¿Las cortes chinas reconocen las firmas electrónicas de DocuSign?

En los últimos años, a medida que las empresas globales se expanden continuamente a China y sus alrededores, la demanda de soluciones de contratos digitales transfronterizos que sean compatibles, seguras y eficientes ha crecido significativamente. Una pregunta que los asesores legales y los equipos de cumplimiento plantean repetidamente es: ¿Son legalmente válidas las plataformas de firma electrónica de renombre internacional (especialmente DocuSign) en los tribunales chinos? Para comprender este problema, es necesario comprender el entorno regulatorio de las firmas electrónicas en China y cómo los gigantes tecnológicos globales están abordando las políticas de datos locales y los requisitos de cumplimiento.

Entorno regulatorio de las firmas electrónicas en China

China ha implementado la “Ley de Firma Electrónica de la República Popular China” desde 2005, y ha sido revisada en 2015 y 2019. Según esta ley:

• Siempre que se cumplan los requisitos de autenticación, confiabilidad e integridad, las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas y los sellos oficiales;
• La ley distingue entre firmas electrónicas “ordinarias” y firmas electrónicas “confiables” o “certificadas”;
• Para ser considerada una “firma electrónica confiable”, los datos de la firma deben estar controlados exclusivamente por el firmante al momento de la firma, deben poder identificar al firmante y deben poder detectar cualquier cambio posterior en los datos de la firma.

Por lo tanto, siempre que se cumplan estos estándares técnicos y de procedimiento, incluidas las firmas electrónicas generadas mediante plataformas internacionales como DocuSign, es posible que sigan siendo legalmente válidas en los tribunales chinos. Sin embargo, el reconocimiento a menudo depende de si la evidencia cumple con los requisitos del tribunal para la verificación de identidad, la trazabilidad y el almacenamiento de datos en China (o a través de un servicio en la nube de terceros certificado).

Razones para la retirada de Adobe Sign de China continental

En 2021, Adobe redujo significativamente sus servicios de documentos digitales en China, retirando esencialmente Adobe Sign de China continental. Las razones son múltiples, principalmente en respuesta a las políticas de cumplimiento de datos cada vez más estrictas de China.

La salida de Adobe refleja que un número creciente de empresas tecnológicas occidentales están reevaluando sus estrategias para China, lo que incluye:

• Regulaciones de soberanía de datos: La “Ley de Ciberseguridad” y la “Ley de Seguridad de Datos” de China restringen estrictamente la transferencia transfronteriza de datos y exigen que los datos críticos se procesen y almacenen localmente;
• Problemas con los datos de entrenamiento de inteligencia artificial: Las plataformas SaaS extranjeras necesitan acceder a los datos del usuario para el entrenamiento de modelos de IA, lo que genera preocupación en los reguladores chinos sobre la seguridad de los activos de datos nacionales;
• Dificultad para adaptarse al mercado local: A Adobe le resulta difícil adaptar sus productos a un entorno regulatorio que favorece cada vez más a los proveedores de servicios locales, y las reglas de servicios de certificación electrónica de China prefieren a los fabricantes locales de firmas electrónicas que han obtenido la certificación nacional.

En vista de las restricciones anteriores, Adobe considera difícil continuar proporcionando servicios de contratos electrónicos de nivel empresarial en la nube en China.

Estado actual de DocuSign en la región de Asia-Pacífico y China

Como una de las plataformas de firma electrónica líderes en el mundo, DocuSign todavía presta servicios a clientes en la región de Asia-Pacífico (como Hong Kong, Singapur). Sin embargo, en China continental, DocuSign aún no cumple completamente con las regulaciones de datos locales con respecto a la localización de la infraestructura y la integración con proveedores de servicios de certificación confiables locales.

• Problema de residencia de datos: Los principales centros de datos de DocuSign están ubicados fuera de China, lo que puede constituir una barrera de cumplimiento de la transferencia transfronteriza de datos para las empresas que operan en China;
• Falta de certificación local: DocuSign aún no ha cooperado con las instituciones de certificación electrónica reconocidas por China, lo que significa que sus documentos de firma en China continental pueden requerir verificación técnica o legal adicional para ser aceptados por los tribunales;
• Problema de velocidad de respuesta del servicio: Debido a la falta de infraestructura de alojamiento local en China continental, algunas empresas de la región de Asia-Pacífico informan retrasos en la respuesta del servicio y problemas de cumplimiento.

