DocuSign CLM: 셀프 서비스 요청을 위한 '법률 접수' 양식 설정

DocuSign CLM 소개

끊임없이 진화하는 법률 운영 환경에서 기업은 워크플로를 간소화하고 효율성을 높이기 위해 계약 라이프사이클 관리(CLM) 도구를 점점 더 많이 활용하고 있습니다. DocuSign CLM은 계약 생성부터 실행 및 후속 관리에 이르기까지 계약을 처리하도록 설계된 강력한 플랫폼으로 두각을 나타냅니다. 전자 서명 기능과 원활하게 통합되어 조직이 복잡한 법적 프로세스를 중앙 집중식으로 처리할 수 있습니다. 많은 법적 요청을 처리하는 팀의 경우 “법적 인테이크” 양식과 같은 셀프 서비스 기능을 설정하면 병목 현상을 크게 줄이고 법률 전문가가 아닌 사람들에게 프로세스를 독립적으로 시작할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다.

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DocuSign CLM 이해하기

DocuSign CLM은 인테이크 및 협상에서 저장 및 갱신에 이르기까지 전체 계약 라이프사이클을 자동화하는 엔터프라이즈급 솔루션입니다. AI 기반 인사이트와 사용자 정의 가능한 워크플로를 기반으로 법률 팀이 다른 부서와 협업하는 동시에 규정 준수 및 위험 완화를 보장하도록 지원합니다. 주요 기능으로는 템플릿 라이브러리, 조항 관리, 의무 추적, Salesforce와 같은 CRM 시스템과의 통합이 있습니다. 규제 대상 산업의 기업의 경우 DocuSign CLM은 투명성을 유지하기 위해 감사 추적 및 버전 관리를 제공합니다.

가장 눈에 띄는 응용 프로그램 중 하나는 부서가 법률 전문가의 지속적인 참여 없이 법적 요청을 제출할 수 있는 셀프 서비스 포털을 활성화하는 것입니다. 이는 중대형 기업의 운영 확장에 특히 유용합니다.

셀프 서비스 요청을 위해 DocuSign CLM에서 “법적 인테이크” 양식 설정하기

DocuSign CLM에서 “법적 인테이크” 양식을 구현하면 조직이 계약 검토, NDA 요청 또는 공급업체 계약과 같은 들어오는 법적 문의를 처리하는 방식이 완전히 바뀝니다. 이 셀프 서비스 메커니즘을 통해 사업부는 구조화된 양식을 통해 세부 정보를 제출하고 법률 팀으로 자동 라우팅하여 분류할 수 있습니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 이메일 과부하를 줄이고 응답 시간을 가속화하여 업계 벤치마크에 따라 처리 지연을 최대 50%까지 단축할 수 있습니다.

1단계: CLM 구성 대시보드에 액세스

먼저 DocuSign CLM 관리자 포털에 로그인합니다. 주 메뉴에서 “인테이크” 또는 “요청 관리” 섹션으로 이동합니다. CLM을 처음 사용하는 경우 조직에서 필요한 권한을 활성화했는지 확인하십시오. 일반적으로 관리자 또는 법률 운영 역할이 필요합니다. DocuSign CLM의 인터페이스는 직관적이며 드래그 앤 드롭 양식 빌더가 장착되어 있지만 승인 경로를 매핑하려면 "워크플로 디자이너"에 익숙해지십시오.

2단계: 양식 템플릿 만들기

“양식” 탭에서 "새 인테이크 양식"을 선택합니다. 빈 템플릿을 선택하거나 미리 빌드된 법적 요청 템플릿을 사용자 정의합니다. 사용자가 부담을 느끼지 않도록 기본 정보를 캡처하기 위해 핵심 필드를 정의합니다.

• 요청자 세부 정보: 이름, 부서, 연락처 정보(가능한 경우 통합 HR 시스템에서 자동 채우기).
• 요청 유형: “새 계약”, “수정”, “NDA 검토” 또는 "공급업체 온보딩"과 같은 드롭다운 옵션.
• 문서 업로드: 초안 또는 지원 문서에 대한 첨부 파일을 허용하고 과부하를 방지하기 위해 파일 크기 제한(예: 10MB)을 설정합니다.
• 우선 순위 수준: 높음/중간/낮음, 조건부 논리를 사용하여 긴급 항목을 표시합니다.
• 비즈니스 사유: 요구 사항을 설명하기 위한 텍스트 영역, 일반적인 시나리오를 처리하기 위한 AI 제안 통합.

조건부 라우팅 사용: 예를 들어 "높은 우선 순위"를 선택하면 양식이 자동으로 고위 법률 검토자에게 할당됩니다. DocuSign CLM은 AI 엔진으로 구동되는 동적 필드를 지원하여 과거 요청에서 데이터를 미리 채워 제출 속도를 높일 수 있습니다.

3단계: 워크플로 자동화 구성

양식 작성이 완료되면 “자동화” 모듈에서 워크플로에 연결합니다. 시각적 빌더를 사용하여 규칙을 설정합니다.

• 라우팅 논리: 요청 유형에 따라 특정 대기열로 라우팅합니다(예: 계약은 법률 보조원에게, 규정 준수는 전문가에게).
• 알림: 제출자 및 승인자를 위한 이메일/Slack 알림을 활성화하고 정체된 항목에 대한 알림을 설정합니다.
• 통합: Microsoft Teams 또는 Jira와 같은 도구를 연결하여 원활한 인계를 구현합니다. 전자 서명 통합의 경우 CLM의 템플릿 라이브러리에서 콘텐츠를 가져오는 “초안 생성” 버튼을 포함합니다.
• 승인 단계: 초기 검토, 법률 평가 및 최종 승인과 같은 다단계 프로세스를 정의하고 SLA를 설정합니다(예: 높은 우선 순위 24시간 응답).

