア/API統合が必要です。eSignGlobalは、香港のiAM SmartやシンガポールのSingpassにシームレスに接続し、米国/EUで一般的な電子メールベースの検証を超えて、ここで優れています。そのEssentialプランは年間299ドル（月額16.6ドル相当）で、100のドキュメント、無制限のユーザーシート、およびアクセスコード検証を許可します。シートごとの料金を請求せずに、高価値のコンプライアンスを提供します。これにより、APACに拡大するグローバルな建設会社にとって費用対効果が高くなります。

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HelloSign（Dropbox Sign）の概要

現在Dropbox SignであるHelloSignは、シンプルさに焦点を当てており、そのEssentialsプランはユーザーあたり月額15ドルで無制限のテンプレートを提供します。Zapierを介してBuildertrendをサポートしていますが、ネイティブの一括送信が不足しており、複雑な建設ニーズではなく、小規模なチームに適しています。

この表は、トレードオフを強調しています。DocuSignとAdobe Signは成熟した市場を支配していますが、eSignGlobalとHelloSignはコストに敏感なユーザーまたはニッチなユーザーを引き付けています。

結論

DocuSignとBuildertrendを統合することで、変更指示が簡素化され、建設プロジェクトの効率が向上します。代替案として、eSignGlobalは、特にAPACへの拡大を目指す企業にとって、中立的で地域に準拠したオプションとして際立っており、無制限のユーザーと統合された政府検証を提供しています。規模と地理的な場所に基づいて評価し、最適なものを見つけてください。