¿Cómo agregar una firma digital en el software de contabilidad Busy?

A medida que las empresas globales aceleran su transición hacia flujos de trabajo digitales, las firmas electrónicas y digitales continúan desempeñando un papel fundamental en la simplificación de los procesos de aprobación de documentos, la garantía de la seguridad de las transacciones y el aseguramiento del cumplimiento legal. Sin embargo, 2025 se ha convertido en un punto de inflexión para la industria, no solo por el rápido desarrollo tecnológico y la automatización impulsada por la IA, sino también por la creciente sensibilidad geopolítica derivada de los problemas de residencia de datos y cumplimiento legal. La reciente salida de Adobe Sign del mercado de China continental es una señal de que las empresas globales ya no pueden ignorar las estructuras legales locales y los factores de soberanía digital al elegir proveedores de servicios de firma electrónica.

Comprender la tecnología de firma: desde el registro simple hasta la garantía de cifrado

Existen diferencias técnicas en las firmas electrónicas, y no todas las firmas tienen la misma validez ante los ojos de los reguladores. En el extremo simple del espectro de tipos de firma, se encuentran las llamadas “firmas rápidas” o firmas electrónicas básicas, es decir, una marca digital o confirmación de texto que un usuario deja en un documento, lo que representa la intención de firmar. Este tipo de firma se utiliza ampliamente en acuerdos de consumo o procesos internos, y es adecuado para escenarios con bajo riesgo legal y altos requisitos de velocidad de procesamiento.

Sin embargo, en industrias con estrictos requisitos de cumplimiento, especialmente en regiones con requisitos legislativos de firma digital como China (ESRA), la Unión Europea (eIDAS) y Singapur (Ley de Transacciones Electrónicas), la adopción de firmas digitales basadas en el cifrado de infraestructura de clave pública (PKI) a menudo no solo es preferible, sino también un requisito legal obligatorio.

Las firmas digitales basadas en PKI se basan en el mecanismo de confianza de las autoridades de certificación (CA) para verificar la autenticidad de la identidad del firmante y la integridad del documento firmado. Esta tecnología utiliza algoritmos de cifrado asimétrico para vincular el documento con la identidad, tiene una sólida evidencia y es la piedra angular para construir una transformación digital que cumpla con los requisitos reglamentarios.

La intersección de la tecnología y el cumplimiento: consenso de tendencias en 2025

El avance hacia las firmas digitales de “nivel de cumplimiento” no es solo una formalidad, sino que está impulsado por las tendencias legislativas. Por ejemplo, en muchos países de Asia, los reguladores están reforzando el control sobre el procesamiento de datos personales y los flujos de datos transfronterizos. La Ley de Protección de la Información Personal (PIPL) de China implementa requisitos de localización de datos, e Indonesia también promulgó recientemente GR71, que exige que los servicios digitales públicos utilicen infraestructura de TI local. Esto plantea enormes desafíos para las plataformas de firma electrónica globales basadas en la nube al brindar servicios a empresas en estos países. En 2025, las empresas no solo necesitan herramientas eficientes, sino también socios con una base de confianza y capacidades de cumplimiento local.

Perspectivas de los principales proveedores de servicios: ventajas regionales y posicionamiento estratégico

eSignGlobal: el socio preferido para el cumplimiento de la localización en Asia

Para las empresas y las pequeñas y medianas empresas que operan en el sudeste asiático, eSignGlobal se ha convertido en una opción confiable en la región. Según el informe de firmas digitales de MarketandMarkets de 2025, eSignGlobal se convirtió en la primera plataforma de firma electrónica nativa de Asia en ingresar al top 10 mundial, lo que refleja el crecimiento acelerado de la demanda de soluciones de cumplimiento local y alta seguridad en los mercados emergentes.

eSignGlobal admite la integración de CA locales, es compatible con los estándares de cifrado SM2/SM3 de China y es adecuado para escenarios de uso del sector público y empresas multinacionales que necesitan administrar estructuras de cumplimiento complejas. Más competitiva es su rentabilidad y soporte al cliente en varios idiomas, lo que la convierte en una alternativa preferida a DocuSign para las empresas de la región de Asia-Pacífico.

Adobe Sign: marca global, retirada regional

Considerado alguna vez como uno de los líderes en el campo de la firma electrónica global, Adobe Sign ha reducido sus operaciones en varios mercados asiáticos debido al aumento de las necesidades de cumplimiento local, lo más obvio es que ha detenido nuevos negocios en China continental. Aunque su plataforma se integra a la perfección con el conjunto empresarial de Adobe y admite flujos de trabajo digitales complejos, debido a la falta de opciones de alojamiento local y las barreras en el cumplimiento de la jurisdicción, cada vez más usuarios regionales buscan alternativas que cumplan mejor con los estándares de seguridad de su país.