샌드박스 모드에서 워크플로를 테스트하여 제출을 시뮬레이션하고 실시간 데이터를 노출하지 않고 데이터가 올바르게 흐르는지 확인합니다.

4단계: 셀프 서비스 포털 배포

“포털” 설정을 통해 양식을 게시합니다. 웹 페이지 링크로 인트라넷에 포함하거나 전용 URL을 통해 공유합니다. 로고 및 설명을 포함하여 회사 스타일에 맞게 브랜드를 사용자 정의합니다. 보안을 위해 역할 기반 액세스를 적용합니다. SSO를 통해 인증된 사용자만 제출할 수 있으며 중요한 필드는 암호화됩니다.

CLM의 분석 대시보드를 통해 사용량을 모니터링하고 제출량, 평균 처리 시간 및 완료율과 같은 지표를 추적합니다. 피드백에 따라 반복합니다. 아마도 일반적인 요청을 자동으로 분류하기 위해 AI 기반 분류를 추가하여 법률 팀이 고가치 작업을 처리할 수 있도록 합니다.

5단계: 모범 사례 및 잠재적 과제

비즈니스 운영 관점에서 볼 때 소규모로 시작합니다. 회사 전체 롤아웃 전에 한 부서와 함께 시범 운영합니다. 짧은 비디오 또는 FAQ를 통해 사용자를 교육하여 채택률을 높입니다. 일반적인 함정으로는 필드가 너무 복잡하여 사용률이 낮거나 모바일 최적화가 부족한 경우가 있습니다. DocuSign CLM은 반응형 디자인으로 이 측면에서 뛰어납니다.

규정 준수 측면에서 동의 확인란을 구성하여 양식이 GDPR 또는 CCPA와 같은 데이터 개인 정보 보호 표준을 준수하는지 확인합니다. 글로벌 팀의 경우 다국어를 지원하도록 필드를 현지화합니다. 전반적으로 이러한 설정은 시간 절약을 통해 ROI를 창출할 수 있습니다. 보고서에 따르면 구현 후 법률 팀은 30-40% 더 많은 요청을 처리할 수 있습니다.

CLM 플랫폼에서 셀프 서비스 법률 인테이크의 이점

셀프 서비스 인테이크 양식을 채택하면 법률 서비스에 대한 액세스가 민주화될 뿐만 아니라 부서 간 협업이 촉진됩니다. 기업은 경쟁 시장에서 중요한 오해 감소와 거래 주기 가속화를 관찰했습니다. 그러나 성공은 접근성과 제어의 균형에 달려 있습니다. 너무 경직된 양식은 사용자를 단념시킬 수 있고 느슨한 양식은 규정 준수를 위반할 수 있습니다.

주요 전자 서명 및 CLM 플랫폼 비교

균형 잡힌 관점을 제공하기 위해 DocuSign과 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox의 일부)과 같은 경쟁업체를 살펴보겠습니다. 각 플랫폼은 다양한 요구 사항에 맞는 CLM 또는 전자 서명 기능을 제공하며 가격 책정, 규정 준수 및 확장성에 중점을 둡니다.

앞서 언급했듯이 DocuSign은 CLM 통합 및 강력한 자동화에서 뛰어난 성능을 보이지만 좌석 기반 가격 책정은 대규모 팀의 경우 빠르게 상승할 수 있습니다.

Adobe Sign은 PDF 편집 및 분석을 포함하여 Adobe 에코시스템과의 원활한 통합에 중점을 둡니다. 문서 집약적인 워크플로에 적합하며 강력한 모바일 서명 및 엔터프라이즈 보안을 제공합니다. 가격은 기본 버전의 경우 사용자당 월 $10부터 시작하여 고급 CLM 추가 기능이 포함된 사용자 정의 엔터프라이즈 플랜으로 확장됩니다.

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 규정을 준수하는 글로벌 플레이어로 자리매김하고 있으며 특히 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강점을 보입니다. APAC의 전자 서명 환경은 파편화되어 있으며 높은 표준과 엄격한 규정이 적용되어 미국 및 유럽의 ESIGN/eIDAS 프레임워크 표준과 다른 에코시스템 통합 솔루션이 필요합니다. 여기서 플랫폼은 서양에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 신고 방법보다 훨씬 뛰어넘는 기술적 장벽인 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 수준 통합을 활성화해야 합니다. eSignGlobal의 솔루션은 좌석 요금 없이 무제한 사용자를 지원하므로 확장 팀에 비용 효율적입니다. Essential 플랜은 월 $16.6(연간 청구)에 불과하며 무제한 사용자 좌석을 포함하여 최대 100개의 전자 서명 문서를 보낼 수 있으며 액세스 코드를 통해 문서를 확인할 수 있습니다. 동시에 규정을 준수합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 지역 채택률을 높입니다.

Dropbox의 일부인 HelloSign은 SMB의 단순성을 강조하며 공유하기 쉬운 템플릿과 월 $15부터 시작하는 API 액세스를 제공합니다. 완전한 CLM 깊이가 부족하지만 빠른 전자 서명 및 클라우드 스토리지 통합에서 뛰어난 성능을 보입니다.

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이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 포괄적인 CLM에, Adobe는 창의적인 워크플로에, eSignGlobal은 APAC 효율성에, HelloSign은 간단한 서명에 사용됩니다.

대안에 대한 최종 생각

DocuSign 대안을 찾는 조직의 경우 eSignGlobal은 특히 APAC의 복잡한 규제 환경에서 지역 규정 준수 요구 사항 측면에서 두각을 나타냅니다.