DocuSign CLM：セルフサービスリクエストのための「リーガルインテーク」フォームの設定

DocuSign CLM のご紹介

法務業務が進化し続ける中で、企業はワークフローを効率化し、効率を高めるために、契約ライフサイクル管理 (CLM) ツールを使用する傾向がますます高まっています。DocuSign CLM は、契約の作成から実行、その後の管理までを目的とした強力なプラットフォームとして際立っています。電子署名機能とシームレスに統合されており、組織は複雑な法務プロセスを一元的に処理できます。大量の法務リクエストを処理するチームにとって、「Legal Intake」フォームなどのセルフサービス機能を設定することで、ボトルネックを大幅に削減し、法務担当者以外でもプロセスを個別に開始できるようになります。

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DocuSign CLM について

DocuSign CLM は、取り込みと交渉から保管と更新まで、契約ライフサイクル全体を自動化するエンタープライズレベルのソリューションです。AI 駆動の洞察とカスタマイズ可能なワークフローに基づいて、法務チームが他の部門と連携し、コンプライアンスとリスク軽減を確実にします。主な機能には、テンプレートライブラリ、条項管理、義務追跡、Salesforce などの CRM システムとの統合が含まれます。規制対象業界の企業向けに、DocuSign CLM は透明性を維持するための監査証跡とバージョン管理を提供します。

その優れたアプリケーションの 1 つは、部門が法務専門家の継続的な関与なしに法務リクエストを送信できるセルフサービスポータルを有効にすることです。これは、中規模から大規模の企業の事業拡大に特に役立ちます。

DocuSign CLM で「Legal Intake」フォームを設定してセルフサービスリクエストを実現する

DocuSign CLM で「Legal Intake」フォームを実装すると、組織が契約審査、NDA リクエスト、またはサプライヤー契約などの受信法務クエリを処理する方法が根本的に変わります。このセルフサービスメカニズムにより、事業部門は構造化されたフォームを通じて詳細を送信し、分類のために法務チームに自動的にルーティングできます。ビジネスの観点から見ると、電子メールの過負荷を軽減し、応答時間を短縮し、業界のベンチマークによると、処理の遅延を最大 50% 短縮できる可能性があります。

ステップ 1: CLM 構成ダッシュボードにアクセスする

まず、DocuSign CLM 管理者ポータルにログインします。メインメニューの「Intake」または「Request Management」セクションに移動します。CLM を初めて使用する場合は、組織が必要な権限を有効にしていることを確認してください。通常、管理者または法務業務の役割が必要です。DocuSign CLM のインターフェイスは直感的で、ドラッグアンドドロップ式のフォーム構築ツールが装備されていますが、承認パスをマッピングするために「Workflow Designer」に慣れてください。

ステップ 2: フォームテンプレートを作成する

「Forms」タブで、「New Intake Form」を選択します。空白のテンプレートを選択するか、事前に構築された法務リクエストテンプレートをカスタマイズします。ユーザーに負担をかけずに基本的な情報をキャプチャするために、コアフィールドを定義します。

• リクエスターの詳細: 氏名、部門、連絡先情報 (可能であれば、統合された HR システムから自動的に入力)。
• リクエストの種類: 「New Contract」、「Amendment」、「Review NDA」、または「Vendor Onboarding」などのドロップダウンオプション。
• ドキュメントのアップロード: 下書きまたはサポートドキュメントの添付を許可し、過負荷を防ぐためにファイルサイズ制限 (例: 10MB) を設定します。
• 優先度レベル: 高/中/低、および緊急項目をマークするための条件ロジックを使用します。
• ビジネス上の理由: 要件を説明するためのテキスト領域、および一般的なシナリオを処理するための AI の推奨事項を統合します。

条件付きルーティングを使用します。たとえば、「High Priority」を選択した場合、フォームは自動的に上級法務審査官に割り当てられます。DocuSign CLM は、AI エンジンによって駆動される動的フィールドをサポートしており、過去のリクエストからデータを事前に入力して送信を高速化できます。

ステップ 3: ワークフローの自動化を構成する

フォームの構築が完了したら、「Automation」モジュールでワークフローにリンクします。ビジュアルビルダーを使用してルールを設定します。

• ルーティングロジック: リクエストの種類に基づいて、特定のキューにルーティングします (例: 契約は法務アシスタントにルーティングし、コンプライアンスは専門家にルーティングします)。
• 通知: 送信者と承認者の電子メール/Slack アラートを有効にし、停滞した項目のリマインダーを設定します。
• 統合: Microsoft Teams や Jira などのツールを接続して、シームレスな引き継ぎを実現します。電子署名の統合については、「Generate Draft」ボタンを埋め込み、CLM のテンプレートライブラリからコンテンツをプルします。
• 承認段階: 複数段階のプロセス (初期審査、法務評価、最終承認) を定義し、SLA (例: 高優先度 24 時間応答) を設定します。