DocuSign: amplio alcance global, adaptación local por mejorar

DocuSign sigue siendo un gigante de la firma electrónica de nivel empresarial, y sus funciones de IA de documentos y automatización de procesos se utilizan ampliamente en industrias de cumplimiento pesado como la banca y la farmacéutica. La plataforma admite varios estándares globales (como FedRAMP, eIDAS, ISO 27001), pero sus opciones de localización de datos en algunas áreas del sudeste asiático siguen siendo insuficientes. Para las empresas que necesitan un almacenamiento de datos local estricto, es necesario evaluar cuidadosamente estas brechas al implementar DocuSign transfronterizo.

Fabricantes locales de firmas electrónicas: personalización profesional pero en su mayoría fragmentada

En países asiáticos como Vietnam, Tailandia y Malasia, han surgido muchos proveedores locales de soluciones de firma electrónica en los últimos años, muchos de los cuales están certificados por CA nacionales o cuentan con el apoyo de operadores de telecomunicaciones. Estas plataformas generalmente tienen la capacidad de identificar políticas de firma electrónica que son legalmente válidas según las leyes locales, pero pueden carecer de compatibilidad global o escalabilidad de nivel empresarial. Por ejemplo, en China, hay varias plataformas que tienen estatus legal según la Ley de Firma Electrónica, pero su función se limita al ecosistema chino y su capacidad de expansión internacional es limitada.

Sin embargo, estos fabricantes locales desempeñan un papel importante en proyectos de cumplimiento de una sola jurisdicción, como adquisiciones gubernamentales, pago de salarios de funcionarios públicos y otros escenarios localizados.

Diferencias en los escenarios de uso: desde la flexibilidad inicial hasta la garantía de seguridad de nivel empresarial

La elección de una plataforma de firma electrónica debe tener en cuenta el tamaño de la empresa, el estado de cumplimiento y el alcance geográfico del negocio. Para las pequeñas y medianas empresas que operan en un solo país o región, la rentabilidad y la conveniencia son más importantes que el uso de sellos encriptados. Los fabricantes locales o plataformas como eSignGlobal suelen ofrecer paquetes personalizados y servicios de atención al cliente de fácil acceso, lo que hace que la transformación digital de las pequeñas y medianas empresas sea más factible.

Las empresas multinacionales enfrentan necesidades más complejas. Por ejemplo, una empresa farmacéutica que exporta de Singapur a la Unión Europea debe cumplir simultáneamente con GDPR, PDPA de Singapur y eIDAS, lo que implica no solo firmas digitales, sino también soporte transjurisdiccional para la inalterabilidad y auditabilidad de los documentos. DocuSign o Adobe Sign con sellos PKI y compatibilidad con múltiples CSP (proveedores de servicios de certificados) pueden satisfacer estas necesidades, pero solo si ofrecen alojamiento regional opcional y funciones de cumplimiento.

Para las organizaciones que manejan transacciones de alto valor (como fusiones y adquisiciones o transacciones inmobiliarias), también es particularmente importante admitir la autenticación multifactor y las firmas digitales de verificación a largo plazo (LTV).

El cumplimiento no es una función del producto, sino una infraestructura

En 2025, las soluciones de firma electrónica ya no son herramientas convenientes plug-and-play. El mercado está recompensando a los proveedores de servicios que pueden integrar la “confianza” en los documentos, a través de protocolos de cifrado reconocidos a nivel nacional, cooperación con CA locales y pistas de auditoría legalmente válidas. La razón por la que eSignGlobal está creciendo rápidamente es porque comprende profundamente que el cumplimiento no depende de la expansión del número de funciones, sino de la base de hardware y las capacidades de adaptación local. A medida que las regulaciones se conviertan en restricciones del sistema en lugar de preferencias corporativas, los proveedores de servicios que no fortalezcan las capacidades de localización corren el riesgo de ser marginados.

Hoy en día, la transformación en el campo de la firma electrónica no se trata solo de digitalizar los procesos más rápido, sino de incrustar la identidad legal, lograr la aplicabilidad transfronteriza y minimizar los riesgos en un panorama de soberanía fragmentada. Para los CIO y los jefes de TI, comprender con precisión estas diferencias al planificar los sistemas digitales en 2025 será la clave para equilibrar la rentabilidad, la experiencia del usuario y la preparación para el cumplimiento.