Por lo tanto, aunque las firmas electrónicas creadas a través de DocuSign pueden ser reconocidas en principio por los tribunales chinos, siempre que haya pruebas suficientes y documentos de la cadena de firma que demuestren la integridad del documento, el uso suele ser más complicado y menos eficiente que las plataformas de certificación locales.

Impacto práctico: ¿Se reconocen las firmas electrónicas de DocuSign en los tribunales chinos?

En la práctica, las firmas electrónicas firmadas a través de DocuSign pueden ser aceptadas por los tribunales chinos, pero existen algunas condiciones previas:

1. Puede ser necesario proporcionar pruebas complementarias: Dado que DocuSign no se conecta directamente con las instituciones de certificación electrónica chinas, ambas partes del contrato pueden necesitar proporcionar registros de firma, metadatos de firma y otras pruebas digitales para demostrar la identidad y la integridad del archivo de firma;

2. Mayor riesgo de litigio: Debido a la falta de servidores locales, en caso de una disputa contractual, los contratos firmados con DocuSign pueden enfrentar dificultades legales en los tribunales chinos debido a que la evidencia digital proviene del extranjero, lo que afecta la aceptación de la evidencia y el cumplimiento de los datos;

3. Las transacciones transfronterizas aún tienen ventajas: DocuSign sigue siendo aplicable a los contratos transfronterizos que involucran a partes chinas y extranjeras, especialmente bajo la ejecución de jurisdicciones internacionales. Por ejemplo, las empresas europeas o estadounidenses que firman acuerdos con subsidiarias de Hong Kong a través de DocuSign generalmente no encuentran obstáculos legales.

Sin embargo, para los contratos puramente nacionales que se firman en China continental, requieren la aplicación de la ley china y tienen fuerza ejecutoria, se recomienda utilizar plataformas de firma electrónica que tengan almacenamiento de datos local, calificaciones de certificación local (EMSP) y sean totalmente compatibles.

eSignGlobal: Alternativa de cumplimiento local para los mercados de China y el sudeste asiático

En vista de las restricciones de cumplimiento que las plataformas occidentales como Adobe Sign y DocuSign tienen en China continental, las empresas que buscan procesos de firma digitalizados necesitan una plataforma confiable que cumpla con las regulaciones regionales. eSignGlobal se está convirtiendo gradualmente en la solución preferida en escenarios de firma transfronterizos y regionales.

• Infraestructura localizada: eSignGlobal proporciona servicios de residencia de datos en China y en varias regiones clave de Asia-Pacífico, cumpliendo con los marcos de ciberseguridad y cumplimiento de datos de China y la ASEAN;

• Reconocimiento legal interregional: Los contratos procesados a través de eSignGlobal pueden cumplir simultáneamente con los estándares legales internacionales y locales, asegurando la validez legal de los documentos que cubren Hong Kong, China continental y varios países del sudeste asiático;

• Soluciones personalizadas exclusivas de la industria: eSignGlobal proporciona API exclusivas y soluciones de cumplimiento de procesos completos para las industrias financiera, médica y legal, que es la flexibilidad que las grandes plataformas tienen dificultades para proporcionar localmente en China.

Para las empresas con sede en el extranjero pero que operan en China, o que desean garantizar la legalidad, la escalabilidad y la aplicabilidad de la digitalización de contratos en la Gran China y el sudeste asiático, eSignGlobal representa una opción de inversión digital con visión de futuro y cumplimiento.

En resumen, la firma electrónica de DocuSign puede ser reconocida por los tribunales chinos bajo la premisa de seguir los procedimientos legales correspondientes. Sin embargo, dado que aún no se ha optimizado para el entorno regulatorio local y los estándares de seguridad de datos de China, para las empresas que necesitan manejar con frecuencia asuntos legales en China continental, Hong Kong y el sudeste asiático, elegir una plataforma de cumplimiento local como eSignGlobal puede ser más seguro, más eficiente y más sostenible.