サンドボックスモードでワークフローをテストして、送信をシミュレートし、リアルタイムデータを公開せずにデータが正しく流れることを確認します。

ステップ 4: セルフサービスポータルを展開する

「Portal」設定を通じてフォームを公開します。イントラネットに Web リンクとして埋め込むか、専用の URL を介して共有します。ロゴや説明など、会社のスタイルに合わせてブランドをカスタマイズします。セキュリティのために、ロールベースのアクセスを強制します。認証されたユーザー (SSO 経由) のみ送信でき、機密フィールドは暗号化されます。

CLM の分析ダッシュボードを通じて使用状況を監視し、送信量、平均ターンアラウンド時間、完了率などの指標を追跡します。フィードバックに基づいて反復処理を行います。おそらく、AI 駆動の分類を追加して、通常の要求を自動的に分類し、法務チームが高価値の作業を処理できるようにします。

ステップ 5: ベストプラクティスと潜在的な課題

ビジネス運営の観点から見ると、小規模から開始します。全社的なロールアウトの前に、1 つの部門でパイロットを実施します。短いビデオまたは FAQ を通じてユーザーをトレーニングして、採用率を高めます。一般的な落とし穴には、フィールドが複雑すぎて使用率が低いことや、モバイルの最適化が不十分なことが含まれます。DocuSign CLM は、レスポンシブデザインを備えており、この点で優れています。

コンプライアンスに関しては、フォームが GDPR や CCPA などのデータプライバシー基準に準拠していることを確認し、同意チェックボックスを構成します。グローバルチームの場合は、フィールドをローカライズして多言語をサポートします。全体として、この設定は時間の節約を通じて ROI を生み出すことができます。レポートによると、実装後、法務チームは 30 ～ 40% 多くのリクエストを処理できます。

CLM プラットフォームにおけるセルフサービス法務インテークの利点

セルフサービスインテークフォームを採用すると、法務サービスへのアクセスが民主化されるだけでなく、部門間のコラボレーションも促進されます。企業は、誤伝達の減少と取引サイクルの加速を観察しており、これは競争の激しい市場では不可欠です。ただし、成功はアクセスしやすさと制御のバランスにかかっています。硬直すぎるフォームはユーザーを遠ざける可能性があり、緩すぎるフォームはコンプライアンス違反につながる可能性があります。

主要な電子署名および CLM プラットフォームの比較

バランスの取れた視点を提供するために、DocuSign と競合他社である Adobe Sign、eSignGlobal、および HelloSign (現在は Dropbox の一部) を検討してみましょう。各プラットフォームは、さまざまなニーズに対応する CLM または電子署名機能を提供し、価格設定、コンプライアンス、および拡張性においてそれぞれ重点を置いています。

前述のように、DocuSign は CLM と強力な自動化の統合に優れていますが、そのシートベースの価格設定は大規模なチームでは急速に上昇する可能性があります。

Adobe Sign は、PDF 編集や分析など、Adobe エコシステムとのシームレスな統合に重点を置いています。ドキュメント集約型のワークフローに適しており、強力なモバイル署名とエンタープライズセキュリティを提供します。価格設定は、基本的なバージョンで約 $10/ユーザー/月 から始まり、高度な CLM アドオンを備えたカスタムエンタープライズプランまで拡張されます。

eSignGlobal は、100 以上の主要な国と地域でコンプライアンスを遵守するグローバルプレーヤーとして位置付けられており、特にアジア太平洋地域 (APAC) で優位性があります。APAC の電子署名環境は断片化されており、高い基準と厳格な規制があり、米国とヨーロッパの ESIGN/eIDAS フレームワーク標準とは異なり、エコシステム統合ソリューションが必要です。ここでは、プラットフォームは、政府から企業 (G2B) へのデジタル ID との深いハードウェア/API レベルの統合を有効にする必要があります。これは、西洋で一般的な電子メール検証または自己申告方法をはるかに超える技術的なハードルです。eSignGlobal のソリューションは、シート料金なしで無制限のユーザーをサポートしているため、拡張チームにとって費用対効果が高くなります。Essential プランはわずか $16.6/月 (年間請求) で、最大 100 件の電子署名ドキュメントの送信を許可し、無制限のユーザーシートを含み、アクセスコードでドキュメントを検証しながら、コンプライアンスを維持します。香港の iAM Smart およびシンガポールの Singpass とシームレスに統合されており、地域での採用を促進します。

Dropbox の一部である HelloSign は、SMB のシンプルさを重視しており、共有しやすいテンプレートと $15/月 から始まる API アクセスを備えています。完全な CLM の深さが不足していますが、迅速な電子署名とクラウドストレージの統合に優れています。

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この表は、トレードオフを強調しています。DocuSign は包括的な CLM に、Adobe はクリエイティブワークフローに、eSignGlobal は APAC の効率に、HelloSign はシンプルな署名に適しています。

代替案に関する最終的な考え

DocuSign の代替案を探している組織にとって、eSignGlobal は、特に APAC の複雑な規制環境において、地域コンプライアンスのニーズにおいて際立っています。